餐饮业投诉管理制度.doc

餐饮业投诉管理制度 作为餐饮行业有所难免碰到顾客投诉及突发事件，如何更好解决一直困扰着每一位管理人员。解决不妥由则流失顾客，大则对品牌产生负面影响其它毁灭性打击，如何成功解决成了同行管理者需要重点关注解决的问题。我重要介绍了餐厅内受伤、食品内发生异物、用餐后感觉不适、突发事件、服务质量和遗失物品等餐厅营运事件的解决应对指引。一下几点就是经常出现的情况：一、餐厅内受伤二、食品内发生异物三、用餐后感觉不适四、突发事件五、服务质量六、遗失物品顾客投诉是指顾客主观上认为由于餐厅服务或产品存在局限性而引起的麻烦、不快乐或损害了他们的利益等情况向服务人员、值班经理及餐厅整体情况表达的不满。投诉会让我们失去一部分顾客，更会给餐厅带来不好的声誉。但是一次有效的投诉解决不仅可以让顾客满意，也可以让我们有重新改正的机会，可以提高餐厅的服务水平。为提高餐厅整体服务水平，最大限度减少投诉，提高顾客满意度，结合我们餐厅的管理实际，特制定以下投诉管理办法：一、顾客投诉因素：1、对服务员态度的投诉涉及：粗鲁的语言，不负责任的答复或行为，冷冰冰的态度，若无其事，爱理不理的接待方式，过度的热情，待客不积极，不热情，不注意语言修养，冲撞顾客，挖苦、辱骂顾客；拿物品给顾客不是递而是扔或丢；无根据地乱怀疑顾客取走餐厅物品。2、对服务质量的投诉涉及：服务员没有照顾客的合理规定提供服务，送餐不及时甚至送错，不尊重顾客的风俗习惯，损坏、遗失顾客的物品等；3、对清洁卫生、食物的投诉涉及：餐厅菜品有异物或毛发，食品有异味不新鲜，菜品不合口味等；4、对安全事故及异常事件的投诉涉及：停水(电)、偷窃、伤病、醉酒、等情况引起的投诉等；5、对个人隐私受侵犯的投诉涉及：偷听顾客谈话，打听顾客年龄或收入，泄露顾客资料等；6、对设施设备的投诉涉及：空调不制冷，音响运营不正常，马桶堵塞，卫生间漏水，照明局限性等；7、对环境的投诉涉及：环境嘲杂、噪音、等。在消费过程中的额外规定涉及：规定赠送小吃、菜品、饮料等。二、投诉的分类（1）有效投诉指通过认真调查核算，顾客投诉的问题是由于餐厅方违反有关的标准、规定或程序，即属餐厅责任的投诉。合理的额外规定指顾客确因喜欢本餐厅的产品而提出的额外规定，或者现场员工实行了管理授权确能增长顾客的盼望值和满意度。（3）无效投诉指通过查证最后核算，非餐厅责任的投诉。（4）重大投诉A、经济纠纷在 2023元以上的投诉事件。B、由服务员的态度、部门间的协调、餐厅的制度、条例等引起客人的强烈不满。C、顾客向餐厅的上级主管部门、消协、媒体等部门提出申诉、索赔的投诉。D、由于顾客强烈不满的投诉，影响了本餐厅的声誉，导致日后销售工作的困难，或反映内部管理和服务质量存在重大问题。三、投诉解决规定根据餐厅实际，特做以下规定：1、餐厅任何一级员工接到顾客投诉（电话、口头或书面）都必须认真对待，服务员无法解决的应及时报告（或逐级报告）部门值班经理，假如顾客未接受值班经理的解决意见，值班经理要将情况及时上报餐厅经理。因员工或值班经理因素推委、延迟或隐瞒了顾客投诉解决，给予直接责任负责人5-20分质检，导致了严重后果的，按照餐厅制度另行解决。2、质量办应根据顾客投诉登记表反映的情况以及需要解决的问题及时反馈给责任解决部门，并全程监督跟进、人员解决投诉情况，直至问题解决，并在投诉登记表上注明投诉最终的解决情况。因值班经理督查不力，延迟了顾客投诉的解决时间或导致顾客投诉未果的，给予质量办负责人5-20分质检，导致了严重后果的，按照餐厅制度另行解决。3、对餐厅信誉或经济利益有重大影响的顾客投诉，由餐厅经理在顾客投诉登记表上批示，必要时可亲自主持解决。4、顾客投诉登记表由值班经理存档，并按照餐厅档案制度，于年月末交档案室统一归档。5、由值班经理和餐厅经理负责每月月末将所有的顾客投诉汇总编写成案例分析，作为餐厅日后的员工培训资料。四、投诉解决的时限1）食客投诉的解决时限原则在 24小时内。2）如遇特殊情况未能在规定期限内解决的，要与顾客协商，尽量缩短顾客的等候时间，让顾客对我们的解决感到满意。五、解决投诉的程序1、顾客投诉的接受1）遇有顾客投诉时须礼貌、耐心地接待。应怀着同情心聆听顾客诉说， 必要时可礼貌地询问，但切忌打断顾客的发言。2）表达出对顾客投诉的关心,使顾客安静下来。A、假如必须或也许的话，将顾客请到安静之处个别谈，尽量引导顾客到休息区或过道单独解决，以免影响其他顾客。B、切勿做出敌意或辩解，保持安静决不与顾客争辩，记住：“客人总是对的。”3）仔细聆听或向顾客了解投诉的因素；询问投诉内容、因素、发生时间、地点、涉及人员、顾客规定等，并尽量留下顾客的联系资料。4）显示决断力。站在顾客立场上表达同情，真诚地向顾客致歉，并正面回答客人问题（要注意语言技巧）。A、结识并认可顾客的感受，向顾客显示具有为客解难的能力。B、可以说：“我可以理解您此刻的心情。”或者说：“我以前也碰到过这种情况， 我觉得。”（注意：你并没有说餐厅有过错，你只是表达你理解顾客碰到的困难和提出的投诉。）5）充足意识顾客的自尊心。A、试图维护甚至增强顾客的自尊心，以表达对顾客的关切。可以说：“我对您所碰到的麻烦表达遗憾。”B、在谈论中多次以顾客的名字称呼，以示亲切。C、不要轻视顾客提出的投诉，对于顾客来说这是一件严厉的事，否则他不会郑重其事提出来。2、顾客投诉的记录及调查用书面速记的形式将问题的要点记录下来，这样，当其别人参与解决这件事时就节省时间了。同时，顾客也会因看到他的投诉得到重视面趋于安静，顾客会意识到自己讲得太急太快，工作人员就无法记下，于是他们也相应地减慢语速。更重要的是，作记录显示了餐厅工作人员对投诉顾客所述的问题相称重视，使顾客确信餐厅会为他们排忧解难。1）了解顾客最初的需要和问题的所在。2）找有关人员进行查询，了解实际情况。3）涉及餐厅其它部门或人员，且事实不清的顾客投诉，要做好记录，告诉客人需做调查及大体等候时间。4）投诉顾客的姓名、电话号码及有关内容记录要准确具体。5）调查认真细致，对待顾客投诉要保持冷静，不推诿、不争辩、不怠慢，专心致志为顾客解答问题。A、集中精力解决难题， 而不是针对人，不要告诉顾客是上一班工作人员的过错或是由于其它部门所导致的过错，以此作推诿对解决问题是不明智的。B、不管发生什么事决不能指责批评顾客。C、牢牢抓住问题的结症。3、告诉顾客解决问题的办法。1）积极寻求解决办法，尽量满足顾客规定。告诉顾客也许实行的解决办法，如有也许提供几种方法让顾客选择。在解决问题的同时尽也许维护餐厅利益，不要容易承担责任或许诺。2）事实调查清楚，提出解决办法后，耐心转告顾客，征求顾客对解决的意见，不得逼迫顾客接受。3）按协商后双方认可的办法解决顾客问题。4）如属无效投诉应耐心向顾客解释，需要时作出相应的解决，在不损害餐厅利益的前提下“把对让给顾客”。不要对无法办到的事做出承诺。5）如属有效投诉，即餐厅方面因素引起的投诉，要积极承担责任并表达歉意，不使顾客情绪进一步恶化。投诉解决人在折扣权限下，可以减免一定金额，如报损等，但假如超过权限金额，需要向更高级别的管理人员规定授权；通常在给顾客补偿的时候，就会在送礼品等福利上考虑，尽量避免直接作折扣。6）拟定餐厅解决投诉的大体时间。告诉顾客多久可以采用纠正措施。应拟定具体、明确的时间，但不能低估解决问题所需的时间。所有投诉尽量在顾客离店前解决，不使顾客带着不良印象离店。7）把将要采用的措施告诉投诉者，并监督执行情况。4、对解决问题的过程作追踪检查。一旦顾客选择了解决方法便即刻开始工作，同时关注解决的进展情况，如意外的耽搁应向客人通报复查解决结果。对事件的解决结果和顾客的反映作随访，即使所投诉的问题已由别人解决了，仍应和顾客联系，征询顾客对餐厅解决投诉的结果是否表达满意。5、顾客投诉解决善后工作餐厅值班经理应全程跟进、了解并掌握顾客对餐厅的各种有效投诉，并及时向餐厅领经理反映。当采用了有效的纠正措施之后需积极回访顾客，并将回访情况如实登记顾客投诉登记表上以备查。六、解决投诉授权为了充足体现“尽管不是无所不能，一定要竭尽所能；每个员工都有义务和责任帮助客人解决问题”的管理信条，餐厅对各层级员工授予在实际工作有根据现场情况为解决客人提出的问题和投诉而给予一定数额的免单和消费补偿的权限。七、处罚对于违反餐厅投诉解决制度的员工除了以上提及的处罚规定外，还可参照员工手册及餐厅相关制度。八、其他1、记住：顾客永远是对的。2、顾客不是给我们添麻烦的那个人，是给我们工作机会的那个人。没有顾客我们所有的工作将毫无意义。3、和顾客争吵，永远没有赢的一方。4、一次有效的投诉解决可以赢得更多回头客。5、投诉可以让我们更好的改善设施以及提高服务质量和态度。6、所有“问题到我为止”，所有问题不是哪一个人或哪一个部门的事情，都是包天下的事情。7、让不同背景的顾客在包天下体会到服务带来的惊喜。8、我们的工作是围绕顾客的需求展开的。