房地产公司集团采购执行实施细则模版.docx

xx房地产(集团)股份有限公司集团采购执行实施细则（xx 年 6 月）第一条为推进xx房地产（集团）股份有限公司（下称“集团”）及下属子公司集团采购工作的完善与发展，加大集团采购的执行力度，规范管理，降本增效，特制定本实施细则。第二条集团采购资料以集团行政办资料室统一下发的通知为准（通知包括使用指引、中标资料等），各子公司应按公司资料管理制度存档备案并严格执行。第三条集团采购通知下发前，各子公司已发放中标通知书或已完成签约的项目可不按该通知内容执行；集团采购通知下发后，由各子公司自行组织的同类采购年度标等长期合作应终止。第四条各子公司应严格按集团采购规定的范围进行选用，设计部门根据具体项目技术要求选型，成本部门根据设计选型确定相关价格，其它相关部门组织后续的合同签订工作。第五条不能按集团采购通知执行的（指供方或产品超出集团采购范围），须按附件 1“集团采购外选用申报表”填写并报集团批准同意后，方可另行按公司招投标管理规定进行招标确定，并将招标结果报集团成本管理中心存档备案。第六条的责任。第七条未按 “第五条”执行的，将按公司制度追究该公司总经理及相关人员集团采购资料中含有合同范本的，各子公司应严格按合同范本要求签订合同，不得擅自更改合同中的主要条款。第八条各子公司应加强精细化管理，明确公司管理流程，按项目工期要求及时 组织签订合同，特殊项目合作单位未签约但已供货或进场施工的，各子公司需在一个月内完成合同的补签工作。第九条各子公司项目工程部及成本部明确作为集团采购三方合同签订的责任部门，负责组织总包单位、合作单位签订合同，并督促总包单位及时办理签字盖章等手续，要求在一个月内完成三方合同的签订工作。第十条各子公司应积极指导集团采购合作单位熟悉请款流程，并在收到合作单位的完整请款资料后及时按合同约定的期限付款，不得无故拖延。第十一条各子公司应细化工作流程，简化繁琐程序，对集团采购合作单位提供必要的支持，针对集团采购材料、设备等供货合同实施过程中订货计划（简称订单）、收货、付款等流程明确如下：1、统一订单程序：1.1、简单材料需至少提前 10 个工作日下单，复杂材料（入户门、户内门等生产周期较长的）需至少提前 30 个工作日下单，涉及进口产品及定制产品的需另行商定下单时间，特殊工期需求的应提前与合作单位协商确定供货时间。1.2、按统一的项目材料/设备采购订货清单规范填写（详见附件 3），并由指定的下单人通过邮件或传真形式下单至合作单位指定接单员处（详见附件2，下单员和接单员均可以是多个，但应在项目合同中明确，如更换，需要书面通知，非指定人员下单或接单无效），订单上需提供收货人的联系资料【xx各子公司现场工程师、下单经办人、总包单位（即收货单位）、监理单位等】，以便货到现场后及时联系验收。1.3、禁止未经合作单位的授权而直接向其代理商或经销商下单，确保货源真实，避免造成发生质量问题责任难以界定的情况。 1.4、各子公司应提前做好合理的采购计划，尽量集中下订单，三方合同涉及到总包单位采购的，如塑料管材、电线电缆、屋面混凝土瓦、配电箱等，各子公司应加强对其采购计划的管理，并要求：原则上主体工程（样板房及售楼处除外）所需材料的下订单应以整车为主（整车为载重不小于 5 吨车或货值不小于 5 万元），每个合同每个月零散订单（不足整车的）不多于 3 次，超过 3 次的零散订单，由总包单位按该批次供货金额的 5%以现金形式支付运输费。2、统一收货程序：2.1、合作单位按订单内容将货物按时送达需方工地，出货前以电话形式与收货人协调收货时间（应提前 24 小时联系），并带上订单和一式五联的项目材料/设备交货验收单（详见附件 4）。2.2、当货物到达工地后，由xx各子公司、总包单位（即收货单位）、监理单位代表共同完成收货和验收工作，核对内容包括品名、规格、颜色、单位、数量等，并在验收单上签字确认，参与交货验收的单位在合作单位的交货单上签字，并填写交货验收单，参与验收方各持一份，如验收合格，则此交货验收单作为合作单位交货的凭证，也是合作单位申请付款的必要依据。2.3、材料验收单应规范填写，不得擅自更改，否则需重新确认。2.4、若双方确认到货时间并已按时到货后，在 8 小时内应完成验收及验收单的签认工作，但超过 8 小时仍未进行验收（无特殊原因且期间没有关于验收变更的通知），则视为该批货物已通过验收，如有特殊原因不能按约定时间验收的，应提前与合作单位另行协商确定其它验收时间。3、简化付款程序：3.1、三方供货合同模式：合同中明确货款均由各子公司受总包单位的委托，直 接付款给合作单位。3.1.1、合作单位准备材料验收单及材料销售发票发起请款总包单位收到完整的材料验收单及材料销售发票等请款资料后，在 3 个工作日内给各子公司开具相应的工程建安发票各子公司收到完整的材料验收单及总包单位开具的工程建安发票等请款资料后，在 5 个工作日内向合作单位支付材料款。3.1.2、月结进度款付款比例统一提升至 85%。3.2、两方供货合同模式：合作单位准备材料验收单及材料销售发票发起请款各子公司收到完整的材料验收单及材料销售发票等请款资料后，在 5 个工作日内向合作单位支付材料款。3.3、各子公司内部请款流程应缩短时间，专人负责跟进。3.4、以上付款期限在实际操作中遇到特殊情况时适当可以增加，原则上增加不超过 5 个工作日。3.5、集团采购工程类合同付款期限按上述供货合同付款期限执行。3.6、为便于合作单位按集团要求及时、准确的上报请款、收款记录，各子公司工程部应积极配合作单位做好请款资料的签收工作，不得推诿，并妥善保管请款资料。第十二条各子公司应加强主动与政府税收、建筑管理等职能部门的沟通，了解相应国家、地方、行业等标准及规范的出台及执行范围，在许可的情况下尽量优选甲方直接签约的两方合同，以降低管理难度及税收成本等。当集团采购合同条款与当地要求出现矛盾时，应积极采取签订补充协议等措施规避风险。第十三条集团采购资料为公司机密，各子公司需严格做好保密工作，不允许任何人向外透露合作单位价格及其它资料，不得将整套集团采购合作价格发给施工 单位，一经发现子公司出现泄漏现象，将按公司制度对该公司及相关人员做出严肃处理。第十四条本实施细则由xx房地产（集团）股份有限公司负责解释和修订，从下发之日起生效。备注：细则中“合作单位”特指“集团采购供货、施工等合作单位”。xx房地产（集团）股份有限公司二一二年六月附件 1：集团采购外选用申报表附件 2：下单员及接单员明细表附件 3：附件 4：项目项目材料/设备采购订货清单材料/设备交货验收单 附件 1：集团采购外选用申报表集团采购外选用申报表注：申请公司在本表完成签字盖章后将扫描的电子版或传真发至集团成本管理中心。公司名称项目名称采购类型（材料、设备或工程类别）使用范围（具体楼栋或工程量）集团采购外选用原因说明类型 供方超集采范围 产品超集采范围原因经办人： 部门经理： 日期：相关部门会签意见部门意见部门负责人公司相关主管副总意见 设计 工程 营销 成本 其它公司总经理意见集团成本管理中心意见经办人： 中心经理： 日期：集团主管副总意见集团总经理意见 附件 2：下单人员及接单人员明细表各子公司指定（主要针对甲供二方合同）：下单人员明细表总包单位指定（主要针对三方合同）：下单人员明细表供货单位指定：接单员人明细表注：以上表格中指定人员名单为示例，在具体合同中按此标准填写。类别姓名所属公司名称座机手机传真邮箱接单人员 1王五广东雄塑科技实业有限公司0757-82220827138123456780757-83994136wangwu接单人员 2类别姓名所属公司名称座机手机传真邮箱下单人员 1张三广东xx房地产开发有限公司020-8989823313612345678020-89898666zhangsanpolyc下单人员 2类别姓名所属公司名称座机手机传真邮箱下单人员 1李四广州富利建筑安装工程有限公司020-2231890013912345678020-22318983lis下单人员 2 附件 3：项目材料/设备采购订货清单项目 材料/设备采购订货清单下单经办人：收货单位：电话：电话：甲方现场工程师：监理单位：电话：电话：工程项目名称供货单位下单时间交货地点交货时间序号材料/设备名称品牌规格型号单位数量备注1、本表应按材料/设备供货厂家的规格型号及名称规范填写；2、“备注”里可说明该材料/设备的长度、宽度、颜色等需注明的事项。 附件 4：项目材料/设备交货验收单项目材料/设备交货验收项目名称材料/设备名称交货地点交货时间验收时间供货单位（盖章）送货人：收货单位（盖章）收货人：甲方单位：驻场工程师签字：监理方（盖章）验收人：材料/设备名称品牌规格型号单位数量备注验收结果1、合格（ ） 2、不合格（ ）不合格处理1、退货（ ）2、降级使用（ ）3、违约索赔（ ）4、其它（ ）1、本表应按材料/设备供货厂家的规格型号及名称规范填写；2、“备注”里可说明该材料/设备的长度、宽度、颜色等需注明的事项。