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物资采购管理步骤
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1、目标
为加强酒店采购管理，能够适时、适量、适价提供各项采购物品，以确保酒店
正常运行。
2、范围：
凡本酒店各部门为确保酒店正常运转所需各类物资采购及外加工。
3、权责：
3．1各使用部门：提出正当申购；
3．2采购部门：正常采购实施和管理；
3．3主管部门：审核采购需求，监督管理采购行为；
3．4合约审查部门：副总以上人员核准。
4、定义：
4．1协议：为确保供需双方进行正常交易而签署含有法律效力文件。
4．2物资：酒店各部门为确保正常运转而所必需全部物料、食品。
5、作业步骤图（见附图）

6、作业内容：
6．1申购；
6．1．1计划申购：
6．1．1．1各仓库管辖品种范围，应以最高库存量和最低库存量为
标准，物料申购由相关使用管理部门负责在每个月25日前报出
下月申购计划，食品申购则由食品仓库以采购周期及库存
量提出立即申购。
6．1．1．2各部门所需领用常备品种以外物资，应在每个月20日前
编制领用计划，报酒店财务部，由酒店财务部统一编制申购
计划报采购部。
6．1．1．3直拨厨房、餐厅使用鲜活原料，由各餐厅经理和各厨房
厨师长助理以上管理人员开“申购单”报食品原料仓库。
6．1．2非计划申购：
6．1．2．1凡预先未作计划，且又超出仓库常备物品范围，按非计
划性申购程序申报。
6．1．2．2凡零星、急用、特殊性、偶发性急需物品，由驻店经理
审定安排临时申购，购置后再补办申购手续，急需食品原
料，可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。
6．1．3申购程序：
6．1．3．1物料：财务部每个月25日送达申购计划，必需标明：品种、
规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期，各部门
临时申购单类似，但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、
仓库主管审核。
6．1．3．2食品：隔天预订直拔厨房食品原料，必需在前一天下午20：
30前将由厨师长助理以上管理人员签署“食品原料进货申请
单”交到采购部食品仓库。申请单必面具体标明品名、规格、
数量。属仓库范围，其申购由仓库领班开列一式三联“食品原
料申购单”经部门经理签署后进行申购。
6．1．4需对外发包工程，则由采购部会同工程部一起协调，工程部确定具
体方案要求，采购部询价发包，验收时则需工程部和仓库会同进行。
6．1．5设备维修类，标准上联络原供给厂家要求负责维修，若已过保修期，
自己能修则由采购部购置零件，工程部维修；不能修由采购部另
找厂商维修。
6．2审核：
6．2．1计划性申购依据仓库实际存货情况由仓管员提出，经仓库主管、财务
经理签字方能生效；
6．2．2属于非计划性采购或临时采购，须经部门经理、财务经理、采购经理
合签审核；
6．2．3采购部门收讫申购计划后，应按相关内容进行分类，着手组织落实货
源同时立即向使用部门确定有没有购置必需，并将相关落实情况立即反
馈相关部门。
6．3协商、洽谈，供给商寻求及定价作业。
6．3．1采购员依据所需采购物品，在合格供给商名册中找三家厂家进行询价、
比价、议价作业（若名册中无，另按合格供给商管理程序方法找）；
6．3．2临时性或零星采购则由采购员直接进行购置，手续不齐随即补办有
关手续；
6．3．3农副产品定价程序为：依据价格调查表提供数据，验收人员和供方
进行报价查对，进行初步议价；再由采购人员进行复议，最终经部门
经理审定、签署，凡经以上三道程序价格为有效。
6．4合约申批：
6．4．1对各供给商经过比较、洽谈后，依据申购计划选择最好供给商，签订
相关协议或统一协议文本，明确买卖双方权利、义务、运输及结算
方法等，方便双方共同遵行。
6．4．2协议草签后，必需交部门经理、相关部门经理、财务经理、副总、总
经理及董事会审核认可后，方能加盖企业公章生效。
6．4．3具体询价、订货方法：发传真、面谈及电话联络等。
6．5跟催：
6．5．1签署合约后采购部把信息立即反馈给使用部门或仓库，通知到货日期
及其它相关事宜。
6．5．2采购部人员应不停地和供给商联络、保持联络，确保物资能保质保量
按时到货。
6．6管理：
6．6．1跟催：采购部确定购销行为进行跟催，直至顺利完成；
6．6．2资料管理：交易完成后，应立即理清往来帐务。然后对相关资料合约
进行整理存档，方便以后加以利用。
6．7采购行为相关统计，依质量统计管理程序办理。

7、相关文件：
7．1供给商管理程序；
7．2验收作业管理程序。

8、使用表单：
8．1请购单
8．2进仓单
8．3付款审批表
8．4统一协议文书
8．5开支凭证
8．6安全库存量表