办公室女秘书注意重点事项.docx

办公室女秘书八注意事项
做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱女秘书呢？牛津管理评论()提出以下8点注意事项，助你做个人见人爱女秘。
　　1：要有日常心
　　女秘书职位很特殊，她即使不属于企业高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗日常心：我只是企业一名一般职员，我服务于我工作。其它我什么也不是。不然，小心被她人背后骂狗仗人势。
　　2：强化工作能力
　　要爱岗敬业，工作脚扎实地，在工作中不停提升自己素质，对自己负责事情拿得起放得下。要淡化自己性别和身份，时刻切记秘书天职只是做好经理后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一标识就是你能力。老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人--成本太高。
　　3：端庄大方，举止得体
　　不管做什么工作全部得为自己职业做出一定牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不能够穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不仅要让同事怀疑你居心，而且老板也会怕你毁了她一世英明。
　　4：口风要严
　　不该问事不问，不该说话不说因为工作性质关系，秘书资讯会比较灵通部分，对老总公事私事会知道很多，聪慧人全部信仰有时候知道越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事买弄你消息灵通，也不要不小心把同事秘密说给上司听。
　　5：有亲和力
　　形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接收你、喜爱你，首先你要有一颗亲善她人心。成功女秘书要给人如沐春风感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。人性基础上是相通，你喜爱她人怎样待你你就怎样待人；己所不欲，勿施于人。
　　6：善于人际沟通
　　秘书最关键职能是上传下达。因为多种条件和原因限制，老板和职员之间往往不能很好沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团体之间关系甚至企业运作。这时候秘书应该立即沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。
　　7：有外交家平衡术
　　风箱里老鼠--两头受气是秘书们常常面临处境。在企业多种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，和职员串通一气蒙骗她，同事会认为你为了个人利益置她们和水深火热之中。所以工作中你应仔细琢磨多种利害关系，找到一个最好平衡点。
　　8：无情
　　天下最愚蠢最可悲女人就是爱上自己上司女秘书。这种爱情未来肯定不被看好。假如你是幸运，你上司还是单身贵族，结果意味着你必需结束在这家企业职业生涯，何况这种几率少之又少；假如你是不幸，你上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久、异常艰巨、让你身心俱疲心灰意冷战役，而且，这场战役注定要以你惨败收场，而且，你痛苦是不被同情。

论女秘书优势和劣势

【内容摘要】 完美主义是职业女性面临众多困难中最关键问题。她们很在意她人对自己价值和形象评价，惟恐犯错误或令人看不起。我们常常能听到那些锐意进取女性痛苦埋怨：她们付出了双倍努力，却得到低人半截评价。所以她们一直在追求完美。
【 关键词】女秘书  优势  劣势

    在当今社会,秘书一词出现了很多歧义,比如:小秘,会让人认为是靠自己美色在自己工作单位站住脚,和自己上司有不平常关系.公关也是秘书另一个代言词。
    “文秘，什么？给人家当小蜜？”几年前孙小姐还常常听到有些人半开玩笑地曲解她所从事职业，但最近在中国青年报社会调查中心、智联招聘和新浪招聘联合进行职业吸引力调查中，“文秘是能够积累经验职业，是走向管理岗位阶梯”这一见解却得到了48％公众支持。 女大学生和男大学生一样，在求职过程中均一样要遵照通常规则，讲究技巧。另外，针对现今毕业生就业市场中对女大学生仍存在不一样程度歧视现象和女大学生本身心理特点，使女大学生择业难度会大部分，关键应注意下面三个问题。
    一、发挥本身优势
        1．语言表示能力优势。女性利用语言词汇能力强于男性，伴随年纪增加，知识积累，女性驾驭文字能力，在语法、造句、阅读能力等方面全部比男性更为出色。
        2．思维能力优势。女性在对三维空间认识能力上往往略逊于男性，但她们在形象思维能力和思索问题细致周密上却普遍含有优势。
        3．交际能力优势。女性普遍含有和蔼可亲、轻易和人相处、感情丰富且善于体谅她人处境和困难特点，在社会场所或工作协作中能表现出较强人际交往能力。
        4．忍耐力优势。在相对单调乏味条件下仍能孜孜不倦地长久工作，这是女性一大特点。大多数女性工作耐心持久，态度认真，有较强工作责任心。   
    二、克服心理障
　　  从根本上讲，能否战胜本身弱点，是一个人在事业上成败关键。女大学生应该注意克服这么几方面心理障碍：
      1．自卑心理。自卑，是常见一个心理现象，表现为对自己能力或地位评价过低，自己看不起自己。这一消极、有害心理在女大学毕业生择业中普遍存在着。而对猛烈择业竞争，不少女大学生普遍给自己设置了心理障碍，所以有些人说，女性成功关键障碍不是她人，而是自己。
      2．依靠心理。部分女毕业生日常养成了对学校和家长依靠心理，面对职业选择，也轻易产生依靠思想，所以错失了很多良机。
      3．自负心理。过高地估量个人能力，失去自知之明。自负心理在女大学生身上反应突出。在求职时，过高地估量自己，这个单位瞧不起，那个单位也不遂心，而用人单位对这种缺乏自知之明，自视清高毕业生是不愿意接收。
    三、主动进取
      现代社会对女性、对女大学生要求近乎苛刻，对其本身整体素质提出了比男性更高要求，尤其要求含有良好文化修养和道德情操，有很好分析判定能力和思维应变能力，掌握并熟练地利用基础技能，有很好人际交往能力，含有敬业精神。
    国际在线报道：女性想升职，难！——很快前进行一项调查显示，女性受访者和男性受访者回复不约而同。
    有趣是，调查同时显示，不一样行业从业者对这个问题见解不尽相同，在金融行业从业女性当中，有77.11%人认为自己在升职问题上处于绝正确劣势；而在一直被认为是女性占关键地位“行政/人事/后勤”类职位上，从事该类职位男性被访者，有65.9%人认为在此领域男性升迁机会更大。在“文字/艺术/设计”类男性从业人员当中，只有40%人认为男性升迁机会较大，而认为女性升职机会较大和升职和性别无关选择各占30%。
    在前途无忧组织这项调查中，67.8%职业女性认为在条件相同情况下，男性同事更轻易得到升迁，只有3.26%女性认为自己比相同条件男性更轻易取得升职机会；男性方面，55.39%受访者认为自己比女性升职轻易，但有15.45%被访者认为女同事升职机会比自己要大。另外，男女双方全部有近30%受访者认为性别差异其实对于升迁是否毫无影响。
    在高级管理类职位方面，女性高级管理者有58.73%认为男同事更易升职，36.51%人认为性别对升迁是否并无影响；而男性高级管理人员有60.98%人认为男性升职机会更大，认为女性更易升职和性别差异和升迁无关同为19.51%。看来在受访高级管理类人士当中，女性自信程度要比整体情况高部分，“玻璃天花板”理论可能更多地存在于男性高管人才心中。40.89%：沟通能力是最大优势。
    做文秘也有苦衷。调查中，13％人认为文秘“在国外是越老越值钱，中国却还以年轻取人”。看看各个招聘广告就能够明白，过了26岁，能够选择单位就得 “打着灯笼找了”。“尽管大家对文秘认识愈加深入了，可中国用人单位对文秘年纪要求却保持了下来。”人力资源教授梁先生有些无奈地感叹道。另外，认为“文秘就是一个过分性职业，没有专业可言，是女性结婚前好职业”和“做文秘就是打杂，跑腿，没有什么前途”见解，在这次调查中也分别得到了10％和7％人赞同。
    清早,一个盛怒领导要求秘书立即写信给企业合作伙伴,宣告和之断绝一切往来,秘书小姐不动声色地应下了.黄昏下班前，秘书小姐年青出一封写好但未发出信问领导:"信写好了,您看，是现在就砝码？"—这是国外秘书培训教材中一个案例.编撰者对女秘书做法赞赏有加,因为这是最合乎礼仪而又最有利工作.当场顶撞领导,批评她欲和对方绝交做法太意气用事,显然是火上浇油;听话照办,立即写好信,可能引发严重后果.这位秘书既按领导要求做了—立即写好信;又在时间延迟中给了领导充足考虑,全方面权衡机会—一直到八小时后才问领导是否是真要发出.作为下级,秘书人员服从了领导;作为智囊助手，秘书人员帮助了领导，提醒了领导.这种帮助和提醒又是多么巧妙，领导权威没有受到丝毫影响，却有了重新考虑在作安排机会.能够想象，当秘书晓得信交给领导后，领导能够冷静地处理它,不管发出是否,全部将是更成熟更理智地考虑结果，其合理信肯定超出清早盛怒下决定。
    调查同时显示，有40.89%女性认为拥有良好沟通、协调能力是自己最大职业优势，只有9.84%受访者认为自己相对男性而言完全没有任何优势可言；其次，男性受访者也认为善于沟通和协调是职业女性最大优势，但比率降为33.72%。同时，有21.48%男性认为身边职场女性和自己相比没有一点优势，不难看出，职场中还是有很大一部分男性对女性职业能力多少存在部分偏见和不信任。
    针对职业女性劣势问题，较多女性受访者选择了逻辑分析能力较弱(28.04%)和缺乏冒险精神(33.23%)；而这个问题在男性受访者中，41.40%人认为逻辑分析能力较弱是职业女性致命伤，只有21.28%受访者认为女性冒险精神不如自己。
    在薪酬方面，不管男性女性，全部有超出60%受访者认为薪酬和性别差异无关，其中来自广东地域女性有近70%认为自己薪酬和男同事没有差异。不过其次，认为一样工作男同事收入比自己多女性仍然占到了38.19%，而认同此项男性则只有21.55%，而且在“市场/公关/广告”类别男性从业者当中，认为女同事薪资比自己高人比认为男性收入更高人多出了近4个百分点。1.25%：30岁后辞职回家这位秘书小姐为迷失人员在领导非理性行为发生应怎样应对,作出了一个很好楷模,我们曾专门谈过利益润滑缓冲作用,在秘书和领导关系中,合适利用利益来缓冲担心空气,领导矛盾是很必需.假如这是用说服，劝解，争辩方法来阻止领导行为,绝对不会收到好效果，越是在非理性是，一个人越不能接收理性劝说,能够说,此时唯一路径只有礼仪.所以,尊重却不原样照办，服从却仍坚持明辩是非,是秘书秘书人员应有礼仪品质和工作手段。
    当碰到多种困难,挫折，麻烦时,领导可能会失态,或大光其火,或醉酒流泪,秘书此时一样可能是情绪最糟糕时候，也极易进入非理性状态，以非理性对抗理性,其结局将不可收拾.在这时,秘书必需提升自己心理承受能力，给领导充足宣泄机会.可能秘书内心十分委屈，但这种维护领导，顾全大局忍耐，回使领导在领导冷静下来以后，格外尊重你人格.在公共场所领导失言,失态,或被众人弄得极难下台时候，秘书要适时地为领导寻求合适台阶，或转移话题，使众人注意力从领导身上转开。
    在和异性领导相处时,主观上大家全部会不由自主地在尊重对方同时再加上一重对对方性别尊重，这是文明肯定表现。但有时因为种种原因，女性秘书会异性领导某种不尊重行为干扰,这也是一个非理性表现.面对这种情况，女秘书应作仔细分析:倘领导在醉酒或某种压力下一是失态,不妨少作计较,因为领导在事后会因自己失礼以后悔,甚至主动向你道歉,以此为把柄而要挟领导反而是无礼.倘领导心存不轨,则应正色提醒批评，但不要出语太重,也也不用直接责骂之词,关键以自己正气和正言来唤醒领导良知从而使她收敛自己邪念.倘这为领导就是一个用意险恶,心存淫邪者,那秘书就应在果断痛斥批判她同时，考虑是否和她共事,甚至诉诸行政或法律手段，因为对社会邪恶现象,果断打击才是最应取措施.而预防这种无故侵害关键，是秘书人员自尊自重,一身正气,行为检点，即使有些人心存邪念，也不放肆。
    依据调查，面对职业女性30岁以后怎样选择发展道路问题，女性受访者答案比较平均，分别为：“争取创业，自己做老板”(29.66%)，“走好职业道路，寻求晋升高级职位”(37.56%)，“工作追求稳定就好，关键重心放于家庭”(31.53%)，只有1.25%人选择了“辞职回家，相夫教子”。而男性立场则要鲜明得多———65.79%男性被访者认为女性在30岁以后应该在稳定工作同时，把自己生活重心放到照料家庭上，同意女性创业、继续职场打拼和做全职太太分别为9.23%、20.31%和4.66%。
    不一样行业和不一样职位类别女性对待以后发展道路见解也不一样。信息技术/互联网行业职业女性最多选择是30岁以后更多地照料家庭(36.07%)；而电子技术和加工制造行业职场女性则把眼光投向了晋升高级职位，其中加工制造业女性期望在30岁以后取得高级职位更是占了快要二分之一。
    有意思是，从京沪穗这三个含有不一样代表性地域来看，各地不一样职业环境和文化差异，使得三地职场男女们对于该问题持有不一样见解：北京职场丽大家最想是创业(35.94%)，而上海和广州女性期望自己做老板只有25.36%和29.21%。在上海，选择追求工作稳定，将自己重心放于家庭职业女性有34.50%，比北京和广东多出了近5个百分点。和此相得益彰，上海男性期望女性更多地关注家庭百分比也是最多，达成了71.98%，广东紧随其后(71%)，而北京则低于平均值(61.37%)。
    “而即使女性本身凭借着九分实力、一分运气而升至高位，也不可能以后过着愉快幸福日子”，唐雅君说，“作为打破玻璃天花板先锋，这些所谓“女强人”受到大众瞩目在所难免，而这种被人看成指针、时时受到她人评价，本身就是莫大压力。
    上海悦捷网络行政总监陆敏敏说：“我刚从业时很谨慎小心，生怕犯错误。结果不仅表现为缺乏冒险精神，而且还过分关注她人对我评价，总是考虑什么样回复才是正确。不过，经过痛苦磨练，我学会了相信自己判定和能力。现在我很快乐地说，大部分情况下，我全部是正确。人人全部会犯错误，它是生活一部分。”
    广通市场总监谷海洁一个好友，碰到个这么一个问题：她曾经在一家企业做销售总监，当初这家企业有两个销售总监，另一位男性销售总监是先来，即使她要比男强，却强得不多，所以，从各方面，她对自己要求全部很高，从职业形象到做事风格上，很职业化，又不苟言笑，把自己看成一个男性。结果她被升到了副总职位，领导这个男性，但这个男性销售总监，很生气，有种被欺侮感觉，以至于她们在开例会时，男性销售总监对她公然地说部分不礼貌话。这种局面一直闹得很僵，最终一个辞职了结。能够坐到高级位置女性永远是凤毛麟角，这一切往往需要超常付出才能够取得。
    从内心深处来讲，大多数女性经理人很怕在生活中把自己放在主语位置上，而习惯把自己放在一个被动位置上，我们常听到部分女性经理人感叹：工作使我们疲于奔命、爱情使我们伤痕累累……。
    三毛一句话印象很深：假如你被人伤害，你自己也有错。其实每个女性经理人所面临困扰全部是差不多，女性经理人所谓成熟就在于承受力增加不再埋怨。
    听说今年因为三年制硕士和两年制硕士同时毕业，造成严重就业压力，于是我听到了“硕士女不如性别男”悲情呼号。总来说，在中国，女比男难找工作几乎是一个习惯了。更有甚者，有些地域竟然要求领导干部不许可配女秘书，且不说是剥夺了女性平等就业权。就其背后逻辑来说，也是行不通：为何要牺牲女性权利来避免男性错误？岳飞因为“莫须有”——“可能有（谋反动机）”罪名受害，在这件事情上是否有“莫须有”影子呢？
    “男领导不能配女秘书”，在很多支持者看来，有利于限制男性官员私欲膨胀。因为把私欲和情欲、情欲和女人直接挂钩，所以先禁了女人再说。这种方法仿佛对待戒毒者，要让吸毒者戒毒，首先令其远离毒品。这里吸毒者便是有腐败可能性男领导，而女人就好比毒品。
    我也痛恨腐败，我了解大家要求根除腐败迫切心情。不过从简单逻辑出发，不仅认识不到将女性等同于腐败谬误，而且忽略了这种思绪后果。禁女秘书，我不知道男领导从中可能得到多少好处，但我知道女性肯定能够从中得到很多坏处——最起码就是限制妇女就业和日益强化性别歧视。
    所谓歧视，指大家因为一些差异而在权利、工作机会上得到不一样对待。这个差异，能够是种族、阶级、年纪、性别、性取向、身体等等。因为性别而得不到相同对待，就是性别歧视。
    秘书是公职领域，秘书工作虽有分工不一样，不过和财会、管理、组织人事等部门一样，在决定具体人事录用时，应该考察是公务员能力。除非能够证实某一性别缺乏胜任秘书工作能力，不然就不能限制这个性别在该领域里工作。秘书工作不是用性器官来完成，所以，无法证实妇女因为性器官和男人不一样而不能完成秘书工作。
    话说到这一步，只怕有些人要喝一声，你这可是给脸不要脸，自己把窗户纸捅破了。且慢，就算女秘书和男领导性器官结合到了一起，所以侵害公权；那滥用职权直接责任也在领导那里，可是，为何不首先追究领导责任？要说女秘书跑不了间接责任，那又为何不说两人同罪却只处罚女人？何况，即使有秘书和官员联手侵权事实，为何要禁全部女秘书而不是禁部分坏秘书（不管男女）？对领导当然应该有工作作风要求，可是四川省要求对于女性却提出了特殊要求，那就是说，不管领导干部作风怎样，也不管女性公务员能力怎样，只要领导是男、秘书是女，她/她们就不能共同工作。考虑到现在绝大多数领导干部全部是男，那么，四川文秘专业毕业女性，就连竞争上岗机会也没有，绝大多数秘书岗位非男莫属。
    可悲还在于，秘书这个行当，曾被视为适于女性领域；女性社会地位一直和男性不平等，即使妇女进入工作领域，她们在职业结构上仍然处于隶属性、服务性层面，难以进入决议层；就算进入决议层，也是正职少、副职多；能够握有实权而进入高级决议层妇女更是屈指可数。四川省要求不去改变这个局面，却变本加厉地排挤妇女，让她们已经占据领域也无法立足。
    有些人说，你们女人干点什么不好，何苦巴巴地要给男人当秘书？这真叫饱汉不知饿汉饥、站着说话不腰疼。在下岗工人中，女性已经占了大多数；现在，行政部门名正言顺地开始排挤女人。上行下效，假如省委办公厅能够剥夺妇女竞争秘书岗位资格，那么何以预防其它下属单位、非国营企业出台歧视性用工政策？
    联络几年来一直不消停“妇女回家”讨论，能够看到在现在市场经济转型期妇女面临双重危境。首先是猛烈就业竞争；其次是男权思想压迫。以妇女作为政治腐败代罪羊就是男权逻辑，这无形中帮助腐败官员开脱罪责，转移了政治体制改革目标。以严禁女秘书为例，制订这条要求人就是以男性为中心在考虑问题，这条要求貌似限制男性，实质所起到作用却是保护男性利益，牺牲女性利益。
    女性被推到这个位置，原因在于歧视妇女悠久传统。因为在男权文化中，女人不是人，仅仅是对男性有用性工具。其功用一是传宗接代，一是相夫教子；至于娼妓、妃妾全部是这些功效派生。中国人“食色性也”，实质是相对于男人而言，所以，女人常常被看成“色”来定义。今天一浪接一浪地排挤妇女，无非全部是要把妇女逼回传统上所谓私领域——家庭，回到妇女传统角色。
    做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱女秘书呢？牛津管理评论()提出以下8点注意事项，助你做个人见人爱女秘。
    1.要有日常心
    女秘书职位很特殊，她即使不属于企业高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗日常心：我只是企业一名一般职员，我服务于我工作。其它我什么也不是。不然，小心被她人背后骂狗仗人势。
    2.强化工作能力
    要爱岗敬业，工作脚扎实地，在工作中不停提升自己素质，对自己负责事情拿得起放得下。要淡化自己性别和身份，时刻切记秘书天职只是做好经理后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一标识就是你能力。老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人--成本太高。
    3.端庄大方，举止得体
    不管做什么工作全部得为自己职业做出一定牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不能够穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不仅要让同事怀疑你居心，而且老板也会怕你毁了她一世英明。
    4.口风要严
    不该问事不问，不该说话不说因为工作性质关系，秘书资讯会比较灵通部分，对老总公事私事会知道很多，聪慧人全部信仰有时候知道越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事买弄你消息灵通，也不要不小心把同事秘密说给上司听。
    5.有亲和力
    形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接收你、喜爱你，首先你要有一颗亲善她人心。成功女秘书要给人如沐春风感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。人性基础上是相通，你喜爱她人怎样待你你就怎样待人；己所不欲，勿施于人。
    6.善于人际沟通
    秘书最关键职能是上传下达。因为多种条件和原因限制，老板和职员之间往往不能很好沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团体之间关系甚至企业运作。这时候秘书应该立即沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。
    7.有外交家平衡术
    风箱里老鼠--两头受气是秘书们常常面临处境。在企业多种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，和职员串通一气蒙骗她，同事会认为你为了个人利益置她们和水深火热之中。所以工作中你应仔细琢磨多种利害关系，找到一个最好平衡点。
    8.无情
    天下最愚蠢最可悲女人就是爱上自己上司女秘书。这种爱情未来肯定不被看好。假如你是幸运，你上司还是单身贵族，结果意味着你必需结束在这家企业职业生涯，何况这种几率少之又少；假如你是不幸，你上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久、异常艰巨、让你身心俱疲心灰意冷战役.而且，这场战役注定要以你惨败收场;而且，你痛苦是不被同情。
    所以,我认为女秘书优势和劣势是在不一样情况下,有不一样解释,而现在现代社会就没那么多分歧.在时代进步同时,大家见解也在进步.所以在讨论它优势和劣势是也就不是绝对性问题了。
【参考文件】
  《秘书礼仪》  陆予忻    郭 莉  复旦大学出版社    .2
  《秘书学》    袁国维            高等教育出版社    1998.7

【摘　要】本文从秘书角色意识培养关键性入手,具体叙述了秘书人员主角参谋意识、配角意识、沟通协调意识、信息意识和创新意识等五种角色意识内涵,从而深入从办公室秘书工作特点和规律,秘书角色意识内涵和角色意识培养角度来分析了秘书人员角色意识培养及其强化,和其在秘书工作中关键地位。
【关键词】角色；意识；培养
秘书职业隶属性,决定了秘书工作配角地位。秘书角色是以服务于领导作为关键前提,工作一切行为和思想全部应从这一前提出发,一切工作活动全部要服从并服务于领导活动既定目标,要根据领导活动要求和意图调整自己行动和想法。所以,作为一名办公室秘书,就必需从思想上深刻认识到自己这种配角地位,对应也要树立无私奉献、艰苦奋斗、实事求是、开拓创新、和时俱进观念,树立服务、效率、质量观念,恪守工作职责,工作程序和保密纪律等等,培养良好秘书配角意识。
一、秘书人员配角意识
秘书部门是组织内外信息集散关键枢纽,是组织运转“神经系统”,在领导机关各职能部门中,秘书既能了解每个部门业务要求和运转状态,又能了解各部门间相互交叉、事权冲突尖锐情况,能够进行协调和仲裁。另外,秘书既能够全方面领会领导决议层对工作总体计划和各个阶段工作关键,又能比较充足地了解实施基层具体情况和实际存在困难和要求。这么,当上下出现矛盾和失调时,秘书人员能够很快地对症下药进行上情下达,下情上传,将领导层意图正确快速地传达给基层,又能够将基层中存在思想、问题反应给领导层,既促进了上下层关系,又使组织工作得以协调。所以,秘书人员在认识秘书角色时必需要对秘书人员沟通协调能力形成一个充足了解、重视和培养。
在瞬息万变信息时代,要想成为一名优异办公室秘书,就要掌握足够信息量。在培养角色意识同时,要重视培养高度信息意识。因为在信息社会里,各方面联络日益亲密、复杂,领导也亟需获取多种信息资料,以开阔视野、活跃思维,开创工作新局面,这么就要求秘书人员必需立即确地为领导提供信息,帮助领导参谋,进行选择。所以,信息意识在培养秘书角色意识中含有举足轻重作用。
作为办公室秘书人员在工作中就应该“时时四处坚持重实际、说实话、务实事、求实效工作标准,深入实际、脚扎实地、埋头苦干工作作风。”[1]面对新形势和任务,秘书人员只有不停增强创新意识,掌握现代化办公手段,才能为领导和群众提供优质服务。
总而言之,秘书人员只有从根本上了解了秘书角色意识内涵,才能在工作实践中正确把握自己找准自己位子,树立好正确工作态度和思想观念。
二、秘书人员角色意识培养
(一)以办公室秘书工作特点来内化秘书角色意识
掌握办公室秘书工作特点和规律,自觉培养角色意识,主动、富有预见性、发明性地开展工作。“办公室是领导综合协调机构,是机关协调运转‘枢纽’,它担负着计划咨询重担,是领导‘综合外脑’,它是提供日常工作情况和相关信息保障,即领导‘综合信息库’”。[2]“在中国政府中辅助机关是办公厅(室) ,含有综合服务作用,其工作内容是参与政务、管理事务、协调领导进行决定、沟通协调各方面关系等等。”[3]秘书是办公室中主观原因主导力量,是“综合信息库”“眼睛”,负责监督并提供综合运转机能。办公室秘书工作人员只有真正了解并掌握办公室秘书工作规律和特点,才能从根本上成为“综合信息库”主人,成为“综合外脑”主导力量,也才能全身心地投入到工作中。所以