万树区域市场招商实施专项方案.doc

万树湖南市场招商实施方案

一、筹备阶段（2月10日～2月15日）
第一步、成立联合工作小组
总指挥：×××
职责：
（1） 招商工作组织和决议；
（2） 会务总协调；
（3） 关键用户接待。
副总指挥：××、××
职责：
（1） 招商工作实施总指挥；
（2） 负责全部细节安排和处理；
（3） 同时重视会议议程、科目和时间安排，市场业务处理。
专责小组：
1. 策划设计组
组长：×××
组员：×××、×××
职责：
（1） 负责招商方案起草、修改和解释；
（2） 负责招商广告、宣传资料创意、文案和设计；
（3） 提供媒体新闻通稿；
（4） 其它和会议相关文案和设计任务。
2. 媒介宣传组
组长：×××
组员：×××、×××
职责：
（1） 负责联络媒体，落实新闻报道、广告公布、报纸派发等事项；
（2） 负责监控报纸派发情况，评定广告效果；
（3） 负责媒体记者接待和沟通；
（4） 负责评定是否调整媒体策略和投放力度。
3. 人员推广组
组长：×××
组员：×××等（10人，2个小分队）
职责：
（1） 走访全省14个地市、80多个县市全部建材市场门店两遍；
（2） 进行两轮招商资料派发，全部建材市场门店无一遗漏；
（3） 预约、登记意向用户，建立用户档案；
（4） 会前三天最终落实和会用户名单。
4. 会务组
组长：×××
组员：×××、×××
职责：
（1） 和会人员往返接送；
（2） 会议接待、登记、会议资料发放；
（3） 各个住宿房间安排；
（4） 和会用户分组；
（5） 突发事件处理和协调；
（6） 用餐协调；
（7） 文艺活动安排和组织（含田汉剧院歌票准备）；
（8） 和酒店事务性安排等。
5. 会场组
组长：×××
组员：×××、×××
职责：
（1） 接待酒店和会场选定；
（2） 会场部署；
（3） 会议器材移交、试验和维护；
（4） 会务资料整理和摆放；
（5） 会场气氛营造和会场秩序调整；
（6） 摄影、摄像；
（7） 会议间隙对会场清洁和整理；
（8） 抽奖活动组织和控制；
（9） 会场费用结算；
（10） 其它会场现场业务处理。
6. 商务洽谈组
组长：×××
组员：×××、×××、×××
职责：
（1） 负责和经销商一对一沟通促进；
（2） 协议、资料讲解；
（3） 参会人员名单、资料整理；
（4） 意向协议签署。
7. 培训讲演组
组长：×××
组员：×××、×××、×××
职责：
（1） 准备欢迎词、讲话稿及培训课程；
（2） 全方面正确地介绍企业、产品、政策等用户关心关键内容；
（3） 控制好会议现场气氛和节奏；
（4） 巧妙引导意向用户。
8. 礼品物料组
组长：×××
组员：×××、×××
（1） 抽奖礼品联络、购置：面包车、摩托车或手机、公文包、钱包；
（2） 纪念品准备：集团新年台历；
（3） 招商单张印刷；
（4） 接站牌准备；
（5） 贵宾资料准备：会议资料、企业画册、产品画册、贵宾代表证、笔、笔记本；
（6） 会务资料准备：贵宾联络录、贵宾记录表、贵宾返程订票记录表、工作人员通讯录（人手一份）；
（7） 商务洽谈资料准备：企业营运手册、经销商协议、产品样品；
（8） 会议讲话稿等打印：欢迎词、主持人讲稿、工作总结及计划等；
（9） 会场部署用具制作和准备：会场横幅、海报、导引牌、警示语、欢迎条幅、礼仪小姐绶带等；
（10） 其它物料准备。

第二步、确定会期及议程
1、 会期：2天，3月5～6日早晨
2、 报到时间：3月4日下午，返程：3月6日下午
3、 会议议程：
3月5日早晨
（1） 主持人宣告会议开始；
（2） 总经销卢总致欢迎词；
（3） 万树木业总经理介绍万树集团概况（企业介绍模块）；
（4） 播放万树集团宣传片；
（5） 万树产品介绍模块；
（6） 营销现实状况介绍模块；
（7） 行业现实状况和发展趋势分析模块
（8） 万树营销整体计划模块；
（9） 招商及经销商政策模块；
（10） 市场支持体系模块；
（11） 区域市场推广计划模块；
3月5日下午
（12） 分销商投资赢利分析模块；
（13） 参观万树地板样板店；
（14） 教授讲座：专卖店建设模块；
（15） 教授讲座：专卖店营销模块；
（16） 教授讲座：小区推广及工程业务运作模块；
3月6日早晨
（17） 合作步骤和细则模块；
（18） 经销意向协议书说明；
（19） 抽奖活动细则说明；
（20） 草签经销商意向协议并收取定金；
（21） 正式抽奖、颁奖；
（22） 联谊活动：卡拉OK及舞会；
3月6日下午：返程。

第三步、制订招商活动预算
1、 会场费用：元
2、 住宿费用：7200元
（估计60人，30个标间×120元×2晚）
3、 招待费用：4800元
（6桌×4餐×200元，2次早餐由酒店无偿提供）
4、 资料准备费用：4500元
（招商单张2万份计3000元，贵宾、会务及商务洽谈资料计1500元）
5、 礼品费用：37000元
（纪念奖15名计1500元；三等奖3名计900名；二等奖1名3000元；一等奖1名30000元，万树新年台历80本计1600元）
6、 业务拓展费用：1元
（10人，每人平均2个地域12个县）
7、 广告费用：0元
（《××城市报》2期通栏广告计10000元，《××城市报》两次定向发行费用计5000元，《建材商讯》1期计1000元，记者红包、机动费用等计4000元。）
累计总费用：87500元

二、推广准备阶段（2月16日～19日）
1、 设计、印刷招商宣传单页；
2、 创意设计招商平面广告（含《××城市报》通栏及《湖南建材商讯》整版）；
3、 撰写新闻通稿；
4、 联络《××城市报》，签署广告公布及报纸派发协议；
5、 推广人员培训：学习招商活动方案、吃透细节、提出疑难并立即处理；
6、 确定推广人员分组、分工、行动路线图立即间安排；
7、 推广人员行动准备：招商单页、《意向用户记录表》、纸笔等。

三、推广实施阶段（2月20日～3月1日）
1、 广告公布和报纸派发
《××城市报》：2月20日1期，2月25日1期；
《湖南建材商讯》：1期（月刊）；
报纸派发：2月20日、25日，每次数量5000份，对象为各县市建材市场全部门店，要求无一遗漏。
2、 新闻公布
《××城市报》2月23日周四建材装饰版1则，字数200字左右；
3、 人员推广
（1） 分两次进行，每次每人跑1个地域（长沙湘潭视为1个地域；岳阳常德视为1个地域；娄底益阳视为1个地域；湘西张家界视为1个地域；共10个地域），时间3～4天；
（2） 第一次行动时间：2月20日～23日；第二次行动时间：2月25日～28日；
（3） 第二次推广重新分配区域进行，不得派遣原推广人员进入原地域；
（4） 注意：推广人员只对活动作出解释，对企业、产品、政策等不作说明，以发放资料和搜集意向用户名单为关键工作内容。

附：湖南省县级以上行政区划一览（例）

长沙市：　芙蓉区　天心区　岳麓区　开福区　雨花区　浏阳市　长沙县　望城县　宁乡县
湘潭市： 雨湖区　岳塘区　湘乡市　韶山市　湘潭县
株洲市：　荷塘区　芦淞区　石峰区　天元区　醴陵市　株洲县　攸　县　茶陵县　炎陵县
衡阳市：　珠晖区　雁峰区　石鼓区　蒸湘区　南岳区　耒阳市　常宁市　衡阳县　衡南县　衡山县　衡东县　祁东县
邵阳市：　双清区　大祥区　北塔区　武冈市　邵东县　新邵县　邵阳县　隆回县　洞口县　绥宁县　新宁县　城步自治县
岳阳市：　岳阳楼　云溪区　君山区　汨罗市　临湘市　岳阳县　华容县　湘阴县　平江县
常德市：　武陵区　鼎城区　津市市　安乡县　汉寿县　澧　县　临澧县　桃源县　石门县
益阳市：　资阳区　赫山区　沅江市　南　县　桃江县　安化县
娄底市：　娄星区　冷水江　涟源市　双峰县　新化县
郴州市：　北湖区　苏仙区　资兴市　桂阳县　宜章县　永兴县　嘉禾县　临武县　汝城县　桂东县　安仁县
永州市：　零陵区　冷水滩　祁阳县　东安县　双牌县　道　县　江永县　宁远县　蓝山县　新田县　江华自治县
怀化市：　鹤城区　洪江市　沅陵县　辰溪县　溆浦县　中方县　会同县　麻阳自治县　新晃自治县　芷江自治县　靖州自治县　通道自治县
张家界市：永定区　武陵源　慈利县　桑植县
湘西州：　吉首市　泸溪县　凤凰县　花垣县　保靖县　古丈县　永顺县　龙山县

四、会务准备阶段（2月28日～3月4日）

1、 会场落实
（1） 会场选定标准：
通常应含有以下条件：1、交通便利，2、市内三星级以上酒店；3、含有60人同时开会、住宿、就餐要求。
会议室——要求整体环境舒适，光线充足，温度适宜，无噪音，能满足预期人员座席，音响效果良好，卫生间不能离会场太远。
住宿——以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或电梯门口，有商务套间。
就餐——就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐需求。
（2） 会场费用结算：包含住宿费、就餐费、会议室租金等，实施由专员负责和一人签字负责制，一定要和酒店方面事先协商好。
2、 和会用户名单汇总、确定和会人数；
3月1日对所登记意向和会用户再进行一次电话沟通，最终确定是否和会？抵达时间？是否安排接站？并强调会场地址及乘车路线。需接站贵宾应要求其提供能漫游手机号码，以备急用。
3、 资料、礼品准备
（1）资料准备：包含贵宾资料、会务资料、商务洽谈资料、主持人稿等；
A、 贵宾资料：会议资料、企业画册、产品画册、贵宾代表证、笔、笔记本；
B、 会务资料：贵宾联络录、贵宾记录表、贵宾返程订票记录表、工作人员通讯录（人手一份），
C、 会场物料：会场横幅、导引牌、警示语、欢迎条幅、礼仪小姐绶带等；
D、 商务洽谈资料：企业营运手册、经销商协议、产品样品；
E、 会议讲话稿：欢迎词、主持人讲稿、工作总结及计划；
（2）礼品准备：包含面包车、摩托车或手机、公文包、钱包、集团新年台历等。
4、 确定部署方案，部署会场
（1） 在会前一个下午预约宾馆进行多种条幅和导引牌悬挂摆放，并部署好会场，制造企业开会浓厚气氛，给成功发明隐形基础保障；
（2） 为了增加会场内气氛，条幅、海报、招帖是必不可少；
A) 酒店大堂设置专题导引牌；
B) 如门前空旷而且条件许可可挂上一条欢迎专题条幅；
C) 在其它对应位置设置会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间导引牌等；
D) 同时，应在会场显著处贴上“严禁吸烟”、“请将手机关闭或调至无声”、“会场内请勿打电话和走动”等警示语；
E) 各条幅、导引牌、警示口号等应事先设计制作好，并考虑悬挂或粘贴方法，提前部署完成；
（3） 要提前调试音响和投影。
5、 会前总动员及演练
（1） 会前总动员要让每个和会职员了解整个会议关键性，并把大家心态调整到期最好；
（2） 会前演练十分关键，经过模拟演练可发觉工作步骤中不足和人员分工是否合理，方便立即调整。
6、 提前进驻会场，并维护好会场
（1） 全部工作人员应在第一天早晨应提前1小时抵达会场，熟悉环境，了解各自工作岗位，发觉问题立即处理，并维护好会场部署；
（2） 会务组设置好贵宾登记台，办公室进行对应整理。

五、招商大会阶段（3月5日～6日）

3月5日早晨
（1） 会议签到，发放大会资料袋；
（2） 主持人宣告会议开始；
（3） 主持人宣读会议议程和规则；
（4） 主持人宣读和会用户名单，并介绍万树木业和会人员；
（5） 总经销卢总致欢迎词；
（6） 万树木业总经理介绍万树集团概况（企业介绍模块）；
（7） 播放万树集团宣传片；
（8） 万树产品介绍模块；
（9） 营销现实状况介绍模块；
（10） 行业现实状况和发展趋势分析模块
（11） 万树营销整体计划模块；
（12） 招商及经销商政策模块；
（13） 市场支持体系模块；
（14） 区域市场推广计划模块；
3月5日下午
（15） 分销商投资赢利分析模块；
（16） 参观万树地板样板店；
（17） 教授讲座：专卖店建设模块；
（18） 教授讲座：专卖店营销模块；
（19） 教授讲座：小区推广及工程业务运作模块；
3月6日早晨
（20） 合作步骤和细则模块；
（21） 经销意向协议书说明；
（22） 抽奖活动细则说明；
（23） 草签经销商意向协议并收取定金；
（24） 正式抽奖、颁奖；
（25） 联谊活动：卡拉OK；
3月6日下午：返程。

六、会后总结跟进阶段（3月7日～3月15日）
1、 各组组长提交工作总结汇报；
2、 划分区域，分别指定专员进行签约用户跟踪服务；
3、 对未签约用户深入沟通跟进。

附：相关工作细则

1、 会务组工作细则
（1） 接站工作细则：
●接站人员应具体了解所接对象，并有其移动联络方法；
●出发前应仔细检验接站所需物品，如接站牌等；
●假如贵宾晚点应耐心等候，在无接站任务时注意自行安排休息，但要确保随叫随到；
●接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，严禁出现饮酒和脱岗现象；
●接到贵宾应热情主动帮助其提行李，并引导上车，如需等其它贵宾，则应向其解释说明；
●如遇塞车，应立即向贵宾沟通解释，请其等候或自己打车赶往会场；
●如休息或办理其它事情应将车钥匙统一放在会务组办公室内；
● 若客人要求外出游玩必需先请示，得到同意后方可出行。
（2） 登记接待细则：
●登记处环境整齐，便于贵宾登记，严禁摆放无关物品；
●和酒店前台及客房部保持亲密联络，立即了解入住信息，确保客人入住安排；
●提前向前台领取客房房卡，为贵宾省去复杂登记过程；
●贵宾抵达时应热情接待，具体问询并认真填写记录表，字迹工整，便于确定；
●填写完记录表后，发放会务资料及房卡，并向贵宾说明里面装内容，嘱其仔细查看，同时应告之会务组办公室所在房间；
●专员未贵宾送入客房，主动帮其提行李，如客房内已经有客人要主动做介绍；
●提醒贵宾妥善保管珍贵物品等注意事项；
● 客房安排应一次到位，避免出现调房现象，如遇特殊情况需调房，应向双方作好解释工作。
（3） 后勤工作细则：
●做好各项开支费用预算，把能够想到全部想到，准备充足，不该省果断不能省；
●确立会场后，会务组人员应熟悉会场环境及会场各部门主管，如客房部、餐饮部、工程部、会议室等，并将联络电话做成小卡片，人手一份，以备急时需要；
●了解会场所能提供服务，并和服务部门具体说明怎样配合，如接送车辆何时何地怎样接送客人，叫醒服务时间及方法等；
●提前和订票企业联络，了解始发车次及航班次，并和贵宾立即沟通，了解她们返程时间及要求，方便为贵宾提供经济快捷返程服务；
●会务组办公室内要做到卫生整齐，杜绝工作人员聊天、吸烟、吃零食等，除了轮休人员外，其它人员不得在床上休息；
●会议用餐前一个小时和餐厅责任人联络，确定用餐量，通知其做好准备；用餐前五分钟安排人员到餐厅门口恭候贵宾，并引导就位；如有特殊习惯或宗教信仰贵宾应提前安排；
●待贵宾入座后职员填补到每桌间隙，尽可能不要出现职员扎堆用餐；会务组工作人员用餐实施轮换制，要确保个岗位一直有些人。

2、 会场组工作细则
● 和会场服务员充足沟通，做到双方紧密合作；
● 在酒店大堂位置设置此次会议专题导引牌，并要求酒店方面帮助负责大堂接待。在其它对应位置设置会务组导引牌、会场导引牌等。引导牌制做及设置可要求酒店方面帮助；
●在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、水性笔、灯光、音响、空调等；
●选择并预留摄像机位，尽可能降低人员流动对摄像效果影响；
●在会场入口处，提前安放好相关警示牌，上面书写有“请关闭手机或将手机调至无声”、“严禁吸烟”、“请务在会场内喧哗或走动”等警示语；
●由1～2人在会场主入口处迎接贵宾，必需时提醒贵宾注意相关事项；
●引导贵宾以前向后坐，如贵宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调整会议气氛，如带头鼓掌等；
●贵宾入席后由会场服务员提供茶水，但仅限于会前和中间休息时候，中间倒水一是影响主讲人情绪，同时用户喝多了水难免要上洗手间，麻烦且扰乱会场秩序；
● 为确保主讲人思绪不受干扰，会议期间会场除了摄影、摄像人员能够往返走动外，其它人员尽可能降低走动。

3、 商务洽谈工作细则
●会前将全部资料准备充足，包含企业资料、产品资料、VI手册、签约合相同；
●会前到登记处了解贵宾基础情况，及其住宿位置，并进行逐一造访和交流；
●沟通是要把握“探其所虑，供其所求”标准，先倾听，后判定，再行动；
●在会议中注意贵宾神态和听课认真程度，据此判定其心理活动，做到“有放矢”；
●对准备签约贵宾先关键突破，促进其形成带头作用；
● 会后安排咨询时间，让贵宾充足了解，最终促成签约。

4、 主持人工作细则
(1) 主持人必需提前熟悉会场、会议专题、内容等；
(2) 会前先宣告会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；
(3) 确定每位讲课人经历和职务介绍，当讲课人上台前进行介绍；
(4) 讲课后用简单总结发动贵宾为授讲者鼓掌；
(5) 事先准备好活跃课间话题、活动；
(6) 主持人煽动性和会议气氛息息相关。

5、 讲课人工作细则
（1）会前五天沟通确定好讲课内容；
（2）提前三天将讲课内容做成课件，交于会场组课件播放人员；
（3）有条件情况下提前三天做演练，确保讲课无误；
（4）讲课前充足休息，调整状态，确保最好讲课状态。

6、 联谊酒会用餐时注意事项
（1） 餐前一小时和餐厅责任人联络，确定用餐量，并做好预备；
（2） 用餐前五分钟安排职员到餐厅门口等候贵宾，引导贵宾就坐；
（3） 如有特殊习惯或宗教信仰贵宾应提前安排；
（4） 酒水以啤酒、红酒、低度酒为主，高度酒轻易喝醉；
（5） 待贵宾全部入座后职员填补到每桌间隙，尽可能不要出现职员扎堆用餐；
（6） 全体工作人员用餐实施轮换制，并准备牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体力。

7、 职员合理休息
在满负荷工作前提下确保各组职员合理休息，每组依据本身情况制订合理休息安排，如：
会务组工作关键集中在贵宾登记、用餐、休息、返程时间，其它时间则不是很忙，所以可安排合适轮换休息；
会场组工作关键集中在会议及讲课期间，剩下时间应帮助其它组工作或轮换休息；
商务洽谈组关键工作时间是在恳谈会及贵宾休息时和贵宾沟通，所以在讲课时可安排和其它组配合或轮换休息。

8、 突发事件及用户投诉处理
（1） 遇贵宾酒后失态，贵宾珍贵物品丢失等突发事件，应立即寻求相关部门配合处理，尽可能低调处理，不引发其它贵宾注意；
（2） 如在工作中碰到贵宾投诉，不管对错，先赔礼道歉，然后填补，会后再追究过失问题。企业内部问题内部处理，尽可能安排在会议结束以后；
（3） 贵宾提出合理提议或问题在第一时间处理，即使不是自己业务范围，也应帮其联络处理；如遇不能处理问题，立即向上级汇报，不能隐瞒或越权处理；
（4） 企业自己职员之间不管发生什么事情全部不能当着用户面相互拆台，对企业影响不好。

9、 会务注意事项
（1） 全部工作人员进入会场后应统一着装，佩戴好企业徽标；在会议期间尽可能不吸 烟、不喝酒，行为举止文雅，注意企业整体形象，给贵宾及会场留下好印象；
（2） 全部工作人员应提前抵达会场熟悉环境，了解各人工作岗位，发觉问题立即处理；
（3） 会务组办公室应尽可能安排在电梯出口处，并要作好标识，同时要注意另开1～2套套间用于商务会谈；
（4） 人员分工和协调次序明白，首先分工，完成自己份内事，其次是协作，做到人人有事做，事事有些人做；

10、 会议结束贵宾撤离和返程安排；
（1） 按贵宾要求将其预定车（机）票提前送到其手中，有需要时安排送站；
（2） 贵宾离开时，安排工作人员主动帮其搬运行李；
（3） 包含到钱财事项一定要交接清楚；
（4） 对待签约经销商和没有签约经销商要一视同仁，千万不可有差异。

11、 会务组撤离酒店注意事项
（1） 巡视检验各个客人房间或和前台进行问寻，以免有客人忘了东西；
（2） 把部分资料能带则带，不能带则撕毁，不要随意遗留在宾馆；
（3） 会务组责任人和企业财务人员一起，和酒店结清相关费用；
（4） 有客人到时候不退房，而是自己留下来办些事情，一定要给前台说清楚根据我们开会时候标准结算，给客人留一个长久好印象。

12、 会后总结
（1） 会后总结，一是总结经验，找出不足，为以后再召开类似会议积累经验；
（2） 同时，也应该就会议期间所搜集到信息进行分析整理，尤其是经销商方面信息，以了解市场，立即为经销商提供相关支持。

万树营销策划小组
2月12日