湖南太一地产公文处理办法.doc

QB湖南太一房地产开发有限公司企业标准 Q/TIYI01.0032007公文处理办法2007-1-20发布 2007-02-01实施湖南太一房地产开发有限公司 发 布前 言为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作效率和公文质量，根据国家行政机关公文处理办法（国发200023号）的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 本标准由公司总经理办公室提出并归口。 本标准起草单位：总经理办公室。 本标准起草人：侯剑湖南太一房地产开发有限公司企业标准 Q/TIYI01.0032007公文处理办法1 公文种类1.1决定适用于对重要事项作出决策和安排。1.2决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。1.3意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。1.4通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。1.5通知适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转所属单位和部门的公文；印发工作计划等文件；发布有关规章；任免和聘用人员；传达要求所属组织、单位办理和需要周知或共同执行的事项。1.6通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况。1.7报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。湖南太一房地产开发有限公司 2007120 批准 200721实施1.8请示适用于向上级机关请求批示、批准。1.9批复适用于答复下级单位和组织请示事项。1.10规定适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范。1.11函适用于平行的或不相隶属机关和单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。1.12会议纪要适用于记载和传达会议情况及议定事项。2 公文格式公文格式按公文要素一般划分眉首、主体、版记三部分。2.1文件眉首指首页横线以上，包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称为文件红头。公司文件的眉首占首页的三分之一。2.1.1秘密等级秘密公文应在首页版心右上角第1行分别标明密级和保密期限。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，用3号黑体字标识，两字间空1字；保密期限标为“密年”；“绝密”、“机密”公文应标明份数序号。2.1.2紧急程度紧急文件应当首页版心右上角第1行用3号黑体字分别标明“特急”、“急件”，标识时两字间空1字；如需同时标识秘密等级，紧急程度标识在首页版心右上角第2行。2.1.3发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化的简称后加“文件”组成；字体使用宋体，字号以醒目美观为原则，一般小于22毫米15毫米（高宽）。联合发文，主办机关应当排列在前。2.1.4发文字号发文字号由发文机关代字、年份、序号三要素组成，其顺序不能颠倒。年份必须用六角括号“”括起来，不能略写；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如公司发文，标明“湖南太一地产年份 号”。2.1.5签发人上行文应注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。2.2主体公文主体由公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、印章等组成。2.2.1公文标题一般在红色横线下空2行，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布。公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可省去发文机关名称。2.2.2主送单位标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，后加全角冒号。主送单位，应写全称或规范化简称。主送单位过多，可概括地写为类称，如“各部、室”等。2.2.3公文正文主送单位下1行，每一自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文字用3号仿宋体字，从左到右横写、横排。公文用纸一般为国际标准A4型，图表可用A3型，左侧装订。2.2.4附件公文如有附件，应当在正文下空一行左空2字用3号仿宋体标“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与正文不能一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”。2.2.5成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”，右空4字。成文日期以会议通过或者领导人签发日期为准；联合制发的公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。决议、规定等不标明主送单位的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。2.2.6印章公文除会议纪要外，应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关，只标成文日期。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合制发的公司，应将成文日期拉开，左右各空7字，联合发文机关都应加盖印章。主办机关印章在前，两个印章采用同种盖章方式压成文日期，互相不相交或相切。2.2.7特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。2.3版记版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成，应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，各要素之下均加一条反线，宽度同版心。2.3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目间空1字。主题词最多不超过5个，排列次序是先标注类别词，再标注属词，最后标注文种。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。2.3.2抄送机关对需要了解文件内容的其他单位，可在主题词的下行左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。2.3.3印发机关与印发日期印发机关与印发日期印在文件末页最后一行，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用3号仿宋体标识。印发日期一般用送印日期，用阿拉伯数码标识。3 行文规则3.1行文关系3.1.1行文应当确有必要，注意效用。3.1.2公司发文一般采用红头文件；各部、室在各自的隶属关系和职权范围内，确定行文关系，一般不得越级请示和报告。3.1.3各部、室在各自职权范围内，可以互相行文。3.1.4向上级机关的请示，不要同时抄送下级单位和组织；向下级单位和组织的重要行文，应当抄报直接上级机关。“请示”，应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，更不要同时报送几位领导。3.1.5同级组织可以联合行文。3.1.6各部、室之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。3.2送交关系3.2.1公司各部送公司领导的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本单位领导签字（或盖单位章）后，交公司总经理办公室转送（需直接向公司领导当面汇报的除外）。3.2.2各部、室收到公司股东单位、地方政府部门给公司的公文（包括传真、电子文件）应及时送交公司总经理办公室处理，未经许可，不得自行翻印（录）。4 公文办理公文办理分为收文和发文。公司总经理办公室是公文处理的机要部门，主管本公司的公文处理工作，并指导各部、室的公文处理工作。4.1收文办理一般包括签收、登记、拟办、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档等程序。4.1.1上级机关下发或交办的公文，均由公司总经理办公室负责签收、登记。4.1.2公司的公文，凡需传阅的，由总经理办公室分送领导阅示，阅毕后应及时退回总经理办公室，不要横传；凡需要办理的公文，由总经理办公室根据内容和性质，送领导批示后交有关业务部门办理。4.1.3承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围内或不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的部门并说明理由。4.1.4送公司领导批示或交有关部门办理的公文，公文处理部门要负责催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地反馈公文办理情况。4.2发文办理一般包括拟稿、审核、签发、核稿、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。4.2.1草拟公文4.2.1.1符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及有关规定；符合公司股东单位和地方党委、政府的决策及有关规定；符合公司的决策及规章制度。4.2.1.2人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写具体年、月、日。4.2.1.3结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。4.2.1.4应当使用国家法定计量单位。4.2.1.5用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。4.2.1.6公司发文一般应使用标准红头发文稿纸，并逐项填写清楚。4.2.1.7公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。4.2.2审核与签发4.2.2.1公文由本公司领导签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导签发。各部、室会签的公司发文，必须由主要领导签署意见。4.2.2.2凡涉及其他单位的问题，主办单位要主动与有关单位协商、会签。各部、室代拟的公司发文稿，要先与有关部、室协商、会签，取得一致意见后，再由总经理办公室转送公司领导审定、签发。协商不一致时，主办单位应列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部、室会签后报请公司领导协调或裁定。4.2.2.3审批公文主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。4.2.2.4属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或几个部门联合发文；需经公司审批的事项，经主管公司领导批准后也可由部门发文，文中应说明经公司同意。4.2.2.5各部、室以公司名义召开的专业会议的文件、会议纪要等，需经公司主管领导签发。会议纪要一般不要超过3000字。4.2.3核稿与编号公文送领导签发之后，应由总经理办公室进行核稿、编号。核稿的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。对不符合要求的文稿，核稿人可与起草人协商修改或退回主办单位修改。4.2.4打印、校对、用印与分发公文编号后，由总经理办公室负责打字、排版、复印，主办单位负责校对、装订，公总经理办公室负责核阅、用印，收发室负责分发（由主办单位送交的对外公文除外）。4.2.5上级机关的秘密公文，除绝密和说明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或总经理办公室主任批准，可以翻印，翻印时应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。4.2.6草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。4.2.7传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。5 公文立卷、归档、废止和销毁5.1公文办理完后，主办单位应当根据档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷；公司文件均由总经理办公室统一立卷。5.2联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。5.3公司红头文件中的附件，如是工程项目类的（如工程项目可研报告、环评报告等），由主办单位直接立卷归档。5.4代表公司外出参加重要会议后，应当将会议文件、资料交由公司统一立卷、归档。5.5案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应立卷归档的公文。5.6公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。5.7机关合并时，全部公文随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。个人调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。5.8没有存档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。秘密公文由公司委派主管领导进行现场监督,集中销毁。 湖南太一房地产开发有限公司文稿文 件 名 称主 送抄 报主 办 单 位拟稿人主办单位领导签字会办单位意见领导批示湖南太一地产 号 年 月 日发主题词秘密等级打 字校 对份 数说 明附录2.收文处理单湖南太一房地产开发有限公司文件处理单收文日期文号份数文件名称拟办意见签名：领导批示签名：阅读签名日期 附录.企业标准文件发放单湖南太一房地产开发有限公司企业标准文件发放单文件文号文件名称序号收文单位份数收文签名备注1常务副总经理2副总经理3总经理助理4人事行政部5财务部6客服部7工程技术部8成本控制部9营销策划部附录4.发文登记表湖南太一房地产开发有限公司发 文 登 记 表日 期编 号名 称数 量备 注附录5.收文登记表湖南太一房地产开发有限公司收文登记表收文日期名称数量备注