公司档案管理办法.doc

企业档案管理措施年 月目 录第一章 总则1第二章 纸质档案管理2第三章 声像档案管理3第四章 档案查借阅管理制度4附件一、部门档案管理人员职责1附件二、档案资料立卷归档规则1附件三、声像档案整理、保管规则1附件四、光盘档案管理细则1附件五、光盘标签2附表一、计划工作资料单3附表二、查（借）阅文件资料申请单4附表三、借阅档案催还单4附表四、打（复）印文件资料申请单5附表五、领用文件资料申请单5附表六、档案交接清单6附表七、声像器材借用申请表6第一章 总则第一条 为了规范和严厉企业档案管理，依据国家档案法相关要求结合企业具体情况，制订本规章制度。第二条 档案工作宗旨：搜集齐全、立即归档、完好保留，方便利用。第三条 档案管理基础标准及要求：一、归档标准1 集中保管：企业各档案材料由行政部集中保管。2 主动上交和主动催收相结合：各部门主动上交和行政部主动催收相结合。3 具体登记：各部门将原文或其它多种介质预归材料整理完好，标著清楚，方便分类归档。二、交接标准1 职员离职或请假超出15个工作日，当事人必需主动将经办档案材料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失，依据档案材料关键性，每损坏或缺失一份，在考评结果中对相关责任人进行责任处理；2 档案材料交接单是职员办理离职或请假时必需含有文件，没有正当档案材料交接单，企业不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）第四条 档案管理组织机构及责任划分档案管理实施集中管理。行政部集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案完整和安全。一、行政部行政部全方面负责企业档案搜集、归档和借阅。其关键职责包含： 1 搜集、整理、立卷和归档企业档案材料；2 档案材料保管和销毁；3 档案材料借阅、催还；4 指导部门档案管理人员工作；5 领导交办其它档案管理工作。二、部门档案管理人员1 各部门应指定专员负责本部门档案管理工作。2 部门档案管理人员在行政部业务指导下，负责本部门档案材料具体管理工作。其关键职责见附件一、部门档案管理人员职责。第五条 档案管理分类对档案管理，根据载体分为纸质档案、声像档案。第二章 纸质档案管理第六条 纸质档案内容纸质档案指一切以纸质形式存在档案资料，对应于声像档案资料。第七条 档案搜集档案搜集根据以下两种情况实施：1、需要经行政部流转文件资料搜集，正式文件一经产生，在流出行政部之前，先交行政部归档（具体见“发文管理措施”和“收文管理措施”）。2、企业各部门在工作中形成后，不需要行文，不经行政部流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）搜集，采到以下措施搜集：事先登记A. 部门在每十二个月制订工作计划时均要同时注明各项任务要产生档案目录清单，并不得出现显著漏报，在制订完工作计划3天内必需报送行政部，行政部秘书依据部门上报情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交档案材料目录并确定上交时间，下发各部门实施；B. 企业各项目部在项目完工验收结束后2个月之内上交档案材料；C. 对于企业部门会议文件，各部门在召开会议前须到行政部申请会议室借用登记，行政部根据登记向相关部门催收会议文件。行政部秘书依据会议记录表向各部门催收文件；事后查收A. 行政部秘书依据各部门上报档案目录清单和既定时间，立即向相关部门催收档案；B. 各部门须严格按要求主动、立即向行政部上交档案材料；C. 对不按要求立即提交资料或提交资料不齐全，除要求限时补齐外，依据资料关键性，在考评结果中对相关部门经理进行责任处理；D. 对于行政部秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收，在考评结果中对行政部秘书进行责任处理。第八条 档案立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。第三章 声像档案管理第九条 声像档案通常由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。第十条 声像档案资料搜集一、搜集范围1 反应企业关键职能活动，业务、工程等工作结果和存在问题声像资料；2 各级领导人参与和企业相关重大活动声像资料；3 企业相关人员组织或参与关键会议、会见和外事活动声像资料；4 其它单位形成和企业相关关键声像资料；5 其它含有保留价值声像资料。二、搜集方法及要求1 事先确定制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写声像器材借用申请表，具体说明此次制作所要形成声像档案所制作内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）2 严格审核经办人经部门经理审核后，交行政部主任审批后，行政部即转交声像器材借用申请表至行政部秘书，行政部秘书登记后借出器材；3 主动催收、严格检验、验收A. 对到期未立即交还器材并同时上交所制作声像档案，行政部秘书主动催收。B. 行政部标准上只接收原版、原件。C. 经办人按要求上交归还器材时，必需同时上交制作声像档案资料及其它载体形态档案，凡包含企业重大事件，相关部门和人员应向行政部报送目录和必需文字说明。D. 行政部秘书严格按要求检验经办人员上交声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件和影像、复制品要相符。E. 假如因特殊原因未能按要求提交声像资料，除非经部门经理、行政部主任审核，总经理审批，不然视为私用企业财物，其形成费用不予报销，在考评结果中对相关责任人进行处理。第十一条 声像档案整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）第四章 档案查借阅管理制度第十二条 企业职员能够依据企业确定查阅权限，查阅相关文件。第十三条 由行政部秘书按对应查阅权限标准上实施，如需越权查阅，需上一级主管领导同意。序号职位查 阅 权 限（A级绝密，B级机密，C级秘密，D级公开）1实施董事、总经理A、B、C、D级文件资料2企业高层管理人员B级（含）以下文件资料3部门经理C级（含）以下文件资料4通常职员D级文件资料A级文件(绝密)：指最关键企业秘密，一旦泄露会使企业权益受到重大损害文件资料，包含：财务分析汇报、工程决算材料；协议、协议文本；对高层管理者考评汇报、评议等；对工资分配方案及所属文件；包含项目成本、利润汇报或论证材料；如投资计划和分析、项目可研汇报等；企业还未实施或正在实施经营战略决议、企业项目技术关键资料；企业其它认为应列入绝密范围内文件资料及声像材料。B级文件(机密)：指关键企业文件，一旦泄露会使企业权益受到损害文件资料，包含：企业注册及相关文件；技术资料、工程建设关键图纸；立项汇报、业务进度分析汇报；多种末正式批复或采取计划、方案；包含企业还未公开或不宜公开情报来往文书，政府部门对企业处罚决定等；企业其它认为应列入机密范围内文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。C级文件(秘密)，包含：多种证实材料；工程方面洽商等；企业其它应列为秘密文件资料及声像材料，如给领导函件、完工图、完工资料等。D级文件(一般)：指通常性，能够提供给全部职员查考利用文件资料，包含：平时多种工作条例、规章制度；通常业务工作来往文件(不包含绝密、机密文件)；各类通常性请示、通知、会议纪要，简报、情况反应等；行政管理工作计划、总结、汇报；通常性月、季工作计划和总结汇报；相关干部任免、调配、定级等文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。查(借)阅档案（包含资料、文件、光盘）必需在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；密级档案在行政部查阅，不能带出，必需带出行政部查阅，需行政部主任审核报总经理签字才可。第十四条 档案原件通常不外借，如必需借阅，通常档案时间不超出十天，密级档案不超出一星期。而且必需得到行政部主任审批并办理相关手续（见附表二）。第十五条 借阅档案人必需珍惜档案，要保护档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、淘汰、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。第十六条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经行政部主任同意并办理相关手续。（见附表四）并由行政部秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，确保复印件和原件有显著区分，而且只复印文件上相关部分，其它和其查阅无关内容在复印时必需进行遮蔽处理；第十七条 借用档案，当事人必需在要求时间归还行政部；如确需延期，当事人必需提前一个工作日办理续借手续（见附表三）。不然视为无故不立即归还，在考评结果中对责任人进行责任处理。第十八条 借阅档案交还时，必需当面点交清除，和发觉遗失或损坏，应立即汇报领导，并依据文件性质、损坏程度在考评结果中对责任人进行处理。第十九条 外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理同意后方能查阅，但不能将档案带离行政部。第二十条 外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄资料要进行审查、签章。附件一、部门档案管理人员职责部门档案管理人员要接收企业行政部业务指导、监督和检验，学习企业档案管理制度，按企业档案管理制度管理本部门档案资料，其关键职责以下：一、对部门已结案工作所产生文件立即搜集、整理，按要求向行政部移交(多种资料、上级批文、图纸、声像资料等)；二、负责部门文件资料整理、统一编号及提供利用；三、负责部门档案资料安全保密工作，每个月进行安全保密检验，向行政部汇报工作，接收行政部监督检验，并定时（通常为三个月一次）和行政部秘书进行清单查对；四、依据档案管理制度要求各部门要建立档案登记本，严格规范档案交接收发手续（见附表六、档案交接清单）；五、负责对部门电子文件资料进行备份整理，确保多种文件安全可靠；六、负责本部门计算机正常运行和使用，每七天坚持杀病毒。附件二、档案资料立卷归档规则档案资料立卷归档规则为了完整、正确、系统地保留企业生产活动中形成含有保留价值文件材料，保持文件之间历史联络，便于查找和利用，依据相关国家标准和规范，结合企业具体情况，特制订本规则。第一条、本规则要求了企业文件材料归档整理标准、方法和基础范围，并以工程项目资料为例。第二条、本规则依据国家档案局工业企业档案分类试行计划，自治区档案局企业机关管理文件材料归档整理试行计划和国家质量技术监督局颁布科学技术档案案卷组成通常要求国家标准（GB/T11822），结合企业具体情况制订。第三条、名词一、立卷-企业本部各部门或项目部文件资料管理工作人员，将平时搜集、保管文件，对其中已形成结果齐全文件、技术资料按归档标准和要求，进行分类整理，装订成册工作过程，称之为立卷。二、移交-是指项目部在工程完工后二个月内或企业本部各部门在每十二个月1月底前将上年度本部门工作形成文件资料立卷、造册，移交企业档案室保管过程。三、归档-通常反应本企业工作（含工程施工）生产活动，含有查考利用价值文件材料，经过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。四、销毁-是指由档案部门责任人和档案管理人员依据档案保管年限要求对档案进行判别、登记后，会同企业指定监审部门人员一道将保管到期档案进行处理（通常焚烧、粉碎处理）工作过程。第四条、文件材料整理排放要求。文件材料整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此次序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）整理单位：通常以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。整理时要求装订时排放要求文件正本和定稿为一件正本在前，定稿在后文件正文和附件为一件正文在前，附件在后文件原件和复印件为一件原件在前，复印件在后转发文和被转发文为一件转发文在前，被转发文在后来文和复文为一件复文在前，来文在后报表、名册、图册等每册（本）为一件第五条、文件、资料、图表立卷、归档要求一、移交企业档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交她们所需份数 。二、立卷要求：文件、图表必需书写工整，字迹、线条清楚。图面整齐，用墨汁或碳素墨水填写，严禁用铅笔、圆珠笔、水彩笔和其它易褪色书写工具书写、绘制和签收。1、完工文件、图表装册时，假如数量较多，可按次序排列（按断面号或施工船位号），把相关文件材料、图表等分别组装成数册（件）。一个档案盒可放两件（或数件），每件全部有“案内封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”。每件页号全部是从1至最终一页（如第一件1136，另一件1120页），假如这个档案盒内放有两件时，则在“科技档案卷内备考表”说明一栏中写上：本卷累计：136+120=256页（假设第一件为136页，第二件为120页，见附表）。每个案卷不管装几件，其总厚度不得超出6cm。2、档案盒封面不能粘贴纸。3、档案盒正面和侧面“案卷题名”要求内容一样。 字体排列要求：正面横写，侧面竖写。4、文件材料用纸一律采取A4（297mm210mm)，如其它往来单位采取16K纸时，则必需把原16K纸贴在A4白纸上。5、卷内文件材料排列次序：管理文件按建设程序、或关键程度排序，关键文件排在前，通常性文件在后，复文在前，来文在后，正文在前，原稿在后；项目技术文件按管理、依据、施工统计、检测、评定、证实次序排列；完工图按设计、施工断面或图号排列；有文和图时，则文字材料在前，图在后。6、文件材料装订：文件材料经系统排列、编写页号、填写卷（或册）内封面、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”后，将每份文件金属钉（或其它金属物）去掉，小（小于A4纸样）、残缺文件应加予托裱，装订线处有字要加边表粘牢，然后用白纱线装订成册。一律不得用金属钉装订或浆糊、胶水等粘贴。装订孔尺寸和穿绳方法以下图所表示：7、档案卷内页号编法： 档案卷内页号编写以册为单位，一册为一个流水号。在册内文件材料排列固定后，每册从“1”开始，用号码机在文件材料右下角依次编流水次序号。每页编一个号。假如一纸两面全部有文字材料或图，则在两面各打印一个号，反面号打印在左下角；两张以上小幅面材料，在前一页上，也只编印一个号；折叠成几层文件和图表，按一张编码页号，一张只打印一个号。“案卷封面”、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”不编页号，所以也不打印页号。完工文件、图表一定要用号码机打上页号，不得用铅笔或其它笔写页号。完工文件、图表装订时，“卷内目录”排列在卷内文件材料首页之前，“科技档案卷内备考表”放在卷内文件材料尾页以后，装订时把“案卷封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”同其它文件一起装订，不能用胶水或浆糊把这三张粘贴在完工文件上。“本卷目录”一是要填写最终一页号码（见附表2所表示）三、完工图表立卷要求1、完工图应能全方面、正确反应工程完工全部施工实际造型和特征。要求做到图面整齐，字迹清楚，数据正确，确实反应工程完工实际情况。图表中文字、数据、图象、线条、签字均必需使用黑墨水，不能使用圆珠笔或其它易于褪色墨水。2、档发（1992）8号文件要求，每件完工图后面左下角加盖完工图章（图章式样以下图示）XX工程完工图施工单位编制人审核人技术责任人编制日期1088888502446703、完工图纸封面通常采取A3纸大小（见附表7完工图纸封面）假如业主或甲方有要求，则以其要求为准。完工图大小能够采取A3纸也能够采取厘米方格纸，同一断面多个状态必需在同一张纸上，不能在两张图纸上出现。附图说明文字材料一律打印，每页A4纸打印32行，每行30个字，页号在每页下边中间。4、图表装订：（1）A3纸（或厘米方格纸）装订线留在左侧；（2）A4纸竖向装订线留在左侧；（3）A4纸横向装订线留在上边；（4）A3（或厘米方格纸）、A4纸均采取三孔一线装订法，孔距为80毫米（见_页）（5）完工图表装订应以风琴式折法，按A4纸规格摆好，图标露在正面，并在装订孔一边加垫纸条（30mm297mm），以填补厚薄不平。“完工图、表”必需连同“科技档案封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”一起装订（见附表3、4、5）5、每册图纸封面、本册目录、图标字体、型号见附表7、8、9。四、档案案卷编目方法1、卷内封面填写说明：卷内封面填写是为了维持系统整理分类排列，提醒案卷内容，固定案卷之间次序。封面填写：（1）档号、档案馆号、缩微号，由档案部门填写，其它各项由立卷人填写。（2）案卷提名：关键内容应包含项目名称、结构、部位等名称，应能简明正确反应出案卷基础内容。（3）编制单位：填写案卷内文件材料形成单位。（4）起止日期：填写文件材料形成起止时间。应有年、月、日。（5）保管期限：由档案部门填写。（6）密级：由档案部门填写。2、卷内目录填写（见附表4）（1）序号：按同一文号或同一标题名称，编一个次序号（不管本文材料页数多少），填写内容同档案章中序号。（2）文件编号：填写文件发文号。文字材料已经有文号，按文号填写；无文号可不填写；图表填写图表编号。（3）责任者：填写文件材料形成部门或关键责任者。通常是指单位名称（项目部或企业部门）或个人姓名，代表个人作品（如合理化提议、填写作者人名，经过一定审批程序完稿公文，完工图表应填写单位名称）。（4）文件材料题名：按文件材料标题全称填写，无标题或标题不规范，可依据内容自拟标题，外加 标识。图表文件材料题名填写图表名称。（5）日期：按文件形成落款年、月、日填写，如1999.07.09，以8位阿拉伯数字标注。完工图表按图标最终署名日期填写。（6）页次：指文件、图表在案卷内打印流水页号（不指原件编页号），填写已编好序号文件、图表首页上打印流水页号，并要填写最终一页页号（见附表2）。（7）备注：注释文件需说明情况。3、备考表（见附表1）填写：要求标明卷内文件材料件数和总页数和在组卷过程中需要说明，立卷人要签上名字。卷内备考表排列在案卷内文件材料尾页以后，不打印流水页号。五、其它应注意事项1、在档案盒和完工资料、完工图表正面、侧面临时案卷次序号只能用铅笔（HB）写，不能用钢笔、毛笔写，更不能用数码机打印立卷人编排临时案卷次序号。2、在装订成册后，立卷人应对完工文件、图表次序页次反复检验，以避免发生反页、倒页、缺页或乱页错乱。3、施工照片图册必需填写“案卷题名”、“编制单位”、“照片档案卷内目录”和各照片“照片号/底片号”、“拍摄时间”、“摄影者”、“文字说明”等。施工照片集必需放在科技档案盒内。4、完工文件、图表装订棉绳不要太细，装订时绳子应打活结，以防重新装订时用，绳子三舌结应打在完工资料背后，不得在封面。5、完工文件一定要有总目录（见附表6），而且按规范装订在完工资料第一册上，多时也可另册装订，但必需完整、规范。6、每页页号必需用数码机打印，字迹要清楚，不能模糊不清，不能用笔手写页号。7、装订要整齐美观。假如碰到装订后册边纸张不整齐，必需把册边切割整齐，方可放入档案盒内。8、文件、图表每卷、每册和档案盒必需完整无损，不能有水渍、油渍、划伤、发霉等情况出现。9、档案盒厚度选择：以拟将装入此盒文件、图表总厚度来选择档案盒厚度。同类同一档文件、图表通常放入共一盒内，只有在已选择了最厚盒档案盒仍放不下时，才选择放入另一盒（当然是同一档盒）。国家档案部门要求档案盒厚度种类有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，可在文化用具市场购置。10、施工照片册子只能用统一“照片档案”，不能用生活照片册。第六条、工程完工文件移交每施工一项工程，在完工验收后二个月内（通常情况下，具体移交时间在项目计划中列示），由负担本工程项目部负责按本要求相关要求整理成册，完好地移交企业行政部。第七条、保管期限案卷保管期限，以其保留和使用价值分为永久、长久（1650年）、短期（以下）三种，并分别装订。永久凡记述和反应本企业发展历史多种材料，如：企业不一样时期发展机构、负担工程协议文本、史志等。长久凡记述和反应本企业活动，在较长时间内对企业工作、负担工程有查考利用价值档案。短期凡在较短时间内对本企业有参考利用价值档案。如施工原始统计（含钻孔、安全事故、机电运行统计）在工程款全部付清后，即可销毁。保管时间计算：从案卷移交到档案室年度开始算起。第八条、档案分类、保管期限表档案分类、保管期限表类次序名称保管期限备注一、行政管理1、企业年度工作计划短期2、企业年度工作总结、本年大事记永久3、企业申报成立及批复文件；企业资质申请及政府相关部门批复文件；企业印章式样启用文件；同意项目部成立、撤消、合并、更改及其印章启用永久4、企业历史、组织沿革、年鉴永久5、本年度机构设置、年底职员花名册、任免、调配、录用、解聘、培训、职称、执业证、职员违纪统计、处分长久6、年度会议文件材料、统计、电话统计、收发文本短期7、职员档案一人一档，随工作地点变动而动二、经营管理1、企业经营远、近期计划策略永久2、中标工程招投标书、协议、协议及和之相关法律性文本永久3、协议工程工程量结算单（或确定书），工程款结算单长久 工程款全部回收后销毁，仅留一总表 永久存4、企业经营管理规章制度长久5、企业财务管理规章制度长久6、单项工程成本分析永久7、年度财务决算汇报、报表长久8、经营部门多种统计年报（或工程结束后报表）及综合分析材料、用户档案长久9、本年各项目及企业支付收入帐本、凭证、会计管理、资金流通、多种财务报表、帐簿长久10、固定资产购置、报废、回收相关材料长久三、物资管理物资包含设备和材料1、年度物资保有量表短期2、物资管理各项规章、制度长久采、用、存、保、处理3、设备维修、修理制度及计划长久4、项目部设备清单企业本部办公设备及其它设备清单短期短期分项目部填5、设备档案长久四、工程、技术管理1、技术新规范、新标准、科技结果、技术引进、革新、合理化提议等科技管理长久2、和本企业业务相关连政府相关部门相关法律法规长久使用期内3、完工验收文件（质量判定书、交工验收汇报、交工验收证书、验收申请、同意文件等、完工图、文件材料、施工总结或汇报）长久4、设计、施工文件（审批设计、变更设计及相关文件、技术交底、施工中重大技术来往文件、会议统计等施工过程一切文件、工程质量自检汇报，甲方或业主抽检资料、完工质检资料短期款全部回收后5、施工各类原始统计（钻孔统计、机电运行统计、施工照片集和其它原始统计、施工日志、气象、其它音像资料短期款全部回收后6、多种材料清耗量表及其分析资料长久7、和甲方或业主及政府相关部门联络、请示往来及批复件短期8、项目部人员动态长久附表1档案卷内备考表说明：本保管单位（案卷）共件，本件136页，其汉字字136页，图样0页，照片0张，其它0页。 本卷累计：136+120=256页立卷人： XXX 6月4日附表2卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注123456789101112131415161718192021222324附表3 档 号_档案馆号_缩 微 号_案卷题名_编制单位_起止日期_保管期限_密 级_附表4卷内备考表说明：本保管单位（案卷）共_件，_ 页，其汉字字_页，图样_页，照片_张，其它_页。立卷人：XXX 年 月 日检验人：XXX 年 月 日附表5（项目名称或代号）_档案案卷归档目录序号案卷题名页数编制单位编制时间保管期限密级备注123456789101112131415161718附表6_完工图协议编号_项目经理：总监代表：业主（甲方）代表：开工日期： 年 月 日完工日期： 年 月 日广西创新港湾工程附表七本册目录图号图 名编号业主单位工程名称图名百分比图号开工日期设计： 单位： 名称完工日期完工： 单位名称附表八10第 页22222222监理组长（责任人） 共 页25 现场监理项目经理项目责任人 68 93 13 22 22 39 68业主单位工程名称图名百分比图号开工日期设计： 单位： 名称完工日期完工： 单位名称附件三、声像档案整理、保管规则一、声像档案分类、组合、编排、制作说明、刻盘由企业信息管理员负责，行政部负责检验、监督、编目和归档。二、分类、编号1 照片按问题分类，集中存放关键照片，必需将底片及相关文字资料一起归档。2 录音带、录像带、摄像带按年代问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。三、文字说明编写1 文字说明基础内容包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2 编写文字说明要求：（1）正确揭示档案材料内容，概括其反应全部信息，标注项目正确齐全；（2）照片按自然张(内容相近亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联络亲密应加以文字说明。（3）时间用阿拉伯数字表示四、编制格式1照片编制采取横写格式。其格式为照片底片号文字说明参见号摄制时间摄制者。2录像带、录音带、摄像带、光盘编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。五、案卷要求1将含有共同专题内容若干份声像资料组成案卷，集中编放。2卷内目录：照片、底片以专题填写卷内目录；录音、录像带、摄像带光盘以盒为单元填写卷内目录。3卷内备考表，用于说明卷内声像材料整理、变动情况。六、声像档案保管1、声像档案入库前要进行检验，对已被污损，要进行必需技术处理。2、保管条件：底片、胶片库、照片库、录音、录像带库应保持在温湿度相对合理地方(20左右，50以下湿度)；3、底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必需避开30奥斯特以上磁场，磁场盒和盒间距大于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。4、对库存照片档案，要十二个月检验一次。附件四、光盘档案管理细则一、光盘整理：1、光盘档案管理由信息管理员具体负责。2、正确标注每份预归文件日期、流水号、文号、标题、分类、专题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库录入和图像扫描工作。(见附件五)3、每十二个月3月底前检验和清理上十二个月预归文件，完成计算机自动归档、立卷工作，也可自行调整立卷。4、自动生成案卷数据库，填写数据库内容，包含编写卷名和填制案卷相关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录，系统提供多种报表。5、按计算机分配卷号贴制卷皮，按计算机分配卷内次序号往卷内插放文件，在案卷首附卷内文件目录。6、归档后，刻制光盘并填好备份光盘备考文件二、光盘管理和保护：档案建立早期先保留在硬盘上，便于检验调整和使用，一旦形成规模，检验无误，就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保留。光盘上档案文件不得改动。光盘使用维护必需遵照以下规则：1、光盘说明：录制完光盘应制作对应盘片标签，内容按要求填写齐全、清楚，贴放在盘片盒正面，（见附件九）。2、光盘检测：录制完后，应进行外观和载体内容质量检测，确定无污染、划痕、病毒，确保内容完整。3、光盘保管：存有档案光盘要一式两份，一份供查阅，一份封存保管，两份分开保管。4、光盘保护：录制好光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁地方，严禁用手摸擦表面，严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。5、数据检验：每十二个月进行质量检验，立即修补、立即复制。三、光盘档案密级划分和权限管理：光盘密级按光盘汉字书档案最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。行政部秘书按企业保密要求事先设置权限管理密码，确保留有档案信息光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。附件五、光盘标签光盘名称全宗代号全宗名称起止年代盘片型号文件份数起止卷号保管期限密级制作时间制作单位单位法人代表保管单位光盘编号光盘名称扫描人检验人操作系统图像格式硬件环境扫描仪型号光刻机型号光盘片型号软件环境汉字系统图像处理软件版本号图像存放格式数据库系统说明附表一、计划工作资料单上报部门时间部门经理签字行政部主任签字工作种类计划估计上报材料上报人：附表二、查（借）阅文件资料申请单申请部门申请人申请日期文件名称1234用途估计使用期限部门领导签 字行政部主任主管领导审 批经办情况经办人附表三、借阅档案催还单 ：您所借阅下列档案期限已过，档案借阅原定于 月 日前送还。 行政部 年 月 日类号编号文件借期送还期数量备注附表四、打（复）印文件资料申请单申请部门申请人申请日期部门领导行政部主任主管领导用途页数份数文件1、文件2、文件3、文件4、经办情况经办人附表五、领用文件资料申请单 编号：