4S店销售公司财务管理制度.doc

销售公司财务管理制度（试行） 金龙联合汽车工业（苏州）有限公司 2003年01月目录 第一章 总则. 3第二章 整车发票管理规定. 3第三章 货款回笼管理. 4第四章 市场部销售费用管理. 4第五章 内勤费用管理. 6第六章 出差待遇. 7第七章票据报销规定. 9第八章 办公用品管理规定. 9第九章 附则. 10第一章 总则第一条 苏州金龙销售公司（以下简称销售公司）财务管理制度是为了确保销售公司会计核算正常进行，增强财务信息的准确性、及时性，以满足公司经营决策需要。第二条 本制度包括整车发票管理规定、货款回笼管理规定、市场部销售费用管理规定、内勤费用管理规定、出差待遇管理规定、票据报销管理规定、办公用品配置管理规定、附则八部分。第三条 本制度适用于销售公司所有部门和人员。第二章 整车发票管理规定第四条 整车发票是指公司为购车客户和经销商开具的购车发票。第五条 整车发票的开具金额应以销售合同上的实际价格为依据。由于车辆配置更改而造成销售价格变更的，需要提出书面申请，并注明原因，由销售公司总经理或总监确认；对开具发票有特殊要求的，须由销售公司总经理或总监书面批准。第六条 包括接车和送车在内，所有新车必须当日发车，当日开发票，如有特殊原因要求缓开发票的，必须事前由市场部提出书面申请并经销售公司总经理或总监批准后方可执行；第七条 因特殊原因需换开发票的客户，需要市场部经理填写更改发票通知单并写明重开发票的原因，附上原发票一并退交给销售公司，并由销售公司总经理或总监批准后，方予以换开发票。第八条 所有人员（含客户）在财务部门领取发票时，必须在发票领取登记册上签名备查，根据市场部要求寄出发票的，由财务人员登记并保留寄件存根。第九条 已开具的发票经手人要妥善保管，如发现丢失，由当事人出具检查，每份发票罚款5000-10000元。第三章 货款回笼管理第十条 整车货款(包括预付款)原则上以银行汇票(或可确认的电汇)接收，市场部业务人员在收到汇票后一个工作日内以特快专递方式寄回销售公司。以现金形式支付的，业务员不允许擅自截留使用，必须在收到现金1个工作日内，足额汇至苏州金龙公司指定帐号，否则视情节轻重给予行政和经济处罚。第十一条 银行汇票和现金以外的其他结算方式，事前必须提出书面申请，由销售公司总经理或总监批准后方可执行。商业承兑汇票一律不予接受。第十二条 各市场部经理及业务人员必须确保货款按期足额回笼，具体要求如下：1、对自行提车用户，在确认用户付清全款后，方可办理交接车手续；2、对要求送车的客户，客户支付余款后业务员将电汇凭证或汇票复印件注明合同编号并于当日传真回销售公司，销售公司确认款到后，派送车员将车辆送达目的地交接车。如有特殊情况需经销售公司总经理或总监批准。3、各市场部经理和业务员经手的每一笔订单，都必须善始善终，每月回款统计中，如有尾款、送车费等未收款项，销售公司以催款通知书书面通知各市场部经理，接到通知后15个工作日尚不能回款的，扣发当月考核工资，并计入当月考核。4、销售公司领导书面同意的周转车、分期付款和可延期付款不计入考核。第十三条 每周销售公司财务部须做出销售货款回笼周报表。第四章 市场部销售费用管理第十四条 各市场部费用指标由销售公司根据年度任务的需要提出申请，经销售公司总经理或总监批准，苏州金龙公司财务部审核，并经苏州金龙公司总经理批准后生效。第十五条 对每月寄回的报销票据，市场部经理签署报销意见，市场管理部汇总后，提交销售公司总经理或总监审批，批准后，由苏州金龙公司财务部复核无误后予以报销。如未按时寄回票据，引起的备用金紧缺自行解决。第十六条 市场部销售费用分两部分：业务费用和固定费用。其中固定费用由公司承担。1、业务费用1) 驻外业务员的住宿用的房租费和水电费；2) 通讯费：包括手机、传真和固定电话费用；3) 办公费：包括传邮差、复印等费用；4) 交通费：包括市区出租费用、过路过桥费、油费和停车费；5) 差旅费：包括车船费、住宿费及房帖、伙食补助等补贴；6) 招待费。2、固定费用1) 分公司或办事处的开办费用（含固定资产的费用）：如办事处的房租、装修、计算机、传真机、打印机、复印机、电话机、空调、办公桌和办公家具等用品发生的费用及办事处发生的水电费；2) 驻点租车费用或自用车辆购置发生的费用；3) 广告费；4) 全国性的地区会议或以公司名义组织召开的座谈会、展销会的费用；5) 各市场部为上客运等级、环保目录等政策性攻关（含因此来苏考察）发生的费用。第十七条 根据销售公司规定的各市场部的销售费用指标，由市场部经理按照销售公司财务规定的标准和要求认真审核和管理所属人员的费用支出。第十八条 超过规定标准的票据，业务人员要写明用途或原因，市场部经理要签署意见，每月由市场管理部汇总，销售公司总经理或总监同意，并经苏州金龙公司财务部审核，苏州金龙公司总经理批准后方可报销；如果超过各市场部费用指标额度，公司将暂停报销。第十九条 市场部经理在上述规定费用指标内统一管理销售额1的费用，用于开拓重点市场，保持行业管理部门良好关系及大宗客户公关等费用；除此额度外，市场部所有业务人员应参照其销售额，按照销售公司规定的费用指标合理使用费用。第二十条 市场部经理不得恶意控制所属业务人员的费用使用和报销，如发现此类行为，销售公司将给予行政和经济处罚。第二十一条 年终考核费用超标的，超标部分由市场部人员自行承担；年终考核费用有节余的，节余部分按比例给予适当奖励（详见销售业务管理制度）。第二十二条 销售公司根据需要将在省会城市设置办事处，办事处租金由公司承担，其余计入各市场部费用。办事处电话费用由市场部经理负责管理，销售和售后服务共同使用，各承担50。国际长途一律不予报销。第二十三条 市场部办事处的筹建由市场部经理根据该市场部业务状况提出申请，并设计具体筹建方案，方案应包括装修方案及费用预算等，报市场管理部审核，销售公司总经理或总监同意，苏州金龙公司财务部复核后，经苏州金龙公司总经理批准后执行。该项费用由公司承担。第二十四条 备用金管理：年初市场部经理、业务员、见习生分别按每人二万、一万二千和五千的标准从财务部预支费用，每年年底结算一次，还清借款，对需要再借款者，视完成任务情况，酌情借给。第二十五条 对驻外业务人员要求每月报销一次，其他人员出差返回后即时报销；每月10日前将上月所有票据和报销说明以特快专递寄至销售公司财务部。第二十六条 市场部经理负责对报销票据的进行审核和签字；对不能反映票据真实内容及需要说明的报销票据，经办人必须填写“报销说明”表格（附后），由市场部经理签字。第二十七条 每月初市场部经理按照费用指标核算本市场部上月的费用，如超出规定费用指标，超出部分的票据请暂不要粘贴报销以免丢失，即超出费用暂不予报销。第五章 内勤费用管理第二十八条 销售公司内勤费用指标由销售公司根据年度任务的需要提出申请，经销售公司总经理或总监同意，苏州金龙公司财务部审核，并经苏州金龙公司总经理批准后生效。第二十九条 销售公司内勤各部门每年年初向销售公司财务部提交本部门当年的费用预算，由财务部审核，销售公司总经理审批，批准后按照预算费用执行。第三十条 内勤各部门预算内费用按照预算标准实报实销，由各部门经理按照销售公司财务规定的要求和标准，签署报销意见，提交销售公司总经理审批，批准后，由销售公司财务部复核无误后予以报销。第三十一条 内勤各部门如果费用超出预算，需提交申请，列出费用超支原因，提交销售公司总经理审批，苏州金龙公司财务部审核，经苏州金龙公司总经理批准后方可报销。第三十二条 内勤部门在费用使用中充分体现厉行节约的原则。第三十三条 销售公司内勤人员凭出差申请表出差，办理借款和报销手续，其报销费用由所属部门经理审核后，经销售公司总经理或总监签字批准报销。第六章 出差待遇第三十四条 销售公司总经理或总监、各部门经理及内勤人员出差，按苏州金龙公司的规定标准执行。1、住宿费用标准：(1)总经理：实报实销；(2)总经理助理以上：四星级（含）以下饭店实报实销；(3)部门经理级人员：三星级（含）以下饭店实报实销；(4)其他人员：在180元/天（单趟平均）的限额内，凭正式发票实报实销。2、住勤补贴：不分级别，40元/天；3、市内交通费：不分级别，35元/天。第三十五条 驻外市场部经理和销售业务人员出差标准：1、 住宿：在省会城市要求租房，以保证安全和节省费用，租房费用按照1000元/人标准补贴，超过此标准的由个人承担；在其他地区开展业务，市场部经理住宿标准250为三星级（含）以下饭店实报实销，其他人员不超过150180元/日；住宿费凭住宿发票实报实销，住宿发票必须写明起止日期、天数和姓名。2、 住勤补助：40元/日。3、 交通费： 市内交通费平均不超过35元/日，凭发票报销，发现大量连号无合理说明的和弄虚作假的，当月市内交通费全部不予报销。省内业务原则上以火车和长途客车为主要交通方式。4、 招待费：2000元/次以下的餐费、招待费和礼品购买费用，由市场部经理对本市场部规范和管理；2000元/次以上的招待费、餐费及礼品费，一律要事先请示销售公司总经理或总监批准，未经批准擅自操作的，不予报销。5、 办公费： 市场部办公用品的购买，必须严格按照本规定中有关办公用品配置与发放要求执行，否则不予报销。6、 医疗费：100元/次以上的医疗费需由县级以上医院出具的诊断证明（即病历），报销时附上，否则不予报销。第三十五条 销售公司司机出差标准：1、短途出差（200公里以内，含苏州六县市），不给补助；2、对于送车、参展、参加试验等涉车差旅人员：(1)住宿费：采取全额包干办法，120元/天；与参展公司统一安排住宿等特殊情况，可在180元/天以内实报实销；(2)住勤补贴：40元/天；(3)行车补贴：0.15元/公里。第三十六条 各内勤部门、市场部人员手机报销标准。人员实报实销超额部分只报50%超额部分只报25%市场部经理2500元2500元2000元3000元3000元内勤部门经理800元800元1000元内勤部门业务人员400元400元600元200元200元300元司 机400元400元600元600元市场部经理和销售业务员的手机费用从所属市场部的销售费用中支出。第七章票据报销规定第三十七条 收据、虚假发票和非本业务区域的一切票据不予报销（含未经批准的跨省车票、机票）。第三十八条 涂改、伪造票据一律不予报销，并视情节轻重分别给予行政和经济处罚。第三十九条 超出本规定有关标准的票据一律不予报销。第四十条 根据公司财务规定，对报销的发票作如下要求：1、办公用品发票，应附上由卖方填写及加盖公章的明细品名、单价、总价等的清单，在清单上注明用途；2、招待费用礼品发票应在“报销说明”表格中注明赠送对象及时间；餐饮发票应在“报销说明”表格中注明每笔开支的宴请对象、金额及时间，超过前述规定标准的还需注明批准领导以备考核备查；3、每次报销如没有附加“报销说明”表格，销售公司一律不予报销。第四十一条 票据粘贴按照交通费、住宿费、办公费、招待费、医疗费分类粘贴，不能混淆。第四十二条 所有报销发票必须将日期、客户名称（即公司名称、住宿费为人个姓名）填写清楚，否则不予报销。第四十三条 每月10日前报销上个月的相关票据，逾期下个月进行。第八章 办公用品管理规定第四十四条 销售公司所有业务部门和人员配置通讯工具(电话、传真机)，必须事先填写办公用品购买申请表，由销售公司总经理或总监批准，由内务部指定人员购买并作为固定资产登记。未经批准擅自购买的，将不予报销机身费用；遗失再购的将不予报销购机费用，只报销话费及服务费。第四十五条 各市场部、各职能部门的大宗耐用办公用品(单件价值500元以上)购置，由使用部门填写办公用品购买申请表，由销售公司总经理或总监同意，由苏州金龙公司财务部审核并经苏州金龙公司总经理批准后安排购买，并作为固定资产登记。第四十六条 苏州金龙公司财务部和销售公司指定人员对上述用品分别造册登记，作为公司固定资产，并确定保管人，丢失和损坏视情节轻重给予罚款和赔偿处理。未经批准擅自购买的，不予报销。第四十七条 价值较高的办公用品如车辆、电脑、手提电脑，由销售公司统一计划报苏州金龙公司批准。第九章 附则第四十八条 本制度自二三年一月一日起执行。第四十九条 由苏州金龙公司财务部负责解释。