合同管理制度待修订.doc

合同管理制度第一章 总则第一条 为促进宏华集团有限公司(以下简称 “集团公司”)对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律归定，结合公司实际，特制定本制度。第二条 本办法所包括的合同有服务、销售、采购、借款、维修、保险等方面的经济合同，不包括劳动合同。第三条 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条 除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第五条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。第六条 集团公司由董事会秘书处法务组（集团组织机构调整后划归行政管理中心）根据集团总裁的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第七条 本制度适用于集团公司总部，各子公司可参照执行。第八条 各级单位可根据实际工作需要，制定相应的合同管理细则，如销售合同、采购合同等专项制度细则，经法务组提供专业意见后，按照规章制度建设管理办法执行。第二章 合同的订立第九条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。第十条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。第十一条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。第十二条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。第十三条 授权委托事宜由董事会秘书处专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。第十四条 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：（1） 单笔业务金额达一万元的；（2） 有保证、抵押或定金等担保的；（3） 我方先予以履行合同的；（4） 有封样要求的；（5） 合同对方为外地单位的；第十五条 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。第十六条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。第十七条 合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经行政总裁批准同意，否则该业务不能成立。第十八条 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经行政总裁在我方所留的合同上签字同意。第十九条 合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经相关业务部门、财务部门等职能中心经理会签，法务人员审核，行政总裁审批后加盖公章或合同专用章方能生效。第二十条 集团公司行政总裁对未超出股东会、董事会授权范围内的合同的订立具有最终决定权。第二十一条 流程中各审核意见签署于合同评审单及一份合同正本上，合同评审单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第二十二条 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须行政总裁特批。第二十三条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第二十四条 合同盖章生效后，应交由董事会秘书处按公司确定的规范对合同进行编号并登记。第二十五条 合同文本原则上我方应持三份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、董事会秘书处、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部和董事会秘书处留存。第二十六条 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第三章 合同的履行第二十七条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第二十八条 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第二十九条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向集团公司行政总裁汇报并通知法务人员。第三十条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：（1） 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；（2） 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。第三十一条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。第三十二条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经行政总裁签字同意后，再转财务审核付款。第三十三条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第四章 合同的变更和解除第三十四条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务管理中心、董事会秘书处等相关职能中心负责人和公司行政总裁审核通过方可。第三十五条 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第三十六条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司行政总裁汇报并通知法务人员。第三十七条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由董事会秘书处保管。第三十八条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本制度规定的管理范围。第三十九条 合同变更后，合同编号不予改变。第五章 其他第四十条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第四十一条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总裁汇报。第四十二条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法务人员确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第四十三条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。第四十四条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。第四十五条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第六章 附则第四十六条 本制度由集团公司董事会秘书处负责制订、修改并解释。此前集团公司的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。第四十七条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。第四十八条 本制度经集团公司总裁办公会审议通过后生效实施。