餐饮业投诉管理制度.docx

餐饮业投诉管理制度顾客投诉是指宾客主观上认为由于酒楼服务或产品存在不足而引起的麻烦、不愉快或损害了他们的利益等情况向服务人员、管理人员及有关部门表示的不满。投诉会让我们失去一部分宾客，更会给酒楼带来不好的声誉。但是一次有效的投诉处理不仅可以让宾客满意，也可以让我们有重新改正的机会，可以提高酒楼的服务水平。为提升酒楼整体服务水平，最大程度减少投诉，提高宾客满意度，结合海展粤菜楼管理实际，特制定以下投诉管理办法：一、宾客投诉原因：1、对服务员态度的投诉包括：粗鲁的语言，不负责任的答复或行为，冷冰冰的态度，若无其事，爱理不理的接待方式，过分的热情，待客不主动，不热情，不注意语言修养，冲撞宾客，挖苦、辱骂宾客；拿物品给宾客不是递而是扔或丢；无根据地乱怀疑宾客取走酒楼物品，或者误以为他们没有结帐就离开等；2、对服务质量的投诉包括：服务员没有照宾客的合理要求提供服务，取送物品不及时甚至送错，不尊重宾客的风俗习惯，损坏、遗失宾客的物品等；3、对清洁卫生、食物的投诉包括：餐厅菜品有异物或毛发，食品有异味不新鲜，菜品不合口味等；4、对安全事故及异常事件的投诉包括：停水(电)、偷窃、伤病、醉酒、电梯卡人、房内反锁等情况引起的投诉等；5、对个人隐私受侵犯的投诉包括：偷听宾客谈话，打听宾客年龄或收入，泄露宾客资料等；6、对设施设备的投诉包括：空调不制冷，电梯运行不正常，马桶堵塞，卫生间漏水，照明不足等；7、对环境的投诉包括：环境嘲杂、噪音、房间不隔音等。在消费过程中的额外要求包括：要求赠送小吃、菜品、饮料酒水、鲜花、水果、礼品等。二、投诉的分类（1）有效投诉指经过认真调查核实，宾客投诉的问题是由于酒楼方违反有关的标准、规定或程序，即属酒楼责任的投诉。合理的额外要求指宾客确因喜欢本酒楼的产品而提出的额外要求，或者现场员工实施了管理授权确能增加宾客的期望值和满意度。（3）无效投诉指经过查证最后核实，非酒楼责任的投诉。（4）重大投诉A、经济纠纷在2000元以上的投诉事件。B、由服务员的态度、部门间的协调、酒楼的制度、条例等引起客人的强烈不满。C、顾客向酒楼的上级主管部门、消协、媒体等部门提出申诉、索赔的投诉。D、由于顾客强烈不满的投诉，影响了本酒楼的声誉，导致日后公关销售工作的困难，或反映出部门内部管理和服务质量存在重大问题。三、投诉处理要求根据酒楼实际，特做以下要求：1、酒楼任何一级员工接到宾客投诉（电话、口头或书面）都必须认真对待，服务员无法处理的应及时报告（或逐级报告）部门当值上司，如果宾客未接受部门的处理意见，部门要将情况及时上报酒楼质量管理办公室,下称质量办（目前暂设在人资部，负责人暂定为人资部经理）。因员工或部门原因推委、延迟或隐瞒了宾客投诉处理，给予直接责任部门负责人5-20分质检，造成了严重后果的，按照酒楼制度另行处理。2、质量办应根据宾客投诉记录表反映的情况以及需要解决的问题及时反馈给责任处理部门，并全程监督跟进各部门、人员处理投诉情况，直至问题解决，并在投诉记录表上注明投诉最终的处理情况。因质量办督查不力，延迟了宾客投诉的处理时间或导致宾客投诉未果的，给予质量办负责人5-20分质检，造成了严重后果的，按照酒楼制度另行处理。3、对酒楼信誉或经济利益有重大影响的顾客投诉，由总经理在顾客投诉记录表上批示，必要时可亲自主持处理。4、顾客投诉记录表由质量办存档，并按照酒楼档案制度，于年末交档案室统一归档。5、海展粤菜楼总投诉受理部门为质量管理办公室,投诉固定电话5552780。酒楼质量管理办公室负责每年年末将所有的宾客投诉汇总编写成案例分析，作为人资部日后的培训资料。四、投诉处理的时限1）食客投诉的处理时限原则在24小时内。2）如遇特殊情况未能在规定时限内处理的，要与宾客协商，尽量缩短宾客的等候时间，让宾客对我们的处理感到满意。五、处理投诉的程序1、顾客投诉的接收1）遇有宾客投诉时须礼貌、耐心地接待。应怀着同情心聆听宾客诉说， 必要时可礼貌地询问，但切忌打断宾客的讲话。2）表示出对宾客投诉的关心,使宾客平静下来。A、如果必须或可能的话，将宾客请到安静之处个别谈，尽量引导宾客到休息区或过道单独处理，以免影响其他宾客。B、切勿做出敌意或辩解，保持平静决不与宾客争辩，记住：“客人总是对的。”3）仔细聆听或向宾客了解投诉的原因；询问投诉内容、原因、发生时间、地点、涉及人员、宾客要求等，并尽量留下宾客的联系资料。4）显示决断力。站在宾客立场上表示同情，真诚地向宾客致歉，并正面回答客人问题（要注意语言技巧）。A、认识并承认宾客的感受，向宾客显示具有为客解难的能力。B、可以说：“我能够理解您此刻的心情。”或者说：“我以前也遇到过这种情况， 我觉得。”（注意：你并没有说酒楼有过错，你只是表示你理解宾客遇到的困难和提出的投诉。）5）充分意识宾客的自尊心。A、试图维护甚至增强宾客的自尊心，以表示对宾客的关切。可以说：“我对您所遇到的麻烦表示遗憾。”B、在谈论中多次以宾客的名字称呼，以示亲切。C、不要轻视宾客提出的投诉，对于宾客来说这是一件严肃的事，否则他不会郑重其事提出来。2、宾客投诉的记录及调查用书面速记的形式将问题的要点记录下来，这样，当其他人参与处理这件事时就节省时间了。同时，宾客也会因看到他的投诉得到重视面趋于平静，宾客会意识到自己讲得太急太快，工作人员就无法记下，于是他们也相应地减慢语速。更重要的是，作记录显示了酒楼工作人员对投诉宾客所述的问题相当重视，使宾客确信酒楼会为他们排忧解难。1）了解宾客最初的需要和问题的所在。2）找有关人员进行查询，了解实际情况。3）涉及酒楼其它部门或人员，且事实不清的宾客投诉，要做好记录，告诉客人需做调查及大致等候时间。4）投诉宾客的姓名、台号及有关内容记录要准确具体。5）调查认真细致，对待宾客投诉要保持冷静，不推诿、不争辩、不怠慢，专心致志为宾客解答问题。A、集中精力处理难题， 而不是针对人，不要告诉宾客是上一班工作人员的过错或是由于其它部门所造成的过错，以此作推诿对解决问题是不明智的。B、不管发生什么事决不能指责批评宾客。C、牢牢抓住问题的结症。3、告诉宾客处理问题的办法。1）积极寻求解决办法，尽量满足宾客要求。告诉宾客可能实施的解决办法，如有可能提供几种方法让宾客选择。在解决问题的同时尽可能维护酒楼利益，不要轻易承担责任或许诺。2）事实调查清楚，提出处理办法后，耐心转告宾客，征求宾客对处理的意见，不得强迫宾客接受。3）按协商后双方认可的办法解决宾客问题。4）如属无效投诉应耐心向宾客解释，需要时作出相应的处理，在不损害酒楼利益的前提下“把对让给宾客”。不要对无法办到的事做出承诺。5）如属有效投诉，即酒楼方面原因引起的投诉，要主动承担责任并表示歉意，不使宾客情绪进一步恶化。投诉处理人在折扣权限下，可以减免一定金额，如报损等，但如果超出权限金额，需要向更高级别的管理人员要求授权；通常在给宾客补偿的时候，就会在送鲜花、水果、饮料、礼品或者房间升级等福利上考虑，尽量避免直接作折扣。6）确定酒楼处理投诉的大致时间。告诉宾客多久可以采取纠正措施。应确定具体、明确的时间，但不能低估解决问题所需的时间。所有投诉尽量在宾客离店前处理，不使宾客带着不良印象离店。7）把将要采取的措施告诉投诉者，并监督执行情况。4、对处理问题的过程作追踪检查。一旦宾客选择了解决方法便即刻开始工作，同时关注处理的进展情况，如意外的耽搁应向客人通报复查处理结果。对事件的处理结果和宾客的反应作随访，即使所投诉的问题已由他人解决了，仍应和宾客联系，征询宾客对酒楼处理投诉的结果是否表示满意。5、顾客投诉处理善后工作酒楼质量管理办公室应全程跟进、了解并掌握宾客对酒楼的各种有效投诉，并及时向酒楼领导反映。当采取了有效的纠正措施之后需主动回访顾客，并将回访情况如实登记顾客投诉记录表上以备查。六、处理投诉授权为了出充分体现“尽管不是无所不能，一定要竭尽所能；每个员工都有义务和责任帮助客人解决问题”的管理信条，酒楼对各层级员工授予在实际工作有根据现场情况为解决客人提出的问题和投诉而给予一定数额的免单和消费补偿的权限。七、处罚对于违反酒楼投诉处理制度的员工除了以上提及的处罚规定外，还可参照员工手册及酒楼相关制度。八、其他1、记住：宾客永远是对的。2、宾客不是给我们添麻烦的那个人，是给我们工作机会的那个人。没有宾客我们所有的工作将毫无意义。3、和宾客争吵，永远没有赢的一方。4、一次有效的投诉处理可以赢得更多回头客。5、投诉可以让我们更好的改善设施以及提高服务质量和态度。6、所有“问题到我为止”，所有问题不是哪一个人或哪一个部门的事情，都是博雅的事情。7、让不同背景的宾客在博雅体会到服务带来的惊喜。8、我们的工作是围绕宾客的需求展开的。