物业公司综合管理印信管理规定.doc

湖南影视会展物业管理有限公司 编号：YSHZ-ZY-02-10
作 业 指 导 书 版号/改次：A/0
印信管理规定 页数：第 5 页 共 5 页

1.0目的：
加强印章管理和证明信、介绍信的管理，防止出现有损公司形象甚至造成声誉、经济损失的事情发生。
2.0适用范围：公司及其各部门。
3.0印章管理流程：
3.1印章刻制流程：
负责人 工作要求
刻制印章申请
使用部门 持公司资料文件或领导批复

研究另行解决问题方案
N

刻制审核
综合事务部 按公司资料文件或领导建议或意见
Y

解决问
题指示
N
刻制审核

公司领导 按权限
Y

刻 制
综合事务部 按政策规定

备 案
综合事务部 领用人签字、印章模印、时间等

启 用
使用部门 严格管理及使用

3.2印章使用流程：
用章申请
责任部门（人） 要 求
用章部门（人） 填写申请单，注明用章事项
N

另行解决
问题方案
审核
用章部门（人） 注意用章必要性及严肃性
Y
负 责 人

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另行解决
问题指示
审核
N

Y
印章相应单位 按权限审批
申请表
存底
（部门）负责人
盖 章

印章保管部门 按审批建议或意见办理

登 记
印章保管部门 盖章台帐登记

3.3印章回收流程：
印章回收申请
责任单位（人） 要 求
印章保管单位 资料文件要求或总经理要求
N

继续启用
审核
公司总经理 按权限
Y

回收备案
使用部门
综合事务部 在印章备案册上各方签认

保存或销毁
综合事务部 按审批建议或意见办理

4.0印信管理职责：
4.1介绍信、证明、法人授权委托书、方案生育证明由综合事务部负责管理。
4.2公司章由综合事务部负责管理。
4.3非综合事务部印章按其资料文件规定管理。
4.4各部门印章由各部门负责人管理。
5.0介绍信及证明的管理规定：
5.1各部门或职员个人因业务或其它原因需要公司出具介绍信或证明时，应到综合事务部申请。
5.2公司介绍信、证明的开具由综合事务部负责把关，介绍信、证明的内容必需属实；并经公司领导同意，方可出具。
5.3公司介绍信、证明一式两份，一联交申请部门或职员个人使用，一联由综合事务部存根备案。
6.0法人授权委托书的管理：
6.1需要以法人名义对外办理业务的，必需到综合事务部开具法人授权委托书。
6.2法人授权委托书必需经公司法人代表或总经理同意，必需明确被授权人的权限和被授权的期限。
6.3法人授权委托书一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由综合事务部存根备案。
7.0印章管理规定：
7.1印章的刻制：
7.1.1公司所有印章由综合事务部负责统一刻制，大小样式由综合事务部规定，任何人或部门不得自行其是。
7.1.2公司印章的刻制和更换必需以公司关于管理机构的资料文件为依据，并到政府关于部门指派的单位刻制。
7.1.3新印章在启用前，必需留印模以备查，综合事务部依据印章的使用范围向关于单位发出启用通知。
7.2印章的保管：
7.2.1公章和专用章的保管人统一造册登记，于综合事务部备案，保管人的工作调动或离职，必需先办理印章交接手续，否则不予办理手续。
7.2.2印章保管人员必需严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁。
7.2.3任何人不得将印章携离办公室，特殊状况，印章携离办公室须由公司领导签字批准。
7.3印章的使用：
7.3.1使用公司印章必需申请，填写《印章使用申请单》。
7.3.2审批：首先由申请用章人该部门主管审批，涉及关于人事和财务关于事项的由财务部或综合事务部部长审查同意，最后分别由各种印章的最高签批人进行审批。
7.3.3公司印章用于以公司名义对外的所有资料文件资料文件资料，公司印章的使用必需经公司领导签字同意，公司领导不在时，可由授权人代签。
7.3.4公司协议章用于以公司名义对外签订的所有协议，公司协议章的使用必需在协议经公司法人代表或经法人代表授权的公司领导签字后方可加盖。
7.3.5各部门印章用于以各部门名义对外的所有资料文件资料文件资料，各部门印章的使用必需经部门负责人的同意，并建立台帐，每次使用后进行登记。
7.3.6印章保管人审查批准程序无误后，留下《印章使用申请单》，加盖印章。
7.3.7公司公章的每一次使用必需由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》归卷存档。凡加盖公司公章的发文，综合事务部必需留底存档。
7.4印章的废止：当公司状况发生变更时，涉及印章变更，则原有印章不再适用，进行作废处理。作废的印章要及时上缴，并通知关于部门。公章如有遗失，须马上上报综合事务部，综合事务部发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。
8.0支持性工具：
《印章使用申请单》

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