房地产公司公文管理制度(-改)模版.doc

第一章 公文管理制度为进一步规范公司各部门公文处理程序和格式，提高公文质量和效率，确保政令畅通，特制定本制度。1、收发权限1.1所有以“*公司”为接收方、联络方、抄送方的收文，由公司总经办统一接收、转办、存档。 1.2所有以“*公司”为发起方的发文，经公司负责人或授权人签批后，由公司总经办编号、存档，由发起部门具体发送。1.3各部门拟发制度性文件、规范性文件均由总经办按照文件呈批方式，经公司最高负责人批准后以公司名义发布。1.4公司之间或部门之间的工作联系函发文由公司或部门最高负责人签发。2、文件形式常用的文件形式及用途如下：文件形式适用范围（用途）红头文件公司就重大或关键事项的发文，如人事任免通知、通报、规定、办法、制度等，经签发后扫描在电视公告中发布会议纪要由公司领导主持的公司级会议纪要或重要的专题会议纪要，经签发后扫描在电视公告中发布通知公司日常工作通知，如一般事项通知、会议通知等，在电视公告中发布工作联系函公司与公司之间、部门与部门之间的日常工作事务联系，在电视公告中发布工作请示单用于向上级请求指示、批准的上行公文，对应于OA系统中的相应审批流程，部分特殊呈报件可采用纸质形式3、公文处理3.1公文处理一般程序包括拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、发布、传阅、归档、销毁等程序。3.2 总经办负责公司文件管理的总协调和总监督，各部门要指定专人负责文件管理的具体工作。3.3 内部文件一般情况下一律在OA系统中操作：公司发布的红头文件按照行文要求编写，由公司总经理按照权限签发，由专人扫描上传电视公告中公布；一般通知、函件由各部门按照行文规范直接编写和排版，经相关人员审阅签发后，由专人扫描上传电视公告中公布；工作请示由各部门按照请示事项类别在OA系统中发起相应审批流程，部分特殊呈报件可采用纸质形式；会议纪要按照行文要求编写，经相关人员审阅签发后，由总经理秘书发送给相关参会人员。3.4 各部门以公司名义对外发文，需用公司红头文件格式或根据公司VI规范印制的信纸打印。用印须填写印章使用审批单或OA流程审批单，由授权分管领导或公司最高负责人签字同意，并由总经办统一登记、编号，由承办部门对外发放。3.5 公文处理必须限时办理，在规定时间内予以回答、批复或反馈。一般文件在每个oa审批人节点上停留时间原则上不能超过1个工作日，加急文件原则上所有审批人在1个工作日内完成会签（加急文件可加以备注）。每个部门会签时间不得超过1个工作日，若超过时限，必须电话通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在成本管理部门、财务管理部门等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。3.6 重要的下行文，应当同时抄送或传阅分管领导和公司最高负责人。3.7 行文涉及部门间共同业务的，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。3.8 涉及请示事项的流程应当一事一流程，报告中不得夹带请示事项。4、公文格式4.1 文号编号4.1.1公司发布的公文（包括纸质公文、OA中发布的公文）由总经办统一编制文号，文号由代字、年份、顺序号组成。公司代字由“融+公司所在地简称+部门代字”组成，如：融南总字20111号代表xx呃xx置业有限公司总经办2011年1号发文。公司各部门代字如下，各部门可参照自行拟定。总经办“总”；财务管理部“财”； 成本管理部“成”；工程管理部“工”；市场营销部“市”； 项目开发部“项”；设计管理部“设”；4.1.2公司各类型文件编号规则如下，各部门可参照自行拟定。文件形式文件编号红头文件融南发号、融南总发号、融南财发号等会议纪要融南纪字号、融南总纪字号、融南财纪字号等通知融南总字号、融南财字号、融南成字号等工作联系函融南总函号、融南财函号、融南成函号等对外函件融南综号4.2公文格式4.2.1文字一律从左向右横排，标题一般用宋体，加粗居中，正文一般用仿宋体，字号可根据内容字数合理选定，行间距为1.5倍行距。4.2.2红头文件，眉首公司名称用仿宋72号，红色加粗。公司眉首为“xxxx置业有限公司文件”。 4.2.3内部一般文件（特指纸质文件、各类专用表单、报表等），页眉左侧为xx公司LOGO，右侧为公司名称，宋体五号。5、公文的整理与保存5.1 处理完毕的纸质公文，分别按公文种类、业务性质、机密程度、保存年限等进行整理、编辑，由公文发起部门或公司指定专人进行归档保存，并按照档案管理制度要求，定期移交，及时归档。5.2 以公司名义发出的红头文件（纸质原件），由总经办归档保存，其余一般性文件以电视公告形式直接发布，无需再另行保存纸质文件。6、附录6.1红头文件6.2通知6.3工作请示单6.4工作联系函6.5会议纪要