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第四章 采购管理制度

一、目的：
为了规范物资采购管理工作，提高采购资金的使用效益，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、高效、廉洁运行，特制定本制度。
二、适用范围：
凡公司所需办公物品、医疗器材、药品耗材、电器设备、劳保用品、维修材料等采购，均适用于本制度。
三、内容：
1、 总则
为加强采购部门的管理工作，提高采购工作的效率，保质保量保时的完成各部门、科室的采购计划。所有的采购人员及相关需要采购人员均应以本制度为依据开展物品采购工作。
2、 采购基本流程
采购申请 采购需求 采购计划 寻找供货商 询价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务） 交货验收（库管） 质检（不合格退货） 入库 计划对账 财务结算
物品采购流程图：
采购需求申请

分管领导审批
财务部确认付款条件及帐期
采购计划
审批
寻找供应商
1、申请部门领导审核

2、产品采购部审核

3、总经理审核

存 档
寻价、比价、议价
采购洽谈

总经理审批
验收
不合格
入库
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
跟踪采购
建立供应商资料

财务结算

1） 采购计划：
采购员应根据请购单和公司库管计划制订采购计划。
2） 供应商的选择和考核：
物资设备采购相关部门、科室应对供应商资质、信誉等情况的真实性、合法性和完整性进行初审。合格供应商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。
3）询价、比价、议价：
采购部门根据申请部门的需求进行市场调研，要求至少不低于3家商家进行询价、比价，并记录存档。需要走招标程序的，根据公司相关制度执行。
4）合同的签订：
买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：
采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：
货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算。
说明：若采购物品无需走合同的（办公耗材等），采购申请流程走完后直接进行实物采购。
3、申请商品采购流程图
总经理审批
采购部审批（有合同）
采购部审批（无合同）
院长（各部门负责人）/财务审批
各部门
提出需求

1）各部门提出采购需求，
2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报分管领导、财务（超过5万的才上报财务申批）、总经理审批；
3）审批通过后，由采购部下单。
4、申请付款流程图
根据供应商帐期限

采购部审批
采购人对账
采 购
部门负责人/财务部/总经理审批

财务部付款

1） 采购商品入仓后，做应付款计划；
2） 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；
3） 采购部审批到期应付款；
4） 分管领导/总经理批准付款。
库管验货
5、商品到货验收流程
进 库
成本会计审核入库单
库管打入库单

1） 库管根据供应商送货单验收产品；
2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。
同意
退单
6、退货流程
退货申请单
供应商
仓库
采购部审核

报损

1） 退货部门填写退货申请单，写明原因；
2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请；
3） 审核通过可退回库管，库管每周以供应商为单位做退货单；
4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%。
四、 采购管理制度：
1、 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表；
2、 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉；
3、每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划；
4、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人；
5、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决；
6、验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程：
（1）根据本院的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2.制定并实施采购计划：
（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
（6）督导检查库管的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3.采购成本预算和控制：
（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4.选择并管理供应商：
（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；
（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
采购主管职责（分管系统和直配）
1、系统信息更新
2、库管库存的掌控
3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商促销政策的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档
六、 纪律和监督
1、纪律要求
（1）采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算。
（2）参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。
 （3）参与采购活动的工作人员不得私下接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请。
（4）供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。 
 2、下列行为属于采购违规行为 
（1）违反集体采购原则的； 
（2）违反采购工作程序，规避监督检查的； 
（3）未按规定形成采购工作文书或归档备案的； 
（4）向投标人透露其他潜在供应商有关情况的；
（5）接受供应商好处，谋取个人或小团体利益的；
3、 采购活动按照“谁的职责谁签字，谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见，认定为“认同意见”。
4、对在物资设备采购活动中工作程序违反公司规章制度，对公司利益造成损失的，公司将追究有关责任人的责任。
5、党支工会有权对采购相关流程、设备质量、设备供货商进行复议并具有监督权。
凡因工作处置失当、失职、渎职对医院造成经济损失的，应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私，损害国家和医院利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的，提交司法部门。
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