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文秘见习第二小组
二零一三年六月二十三日
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一、接待准备………………………………………………………………………3
二、接待日程安排及人员…………………………………………………5
三、接待后期工作………………………………………………………………14
四、经费预算………………………………………………………………………14
银河电器企业将于 8月6日早晨在总经理王强率领下一行7人来我企业进行为期3天访问，关键是为加强深入了解。为了促进银河电器企业和我企业深入合作，树立良好企业形象，和促进我企业又好又快发展，企业各部门职员必需重视此次接待工作，做好全方位准备。为此尤其精心安排和制订了此次商务接待方案。
★一、接待准备★
（一）接待信息：
1.接待对象：银河电器企业总经理一行7人
2.接待时间：8月6日—8月8日
3.接待地点：接机地点—扬州泰州机场；
送机地点—南京禄口机场；
下榻酒店—京华大酒店
参观地点：（1）企业总部；（2）企业厂区
4.接待规格：对等接待
5.接待标准：热情友好；细致周到；礼仪适度
6.接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人员详情分配见附表1）
（二）接待前期准备：
1．信息搜集。
a银河电器企业基础信息，未来发展态势，及企业关键领导人对此次合作意向态度；
b 银河电器企业来访人员基础情况（详情见附表2）；
c过去来访情况；
d 抵达时间和交通工具；
e来访期间天气情况；（负责部门：接待部）
2．问询对方意见，是否需要预定机票，若需要，依据所要求时间和地点来定；（负责部门：办公室）
3．住宿安排。提前预定房间；（负责部门：接待部）
4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时确保车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）
5．企业迎宾。参观人员抵达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；（负责部门：公关部）
6．确定会议通知及会议议程，并下发至和会人员；（负责部门：办公室）
7．会场部署。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；（负责部门：办公室、后勤部）
8．资料准备。欢迎词，欢送词，企业宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）
9．事先联络好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。（负责部门：办公室、接待部）
附表：
1、接待工作任务分配
部门
人员
事项
接待部
李燕、
提前预订酒店，帮助贵宾办理酒店入住手续
王媛、吴华、许安、钱梅
宴席（迎接来宾、菜单确定、环境检验、费用清付）
李虹
贵宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数
公关部
孙晓阳、郑关杰
企业迎宾
杨洋
联络厂区协调参观事宜
办公室
张俊雅、郭璟、蔡庆
制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场部署，会议物品准备，会间服务
孙绍
摄影摄像
王淼
车辆协调安排
丁彩桦（秘书）
接送机、大厅集合、景点游览（门票购置、导游联络）
后勤部
钱洁连、蒋亚蕾
物品采购办理
2、来访人员具体信息及安排
姓名
职务
年纪
性别
房号
喜好禁忌
王强
总经理
42
男
1606
不喜甜食
刘蓉
总经理秘书
29
女
1610
刘明远
副总经理
37
男
1604
书法
朱敏翰
市场部经理
35
男
1516
赵文涛
研发部经理
36
男
1516
李玮铭
市场部经理助理
32
男
1518
孙坚
研发部经理助理
30
男
1518
★ 二、接待日程安排及人员★
（一）日程安排表
接待日程安排及人员
日期
时间
内容
地点
陪同人员
责任人
8月6日
8：20
接机
扬泰机场
徐副总经理、秘书
接待部部长
10: 00—11: 20
入住
京华大酒店
11: 30—13:00
午宴
京华大酒店一楼牡丹厅
总经理、徐副总、市场部经理，研发部经理，秘书
13：00—14：30
午休
酒店房间
14:40
集合
酒店大厅
秘书
15: 00—17:00
参观企业
光明企业总部
徐副总、公关部人员、秘书
公关部部长
18:00—20:00
晚宴
京华大酒店5楼晚宴厅
总经理、徐副总、秘书、各部门经理及优异代表
接待部部长
20:20—21:30
足疗
扬州陆琴脚艺
徐副总、市场部经理、研发部经理
8月7日
8：00
大厅集合
秘书
8 :30—9:30
品尝扬州特色早餐
富春茶社
徐副总、秘书
接待部部长
9:50—12:00
参观厂区
光明企业厂区
总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理、
公关部部长
12:00—13:00
午宴
厂区接待厅
接待部部长
13:20—14:30
午休
酒店房间
14:40
集合
酒店大厅
秘书
15:00—17:00
洽谈会议
总部二楼会议室
总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理
办公室主任
18:00—19:30
晚宴
西园大酒店宴会厅
总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理
接待部部长
20:00—21:00
夜游古运河
便益门广场
出席宴会人员
办公室主任
8月8日
7:30—8: 00
早餐
京华大酒店餐厅
接待部部长
8:10
集合
酒店大厅
秘书
8:30—11:20
畅游瘦西湖
瘦西湖风景区
徐副总、秘书
办公室主任
11:30—13：30
送别午宴
趣园
总经理、徐副总、办公室主任、秘书、部分部门经理
接待部部长
14:00
集合
酒店大厅
秘书
15:00
送机
南京禄口机场
徐副总、秘书
办公室主任
（二）每日具体活动安排
8月6日
一、迎接贵宾
时间：早晨8:20
地点：扬州泰州机场
人员：徐副总经理，秘书，司机两名
准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。
注意事项：
1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发，在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让贵宾清楚看到，主动问候贵宾后，帮贵宾提拿携带行李，但注意不要拿贵宾珍贵行李，如手提包等。
2.引导贵宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车，徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其它人乘坐七座商务车。
3.接待部派人提前在酒店等候，帮助贵宾办理入住手续。
4.未贵宾送至京华大酒店，引至安排好房间。我方人员不宜久留，让客人立即休息，消除疲惫。
二、午宴
时间：11:30---13：00
地点：京华大酒店一楼牡丹厅
出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方全部贵宾。（12人）
宴席规格：2500元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.秘书在午宴开始前，将拟好菜单提前给对方秘书参考，争取合乎贵宾口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽可能不饮酒，以免耽搁下午行程。
2.座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为用户方总经理，左方为用户方副总经理，副陪右方为用户方市场部经理，右方为用户方研发部经理。其它人员按职务依次安排。
图1：
三、参观企业
时间：15:00---17:00
地点：光明企业总部
出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方全部贵宾
步骤：
1.14:30派车去酒店接贵宾到我企业；
2.徐副总和公关部部长全程陪同，具体介绍企业各个部门和工作步骤。各个部门经理向贵宾介绍该部门情况；
3.向贵宾展示我企业历年来取得荣誉。参观时，要注意双方合照留念；
4.参观完后，前往接待室休息。
注意事项：
公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器企业领导莅临指导”戗牌。
时间：18:00—20:00
地点：京华大酒店5楼晚宴厅
专题：携手扬帆，共创未来---银河电器企业欢迎酒会
出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、企业优异代表及摄影师一名；对方全部贵宾。（共30人）
形式：冷餐会
宴席规格：200元/人
准备工作:
1.接待部人员提前半小时入场检验现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气
球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备）；
2.徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和气氛。摄影师做好全程摄影工作。
四、饭后休闲
时间：20:20—21:30
地点：扬州陆琴脚艺
出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方全部贵宾
费用：99元/人
8月7日
一、早餐
时间：8:00 贵宾在酒店大厅集合
8:30-9:30 用餐时间
地点：富春茶社（广陵区得胜桥街路35号）
出席人：徐副总，秘书及对方全部贵宾
规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶（960/桌）
二、生产厂区参观活动
时间：9:50—12:00
地点：光明企业生产厂区
陪同人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理
活动具体安排：
9：30—9：50 从富春出发，乘车20分钟至生产厂区
9：50—11：30 厂区参观（厂区环境、生产步骤参观）
11：30—12：00 会议室座谈
a厂区介绍（厂区宣传片，介绍PPT）
b技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
c会场服务（茶水及相关材料准备）
d拍照（依关键程度，进行拍照留档）
e会后整理（会场整理，用户所需资料，装袋赠予）
12：00—13：00 午餐（厂区接待厅）
13：00—13：20乘车送回酒店
注意事项：
1.确定行程后，提前通知厂区做好准备，和厂区对应责任人联络，通知参观事宜及注意事项。
2.参观厂区期间，配置讲解员全程陪同讲解。
3.会议室提前部署好会场，准备好茶水、纸巾和所需文件资料，调试好话筒、投影等设备。
4.安排专业人员对贵宾提出问题进行解答。
5.午餐根据接待关键用户规格准备。
宴席规格：1500元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
三、会议洽谈活动
时间：14:40 贵宾在酒店大厅集合
15:00—17:00 洽谈会议
地点：光明电子集团二楼会议室
专题：促进双方企业友好交流，推进双方深入合作
主持人：光明电子企业徐副总经理
参会人员：
银河电器方：总经理，副总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理
光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，项目部经理，公关部经理
会议议程：
时间
议程
讲话人
15:00
宣告会议开始
主持人
15:05
光明企业致欢迎词
光明企业总经理
15:15
银河电器企业代表致辞
银河电器企业总经理
15:25
光明企业介绍本企业产品研发情况及最新产品情况
光明企业研发部经理
15:45
用户代表讲话
银河电器企业研发部经理
16:00
光明企业介绍产品销售情况及市场调查估计
光明企业市场部经理
16:25
用户代表提问
银河电器企业市场部经理
16:40
双方就协议包含内容洽谈
17:00
闭会并合影留念
会议部署形式：横列式
会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其它人员按左右次序依次落座；光明电子方根据对方座位排布对应入座。
图2：
A为客方 B为主方
会议准备：
会议物品准备及会场部署：
1. 会场入口摆放两盆绿色盆栽，会议桌中间摆放鲜花；
2. 每个座位前放置一瓶矿泉水，一条放在小碟子中湿毛巾，每两个座位间摆放一盒纸巾；
3. 桌上按次序摆放桌签、双方各配置两个话筒（双方总经理各配置一个，其它两个为流动话筒）；
4.将所需资料文件（会议议程、企业宣传册、上六个月产品资料、产品质量汇报、上六个月用户反馈资料、估计新型产品汇总资料、市场预期调查汇报）分发至每个座位前；
5. 将标有“光明电子企业和银河电器企业交流洽谈会”横幅悬挂
于幕布上方；
6. 安排摄影、摄像位置。
会前检验：
1. 电脑、投影仪检验调试；
2. 音响、话筒、摄影摄像设备检验调试；
3. 会场卫生检验、温度调试。
注意事项：
1.服务人员立即添换茶水，更换毛巾；
2.会后由本企业秘书汇总出会议纪要；
3.会间摄像拍照及会后合影留念。
会议物品准备明细表：
序号
用具名称
数量
单价
备注
1
盆栽
2
100元/盆
2
鲜花
8
20元/盆
3
横幅
1
100元/条
4
纸巾
8
5元/盒
5
矿泉水
2
20元/箱
6
绿阳春
1
200元/包
7
小碟子
14
3元/个
8
毛巾
16
5元/条
9
集体照
14
10/张
10
桌签
14
企业自备
11
茶具
14
12
电脑
1
13
投影仪
1
14
话筒
4
15
音响
2
16
相机
1
17
摄影机
1
四、晚宴
时间：18：00——19：30
地点：西园大酒店宴会厅
出席人：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理；对方全部贵宾。（14人）
座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪左方为用户方总经理，右方为用户方副总经理，副陪左方为用户方市场部经理，右方为用户方研发部总经理。其它人员按职位依次安排。（参见图1）
宴席规格：3000元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.接待部安排人员提前在西园大酒店大厅等候贵宾；
2.王总经理不能吃过于甜腻食物，菜肴以清淡为主，辅以几道扬州特色菜肴。
五、夜游古运河
时间：20:00—21:00
地点：便益门广场—南门遗址
陪同人员：总经理，徐副总经理，秘书
注意事项：
1.由西园驱车至便益门广场，客人登船后，司机驱车至南门遗址等候。游览完送回酒店；
2.在画舫上准备果盘及茶水。
8月8日
一、 早餐
时间：7：30—8：00
地点：京华大酒店餐厅
注意事项：
提前通知对方秘书此次用餐在京华大酒店内，需凭房卡用自助早餐。
二、畅游瘦西湖
时间：8：10 贵宾在酒店大厅集合
8:30—11:20 游览瘦西湖
陪同人员：徐副总经理，秘书，摄影师一名。
准备工作：
1.秘书8点抵达京华大酒店大厅等候
2.门票及饮品购置
路线：大虹桥——南大门——徐园——四桥烟雨——小金山——白塔——五亭桥——望春楼——熙春台——二十四桥——石壁流淙——锦泉花屿——北门，配置导游讲解。
三、午宴
时间：11：30—13：30
地点：趣园
陪同人员：总经理、徐副总经理、办公室主任、秘书、部分部门经理；对方全部贵宾。（15人）
宴席规格：3000元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.午餐结束后将准备好礼品套组送给每位贵宾。礼品详单：扬州漆器、扬州剪纸套装；
2.未贵宾送回酒店稍作休息及整理行李。
四、送机
时间：14:00 贵宾在酒店大厅集合
15:00 车辆未贵宾送达南京禄口机场
陪同人员：徐副总经理、秘书
注意事项：
帮助贵宾办好登记手续，待贵宾全部进入登机口后方可离去。
★三、接待后期工作★
1.总结提升：接待完成组织总结会，以改善不足，提炼经验。 （负责部门：办公室）
2.宣传报道：二十四小时之内进行宣传报道。（负责部门：公关部）
3.费用清算：对接待过程中产生费用立即进行核实。（负责部门：财务部、后勤）
★四、经费预算★
序号
项目名称
单价
数量
累计
备注
001
宴请费用
2500元/桌
酒水1330元
1
22280元
8月6日午宴
冷餐会200元/人
30
8月6日自助晚宴
夏沁宴760元/桌
槐龙珠茶200元
1
8月7日早餐
1500元/桌
酒水1330元
1
8月7日午餐
3000元/桌
酒水1330元
1
8月7日晚宴
3000元/桌
酒水1330元
1
8月8日午宴
002
娱乐费用
99元/人
10
4250元
足疗
60元/人
14
古运河游览
150元/人
导游120元
游船800元
10人
游瘦西湖
003
会议费用
1002元
1002元
004
礼品费用
1000元/人
7
7000元
005
鲜花
80元/束
2
160元
累计
34692元
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