展会专项策划专业方案.doc

目录
一、相关展会 2
二、参展目标 3
三、参展准备 3
（一）参展产品 3
（二）参展衣饰 4
（三）宣传资料 4
（四）相关礼品 4
（五）展台设计 5
（六）参展人员 5
（七）人员培训 5
四、开展前期工作准备 5
（一）展台部署 6
（二）前期工作准备 6
（三）用户邀请和信息搜集 6
五、展期工作及人员安排 6
（一）工作内容 7
（二）人员名单 7
六、会后总结 8
七、参展人员及展品统计 8
八、费用预算 8
附一： 9
一、每日工作步骤 9
二、展示会中接待步骤 9
附二： 9
一、展品信息统计表 10
二、会客记录表 10
三、展会用户信息归纳表 10
四、每日工作统计表 11
附三： 10
一、参与展览纪律 11
二、参展人员行为规范 11
三、参展注意事宜 12

一、相关展会
展会名称：
展会地点：
展位面积：
展会时间：
展位号：
展会主办方提供工具及服务范围（桌椅板凳水电，用餐茶水电话等）：
二、参展目标
首先了解展会参观者大致情况，和企业本身能投入多少资源。尔后制订出可量化目标（便于用合理评定机制监控展会绩效）。
展会可选择目标以下：
1、接触新用户；2、提升企业形象；3、和用户互动；4、促销现有产品； 5、新品公布； 6、获取竞争对手情报；7、赶超竞争对手；8、提升士气；9、获取销售订单；10、接触分销商等
三、参展准备
（一）参展产品
1、展品选择考虑原因
（1）种类；（2）数量；（3）主推产品；（4）销售价格；（5）打折规范；（6）摆放主次位置；（8）样品运输；（9）布展及撤展时间。
2、确定展品选择
（1）搜集样品实物带数码相机展厅收到企业集经典样品实物，样品不求多，但求精。带不了样品拍相片，做好样品分类和编号。
（2）建立商品档案将数码相机拍摄商品图片导入数据库，然后，看图补充商品其它具体描述，输入产品价格、规格及多种基础信息（货号、颜色、规格等），建立起商品资料库。
（3）批量制作全部样品货号标签，打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个编号样品条码标签，贴到相关样品实物上。
（二）参展衣饰
直观形象是最有影响力，参展人员是企业代言人，展会期间应穿着正式、统一服装，佩上企业统一司标logo。首先可代表企业形象，其次也是对参观者尊重（选择引人注目标形象，西装是很好选择；合身、配套上衣或T恤衫也会引来潜在用户问询和寻求帮助）。
（三）宣传资料
宣传资料应内容详尽并增加部分快速信息查阅和视觉亮点，不可太大、太重、介绍模糊或介绍庸长，赠予给关键用户和展览中参观者。
宣传单张——十六开大小，是展会过程中企业向参观者派发最多资料之一，上面应有简单企业、产品和服务介绍。宣传单页画面应尽可能精美部分，纸张做得特殊部分。
宣传画册——宣传画册反应是企业综合实力和情况，信息范围相对于宣传单张宽泛部分，所以应“稳重部分”，在画面上以图文并茂形式进行介绍，在开本、工艺和装订方法等方面表现出强烈个性。
（四）相关礼品
展会过程中所派发物品包含宣传册、礼品袋等印刷品，和文具和其它小礼品。
纪念礼品，首先要含有一定功效性（如立体台历、拼图像框、漂亮鼠标垫等等），其次需要好做工和质量。最终打上企业信息。如纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼图、钥匙扣等。
礼品包袋，既然是礼品，要送就要送得体面、实用。做礼品袋，首先要漂亮，其次是礼品袋材质和质量要有确保，最终打上企业信息。
注意事项：
手册、赠品及样品尽可能不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，而应由参展人员有目标地将事先准备好企业印刷品或精巧小礼品适时发送给潜力用户。
（五）展台设计
1、展位设计标准
（1）考虑展位利用率最大化；（2）考虑人流心理及流向；（3）符合参观对象审美导向；（4）考虑施工难度及成本原因；（5）考虑安全性。
2、展台设计要求
（1）多数参观者来展会目标是为了搜集信息，所以展台需要部署得很醒目，以吸引大家注意力，还要能传达企业一些具体信息。
（2）展会是公布新产品好机会，企业最新产品应该在展台上有所表现。
（3）在展会上划出一块远离公众视线平静区域，这么能够方便潜在用户同销售人员私下讨论她们要求，也可用做展台工作人员休息场所。
3、展位设计（略）
（六）参展人员
参展职员职责包含：布展、撤展，参展安全、后勤，传译（英文），展览资料发放，物品运输、保管、分类、领取、统一回收等。尔后选择由谁去？多个人去？怎样去？
（七）人员培训
培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤能够分为以下三个部分：
1、情况介绍。包含人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目标是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。
2、展出介绍，包含展览会和展品情况。（展览会情况包含名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包含每一项展品特点、材质、质量、适用途、销售价格等）
3、技术训练。关键训练展台接待和推销技巧。
尔后决定何时何地由谁培训怎样培训？
四、开展前期工作准备
（一）展台部署
提议：选择少许、大幅展示图片框，以发明出强烈视觉效果，以达成用户超凡想像力，将图片框放在视线以上地方位置，而且使用大胆而抢眼颜色，避免使用易融入背景中性色彩，这么使展台从远距离便可突现出来。
（二）前期工作准备
1、前期工作准备包含工作安排、管理安排和行政安排。
（1）工作安排。向展台人员部署展台工作（包含观众接待、贸易洽谈、资料散发、和后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必需使展台上每一个人知道并了解此次展出目标。
（2）管理安排。包含工作时间、轮班安排、每日展台会议、统计管理等。
（3）行政安排。包含展台人员宿、膳、行、日程等安排。
2、检验查对参展各项内容是否到位，包含展品、产品资料、宣传资料、贸易条款和各设备工具等。
3、展会后勤工作：确保展会所需装备、陈设、促销材料和人员全部能够完好地在正确时间抵达展会现场。
（三）用户邀请和信息搜集
委派1-3名人员负责会前用户邀请和信息搜集工作，职责以下：
1、上门送请柬（最好直接送到决议者手中），并尝试邀请10到20个潜在高端用户到企业展台前参观展台，并准备部分较独特产品作为礼品赠给邀请来10到20位用户。
2、到其它企业或同行业企业搜集用户和同行业企业信息资料，寻求潜在用户并努力和之成为好友。

五、展期工作及人员安排
（一）工作内容
1、迎宾（1-2人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员通知本企业展位及产品，负责产品简单介绍，让用户明白企业产品和服务范围。
2、产品介绍员（1-2人）：派发产品说明书，负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略介绍，将有合作意向经销商介绍给谈判员。
3、谈判员（1人）：关键讲解招商政策，负责大用户及关键经销商深入沟通，统筹并调整招商策略。
4、信息搜集（1-2人）：参与展览过程当中派遣部分职员到其它企业或同行业企业搜集用户和同行业企业信息资料，寻求潜在用户并努力和之成为好友。
信息资料包含：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争对手信息。
资料不需见人就发，可有选择性地向意图用户发放资料，包含前来索要资料行业用户。对于认真参观用户，要具体介绍。
（二）人员名单
迎宾（1-2人）：
产品介绍（1-2人）：
谈判（1人）：
信息搜集（1-2人）：

注意事项：
1、专注于潜在用户，争取和潜在用户预约，并在展会后4到5天内面谈或电话接洽。
2、展会期间，天天工作结束时和职员开会，搜集整理潜在用户联络方法，并立即跟踪服务，确保当用户回到她们办公室时，已经有企业产品一份样品在等着她们了。
3、保护好资源：准备宣传资料，量大，要求人人全部有，比如宣传单页；关键，要收好，有选择性地发放，不然一窝蜂上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天厂商来了，名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。
4、努力结交好友，这些好友能够是行业里管理人员，能够是同行，能够是上游供给商、或是下游、媒体好友，政府人员等等，同行交多个好友，同类交多个好友，政府里面交多个好友等等，多个好友多条路。
六、会后总结
展会收尾工作内容以下：
1、总结意向用户量、成交量和利润实现情况。
2、会后搜集到信息跟踪处理工作。展会竣事后，搜集到用户资料统一送交员工主管，再由员工主管负责分配并安排展会后续行动，后续行动对于比较远用户，可打电话、QQ洽谈，约定那个月或那天上面造访，假如远用户要到企业来参观，要切记住用户到厂时间，在到来提前三天打电话给她，方便做好迎接充足准备，包含企业整体形象，用膳，休息等；假如有当地用户也去参展，也能够去造访她们。
七、参展人员及展品统计
参展人员：
企业整体形象喷画（企业名称）： 1套
企业产品广告宣传册、展会赠品：XX个
名片（参展销售人员每人4盒）：150张/盒
企业宣传袋、500个
展会上用到纸巾：12合
文具（署名本、笔、透明胶等）、
饮料： XX个（签单，洽谈用户饮用）
参展用设备： 网卡1个  笔记本1台  数码摄像机1台
八、费用预算
展位费用：
展位搭建费用：
展览物料费用：
名片费用 ：
宣传物品制作费用：
交通费用（含展品运费）：
相关礼品准备（资料袋 、纸巾）费用：
文具（署名本、笔、透明胶等）、饮料、午餐费用：
参展人员住宿饮食费用：
应急开支：
其它：
总预算费用：
附一：
一、每日工作步骤
7:30：早饭后，责任人安排当日工作，各人领取当日所用物质
8:30：按时抵达布展地点
9:00--11:30：招商工作进展
11:30--13:00：责任人安排轮值午餐
13:00--17：00：招商工作进展
17:00：清理物资立即递交当日搜集用户资料
18:30：自由活动，或依据企业安排其它工作
二、展示会中接待步骤
1、登记（到会用户姓名、单位部门、联络电话、落实责任人等）
2、现场相互介绍，了解用户处于是那个行业（影楼还是后期，做画还是装裱等等）
3、依据用户行业介绍企业及产品背景（企业位置，成立时间，规模等等）
4、看用户反应，用户需要什么样产品，努力帮她挑选推荐，用户问询价格时，要告诉用户购置多和少具体数据和价格，同时告诉用户买某款产品或新产品时，我们有促销产品赠予，给出具体数据
5、对于比较小用户或重视价格用户及对介绍产品渴望度不高用户，把她们引到产品促销区介绍促销产品特点，价格、多买多送，给出具体数据，促进用户心里这是个机会，让用户认为占廉价感觉
6、将意向用户请至洽谈区促成成交
7、如有用户当场签单，尽力渲染，制造高潮
8、发放资料、礼品
9、礼貌周到地送用户出门，并预约下次造访时间
10、到签四处记下用户意向及责任人

附二：
一、展品信息统计表
产品型号
颜色
规格
数量
销售价格
打折范围
最终价格
备注

二、会客记录表
企业名称
用户姓名
单位部门（职位）
电话/传真
手机号码
QQ/E-mail
备注

三、展会用户信息归纳表
填写人： 填写时间：
用户名称
联络人
单位部门（职位）
电话/传真
QQ/E-mail
类别
（A、B、C）
备注

备注：A类（已经交易成功或下订单用户）；B类（准用户）；C类（意图性用户）。
四、每日工作统计表
日
目
项
期

X月X日
X月X日
X月X日
X月X日
总计
意向用户

成交量

利润

附三：
一、参与展览纪律及行为
1、未经许可，不得私自脱离展位，特殊环境可向责任人请假。
2、用户到展位三步间隔，必需微笑相迎。
3、当用户在现场观展时，不能占坐和用户备好座椅。
4、用户在参观产品环境下，不得站在用户前面挡住用户观赏，应站在用户左边斜侧两步间距离，方便用户问询时能立即应答。
5、站立姿态切勿将手擦入口袋或叉腰，应两手相叠放入前衣角为佳
二、参展人员行为规范
1、真诚，对用户问询礼貌相待，不可挑拣，不是目标用户也要做好宣传工作。
2、耐心，用户提问和关心越多，代表意象越大，但切记因过于热情而吓跑用户。
3、专业，对品牌和产品定位，市场、消费心理分析和见解要专业客观，清楚表示能力能让用户愈加好判定品牌市场价值。
三、参展注意事宜
1、预约用户：向企业现有及潜在用户发出邀请，同关键用户约定见面时间，以加强业务联络，避免了展览会上自己站台门庭冷落情况，给目标买家留下较深印象。
2、资料准备：资料是企业和产品形象关键表现。产品目录应重视，给人以正规印象。宣传材料纸张及印刷应该努力争取精美，版式设计方便阅读，图片尽可能完善、清楚。一定要准备充足名片。营销人员名片应以中英文印制，数量以每日100-200张准备。
3、展台设计：应尽可能突出本企业特色，有一个专题。能够请专业展览设计企业来做，效果会好部分。除非有特殊原因，不要将展台四面密封起来，不然会失去很多机会。
4、参展人员要求：参展人员应该了解企业销售意图，熟悉本行业市场行情，现场讲解应解释产品特点和做工步骤，包含产品环境保护等。人员着装要正规，最好佩上企业统一司标。
5、保持联络人统一：确保每个人递给用户名片全部是统一，以方便潜在用户以后联络。
6、企业司标：参展人员应戴在身体右侧，因为用右手和参观者握手时，右肩会向前倾，这么司标就会靠近对方，引发对方注意。
7、甄别目标用户：在展会上，有些客人只是泛泛地了解一下，并没有对某一产品表现特殊爱好；但有些则会仔细阅读参展资料，而且会具体问询展品材质、规格、货期、价格等，这时，就应该对用户提出问题具体回复，并同时了解她所代表企业、她身份，再大力推销她们感爱好产品。不管意向怎样，全部应统计下对方相关资料，方便以后联络。对用户问题，需要实事求是地回复，不能搪塞或不置可否；对临时回复不了问题，应告诉客人原因和明确回复日期；比如：抱歉，这个问题我需要去了解一下，您方便留个信息给我，待我了解到了，我再告诉您，您看好吗？。
8、巧妙应对报价：在展会上谈生意，对不了解买家，能够稍后调查其企业背景、资信情况再做决定。展会上报价有讲究，通常是统一报价，如有特殊需求，了解清楚后再报价。
9、听取用户提议赢得潜在定单：有用户即使对现有产品没有落单，但对某一产品提出具体改善要求，或提出提议期望二次开发，她们不仅是未来买家，而且直接提供了市场信息。只要这些要求满足起来并不困难，设法满足。
10、谁是你潜在用户，在现场，要分辨哪些是演员，那些是真用户，哪些是潜在用户，哪些是来看热闹，潜在用户通常会问什么问题，安排哪些人专门应付潜在用户，哪些人应付观光人。

策划者：娄山刚