房地产公司公文管理制度(-改)模版.doc

第一章 公文管理制度
为进一步规范公司各部门公文处理程序和格式，提高公文质量和效率，确保政令畅通，特制定本制度。
1、收发权限
1.1所有以“**公司”为接收方、联络方、抄送方的收文，由公司总经办统一接收、转办、存档。
1.2所有以“**公司”为发起方的发文，经公司负责人或授权人签批后，由公司总经办编号、存档，由发起部门具体发送。
1.3各部门拟发制度性文件、规范性文件均由总经办按照文件呈批方式，经公司最高负责人批准后以公司名义发布。
1.4公司之间或部门之间的《工作联系函》发文由公司或部门最高负责人签发。
2、文件形式
常用的文件形式及用途如下：
文件形式
适用范围（用途）
红头文件
公司就重大或关键事项的发文，如《人事任免通知》、《通报》、《规定》、《办法》、《制度》等，经签发后扫描在电视公告中发布
会议纪要
由公司领导主持的公司级会议纪要或重要的专题会议纪要，经签发后扫描在电视公告中发布
通知
公司日常工作通知，如一般事项通知、会议通知等，在电视公告中发布
工作联系函
公司与公司之间、部门与部门之间的日常工作事务联系，在电视公告中发布
工作请示单
用于向上级请求指示、批准的上行公文，对应于OA系统中的相应审批流程，部分特殊呈报件可采用纸质形式
3、公文处理
3.1公文处理一般程序包括拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、发布、传阅、归档、销毁等程序。
3.2 总经办负责公司文件管理的总协调和总监督，各部门要指定专人负责文件管理的具体工作。
3.3 内部文件一般情况下一律在OA系统中操作：公司发布的红头文件按照行文要求编写，由公司总经理按照权限签发，由专人扫描上传电视公告中公布；一般通知、函件由各部门按照行文规范直接编写和排版，经相关人员审阅签发后，由专人扫描上传电视公告中公布；工作请示由各部门按照请示事项类别在OA系统中发起相应审批流程，部分特殊呈报件可采用纸质形式；会议纪要按照行文要求编写，经相关人员审阅签发后，由总经理秘书发送给相关参会人员。
3.4 各部门以公司名义对外发文，需用公司红头文件格式或根据公司VI规范印制的信纸打印。用印须填写《印章使用审批单》或OA流程审批单，由授权分管领导或公司最高负责人签字同意，并由总经办统一登记、编号，由承办部门对外发放。
3.5 公文处理必须限时办理，在规定时间内予以回答、批复或反馈。一般文件在每个oa审批人节点上停留时间原则上不能超过1个工作日，加急文件原则上所有审批人在1个工作日内完成会签（加急文件可加以备注）。每个部门会签时间不得超过1个工作日，若超过时限，必须电话通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在成本管理部门、财务管理部门等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。
3.6 重要的下行文，应当同时抄送或传阅分管领导和公司最高负责人。
3.7 行文涉及部门间共同业务的，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。
3.8 涉及请示事项的流程应当一事一流程，报告中不得夹带请示事项。
4、公文格式
4.1 文号编号
4.1.1公司发布的公文（包括纸质公文、OA中发布的公文）由总经办统一编制文号，文号由代字、年份、顺序号组成。
公司代字由“融+公司所在地简称+部门代字”组成，如：融南总字[2011]1号代表xx呃xx置业有限公司总经办2011年1号发文。
公司各部门代字如下，各部门可参照自行拟定。
总经办——“总”；
财务管理部——“财”；
成本管理部——“成”；
工程管理部——“工”；
市场营销部——“市”；
项目开发部——“项”；
设计管理部——“设”；
4.1.2公司各类型文件编号规则如下，各部门可参照自行拟定。
文件形式
文件编号
红头文件
融南发[××××]××号、融南总发[××××]××号、融南财发[××××]××号等
会议纪要
融南纪字[××××]××号、融南总纪字[××××]××号、融南财纪字[××××]××号等
通知
融南总字[××××]××号、融南财字[××××]××号、融南成字[××××]××号等
工作联系函
融南总函[××××]××号、融南财函[××××]××号、融南成函[××××]××号等
对外函件
融南综[××××]××号
4.2公文格式
4.2.1文字一律从左向右横排，标题一般用宋体，加粗居中，正文一般用仿宋体，字号可根据内容字数合理选定，行间距为1.5倍行距。
4.2.2红头文件，眉首公司名称用仿宋72号，红色加粗。公司眉首为“xxxx置业有限公司文件”。
4.2.3内部一般文件（特指纸质文件、各类专用表单、报表等），页眉左侧为xx公司LOGO，右侧为公司名称，宋体五号。
5、公文的整理与保存
5.1 处理完毕的纸质公文，分别按公文种类、业务性质、机密程度、保存年限等进行整理、编辑，由公文发起部门或公司指定专人进行归档保存，并按照《档案管理制度》要求，定期移交，及时归档。
5.2 以公司名义发出的红头文件（纸质原件），由总经办归档保存，其余一般性文件以电视公告形式直接发布，无需再另行保存纸质文件。
6、附录
6.1《红头文件》
6.2《通知》
6.3《工作请示单》
6.4《工作联系函》
6.5《会议纪要》