知识管理标准体系.doc

目 录一、概述21.1目标21.2定义2二、实施阶段22.1第一阶段22.2第二阶段2三、职责和权限说明33.1职责划分33.2职责和权限描述3四、知识管理规范54.1知识编写规范54.1.1知识创建规范54.1.2知识编号设置54.2知识管理规范54.2.1知识系统/平台管理54.2.2知识系统/平台操作规范54.2.3知识系统/平台权限管理5五、知识管理系统/知识管理平台55.1系统功效需求55.2技术指标要求85.3关键指标要求8六、知识管理步骤96.1知识提交96.2知识变更106.3知识删除/作废116.4知识评价126.5知识教授推荐136.6知识教授退出14七、附录：知识库目录15知识管理体系构建方案一、 概述1.1 目标为统一规范和管理企业各部门知识工作，建立企业级知识库，使每个职员在最大程度地贡献其所积累知识同时，能够享用她人知识。经过构建知识管理体系，推行知识管理，形成共享且安全知识公布、浏览、应用体系，以实现全企业知识共享知识管理目标。1.2 定义知识管理是指经过搜集和整理企业发展过程中积累方法论、经验和工具等知识文档，利用现代计算机和管理技术进行分类、推送、分享、应用和创新，实现价值型知识运维管理，从而提升企业整体知识水平。知识管理体系是经过建立知识管理制度，利用知识库工具，构建知识管理系统，营造一个能够促进学习、积累知识和信息共享环境，形成全员知识管理企业文化，使企业显性知识和隐性知识得到相互转化。二、 实施阶段2.1 第一阶段1） 录入基础知识：将原有知识进行分类公布到知识管理系统/平台内；2） 建立知识架构，形成知识地图：创建知识分类目录、编号设置、各类规范要求；3） 构建知识权限：将企业人员、组织架构信息导入到知识管理系统/平台内，依据不一样角色分配权限设置，形成安全共享权限体系；4） 建立知识积累机制：划分并确定企业知识管理步骤，实现知识日常积累，确保知识库常见常新。2.2 第二阶段1） 建立知识统计分析机制：定时组织对现有知识统计、评价分析，奖励知识贡献者；2） 知识管理结果应用：将知识管理应用于能力认证、绩效评定等实际工作中；3） 扩大知识规模：丰富知识起源，扩大知识应用，实现全员贡献知识，全员共享知识。三、 职责和权限说明3.1 职责划分1） 远光大学l 负责组织和推进企业知识管理制度、步骤及规范设计；l 负责建立和维护知识共享平台；l 负责组织制订企业知识管理体系内容计划，并连续改善；l 负责知识管理文化宣传和推广工作，组织开展企业知识交流活动。2） 企业各业务部门l 负责组织本部门知识研发工作；l 负责推荐和管理本部门知识教授、知识管理员；l 负责帮助开展和推进知识交流活动。3.2 职责和权限描述角色工作范围和权责系统权限知识总监1. 知识管理系统总体计划、审批、授权；2. 知识评价激励政策计划；3. 监督知识相关责任人工作步骤；4. 领导开展知识评审、知识培训、知识考评。含有知识管理系统全部权限知识教授1. 对知识专责提交文档进行审核，提出修改意见；2. 创建和推荐优异知识文档并上传至知识库中；3. 定时检验知识库文档内容，提出改善提议；4. 对文档版本含有解释权，维护版本发行说明。含有文档上传、修改、审批、推荐、删除、作废权限知识管理员（系统管理员）1. 完成知识库建立，负责知识库文档维护；2. 建立上传目录，构建知识地图；3. 搜集汇总各部门提交知识文档；4. 整理和规范知识文档，提交知识教授审核；5. 通知文档创建者审核结果或修改意见；6. 挑选和推送热门知识；7. 定时统计分析知识管理情况；8. 组织知识评审、知识培训、知识考评；9. 知识管理系统日常维护，定时备份；10. 知识库使用者权限管理。含有知识管理系统全部权限知识专责1. 搜集本部门知识文档；2. 整理和规范知识文档，提交知识管理员；3. 通知文档创建者审核结果或修改意见。含有文档上传、查阅权限职员1. 创建和搜集学习资料文档；2. 按管理规范要求编制和整理文档内容；3. 提交本部门知识专责搜集，提请更新、删除、作废。 含有文档查阅权限 知识总监：由部门领导兼任，领导职员开展知识管理活动，监督确保知识库内容质量和深度，确保知识管理系统和企业发展一致。负责知识管理系统总体计划、审批、授权等工作。 知识教授：由各部门专门领域资深人员担任，负责知识筛选、审核工作，并向企业级知识库推荐优异内、外部知识。 知识管理员：由远光大学部门人员专职担任，负责知识搜集、整理、上传工作，负责知识管理系统建立、分类、统计分析、日常维护工作。 知识专责：由各部门依据业务需要设置本部门人员担任，负责本部门职员提交知识文档搜集、整理、提交工作，并帮助知识管理教授在部门内部开展知识管理相关工作。四、 知识管理规范4.1 知识编写规范4.1.1 知识创建规范1） 知识文件格式要求；2） 文字用语规范；3） 商密等级和共享范围。4.1.2 知识编号设置1） 编号依据；2） 编号设置；3） 代码缩写列表。4.2 知识管理规范4.2.1 知识系统/平台管理1） 包含知识获取、储存、共享和知识库维护；2） 全员参与，并在日常工作中依据岗位和业务要求，适时创建知识；3） 定时组织知识交流学习活动。4.2.2 知识系统/平台操作规范1） 知识上传、修改、查阅、作废规范；2） 知识系统维护规范；3） 各权限人员操作规范；4.2.3 知识系统/平台权限管理1） 知识审核要求；2） 各部门人员权限管理。五、 知识管理系统/知识管理平台5.1 系统功效需求1) 权限管理及角色分配知识管理员拥有系统管理权限，可灵活配置全部知识库使用者相关权限并给予角色。系统其它使用者，需申请账号，审批后由管理员添加、授权后，才能进入系统。能够定义用户角色，并对角色进行权限设定，不一样角色用户拥有不一样权限，系统权限设置应该足够细致，支持查阅、复制、修改、上传、下载、删除、文档综合信息查阅、审核、驳回等多个权限子分类，以确保系统文件安全性。2) 知识录入及审核支持单条知识录入和知识批量导入。给予知识管理员以外其它人员知识添加权限，添加后需由含有审核权限用户审核以后，信息才能公布成功。录入各知识点可变换目录位置，一条知识能够录入到多个分类。知识正文编辑要求支持：编辑段落格式、字体大小、颜色修改、自定义建立索引目录，图片批量插入等正文编辑基础功效，支持生成知识标题目录，要求知识录入简化且灵活，知识点可直接显示图片或表格。简单易用，操作人性化。最大程度降低附件信息添加。3) 知识分类管理分类管理要求在系统后台设置主框架分类，假如授权某前台用户有前台分类，则前台用户也可管理分类。分类管理包含：分类内容维护、分类修改、增加下级分类、编辑下级分类和删除下级分类。在删除分类时，判定分类内是否有知识，假如有知识提醒处理方法。分类能够进行自由移动和排序，知识分类以树状结构设置，界面友好显示。不一样角色或用户，在不一样知识分类内有不一样权限。要求支持知识和分类移动功效，知识库已经运行后，部分知识需要在分类或访问权限方面进行调整时，需要将单一或批量转移至另一分类中，保持知识原有形态。同时，知识分类也能够按用户需求自定义调整位置保持知识分类内知识状态不变。4) 知识地图支持能够全局预览本企业知识架构知识地图和不一样岗位含有不一样知识结构岗位知识地图。5) 知识互动交流平台支持对知识反馈意见和提议。在阅读知识同时，能够对该条知识发表意见提议。也能够针对一些知识提出问题，由专业人员来进行回复。实现内部职员知识互动，提升职员主动性，挖掘组织内职员经验等隐性知识。6) 知识关联系统内知识点有部分是存在相同或内容关联等性质，系统需支持知识关联功效，使全部知识能够有效被利用。7) 自定义知识模板不一样知识类型需要有不一样知识公布模板，方便于日常工作知识公布积累。亦方便于知识查找、检索。所以，系统应支持自定义知识字段，实现不一样知识公布模板。8) 检索功效支持分类搜索、快速搜索、高级搜索等功效。搜索正确并能够第一时间查询到满足条件信息。要求支持全文检索、正文内容检索和深入附件内容检索。要求支持：模糊查询、相同度分析，相关度排序或点击率排序，支持绝对关键字内容搜索，支持多关系组合查询，支持在子分类内知识查询。要求搜索引擎查询反馈时间为毫秒级，可实现定时知识库索引设置和手动知识库索引设置。要求支持多个格式附件内容查询，包含：word、excel、PPT、PDF、txt等常见知识样式知识。9) 许可上传附件企业内部现在大量不一样类型知识，而且以后可能会出现其它新类型知识。所以，系统需要支持多个文件格式附件，并支持扩展其它格式类型。支持常见Word/Excel/PowerPoint/PDF/JPG/PNG/MP3/WMA/RM/WAV等文件作为知识条目附件添加到知识库。支持自定义知识附件格式，新附件类型经过许可后，可录入系统，未经许可附件类型不许可录入。10) 个人知识管理个性化个人空间，提供知识更新、未阅、考评时效等提醒，提供任务列表，方便职员安排工作任务。不一样用户登录知识管理系统能够展示不一样内容，依据用户不一样权限和角色，展示出不一样菜单组合布局。11) 系统公告管理拥有公告公布权利用户，设置公告公布标题、生效和结束时间，公布内容，提交即可完成。提供多个格式发送，可直接经过公告栏来做知识链接。12) 知识排行显示最新和最热知识点，设置排行榜，按时间次序排列，知识管理系统界面设定此栏位，方便使用人员查找。13) 知识推送以任务方法将推荐知识主动推送给系统用户，能够灵活设定推送内容、推送周期、推送条件、推送对象等。14) 知识统计报表管理日常工作中常常要使用知识库，系统能够统计知识库被调用情况，统计出每个分支及其知识条目被访问次数，在实际运行过程中，能够依据点击率进行针对性培训并生成热点知识。给后台人员或上级领导提供有效分析数据。要求系统含有报表管理统计功效，用户可自定义报表格式，并从统计清单中选择自定义报表内容，生成和导出报表。15) 积分管理要求系统设定个人、部门积分统计管理，并经过积分管理设置对应奖励机制，使全部些人员关注并重视知识库，让知识库真正成为全行职员学习业务知识、交流工作心声、互帮互助学习交流平台。16) 培训管理要求培训功效能够实现：基于知识管理系统培训体系，培训知识分类管理、创建培训计划、实施培训安排、培训总控和统计、培训需求调查、培训需求审批等功效。建立完整培训管理体系。调用知识库中知识可实现异动关联。17) 考评管理要求系统能够实现：基于知识管理系统题库设计，题库分类、考评题型设计、考评题型编辑管理、考评试题设计、考评试题导入导出、考试设计、考评题型难度安排、考试安排、评分阅卷、考试监控和倒计时等功效体系。调用知识库中知识可实现异动关联。5.2 技术指标要求1) 考虑到系统安全性和便捷性。2) 系统扩展性方面，提供软件集成接口，便于未来和企业其它系统整合。3) 系统用户方面，早期设定用户上限数量，后期须有扩展用户数量能力。4) 考虑到项目实施、后期维护等，系统提供商需含有当地研发和维护能力。5.3 关键指标要求1) 支持多维度、多用户、多角色知识系统架构，确保知识合理分布和用户高效应用。2) 支持基于智能搜索引擎而非简单数据库检索知识查找体系，确保快速、正确获取知识。3) 整体系统提供开放接口，要求系统本身含有强大扩展能力，并含有和其它应用系统在表现层、逻辑层或数据层上集成能力。4) 系统必需含有高稳定性和高可靠性。5) 支持基于知识库系统考试体系，提升知识管理系统利用率，确保考试质量。6) 含有自主知识产权证实，避免产生版权纠纷。六、 知识管理步骤6.1 知识提交步骤说明：1) 职员经过日常工作积累、搜集或发明知识文档，按规范要求编辑后以提交本部门知识专责；2) 知识专责负责搜集本部门知识，统一提交知识管理员；3) 知识管理员负责整理、上传知识文档资料，提交给知识教授审核；4) 知识教授依据审核标准审核知识，出具审批意见；5) 需修改文档返回知识管理员，由知识管理员通知知识作者修改后重新提交；6) 审核经过文档生成知识入知识库中，审核不经过文档退回，步骤结束。6.2 知识变更步骤说明：1) 职员对已生成知识有更新或补充需求，提出变更要求，提交知识专责；7) 知识专责负责搜集本部门变更知识，统一提交知识管理员；2) 知识管理员在系统中提交变更申请到知识教授；3) 知识教授审核并出具审批意见；4) 知识管理员将驳回修改知识返回知识作者进行修改，修改以后再次提交；5) 审核经过后知识完成变更，审核结果为无需变更知识维持原状，步骤结束。6.3 知识删除/作废步骤说明：1) 职员对已生成知识有删除或作废需求，提出申请要求并注明原因，提交本部门知识专责；2) 知识专责搜集本部门需变更知识，提交知识管理员；3) 知识管理员在系统中提交删除或作废申请到知识教授；4) 知识教授审核并出具审批意见；5) 审核经过后知识完成删除或显示作废状态，审核结果为继续保留知识维持原状，步骤结束。6.4 知识评价步骤说明：1) 知识管理员定时挑选优异、热门知识，组织知识教授进行评审；2) 经过集体会议讨论形式，知识教授一致决议评价结果；3) 知识教授审批经过知识由知识管理员汇总后提交知识总监审批；4) 知识总监审批经过后提请企业给知识贡献者一定奖励；5) 审批未经过即步骤结束。6.5 知识教授推荐步骤说明：1) 部门职员推荐本部门知识教授人选或进行自荐，提交部门责任人审核资格，审核经过后提交知识管理员建立知识教授信息档案入库；2) 部门责任人、知识总监直接推荐知识教授人选，提交知识管理员建立知识教授信息档案入库；3) 资格审核未经过，即步骤结束。6.6 知识教授退出步骤说明：1) 知识教授因个人/工作原因需要退出，提出退出申请，部门责任人审核经过后，通知知识管理员关闭该知识教授信息档案；2) 部门责任人、知识总监推荐替补知识教授人选，提交知识管理员建立新知识教授信息档案入库；3) 资格审核未经过，知识教授保留资格，步骤结束。七、 附录：知识库目录线下知识库目录统计：一级分类二级分类三级分类内容描述知识名称知识编码商密等级维护人员共享范围系统编号备注 一级分类：依据企业业务情况进行总体划分； 二级分类：基于一级分类下再分类； 三级分类：基于二级分类下再分类； 内容描述：该分类下知识所包含内容描述或介绍； 知识名称：知识文档具体名称，或该条知识专题； 知识编码：依据编码规则设置编号； 商密等级：依据知识内容和使用对象，设置高、中、低三个等级； 维护人员：该知识文档或该条知识管理责任人； 共享范围：该知识文档或该条知识使用者范围； 系统编号：知识管理系统/平台自动生成编号。