员工出差管理新规制度.doc

文件名称
职员出差管理要求
文件编制
人事行政部
文件编码
XBX-HR-
文件编制日期
5月9日
文件版本/页数
第一版/共六页
总经理审批

审批日期

第一条 目标
为规范职员出差步骤、出差审批及差旅费报销，特制订本制度。
第二条 适用范围
本制度适适用于“雅视企划”企业全体职员。
第三条 出差审批权责
1、各部门主管负责本部门职员出差和出差费用审批。
2、总经理负责对企业各部门主管级以上人员出差和出差费用审批。
3、财务部负责出差备用金申请审核、差旅费报销审核。
4、职员出差国外或港澳台地域，一律由总经理审批。
第四条 出差管理标准
1、出差人员必需根据高效、经济、安全便捷标准选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为。
2、出差必需先获同意或被安排出差，对私自主张者不予报销差旅费。
3、提倡力行节省并对限额控制差旅费用实施超支自理。
4、公务出差兼私人旅行，企业负担公务出差部分差旅费。
5、业务出差人员须在出差结束后5个工作日内提交《出差汇报》，并作为领导是否同意报销差旅费关键依据。
第五条 出差审批
1、企业各部门责任人全部应合理安排外出人员，并考虑完成任务期限，确定出差地点、路线和时间等相关事宜，填写《因公出差审批表》（附件一），经有审批权限领导同意同意。
2、出差人员凭《因公出差审批表》办理差旅费预借审批。
3、出差中途改变路线时，需报直属领导同意，报销审批时另附说明。
第六条 差旅费组成
列入本制度差旅费是职员处理公务或企业外送学习培训、外出会议、考察等活动发生费用，关键包含：
1、长途交通费：乘座飞机、轮船、火车、长途客车费用。
2、市内交通费：乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车费用。
3、住宿费：异地出差因过夜住宿发生费用。
4、膳食补助：按地域标准和出差期应就餐次数及补助限额计发补助。
5、其它费用：公务发生电传、邮寄、托费、公共服务等费用。
第七条 出差费报销标准
职员出差乘坐车、船、飞机和食宿费用全部应力行节省，并按不超出要求限额报销。限额控制具体标准:
全国区域出差标准：
类别
城市类别
住宿费
餐费
长途交通费
市内交通费
备注
经理级及以上人员
一类城市
220
50
汽车、火车（车程在5个小时以内为硬座，以上为硬卧）
25
超出要求以外须申报总经理同意，不然超出费用自行负担
二类城市
200
35
15
三类城市
180
30
15
其它工作人员
一类城市
180
35
汽车、火车（车程在5个小时以内为硬座，以上为硬卧）
20
二类城市
160
30
15
三类城市
150
25
10
说明
一类城市指：北京、上海、杭州、天津、重庆、福州、厦门
二类城市指：一类城市之外省会城市和地级市
三类城市指：县级市、县及以下等级城市

第八条 出差住宿费报销审核
1、住宿费根据上表实施包干制，超出部门需自行负担处理：
2、因外事或关键业务需要招待来宾住宿或需要提升来宾及随同人员住宿费标准，应事先向部门主管汇报。经审核同意后实施，报销时须附注事由说明。
3、总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。其它同性职员两人一起出差，应同住一间房，报销额不超出两人报销标准累计额20%。
4、出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：
⑴ 由接待单位无偿接待安置；
⑵ 参与会议、学习、培训，其会议培训期间支付会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包含了住宿费。
第九条 餐饮补助报销审核
1、餐饮补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定，实施包干制。不满一天按半天报销。
2、出差期间因公发生对外业务招待费按企业业务招待管理措施实施。但陪同招待就餐人员，按陪餐次数减发餐饮补助。
3、出差期间有下列情况之一者，不计发餐饮补助：
（1） 派驻外地工作人员回到家庭居住地办理公务期间；
（2） 借出差之际绕道探亲、访友期间；
（3）支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包含了膳食费。
第十条 交通费报销审核
1、出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超出要求等级实施，并凭出差地点、路线、时间一致有效票据报销。
2、在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为标准，任务紧急或携带公物重可选择乘坐计程车。市（县、区）内交通费报销时按要求附有效报销凭证（部门职员需经得部门主管同意方可、主管以上人员需经总经理同意方可）。
3、多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其它人员不得再报销。
4、经同意同意，个人或多个人一起同行出差自带（驾）私车，凭票报销和出差时间、出差地点一致过路费。燃油费按行驶公里数0.9元/公里报销，随同人员不再报销相关交通费。
5、出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：
（1）未经同意，私自乘坐超标准而发生超支部分；
（2）借出差之际探亲、访友和旅游而发生交通费增支部分；
（3）出差有企业商务车或搭乘企业职员车辆；
（4）未经同意，自带私车发生费用超出乘坐公共交通工具费用部分。
第十一条 出差期间杂费报销审核
1、出差期间因业务所发生电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。
2、职员因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。
第十二条 出差期间公休和延期处理
1、出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续实施出差任务，如碰到出差单位公休无法办公，可安排休息；为避免这类情况，出差前应事先和相关单位联络。
2、超期停留：出差过程中，因生病（未住院）、交通中止或其它不可抗拒原因造成超出预定时限停留，在核清事实基础上，根据实际差旅费报销；因生病（需住院）原因造成意外，按标准支付出差补助，不报销住宿费和市内交通费；住院期间出差补助不超出5天；超期停留报销时需附上情况说明并经总经理同意后方可。
3、出差期间不能按时回企业时，出差者必需向主管领导汇报公务进展情况，并保持二十四小时开机。
第十三条 差旅费报销程序
1、出差人员回企业后，7个工作日内应按要求办理报销手续、结清借款。对无故未报销者不予再次借款。超出报销期，账面有个人出差借款，财务部有权从当月工资中先行扣回。
2、差旅费报销审签程序：
①先交由主管会计对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合要求署名后交还出差人；
②按审批权限送部门直接领导领导签字同意；
③再送财务部门进行资金支付审批；
④审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。
第十四条 差旅费报销违规和渎职追究
1、出差人员不得违反要求虚报差旅费；不许可以非出差期间发生费用票据或非正式票据虚列支出。不然，财务部有权拒绝受理，情节严重移相关主管部门调查处理。
2、经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍罚款。
3、各级审签人员因把关不严而渎职，使弄虚作假票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给企业造成经济损失，由各级审签人员负担对应连带责任。
4、部门责任人和分管领导如有有意偏护、纵容职员弄虚作假违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍罚款，同时另视情节轻重给行政处分。
第十五条 出差总结及评价
出差人员应于返回二天内向直接主管提交出差总结（包含行程总结、工作总结及费用支出情况），同时直接主管收到总结后1天内应对任务完成情况做出评价。评价内容应包含：
1、有没有违反行程安排计划；
2、出差工作任务完成情况；
3、出差费用有没有预算超支。
第十六条 其它
1、高、低职级人员同时出差，因工作不能分开或分开住宿、乘车不经济，可按高职级人员标准，在限额范围内报销。
2、本《制度》经总经理签字同意后生效实施。
3、本制度最终解释权归企业全部。

附：《出差审批表》

出差审批表
制表日期： 年 月 日

出差人

所属部门

出差时间
年 月 日 --- 年 月 日
出差地点
及所属消费区
至 ； 至
出差地所属消费区： [ ] 一类 [ ] 二类 [ ] 三类
出差事由（具体填写此次出差公务）

报销限额核准
交通费
飞机 [ ]经济舱 [ ]硬座
火车 [ ]软卧
轮船 [ ]一等舱 [ ]硬卧
[ ]二等舱
[ ]三等舱 汽车 [ ]硬座
[ ]卧铺
住宿费：
膳食补助：
出差经费支出
业务费用借支
借支金额（RMB): 元
直线上级意见

总经理意见

行政部立案