商业保理有限公司会计档案管理制度模版.docx

XX商业保理有限公司财务会计档案管理办法国际商业保理有限公司财务会计档案管理办法 目 录第一章 总则第二章 会计档案的管理机制第三章 会计档案的收集和归档第四章 会计档案的装订和保存第五章 会计档案的调阅第六章 会计档案的鉴定、销毁和统计第七章 附则第一章 总则第一条【宗旨和依据】为健全国际商业保理有限公司(以下简称“公司”)财务会计档案管理规则，规范财务会计档案管理活动，更好的保管、利用财务会计档案，保障公司健康持续发展，依据相关法规，结合公司管理模式，特制定本办法。第二条【适用范围】本办法适用于公司财务会计类档案的管理活动。第三条【基本原则】公司财务会计档案的管理活动应当遵循下列基本原则： （一）遵守法律、法规、公司章程和本办法的规定； （二）认真、细致、准确、安全和保密； （三）有利于档案的保管和使用； （四）有利于公司的发展。 第四条【会计档案的定义】本办法所称会计档案，是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。 会计档案的范围包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。第二章 会计档案的管理机制第五条【管理规则】公司财务管理部，必须建立健全会计档案的收集、归档、保管、调阅和鉴定、销毁等管理规则，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第六条 【主管部门】公司财务管理部负责公司会计档案管理工作。任何部门和个人不得将本部门的会计档案资料据为已有。 第七条 【主管部门职责】 公司财务资金部为公司会计档案事务的主管部门，履行下列职能：（一）贯彻执行国家关于会计档案的法律、法规和方针、政策； （二）建立健全公司会计档案管理规则并监督和检查施行情况； （三）统筹规划和统一部署公司会计档案管理工作； （四）组织编制和实施公司会计档案工作具体计划； （五）组织协调和监督、指导公司会计档案管理工作； （六）组织会计档案的鉴定、销毁工作； （七）其他应当履行的职能。 第八条 【会计档案管理人员】公司要注重培养和保持相对稳定的会计档案管理人员队伍。公司财务资金部的会计档案管理人员，应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备基本的档案专业知识和其他相关知识，接受专业知识的继续教育和培训。会计档案管理人员和被指定专门负责会计档案管理事务的人员调动工作、离职、退休的，应当先办理完毕会计档案管理交接事宜后方可离岗。第三章 会计档案的收集和归档第九条【会计档案的收集和归档制度】由公司财务管理部建立并完善会计档案的收集和归档制度。对每年形成的会计档案，由公司财务管理部指定专人按照规定定期收集、归档，并编制会计档案保管清册。第十条 【会计档案的收集】 会计人员应按规定和要求定期收集和征集需要归档的会计记录和会计文件。会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确，要注意质量优化、成分充实。第十一条【会计档案的整理】会计人员应按期对会计档案审查核对，鉴定分类，整理立卷，编号排序，装订成册，加以封装。第十二条 【会计档案的立卷】 会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报表为一个保管单位。 第十三条 【会计档案立卷方法】 会计档案立卷参照下列方法： （一）会计凭证。会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记账簿后，应将各种记账凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。要填写好凭证封面和脊背。背脊中注明单位名称、年度、月份和起止日期，凭证种类、起止号码，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。 （二）会计账簿。会计账簿按年度立卷。在会计年度终了，进行整理立卷。账簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要按账簿的种类进行，一本账簿为一卷。订本账簿应保持原来面目；活页账簿应撤出空白账页，编写页号，装订成册。（三）会计报表。会计报表按年度立卷。立卷时，要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位上报的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。每卷均需编有页号和加装封面。 第四章 会计档案的装订和保存第十四条 【会计档案的装订】公司会计档案装订要求如下：（一）会计凭证的装订。装订时，剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行、不倒页，便于翻阅。对于数量过多的原始凭证可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。 （二）会计账簿的装订。订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并按要求填写扉页和封面的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧的上角编页号，空白账页不编号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素墨水笔编写。会计账簿编号使用“页号”。 （三）会计报表的装订。会计报表的说明与分析应与报表一同组卷装订。厚度超过50毫米时应分别组卷装订。本单位月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同单位上报的财务会计报告，可以合并组卷装订成册。（四）其他类会计档案装订可参照上述装订方式进行。 第十五条 【会计档案的保管材料】会计档案的包装材料应按国家有关规定统一规格。会计档案装具的选择必须有利于会计档案的安全保存、库房空间的充分利用和使用时方便取放。第十六条 【会计档案的保存】会计档案管理人员应将会计档案在登记造册后，放置在相对固定的物理空间位置上，并使用索引，以便于会计档案的安全保管和查找利用。会计档案室应当建立会计档案保管登记制度。由会计档案人员负责填写档案入库的时间，以有效地了解和控制入库会计档案的数量状况。会计档案室须符合档案存放标准，保障档案安全。第十七条【电算化条件下会计档案的保存】会计档案管理人员应对电算化条件下的会计档案载体，如：磁盘、磁带、光盘、软件等采取有效保护措施。对于会计电子文档信息应使用必要防范保密技术，必须定期建立备份，每个月不少于一次。备份用的磁盘应贴上标签，并用印章或封条签封，妥善保管。采用电子计算机进行会计核算的会计电子文档信息，应当同时保存打印出的纸质会计档案。第十八条【会计档案的检查和防护】会计档案管理人员应当定期检查所存放的会计档案以及防护措施。会计档案发生虫蛀、发霉、破损、丢失以及其他损害现象的，会计档案管理人员应当及时采取补救措施或者其他必要措施，并向财务管理部及时报告。第五章 会计档案的调阅第十九条【健全档案调阅、复制登记制度】会计档案主管部门应当建全档案调阅、复制登记管理制度，严格借阅、复制手续，准确登记，明确档案借阅审批期限。 会计档案管理人员应当切实履行责任，按规定借出、催退、注销，确保档案安全调阅和有效利用。第二十条【会计档案的调阅】公司内部财会人员因工作需要调阅会计档案时，必须按规定时间及时归还原处，如需查阅入库档案，必须经档案管理部门负责人同意，并由会计档案人员登记。公司各职能部门及所属企业员工若因公需要查阅会计档案时，必须出示本部门或本单位负责人批准证明，经公司财务负责人同意，并由会计档案管理人员登记。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有关身份证明，经公司财务负责人、总经理同意后，方能由会计档案管理人员接待查阅，并由会计档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、身份证号码、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。第二十一条【会计档案的复制】因工作需要复制会计档案资料的，具体条件和程序参照本办法第二十条规定。会计档案的复制须经过公司财务负责人、总经理同意，认真填写档案复制登记表后，由会计档案管理人员复制并进行登记。第二十二条【会计档案的外借】会计档案不得外借。如有特殊需要，可参照本办法第二十条、第二十一条规定查阅和复制。第二十三条【会计档案的调阅要求】会计档案的调阅必须符合公司保密制度的相关规定，不能有损公司的安全和利益。进行会计档案调阅的人员不得在会计档案上抹划、涂改、抽换、污损、折叠、拆散，如有上述情况发生，要视情节轻重对经办人、调阅人进行相应的处罚。第六章 会计档案的鉴定、销毁和统计第二十四条【会计档案的保管期限】会计人员应当根据会计档案保管期限表对会计档案进行筛选，删除没有保存价值的会计档案。会计人员应对有保存价值的会计档案划定合理的保管期限，保管期限为永久保管和定期保管两类。定期保管的期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第二十五条【永久保管的会计档案】公司及所属企业需要永久保存的会计档案包括下列文件资料：（一） 年度财务报告、决算及其文字分析；（二） 会计档案保管清册；（三） 会计档案销毁清册；（四） 其他核定需要永久保存的会计档案资料。第二十六条 【定期保管的会计档案】 需要定期保管达三年的会计档案为月、季度财务报告及其文字分析。需要定期保管达五年的会计档案包括银行余额调节表、银行对账单以及固定资产报废清理后的固定资产卡片。需要定期保管达十五年的会计档案包括会计原始、记账以及汇总凭证、总账及日记总账、明细账以及辅助账簿。需要定期保管达二十五年的会计档案为现金和银行日记账。第二十七条【会计档案的鉴定】会计档案管理人员应当定期对定期保管的会计档案进行鉴定。保管期满后的会计档案由会计档案主管部门组织对其复查，或者鉴定其是否有保存价值。发现有需要继续保管的，应当延长保管期限或者转为永久保管。无继续保存价值的，应当按规定予以销毁。会计档案保管期满后，经鉴定具有保存价值的会计档案，应重新组卷，确定保管期限，存放在案卷形成年度的相应保管期限内，重新编制案卷号，在案卷备考表中注明有关问题。 第二十八条【会计档案的销毁】保管期限届满的会计档案，除本办法第三十条规定的情形外，应当按照下列程序销毁：（一）由财务管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）财务管理部负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由财务管理部和法务部门共同派员监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务管理部和法务部门负责人。第二十九条【会计档案销毁的例外情形】保管期限届满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其会计档案保管期届满后不得销毁。第三十条【会计档案的统计工作】会计档案管理人员应定期对会计档案进行统计调查、统计整理和统计分析，为会计档案的有效管理提供资料，为所属单位的发展需要提供客观的统计数据。第三十一条【会计档案的使用服务】会计档案管理部门应为会计档案的方便利用提供有效途径，如设立档案阅览室、解答利用者提出的相关问题等，充分发挥会计档案的功用。第七章 附则第三十二条【本办法的解释】办法由公司总办会授权公司财务资金部制定并负责解释。第三十三条【本办法的施行】本办法自发布之日起生效施行。7