物业公司发文规范要求汇编.doc

泰熙物业服务有限公司文件
总部〔2016〕01号 签发人：

关于调整与规范公文发布的试行通知

各部门、服务中心：
随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规范，具体要求通知如下：
一、发文类型
（一）公司级发文及部门发文；（见附件3-4）
（二）服务中心通知、公告；（见附件5）
（三）各类会议纪要（含公司、部门及服务中心工作例会、专题会议与研讨会）；（见附件6-7）
（四）内部调令通知、工作安排通知；（见附件8-9）
（五）对外业务函；（见附件10）
（六）对外传真文件。（见附件11）
二、发文权限
（一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布；
（二）各部门负责本部门公文的发布；
（三）各服务中心仅负责小区内通知、公告等，目前暂不给予正式公文发送权限。
三、发文格式规范说明
（一）公司级发文及部门发文：
1．文件红头统一使用“泰熙物业服务有限公司文件”；
2．需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。
（二）各服务中心通知或公告：须注明张贴截止日期，并及时收回处理。
（三）各类会议纪要：
1．各单位定期召开的工作例会，红头名称为：泰熙物业×××(此处填写部门或服务中心名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人。
2．临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：×××(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。
3．签发人一般为会议主持人。
4．内部调令通知、工作安排通知：
（1）内部调令通知 发：主管部门、调出单位、调入单位、行政人事部、财务部、调动人员；（2）工作安排通知 发：安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。
注：行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。
四、注意事项
（一）公司已对各单位发文字号进行统一编制，（详见附件1），发文单位须严格按要求编号，并填写《发文处理单》（见附件11），由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档，部门发文由部门统一存档，均随时备查。
（二）各部门、服务中心应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。（发文格式注意事项提要见附件2）
以上规范要求若有疑问请咨询公司总部李满。
特此通知。

附件：1.各单位发文字号列表
2.发文格式注意事项提要
3.公司级发文格式范例
4.部门发文格式范例
5.服务中心通知、公告格式范例
6.工作例会纪要格式范例
7.专题会议纪要格式范例
8.内部调动通知格式范例
9.工作安排通知格式范例
10.对外业务函格式范例
11.对外传真文件格式范例
12.发文处理单

二○一六年六月十八日

主题词：公文 规范 通知
抄送：总经理 　
泰熙物业服务有限公司 　 2016年6月18日印发
附件1
各单位发文字号列表

公司及部门发文字号
名 称
公文发文字号
会议纪要发文字号
公 司
总部
总部纪
品质管理部
品质
品质纪
财 务 部
财务
财纪
行政人事部
行政人事
行政纪
内部调令及工作安排通知发文字号
名 称
内部调令通知发文字号
工作安排通知发文字号
公 司
总部调
总部安
服务中心会议纪要发文字号及通知（通告）要求（举例说明）
各服务中心
无公文发送权限，仅限小区张贴通知、公告

附件2
发文格式注意事项提要
一、发文编号序号不编虚位（即1不编为001），如“泰熙行政12号”，即12前不加0。
二、“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。
三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空１一行左空２字用３号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：１．××××××××”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
五、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
六、“主题词”是3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。
七、公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
八、页面设置：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。
九、正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附件3：公司级发文格式范例
泰熙物业服务有限公司文件
总部〔2016〕4号 签发人：

关于成立***服务中心及***等
任命的决定

各部门、服务中心：
经公司研究，决定：
一、 成立****服务中心；
二、 任命***为***服务中心副经理，全面主持服务中心工作。
三、 任命***为***服务中心*副经理。
四、 任命品质管理部保安经理***兼任***服务中心副经理。
五、 任命***为***服务中心保安主管，免处其***服务中心保安主管职务。
特此决定。

二〇一六年六月十八日

主题词：服务中心 成立 任命 决定
抄送：总经理
*泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发

附件4：部门发文格式范例（以行政人事部为例）
泰熙物业服务有限公司文件
行政〔2016〕2号 签发人：

关于加强部门负责人外出管理的通知

各部门、服务中心：
为使公司及时掌握部门负责人外出情况，便于公司各项工作的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下：
1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后，由公司行政人事部备案；
2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定临时负责人代理其工作。
特此通知。

二〇一六年六月十八日

主题词：外出管理 加强 通知
抄送：总经理
泰熙物业服务有限公司 　 2016年6月18日印发

附件5：服务中心通知、公告格式范例（以******服务中心为例）
泰熙物业服务有限公司***服务中心

通知（或公告）

主送单位名称:
正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知。

泰熙物业服务有限公司
***服务中心
二〇一六年六月十八日

附件6：工作例会纪要格式范例（以行政人事部为例）
泰熙物业行政人事部工作例会纪要
行政纪〔2016〕3号 签发人：
时 间：2016年XX月XX日下午 5:00-6:30
地 点：公司大会议室
主 持：
出 席：
记 录：

现将主要内容纪要如下：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××。

会议纪律通报：
本次会议纪律良好，无响铃和接听手机现象。

二〇一六年六月十八日
主题词：工作例会 纪要
主送：部门全体员工
抄送：总经理
***物业管理有限公司 2016年6月18日印发
附件7：专题会议纪要格式范例
公司工资体系调整研讨会议纪要 签发人:
时 间：2016年6月18日 14:10-16:30
地 点：公司会议室
主 持：
出 席：
记 录：

本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案；与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法；***总对提案提出了四点修改意见。会议纪要如下：
一、***简要介绍了《工资调整意见》提案（略）；
二、与会人员进行讨论：
×××××××××××××××××××××××××××××××。
三、***总针对工资调整意见如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇一六年六月十八日

主题词：市场拓展 意见 会议纪要
抄送：总经理
泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发

附件8：内部调动通知格式范例

内部调动通知
总部调〔2016〕12号

因工作需要，经研究决定：
将 *** ，由 ***服务中心 调至 ***第一服务中心 ，岗
位： 保安主管 ，从 2016 年 8 月 18 日起执行。
特此通知。

泰熙物业服务有限公司
行政人事部
二〇一六年六月十八日

发：品质管理部、***服务中心、行政人事部、财务部
送：档案室

附件9：工作安排通知格式范例

工作安排通知单
总部安〔2016〕44号

***第一服务中心：
经研究决定，*** 安排在你部门工作，岗位： 工程主管，报到时间： 2016 年 6月 18 日，考勤从 2016 年 6月 18日起计。员工编号： 75 身份证号码： ****************

泰熙物业服务有限公司
行政人事部
二〇一六年六月十八日

发：***服务中心、行政人事部、财务部
送：档案室

附件10：对外业务函格式范例
武汉泰熙物业服务有限公司

业 务 函
主送单位：
正文内容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

泰熙物业服务有限公司
二〇一六年六月十八日

附件11：对外传真文件格式范例

泰熙物业服务有限公司
电话： 传真：
地址：

收件人： 发件人：
TO： FROM：
联系电话： 联系电话：
TEL： TEL：
公 司： 页 数：
COMPANY： TOTAL PAGE：
关 于：
SUBJECT：
抄送：
□紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅
正文

附件12：发文处理单

泰熙物业服务有限公司
发 文 处 理 单

签发：
总经理审批：
公司分管领导审阅：
部门经理审阅：
文件（稿）标题

文件编号

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主送单位

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