合同管理制度范文.doc

协议管理制度第一章 总则第一条 为提高风险意识，控制公司经营风险，维护公司合法权益，明确协议管理职责，规范协议管理流程，保证公司各项经济活动正常进行，特制定本办法。第二条 本规定所称经济协议是指公司在经营活动中为明确双方权利义务关系签订的各类协议或协议，重要涉及购销协议、技术服务协议、工程承包协议、货品运送协议、租赁协议、借款协议、委托协议等（不涉及人事劳动协议）。第三条 公司有关经济协议的签订、履行与管理，必须遵守合理审慎原则和统一管理原则，公司各部门对外签订经济协议，必须对协议涉及到的项目、当事人的资信、协议生效的条件进行认真调查，同时按照法律的规定，对协议内容的合法性、可行性、严密性及经济性进行审查。协议必须由公司统一对外签订。第四条 公司对外签订协议必须使用公司统一的协议专用章或公章，印章由财务部保管。本管理制度中公司对外签订的经济协议，由财务部统一编号（编号规范见后文），协议一经双方签署生效后，财务部至少存档一份协议正本备案，业务部门可留存副本或多余正本。第二章 协议管理职责第五条 公司具体负责人在对外签订经济协议过程中，必须遵守国家有关法律规定及本规定。假如违反法律、法规及本规定，必须追究相应的经济、行政、法律责任；触犯刑法的，交司法机关依法解决。第六条 经办部门对外洽谈拟订协议的经办人为第一负责人，对协议的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，并负责签约对方资信资格、履约能力的审查。相关从属部门的负责人为第一审核人，负有直接责任。第七条 公司的法律顾问为第二负责人，对协议的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任负有重要责任。第八条 公司财务部为第三负责人，对协议的流转、用章记录、协议收/付款、归档等负有直接责任。第九条 依据审核流程权限范围内，公司分管总监、总经理、董事长，对该协议的最后确认负有领导责任。第三章 协议的签订第十条 必须签订书面协议的情形：有保证、抵押或定金等担保的；我方先予以履行协议的（例如，预付款或款到发货）；必须明确双方的权利与义务的；对方规定签订协议的。第十一条 原则上应在发生经济业务前签订经济协议，不得采用事后补签的方式，以免给公司带来不必要的经济损失。当事人双方协商的有关修改协议的文书、传真、函件和图表等书面文献，以及设计、服务、设备等报价都是协议的组成部分。第十二条 协议的重要内容:协议标的数量和质量; 协议的价款或报酬，以及付款方式; 协议的履行期限、地点和方式; 协议的违约责任; 解决争议的方式方法; 双方认为需要约定的其它事项。第十三条 协议起草 1. 对外签订各种经济协议，原则使用公司拟定的协议文本。除非对方单位占有市场优势或对方单位属政府管理部门且提出使用其提供的文本。协议经办人或负责人负责起草协议。重大协议或特殊协议可以由法务或外聘专家起草。2. 若协议草稿由对方起草，经办人或负责人须认真审查，并按照公司的规定提出修改意见，并与对方进行沟通，协商，形成双方都认可的协议文本。3. 协议草稿由双方协商约定，一般应当包含内容：协议双方的名称或姓名和住所（一般是指公司营业执照或居民身份证）中载明的相同；标的的内容，范围及规定；数量、质量，检查、验收标准和方法；价款或者报酬、结算方式；履行的计划、进度、期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法；名次和术语的解释（视协议性质的需要）；签订的时间和地点；每一协议文本上或留我方的协议文本上必须注明协议对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号第十四条 协议评审协议起草完毕后，经办人或负责人需将协议草案送交公司财务负责人、总经理或法务进行审核。1. 协议经办人或负责人：重点审核协议内容的真实性、技术性及可行性。其中可行性重要审核对方履行协议的能力、条件、预计取得的经济效益以及技术上的风险。2. 财务负责人：重点审核协议中涉及资金收付、资产转移等与财务会计相关的内容。其中经济性重要审核经济协议是否符合公司的经济活动范畴和经济利益；可行性重要审核对方的资金能力，签订协议的权限，担保方式是否切实、可靠；严密性重要审核数量、价款、金额、计算方式是否准确；合法性重要审核资金来源、使用是否合法，结算方式、票据是否合法。3. 法务和总经理：重点审核协议的合法性及严密性，控制协议的法律风险。其中合法性重要审核协议内容表达是否真实、有效，协议内容是否有悖于法律、法规或相关政策，是否有无显失公平的内容；严密性重要审核协议条款是否齐备、完整，协议文字表达是否准确，协议约定双方的权利义务是否具体、明确，协议附加条件是否适当、合法；协议法律的风险的大小等。第十五条 协议签订1. 公司应在与第三人发生经济活动之前签订经济协议，原则上不得采用事后补签的方式，以免给公司带来损失。2. 对外订立的经济协议，严禁在空白页上盖章。3. 协议订立必须经公司法人或授权人批准。第十六条 协议生效1. 协议一般自双方的法人代表或授权代理人签字并加盖公司公章或协议专用章后生效。2. 附生效条件的协议，自条件成就时生效；附生效期限的协议，自期限届至时生效。3. 任何人不得以任何形式对外泄露协议在订立和履行过程中的具体情况，特别不得泄露涉及的商业秘密、技术秘密和知识产权等。 第四章 协议的变更和解除第十七条 协议经办人或负责人应及时监控协议的履行情况。在协议履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司领导报告并告知法务。遇有不可抗力等影响协议履行时，应当及时以书面形式告知对方，并收集有关证据。第十八条 若发现对方有不履约行为或将丧失履约能力，应当立即向公司报告，采用合法、有效措施，避免损失扩大。第十九条 除行使单方解除权外，协议变更或解除协议应当由协议双方达成书面协议。变更或解除协议的审核程序与协议签订审核程序相同第五章 协议的管理第二十条 协议编号是构成协议的重要元素，财务部对其进行统一管理。需签订协议时，业务部门需向财务部申请协议编号，财务部向申请人发放协议编号，并登记。财务人员在确认协议登记后方可盖章。第二十一条 业务部门和财务部都应根据协议编号设立协议台帐，记录进展情况、收付款情况、发票开具情况等。第二十二条 签署生效的协议，业务经办部门应及时将至少一份正本交回财务部门存档。财务部门应在核对后将协议编号标注在协议封面右上方。协议经办人将协议编号标注在本部门保存的协议正本或副本封面右上方，交回业务部门备案。第二十三条 协议编号原则为：“公司简称的首字母缩写-协议类型-签署年份和序号”，格式为：“XX-XXHT-20XXXXX”，例如君邦科技维保协议2023年第18份，则协议编号为：JB-WBHT-2023018。第二十四条 协议类型及缩写原则为“采购协议CGHT”、“销售协议XSHT”、“维保协议WBHT”、“代理协议DLHT”等以此类比。第六章 附则第二十五条 本制度自下发之日起实行