房地产公司公共事务管理制度模版.docx

zz地产公共事务管理制度目录总则1第一章：工商事务管理11.1 公司设立登记11.2 公司相关证照年检工作31.3 公司变更登记31.4 公司注销登记41.5 工商办理有关材料存档规定4第二章：接待管理51.1 接待职责归属51.2 职责与分工51.3 接待标准61.4 接待流程71.5 接待备案与费用报销81.6 对外关系交流时机81.7 外联关系建立原则8附件及表单91.1 zz地产控股股份有限公司法定代表人工作细则91.2 zz地产控股股份有限公司法定代表人委聘协议书92.1 接待细则表92.2 对外关系工作指引 A 表92.3 对外关系工作指引 B 表9总则1.1 目的：通过设立规范，优化流程，明确职责，加强公共事务的管理力度，提高公共事务的管理水平，维护塑造良好的企业形象。1.2 适用范围：zz地产本部及各城市公司（含项目公司）1.3 一般描述该制度/管理办法正式实施日期，明确负责解释及修订的部门。1.4 本管理制度分为六个部分：总则、工商事务管理、接待管理、附件及表单。第一章：工商事务管理1.1 公司设立登记1.1.1 发起新公司设立审批正文中必须包含以下要素:（1） 拟成立企业名称（2） 企业类型（3） 法定代表人、总经理（4） 董事会成员名单（5） 监事会成员名单（6） 注册资本（万元）（7） 股东及出资比例（8） 注册地址（9） 经营范围（10） 经营年限1.1.2 新公司设立申报信息规范：事项注册信息公司名称城市公司（城市名）zz置业发展有限公司或：zz（城市名）置业发展有限公司项目公司正 X（城市名）置业发展有限公司（不使用zz字样）或： 荣 X（城市名）置业发展有限公司如：正兴、正茂、正泰、正丰、正升、正鼎、正裕、正宏、正创、正瑞注册资本以实际需求为准股东及出资比例以实际需求为准注册地址根据区县市级工商的注册资本金受理门槛或土地出让要求；临时办事处选址需符合当地公司注册要求；实际办公地点确认后租赁合同签署后办理变更登记；住所如租赁需提供正规租赁合同与房租发票。经营年限以实际需求为准法定代 表人、董事、监事、总经理城市公司法人/总经理/ 董事：城市公司负责人监事：总部审计风控部或上级单位财务管理部委派项目公司执行董事/董事长：城市公司负责人法人/总经理：项目公司负责人监事：总部审计风控部或上级单位财务管理部委派经营范围根据实际需求以工商部门核定为准公司章程以实际需求为准1.1.3 董监高人员的任命原则1.1.3.1 各级公司董监高人员离职、试用期间，由上级单位分管领导代任。1.1.3.2 合资公司的委派人员等注册信息根据实际情况由双方商议，达成一致后申报。1.1.3.3 如新设公司设立董事会，则建议 1）如新公司为城市公司，则董事会人员备选顺序依次为新公司总经理、城市公司分管生产副总经理、城市公司分管资金财务副总经理；2）如新公司为项目公司，则董事会人员备选顺序依次为城市公司总经理、城市公司分管生产副总经理、城市公司分管资金财务副总经理、城市公司分管营销副总经理。1.1.4 董监高人员的权利与义务各级公司法定代表人应认真阅读zz地产控股股份有限公司法定代表人工作细则（附件 1.1），充分知晓自己的权利与义务，并在此基础上签订zz地产控股股份有限公司法定代表人委聘协议书（附件 1.2）。1.1.5 公司设立登记时应遵循的操作程序1.1.5.1 各城市公司、项目公司在设立登记前，应由需求部门做发起动作，依据权责流程表进行审核、会签。综合管理部作为工商管理事务的归口管理部门，履行指导办理、协助后期工商操作的工作义务。1.1.5.2 向工商行政部门申请企业名称预核准。1.1.5.3 取得企业名称预先核准通知书后，按当地的工商局对设立公司登记材料规定提交相关材料。1.1.5.4 取得企业工商营业执照后，陆续对接相关部门办理税务登记证、开户许可证等。1.1.5.5 公司公章、合同章、财务章、法人章等在内的所有印章刻制，均应及时按规定手续办理，具体管理参见zz地产文控档案管理制度。1.1.5.6 各城市公司、项目公司在设立登记完成后，应在三日内将新公司一整套设立材料和证照发送至工商管理邮箱：gsgl，邮件主题：XX 置业公司XX 公司工商设立具体事项；并在 3 个工作日内，将新设公司的工商信息录入 OA 股权管理系统。1.2 公司相关证照年检工作1.2.1 公司工商营业执照年检在每年 1 月份6 月份进行，各级公司综合管理部应在规定时间内对所管辖城市公司、项目公司等企业营业执照按规定进行年度报告公示,所递交的材料数据应经过公司财务管理部、人力资源部有关负责人签批同意方可对外申报。1.2.2 公司税务登记证等证照年检手续，应按规定时间和程序办理。1.3 公司变更登记1.3.1 公司的变更登记应依据公司股东会、董事会决议办理，变更登记时，应注意：1.3.2 各城市公司、项目公司在变更登记前，应由需求部门做发起动作，依据权责流程表进行审核、会签。综合管理部作为工商管理事务的归口管理部门，履行指导办理、协助后期工商操作的工作义务。1.3.3 各城市公司、项目公司在变更登记完成后，应在三日内将一套变更材料和工商回执发送至工商管理邮箱：gsgl，邮件主题：XX 置业公司XX 公司工商变更具体事项；并在 3 个工作日内，将公司变更的具体信息录入 OA 股权管理系统。1.4 公司注销登记1.4.1 公司注销登记应依据公司章程、股东会决议办理，注销登记时应注意：1.4.2 各城市公司、项目公司在注销登记前，应由需求部门做发起动作，依据权责流程表进行审核、会签。综合管理部作为工商管理事务的归口管理部门，履行指导办理、协助后期工商操作的工作义务。1.4.3 各城市公司、项目公司在注销登记完成后，应在三日内将一套注销材料和工商回执发送至工商管理邮箱：gsgl，邮件主题：XX 置业公司XX 公司工商注销具体事项；并在 3 个工作日内，及时更新 OA 股权管理系统中的信息。1.5 工商办理有关材料存档规定1.5.1 工商有关设立、变更、注销等事项应按公司权责流程的规定办理审批，做到一事一申请。原则上走 OA 申请流程，确保申请工作留痕。1.5.2 作业人员在工商部门办理设立、变更、注销等业务活动时，产生的企业名称预先核准通知书/备案书、企业登记核准通知书、工商变更通知书（回执单）、股东会决议、董事会决议、章程或章程修正案等文件资料在递交工商部门同时应保存一份原件留档。作业人员在正式完成登记 3 个工作日内，交至公司档案管理部门保存。第二章：接待管理1.1 接待职责归属出席接待人员接待级别接待对象（供参考）接待主责部门15 级V 级VIP 贵宾、重要战略投资伙伴的视察、考察及参观综合管理部10-14 级A 级重要贵宾、战略投资伙伴及社会著名人士的视察、考察及参观政府对口部门的会务活动、相关联单位商务洽谈、新闻采访8-9 级B 级等，根据具体情况归纳为此等级的客人对口业务部门业务对应合作伙伴的一般性商7 级及以下人C 级务往来，同行、兄弟单位参观等员日常性接待，根据具体情况归纳为此等级的客人注：相关领导接待级别由综合管理部负责解释。1.2 职责与分工1.2.1 接待工作由接待主责部门、接待指导部门、接待辅助部门三部分组成。1.2.2 接待主责部门，指当次接待业务对口的部门，该部门将承担当次接待的执行工作，由始至终跟进进度。1.2.3 接待指导部门，是指地产总部及各城市公司的综合管理部，根据主责部门的活动要求， 提供接待工作的指导与协调，保障相关接待任务的顺利完成。1.2.4 接待辅助部门，指拥有公司公共资源且可提供于接待服务的部门，项目公司、财务管理部等均可作为辅助部门。1.2.5 接待分工描述：B 类（含）以上原则上采取综合管理部统筹安排、对口部门接待的方式。C 类接待由对口部门自行安排，综合管理部提供服务支持，实行“谁接待、谁负责”的原则，贯彻接待工作的始终。部门分工描述接待主责部门1、对外联络、策划和组织，明确接待负责人员，同时进行酒水、商务礼品的申领；2、根据来宾来访目的和时间完善接待计划，确认双方出席名单；3、确定车辆调配、酒店/餐厅预订、参观考察等接待细节；接待指导部门1、指导主责部门执行接待活动，在必要时提供协助，保障接待活动顺利进行。2、统筹整体活动，把控方向。接待辅助部门1、品牌部门配合活动影像记录与宣传；2、各项目部负责项目参观与讲解；3、财务管理部对接待经费开支和使用情况进行监督检查，对不符合有关规定的，应不予报销。1.3 接待标准1.3.1 接待标准分类归化1.3.1.1 对外贵宾接待标准分类如下表（人均/元）：接待级别正式宴请菜金陪同宴请菜金礼品休闲酒店接待审批V 级实际需求依财务审批制度A 级B 级800 内600 内5000内1000 内五星/四星，协议酒店优先C 级600 内400 内3000内500 内四星/商务酒店，协议酒店优先1.3.1.2 本司出席接待人员与接待对象不属同一级别时，接待标准遵循较高原则。1.3.1.3 如遇特殊情况需提高接待礼品标准，遵循一事一议原则。1.3.1.4 内部人员接待标准分类如下表（人均/元）：出席最高领导接待标准对内宴请同一次出差宴请次数陪同人员范围费用归属15 级V 级1000 内（含酒水）实际需求分公司总经理及随行人员总办招待费10-14 级A 级800 内（含酒水）8-9 级B 级600 内（含酒水）1 次分公司副总经理以上及随行人员接待需求部门业务费7 级以下不设宴请1.3.1.5 供应商由于异地、跨区域产生差旅、餐费等，相关工作人员应提前告知所有发生费用自行解决，公司不承担除业务往来外的任何费用。1.4 接待流程1.4.1 接待活动细则参考附件 2.1：接待细则表1.4.2 接待活动涉及面广泛，属性不尽相同。根据具体的接待场景，接待人员有以下注意事项。1.4.2.1 日常事务性接待坚持“可接待可不接待，不接待”、“可发生可不发生费用，不发生” 的原则，适度从紧，节约资源。1.4.2.2 项目考察型接待根据接待级别安排负责人，具体可参考：V 级、A 级客人由项目总经理担任接待负责人；B 级由项目副总经理担任接待负责人；C 级由对接项目部门经理担任接待负责人。1.4.2.3 关系维护型接待要严格把控接待人员的范围，保护客人隐私，注意客人个人需求， 低调做好服务工作。1.4.2.4 签约仪式型接待主责部门在前期要与综合管理部行政条线、品牌条线沟通确认接待规格和流程，保障仪式顺利进行。1.5 接待备案与费用报销1.5.1 接待费用的报销需参考权责流程1.5.2 公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内，凭发票报销。1.5.3 有关城市公司的跨区委托接待费用，由地产总部财务管理部定期和城市公司财务管理部结算。1.6 对外关系交流时机1.6.1 重大节庆：按权责流程执行，由综合管理部发起需求统计，各部门员工独立对外关系工作指引 A 表（参见附件 2.2）、对外关系工作指引 B 表（参见附件 2.3）后提交给部门负责人审核确认并汇总，按业务线分别提交给公司综合管理部，统一呈报签批后执行采买。1.6.2 其它商务礼品：按权责流程执行，由各部门自行主导规划，行政协助作业。1.7 外联关系建立原则1.7.1 外联名单由总部部门总经理或城市公司分管副总独立管理，实时更新，定期报综合管理部总裁办公室。1.7.2 外联关系需确保延续性，所有外联关系需由 2 人以上人员共同拥有（原则为经办人和分管主管）； 遇经办人调动变更等，需经总部部门总经理或城市公司分管副总确认方可移交。附件及表单1.1 zz地产控股股份有限公司法定代表人工作细则1.2 zz地产控股股份有限公司法定代表人委聘协议书2.1 接待细则表2.2 对外关系工作指引 A 表2.3 对外关系工作指引 B 表zz地产综合管理部20xx 年 11 月