进销存标准管理专业系统设计专项方案.doc

进销存管理系统文档版本记录版本编号版本日期撰写者版本阐明Ver1.0-01-03蒲文杰()草稿目录文档版本记录11.项目背景31.1.设计目31.2技术规定41.3.系统长处51.提高公司效率52.节约公司资源63.变化工作方式62.总体设计72.1.系统拓扑图73.系统业务需求描述73.1.仓库管理83.2.采购管理93.3.销售管理113.4.生产商管理133.5.财务管理133.6.经营分析143.7.系统设立153.8.顾客口令更改163.9.顾客密码重置168.升级设计161.项目背景进销存管理系统专为公司产品分销体系建立电子商务应用系统，是面向一种异地分布式公司销售网络，支持供需链管理筹划和控制系统。进销存管理系统平台涉及三级子系统，即下级分销商管理系统，分公司管理系统，总部管理系统。分销商可在网上下订单，并监控订单状态，此外，分销商管理系统还实现了商品库存管理。分公司管理系统为每个分公司实现了 进销存管理 ，各分公司系统在总部管理和监控下独立运营。总部管理系统除了实现本部 进销存管理 外，还涉及在线订单管理、综合查询系统（涉及各分公司、下级分销商信息）等管理功能。1.1. 设计目实现整体信息共享，信息传递；提供完善信息传递平台，以便了仓库、销售部门、采购部门、生产商联系，从而提高管理效率减少人工成本，大大减少采购成本；实现物流、信息流、资金流“三流合一”管理；实现各门市店货品流通公司寻常经营管理，涉及货品采购、货品销售、商品库存等所有业务环节在内科学化管理；实现进销存管理系统化，规范化和自动化，达到好用，易用，实用，快上手等；提供可靠、可跟踪信息流转平台，有效缩短事务解决周期，加快了信息流转过程，减少看货、路耗、找人、等待等中间环节同，保持信息解决渠道畅通；通过信息网络平台，提高信息记录和分析水平，为公司提供精确、实时预测和决策辅助支持；通过管理功能和业务解决功能，再加上科学管理办法，为公司提高了工作效率1.2技术规定1. BS构造，即BrowserServer(浏览器服务器)构造，就是只安装维护一种服务器(Server)，而客户端采用浏览器(Browse)运营软件。它是随着Internet技术兴起，对CS构造一种变化和改进。重要运用了不断成熟WWW浏览器技术，结合各种Script语言(VBScript、JavaScript)和ActiveX技术，是一种全新软件系统构造技术。2. BS三层体系构造采用三层浏览器服务器构造，在数据管理层(Server)和顾客界面层(Client)增长了一层构造，称为中间件(Middleware)，使整个体系构导致为三层。三层构造是随着着中间件技术成熟而兴起，核心概念是运用中间件，将应用分为表达层、业务逻辑层和数据存储层三个不同解决层次，三个层次划分是从逻辑上分，详细物理分法可以有各种组合。中间件作为构造三层构造应用系统基本平台，提供了如下重要功能：负责客户机与服务器、服务器与服务器间连接和通信；实现应用与数据库高效连接；提供一种三层构造应用开发、运营、布置和管理平台。这种三层构造在层与层之间互相独立，任何一层变化不会影响其他层功能。 3. 开发技术方面采用稳定性和运营效率较高微软公司.net技术，便于后来维护和升级； 4. 仓库管理系统具备：新建商品种类、新建商品、商品入库、商品出库、信息查询等功能； 界面亲切，好用，易用，实用，快上手； 5. 系统具备较好扩展性，可以满足单位将来信息化发展需要。系统完毕后，在一年之内如果系统需求产生变化，依照实际状况提供工作量大概3-5天个性化定制服务。6. 提供6个月免费升级服务7. 终身技术支持1.3.系统长处1.提高公司效率公司采购、进货、销售以及财务做账等等，这都是一道道程序和环节，中间任何迟延与错误都会导致公司效率减少，例如依托人工盘点仓库，不但费力并且费时，还容易出错，在很大限度上影响着仓库管理效率；再例如在财务做账上，寻常业务往来会产生大量财务数据，公司审计一次，往往需要财务人员长时间工作，可以说效率很低下。而依托进销存软件就可以不久解决好这些工作，做到了精确化、迅速化。2.节约公司资源公司资源涉及物料资源和人力资源。进销存软件在节约公司物料资源上重要就是避免公司“跑冒滴漏”问题。跑冒滴漏，这一公司问题由来已久，由于这种状况具备隐蔽性，不易发现，等问题浮现后，再想办法解决，已经给公司导致损失。而软件引进就会很彻底解决这一问题，由于软件可觉得任何详细“跑冒滴漏”都可以找到相应负责人来承担责任。而对于节约人力资源来说，公司不再需要不再需要多数仓管人员，这都是对人力节约，更深层次来说是对公司成本节约。3.变化工作方式本来手工记账到安装软件在局域网内使用有一种很大跨越，当前更有在线云平台进销存系统。云平台进销存变化了本来使用习惯，更加以便公司员工操作。随着网络发展，公司对数据获取能力及速度规定提高，在线进销存给公司提供了诸多便利，员工可以在客户办公室、家里、出差在外皆可以随时查到数据，这是一种工作方式变化，是信息时代必然趋势。2.总体设计2.1. 系统拓扑图系统拓扑构造如下图所示：3.系统业务需求描述实现总公司统一管理，门店、经销商以及零售各自进货、出货、做账、报表、分析各自独立。3.1. 仓库管理1新建货品种类：需要输入：编号，名称。货品种类只能添加、修改不能删除2、新建货品：1）必要输入：条形码，名称，生产商编号，计量单位，订货方略,安全库存量， ABC分类，检查级别，损耗率，单价。2）选填：商品图案，产品类别，别名。货品只能添加、修改不能删除3、货品入库：依照采购部门下达入库单验收，验收合格后分派货位、登帐。4、货品出库：依照销售部门下达提货单，系统依照先入先出等原则生成建议提货单5、盘点：使用盘点机盘点，并依照盘点成果调节帐面库存量，然后依照需要打印报表。6、信息查询：可指定各种查询条件，查询某商品库存数量等信息。7、库存控制方略当系统发现商品低于安全库存或依照库存控制方略应当进货时，系统自动生成请购单（可以由请购人员修改），最后发送给采购部门。仓库可以新建、修改请购单，如果请购单尚未解决还可以修改删除请购单，否则不能删除和修改。8、报损报溢：通过指定查询条件，查询出库存商品报损、报溢3.2. 采购管理1、采购订单：是采购管理一种核心问题，也是一种难题，由于分单需要综合平衡内外各种关系以实现采购业务目的，同步还要加强内控。在实际工作中，也许需要更新与不需要更新两种状况同步存在。与否需要更新产品基本信息表内容需要采购员依照实际状况来进行判断。为此，在采购订单更新顾客按保存后，系统就会进行判断。为了提供订单管理效率和协同工作。2、采购单：是订单管理信息化已经成为一种趋势，采购部门可以依照仓库部门发送来请购单生成采购单，并通过email、传真等方式发送给生产商。如采购单因某种因素，在一段时间内未做解决，则可以修改和删除采购单。3、入库单：是商家和商家之间互相调货凭证，上面写明两商家之间交易程序，交易价格，双方名称等两商家之间交易基本信息。接受生产商发送祈求供货单，如果审核通过，则回应生产商，并向仓库部门发出入库单。4、添加、修改生产商：依照公司以往采购物品质量，价格、交货及时和整体服务水平好坏，公司可以自由选取采购商品生产商。公司可以通过市场调查来添加生产商。以选取服务水平好，采购商品质量好，采购成本等方面来添加新生产商。修改此前商品生产商。5、跟踪订单：在采购部门发出采购单后，对采购单进行跟踪以保证商品交易可以顺利成功。在采购单发出后，公司对订单全面跟踪，在一定期间内如，交易没能顺利完毕。公司就会对谬该采购单进行解决。6、信息查询：为了对库存商品，生产商信息可以有所理解、管理。对库存信息和生产商信息进行各种查询，以便查看，管理。对生产商供货数量等信息查询，以便更好采购商品。7、检查入库：采购时，在生成采购单或入库单时，为了对入库商品质量，数量，种类进行检查，如有不存在于货品信息表中货品，则可以新建商品种类。8、进退货单查询可指定各种查询条件，查询进退货详细信息9、往来帐务：1）供货商所有单据中显示是所有供货商或指定某个供货商往来帐务单据2）供货商商品销售状况显示某个供货商提供商品销售状况，在列表中可以清晰看出供货商商品销售数量，金额和库存量。3）供货商帐务显示是所有供货商采购进货，采购退货，我方应付金额和我方实付金额。3.3. 销售管理1、销售订单：1)销售订单功能：接受对方订单、发送订单确认信息、生成销售发货单及发票2)销售订单控制：价格控制、可用量控制、客户信用控制、业务员信用控制、部门信用控制。2、销售单：列示顾客所订商品名称、规格、数量以及其她与顾客订货单关于信息凭证，作为销售方内部解决顾客订货单根据。3、销售退货单：是买方将不满意商品退还给卖方过程。常用退货因素有：商品质量或包装有问题，顾客退回后，门店收货部再转退给生产商；存货量太大或商品滞销，门店消化不了，退还给生产商；商品未到保质期，即已变质或损坏。客户会将商品退回给公司。这时候需要填写销售退货单，销售退货功能涉及增长、修改销售退货单据。顾客可以在系统 中添加销售退货单据信息。涉及录入诸如单据编号，日期等单据重要信息和单据中每种商品购买数量、价格等细明信息，这个时候咱们除了记录单据信息之外，还需要更新每种商品库存数量。4、历史查询：通过模糊查询，以日期为都主对此前销售单、客户、退货单出库单等记录进行查询，有助于对前期销售额有计算，理解。5、仓库出库单：用于门市店因货品缺少向仓库申请发货，仓库回应后将商品发出时要对商品进行理解，以便采购可以尽快补仓货单。6、销售预测：是依照以往销售状况以及使用系统内部内置或顾客自定义销售预测模型获得对将来销售状况预测。销售预测可以直接生成同类型销售筹划。7、出库单管理：用于对所有解决过和未解决过出库单进行管理，对于未解决过出库单进行检查，如长期未做如何解决出库单进行修改或删除。8、商品销售排行商品销售数量、销售额、利润、毛利润率，商品名称等基本信息进行排序；顾客可以通过选取表格显示选项以列表形式查看记录数据，或者图表显示选项以图形形式显示数据；其中在图表显示中顾客可以选取不同图形显示形式（涉及： 柱状、饼状），和想要显示不同内容（涉及销售数量、总销售额、销售利润、销售利润率）9、销售分析将出货资料自动汇总，提供各种分析信息，作为考核和决策根据3.4. 生产商管理1、个人信息管理生产商可以更改自己联系方式、银行帐号等信息。2、货品销售查询及打印依照采购部门提供顾客名、密码查询仓库中自己负责商品库存状况、在某时间段销售状况等信息，并可依照查询状况发出祈求供货单（通过email、传真等方式）、或者打印报表。3.5. 财务管理1、收款管理，可以对一张销售单进行分次收款，也可以对多张销售单进行合并一次收款。2、付款管理，可以对一张采购单进行分次付款，也可以对多张采购单进行合并一次付款。3、应收应付账目管理，清晰管理应收应付发生变动状况，提供应收账款汇总表、应收账款明细表、应付账款汇总表、应付账款明细表。数据可以追溯，汇总表可以自动追溯到明细表，明细表可以自动追溯到各张单据，这样有助于财务人员对账解决。4、费用管理，公司发生各项费用可以以便进行记录和管理，提供费用单据。5、费用月登记表能及时精确记录我司费用发生状况6、采购发票管理，可以对一张采购单进行多次开票，也可以多张采购单一次开票。7、销售发票管理，可以对一张销售单进行多次开票，也可以多张销售单一次开票。8、可以清晰查询到未开票采购单及销售单，暂估入库、销售未结状况查询。这样功能都是公司非常需要，减轻了财务人员、销售人员、采购人员工作量，提高了工作效率。数尖进销存具备这些功能特点。3.6. 经营分析1. 支持智能查询、记录，可通过仸意模糊元素迅速查询并关联出查询成果。2. 多维数据分析系统可以仸意组合记录项目和内容，各种记录分析应有尽有。3. 柱状图、折线图、饼图互相相应，自由转换。4. 分析成果均支持表格和分析图表两种导出打印，记录成果直观明了。3.7. 基本信息维护1、货品种类管理可以添加一种新货品种类，并对已存在货品种类做修改操作，不能删除；2、货品管理可以添加一种新货品，并对已存在货品做修改操作，不能删除；4、仓库管理控制和管理各仓库产品进出明细（入库：依照采购部门下达入库单验收，验收合格后分派货位、登帐；出库：依照销售部门下达提货单，系统依照先入先出等原则生成建议提货单(可以修改)，提货单中自动标出货品所在货位，以便分拣，点交后登帐。），提供所有有关信息（可指定各种查询条件，查询某商品库存数量等信息）4、库存控制方略当系统发现商品低于安全库存或依照库存控制方略应当进货时，系统自动添加一种请购单，尚未解决可以对其做修改、删除等操作（解决不修改、删除）5、生产商管理添加一种生产商，并对已存在生产商做修改操作，不能删除；、6、采购管理针对产品采购核发、结案、清除与作业管理，有效地掌握采购各环节、时间、数量和付款对象信息，以便有效控制（实现添加采购单和入库单，尚未解决采购单可以修改、删除，采购单、入库单、库存查及生产商信息查询和修改）7、提货单管理添加一种提货单可对其她做修改、删除操作（必要是尚未解决提货单）。3.8. 顾客口令更改修改顾客密码。3.9. 顾客密码重置平台顾客可重置所有顾客密码。8. 升级设计系统采用最新框架，在开发时预留接口、在后期做到无缝升级。