企业档案管理内部控制制度模版.docx

档案管理内部控制制度
第一章　总则
第一条　为贯彻实施《中华人民共和国档案法》，确保系统档案资料的完整，提高档案的科学化和规范化管理水平，特制定本制度。
第二章　管理要求与职责
第二条　办公室承担管理职责，公司总部档案室是统一管理公司档案的专职机构，由办公室指派档案管理员专门负责档案管理工作。
第三条　公司档案管理员负责检查、督促、指导相关部门按规定收集、整理归档文件，完成档案归档工作。
第四条　归档文件要真实、客观反映文件记录事项，层次分明，内容完整，形成目录，便于使用。
第五条　文件的书写和载体材料应能耐久保存，电子文档归档时，要将相应的纸质文件材料一并归档保存。
第六条　档案室对不完整、不准确、不系统、不能进行鉴定和验收的文件材料不予接收。
第七条　存放档案要有专用柜、箱、架，按照年份和项目分类排列，便于查找。
第八条　每三年对库藏档案进行一次全面检查清理，做到账物相符。及时修补、复制破损或载体变质的档案。
第九条　定期对存放档案的环境进行检查，注意防盗、防火、防高温、防强光照射、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体。档案室内不准堆放与档案管理无关的物品。
第十条　依据《中华人民共和国档案法》的规定，结合公司实际，确定公司各类档案保管期限原则上为永久保管。
第十一条　因档案移交、搬迁、遗失、作废等原因需注销库存档案时，由公司档案管理员提交报告，经档案归属部门主管领导和办公室主管领导审批后方可实施销毁。公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
第三章　档案查阅
第十二条　档案管理人员要积极协助查阅。原则上只限在档案室内调阅档案，特需携离档案室必须履行登记手续。
第四章　档案分类
第十三条　档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、实物档案进行分类。
第十四条　档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，分类不够应用时须增设第二级“细类”。
第五章　文件检查
第十五条　检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
第十六条　文件如经过抽查，应有档案所属部门主管领导确认。
第十七条　文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
第十八条　与本卷无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
第十九条　有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
第六章　文件整理
第二十条　中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
第二十一条　右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
第二十二条　文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第七章　档案整理
第二十三条　归档文件，应依目次号顺序以档案盒方式装于相关类别的档案盒内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
第二十四条　档案盒的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八章　归档管理
第二十五条　凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程等活动，具有利用价值的文件资料均属归档范围。
第二十六条　凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
第二十七条　归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，办公室保存复印件。
第二十八条　凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
第二十九条　业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由办公室保存原件；属工程项目的，由工程部保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
第三十条　由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，由办公室统一保存原件。
第三十一条　公司级的收文、发文等文书资料均由办公室归档。
第三十二条　其它体系认证要求保存的书面记录、文件。
第三十三条　电子文件归档内容包括但不限于以下：
（1）公司及各部门活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果。
（2）公司制定的各种规章制度、准则、章程和各项管理制度等文件。
（3）公司大事记，反映重要活动事件的剪报、声像材料、奖励证书等电子文档。
（4）上级领导工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
（5）公司组织召开的工作会议、会议的文件以及各种声像文件。
（6）其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
以上文件的书写和载体材料应能耐久保存，电子文档归档时，要将相应的纸质文件材料一并归档保存。
第三十四条　电子文件归档频率及时间：
每三个月归档一次，归档时间为每三个月最后一个月的15日（遇节假日顺延）。公司各部门负责人指定专人负责按时间向办公室档案员上报电子文档资料，可以用U盘拷贝，办公室每半年最后一个月的15日（遇节假日顺延）对电子文档刻成光盘至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。存于办公室备案。凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
第九章　保管制度
第三十五条　公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第三十六条　归档资料要进行登记，编制归档目录。
第三十七条　科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
第三十八条　档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
第三十九条　库存档案必须图物相符，帐物相符。
第四十条　档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
第四十一条　根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
第四十二条　经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第四十三条　严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
第四十四条　凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第十章　借阅制度
第四十五条　档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第四十六条　借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门主管领导批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由所在部门主管领导批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经申请人所在部门主管领导审批，办公室主管领导审批后，方可借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室主管领导批准；公司所属子公司、下属分公司或分支机构（以下简称所属机构）借阅档案，需经过公司所属子公司、下属分公司或分支机构（以下简称所属机构）经理审批、办公室主管领导审批后，方可借阅。
第四十七条　借阅档案，必须履行登记、签收手续。
第四十八条　借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
第四十九条　借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
第五十条　借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告办公室及时处理。
第十一章　档案室管理制度
第五十一条　按规定将档案分类排放、排列整齐。 
第五十二条　保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。 
第五十三条　档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。 
第五十四条　非经允许，外人不得随便进入档案室。 
第五十五条　管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。 
第五十六条　熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。 
第五十七条　有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。 
第五十八条　未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。 
第五十九条　切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全。
第十二章　保管期限
第六十条　档案的保管期限由档案的保存价值确定，根据国家档案局的有关规定，档案的保管期限定为永久，长期和短期3种，长期为16-50年左右，短期为15年以下，专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。
第十三章　附则
第六十一条　本制度自发布之日起执行。
第六十二条　财务部会计档案管理，不适用此制度，详见《会计档案管理内部控制制度》。
第六十三条　本制度由行办公室负责解释。
证照、印章、档案借用申请表
保密文件： 是□ 不是□ NO.
借用事由及用途

借用时间

归还时间

借用文件名称
1 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
2 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
3 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
4 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
5 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
6 □原件/□扫描件/□复印件/□外借/□阅览
申请人：
主管领导（城市事业部经理）意见：
办公室主管领导意见：
总经理意见（凡涉密、经济、资金文件）：

注： 1. 借用证照、印章、档案者请慎重利用所借用资料，必须妥善保管。
2.所借用资料不得任意转借或复印或扫描、不得拆卸、损污文件，归还时保证资料完整无损。否则，追究当事人法律责任。