出差及费用报销管理制度定.doc

莆田市清华园电器发展有限公司
出差及费用报销管理制度
撰稿： 蒋炳林 2012-12- 1
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1.0 目的
通过明确管理费用的开支标准和控制办法，规范费用的预算、申请、使用、核销等
流程，增强对公司各项管理费用支出的管理力度，确保费用使用效益。
2.0 范围
适用于本公司所有员工。
3.0 职责
3.1 财务中心制定相关费用预算及核销程序，做为本管理办法的制定原则；
3.2 人力资源部负责日常费用管理办法细则的制定，对各项日常管理费用进行管理、考
核、监督。 费用审核员：各中心各设费用审核员1名，负责各中心内部费用真实性的审核；财务中3.3
心单独设立1名财务审核员，负责全公司费用真实性的审核。 审核员职责：负责审核部门费用支出标准执行的正确性，合理性；审核各项成本、各类3.4
费用支出是否真实、合理，单据、发票申报、填写是否按财务要求审报，对各项不合
理、不真实、不合法的收入、支出、成本、费用等方面有审核权。
4.0 内容
4.1 出差类型
4.1.1 当日出差：出差当日能往返者。
4.1.1.1 当日出差之交通费凭乘车正规发票实数支给。
4.1.1.2 当日出差人员不得在外住宿；但因实际需要，事先呈报权责单位（分管领导）核准按
远途出差办理。
4.1.1.3 当日出差一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车
或乘坐出租车的，事前须由其单位负责人或公司权责单位审核批准。
4.1.2 长途出差：出差必须在外住宿者。
4.1.2.1 长途程出差之交通费凭乘车正规发票实数支给。
4.1.2.2 长途出差在其区域有公共汽车直达目的地的，须乘坐公共汽车，若因时间紧急或其他
原因须经其所属权责单位批准后可乘坐出租车。
4.1.3 出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外，以利用火车、公共汽车为原则；但
因特急事情经董事长核准后方可利用空运交通工具。
4.2 出差签核程序
4.2.1 出差人员应提前2日办理出差申请，填写《出差审批单》，并按以下核决权限逐级核
准后方可执行：
4.2.2 经理级（含）以上出差，分管领导审核，董事长审批；
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4.2.3 部门主管出差（2天（含）内），部门经理审核，分管领导审批；3天（含）以上的
需有董事长审批方可生效。
业务或其他人员出差（3天（含）内），部门经理审核，分管领导审批；4天（含）4.2.4
以上的需有董事长审批方可生效。
其他规定 4.2.5
4.2.5.1 员工出差时限由审批权责单位或指派人员视情况需要事先予以核定。
4.2.5.2 因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示并经批准，出差后
补办手续。
4.2.5.3 出差员工（总监以上人员除外）在出差前须到人力资源部或所属大区考勤执行人处办
理考勤登记。
4.2.5.4 出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其所属权责单位审核批准；因病或其
他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知权责单位并在出差结束后提供相关
证明；经其调查确实后批准另给付出差旅费。
4.2.5.5 长期外派人员（业务人员）在责任辖区内出差，须在工作计划中列明路线及目的。发
生异动的，须提前报备上一级主管人员，并在相应的工作总结中体现出差情况；工作
报告将作为差旅报销审核依据，由营销部进行追溯审核。
4.2.5.6 出差人员不论事情紧急与否未提前报备的，一律不给于报销任何费用及补贴。
4.3 出差费用标准
4.3.1 出差费用标准
4.3.1.1 交通费用标准：在选择交通工具时，以不超过相应级别的费用为准。（例如厦门往
上海，打折机票总费用为249元，低于火车票290元，则可以选择打折飞机票。）
项目 人员级别 最高费用标准 备注
总监以上 火车软卧、轮船二等舱
副总监及部火车硬卧、轮船三等舱位 超出标准，须在
门经理 《出差申请》中列
明
其余人员火车硬座、轮船三等舱位； 超出标准，须在
（部门经理夜间（20：00-至次日7：00）行程6《出差申请》中列
长途交
通工具 以下级别） 小时以上，或连续乘车超过12小时以明
上的，可乘坐硬卧票
乘长途汽车者，凭票实报实销。
/
自驾车出差 费用预算不超过车上所有人员最高出 实际需要自驾车出
差标准总和，按每公里1元补助；根 行，须在《出差申
据《行车记录表》记录每月实际发生 请》中列明。
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4.3.1.2 原则上出差人员不允许报销出租车票。特殊情况经董事长特批后方可报销，报销出租
车票后取消当天市内交通费补贴。
4.3.2 出差住宿标准及伙食补贴
项目 人员级别 最高费用标准 备注
总监以上 最高为三星级酒店费用标准 超出标准须提前申
请。2）左表为双人
230元/天 副总监及部
间标准，一人单独
门经理
出差，住宿费按左
长途交
北、上、广、深四城市： 200元/天 其余人员
表标准提高30%，
通工具
（部门经理
省会城市： 150元/天
超出部分自理。
以下级别）
一般城市： 100元/天
公司提供住宿，不再给予报销
/
每天补贴20元，以实际出差天数为出差期所有人
准。 间伙食
补贴
4.3.3 开支餐费超过补贴金额的部分由个人负担。
4.4 日常费用
4.4.1 房租
4.4.1.1 房租仅限于公司批准成立的商务处办公室、专卖店、仓库、售后服务点。
4.4.1.2 租房前应到人资部备案。
4.4.1.3 公司授权相关人员办理租凭事宜。租赁必须签署有效合同，并提供业主身份证（/授
权委托书及受托人身份证）、房屋产权证等相关证件复印件。最少提供三份合同原
件，一份营销部存档，一份财务部存档，一份人资部存档。
4.4.1.4 房租支付流程：房租到付日由区域人员通知营销部内勤，由内勤统一开具《费用报销
单》，办理打款手续，同时在费用明细帐中登记。
4.4.2 办公用品、工具及其他物料购买
4.4.2.1 办公用品等物料不包括促销赠品。实行预算制度，每月初各区域、各单列出预算明
细。
4.4.2.2 部门员工统一在人力部领取办公用品。各区域的预算物品中，公司可提供的，由内勤
按相关流程安排领取并发放。其他的在当地购买，与日常费用一并报销，报销时须提
供正规发票及明细。
4.4.2.3 凡金额超过100元以上的公司物品，均需列入固定资产明细表中，并报备一份人资
部，作为成本核算及固定资产管理依据。
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4.4.3 业务招待费
4.4.3.1 业务招待费指在公务活动过程中产生的业务招待管理费用。
4.4.3.2 各级领导审批额度：
分类 审批资格 备注
≤200元，每月不超过
大区总监
800元
如有招待事由，需事先申
预算额度之
〉200元，≤500元
总监
请，经批准后方可在招待
内
每月不超过1600元
费中列支，否则不予以报
〉500元 董事长
销。
超出预算额度 董事长
4.4.3.3 报销流程同日常费用。报销时需填写“招待费用说明”，列明会餐人员名单及相关证
明人签字。餐饮发票须填写公司正式抬头，酒店招待须另附菜单。
4.4.3.4 总部人员因公务需要招待，应提前2小时知会人资部安排，人资部无法安排的，可参
照以上审批额度或另外申请。
4.4.4 差旅费
4.4.4.1 差旅费：指出差往返所发生的所有费用。
4.4.4.2 差旅费授权额度
市区+100公里内 审批资格 市区+100公里外
大区总监以
≤200元
下
预算额度之
事先申请，费用预算经批
≤400元 大区总监
内
准后，按批准授权额度在
〉400元，≤800元
营销总监
招待费中列支。
超出预算额度 董事长
说明：福建省内不含在内，有业务需要需事先申请，按批准额度标准执行。
4.4.5 营运费（营销中心）
4.4.5.1 营运费：除日常开支外的费用或日常开支发生变更额外增加/减少的费用，如房租、
进场费提高/降低，办证费用等。
4.4.5.2 发生营运费应事先报备运营部，500元以内由营销总监审批，500以上由董事长审
批。事后报备不予以在费用报销中列支，由大区总监承担。
4.5 出差费用预支、核销程序
4.5.1 出差费用预支方式
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4.5.1.1 因公出差的员工需预支出差费用的，经部门经理签字确认，报分管负责人、董事长签
批，财务部负责人审批后，按规定预支，多名员工共同出差，应由一人负责借款事宜。
4.5.1.2 出差借款限额由财务部根据出差地点、时间、事由所需进行核定。借款限额按《出差
申请单》批准的交通工具所需交通费用加上按批准天数与出差地住宿费标准、市内交
通费补贴及伙食补贴核定。
4.5.1.3 出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后3日内凭相关票据进行核销；
4.5.1.4 借款销账原则：本月借款，本月销账，本月借款未销账的停发本月工资，直至借款销
账之月起发放工资。本月20日（含）前借款计为本月借款，本月20日后借款计为下
月借款。（备用金不受此条款限制。）
4.5.1.5 借款责任：借款人借款无法还款，导致款项无法追缴的由部门最高签字负责人承担
30%借款额度。
4.5.2 出差费用核销规定
4.5.2.1 住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的餐饮费、交通
费、交际费不得重复报支。
4.5.2.2 交际费用额度由各中心总监核准，未经核准费用自理。
4.5.2.3 所有报销项目均需凭发票等票据报销；不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回
报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。
4.5.2.4 本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提交书面报告经董事长审核批准后方
可报销；
4.5.2.5 员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经其所属权责单位批准并由人
力资源部复核后，可酌情安排补休。
4.5.3 出差费用核销程序
4.5.3.1 员工须在出差结束后2个工作日之内完成差旅费的报销工作，并呈交一份《出差报告
单》。
4.5.3.2 依财务单位规定的标准粘贴相应的正式发票（补贴部份不需发票）。
4.5.3.3 填好《现金请款单》的所有明细，出差人员签字后，呈报核决权限逐级核准：
4.5.3.4 财务单位复核程序
A、 财务单位人员按照本制度规定，复核单据的规范情况，包括“出差审批单”、票据的
张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等；
B、 差旅费及业务费用必须分开报销。
C、 经其复核确认后，予以办理涉及人员的出差费用报销事项；
D、 对于出差费用的超标部分不得报销；
E、 涉及超出规定时间进行费用报销的，出差费用按照标准的5折支付；
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4.5.3.5 出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明：
A、 出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作，其他人员仍须签字证
明；
B、 报销单中的补贴金额由报销人根据“公司出差费用标准”中的标准分发补贴金额；
C、 出差期间发生的费用中，如有公司不予报销项的支出额，由出差人员（除董事长、总
经理外）根据“公司出差费用标准”中的标准分摊；
4.5.3.6 所有员工出差所发生的差旅费，均分列入项目成本；
4.6 报销时间规定
4.6.1 周一、周三为财务审核及董事长审批时间，周三、周五为出纳现金报销、汇款转账时
间，出纳汇款完毕应及时知会相关单位。除特殊紧急情况，非工作时间段内概不受理
其它业务。
4.7 其它
4.7.1 业务人员回总部，必须按照总部考勤管理办法进行出勤打卡，回总部期间不享受出差
相关补贴。
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