证券股份有限公司资产管理部档案管理细则模版.doc

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资产管理部档案管理细则

第1条 为加强资产管理部档案管理，完好地保存和有效利用资产管理部的档案，特制订本细则。
第2条 资产管理部档案主要是指公司各类资产管理业务相关文件、制度；资产管理部的各类报告、请示、交易记录、会议记录、合同、协议、客户资料等。
第3条 资产管理部档案管理人员由部门交易员兼任。如其他相关制度有变动，从其规定。
第4条 资产管理部工作人员应在分管的工作完结以后，把报告、请示、交易记录、备案资料等和工作中所取得的原件或复印件，分门别类整理好，并将纸质文档及电子文档交资产管理部档案管理人员归档。
第5条 资产管理部档案是本部门人员从事资产管理工作时所做的完整记录，对档案应妥善管理，以保证本部门档案的安全、完整。
第6条 资产管理部档案管理人员应根据文件种类或业务种类分类，进行归档入柜保存。
第7条 资产管理部档案管理人员必须对本部门档案进行妥善保管，不得丢失和任意销毁，确保档案的安全和完善。
第8条 资产管理部档案管理人员应严格遵守档案管理的保密制度。对已归档档案借阅时，须征得资产管理部总经理批准，办理借阅手续，并限期归还；如需复制，需经批准并在借阅登记表上注明，但只能对有关原始档案进行抄录或复制，不能将原始附件抽出或带走。
第9条 资产管理部保存的档案，电子文件的保管期限为10年，纸质文件的保管期限为15年，合同、客户资料、交易记录等文件、资料和数据保管期限为20年。法律法规对相关档案的保存期限另有规定的，从其规定。
第十条 对于应当销毁的档案，应当按规定履行必要的手续。对将要销毁的档案做最后的检查，经总裁办公室档案管理人员确认后，报部门负责人、分管领导批准，销毁时批准人应进行现场监督和检查，以保证被销毁的档案彻底销毁干净。
第十一条 资产管理部档案定期转交总裁办保管。
第十二条 本细则由资产管理部负责解释。
第十三条 本细则自发布之日起施行。
附件：档案借阅登记表

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附件：
档案借阅登记表
日期
文件标题
借阅部门
借阅人
归还日期
份数
批准人
备注

注： “备注”注明是借阅的是“原件”或“复印件”，是“电子文档”或“纸质文档”，是否复印。