集团档案管理制度模版.docx

《xx集团档案管理制度》

第一章 总则
第一条 为了加强集团档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合集团实际情况，制定如下档案管理制度。
第二章 立卷归档
第二条 归档范围
凡记述反映本单位各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定执行。
第三条 归档时间
1、办理完毕的工作文件和应归档的报表，在月底或次月10日前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。
2、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。
3、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。
第四条　收集整理要求
1、按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。
2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。
4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。
6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。
7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。
8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。
第三章 档案室管理
第五条 档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。
第六条　定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。
第七条　档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。
第四章 档案统计
第八条　要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。
第九条　要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。
第十条　对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。
第十一条　对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报集团行政管理中心档案管理部。
第十二条　档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。
第五章 档案保管
第十三条 对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。
第十四条 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。
第十五条 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记
第十六条 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。
第十七条 对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过集团行政管理中心有关部门和集团行政负责人的批准，造具清册后进行销毁。
第十八条 对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。
第六章 档案保密
第十九条 不该说的机密，绝对不说。
第二十条 不该问的机密，绝对不问。
第二十一条 不该记录的机密，绝对不记录。
第二十二条 不得在公共场所传播与机密有关的事项。
第二十三条 不得在不保密的地方存放机密文件。
第二十四条 不得随意向他人提供机密材料。
第二十五条 不准把档案资料带出档案室
第二十六条 严格执行查阅规定和各种管理制度。
第二十七条 复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。
第二十八条 档案员调动工作时，应认真办好移交手续。
第七章 档案利用
第二十九条 凡本单位各部门需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经主管档案领导签字同意后方可查阅。外单位外部门人员不得查阅档案。
第三十条 未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。
第三十一条 查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。
第三十二条 在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。
第三十三条 严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
第三十四条 档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。
第三十五条 查阅档案者应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地开展各项工作服务。
第八章 档案的鉴定和销毁
第三十六条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
第三十七条 档案保管期限的鉴定工作需上报请示集团行政管理中心档案管理部，各档案室根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，对档案作出鉴定，提出销毁意见。
第三十八条 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由档案管理人员提出意见，编造销毁清册，经集团行政管理中心领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。
第三十九条 销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告集团行政管理中心，销毁清册列入档案保存。
第九章 附 则
第四十条 本制度由集团行政管理中心制定，本制度的解释权属集团公司。
第四十一条 本制度自2014年9月1日起实施。

附表1：《单位档案建档登记表》
附表2：《单位档案管理工作日报表》
附表3：《单位档案管理工作月报表》
附表4：《单位档案管理工作季报表》
附表5：《单位档案管理工作年报表》
附表6：《集团档案管理工作统计排名表》

集团行政管理中心
2014年8月

附表1（档）：
《单位档案建档登记表》
部门名称： NO.
档案名称

档案编号

建档岗位名称

建档日期

制表人： 部门负责人： 单位办公室负责人： 登记日期：

注：所有办公文件及资料均应设立专夹保管，建档备案，该表一并建档备案。

附表2（档）：
《单位档案管理工作日报表》
填报单位： NO.

档案增加数
档案核销数
档案存量数
档案调阅数
档案核销原因
备 注
合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每日下班后统计当日数据，上报集团行政管理中心企业宣传管理部。

附表3（档）：
《单位档案管理工作 月报表》
填报单位： NO.

档案增加数
档案核销数
档案存量数
档案调阅数
档案核销原因
备 注
合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每月底统计当月数据，次月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。

附表4（档）：
《单位档案管理工作 季报表》
填报单位： NO.

档案增加数
档案核销数
档案存量数
档案调阅数
档案核销原因
备 注
合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每季度底统计当季数据，次月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。

附表5（档）：
《单位档案管理工作 年报表》
填报单位： NO.

档案增加数
档案核销数
档案存量数
档案调阅数
档案核销原因
备 注
合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每年底统计当年数据，1月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。

附表6：
《集团档案管理工作统计排名 月报表》
填报日期：
排名
单位名称
建立档案数
档案核销数
档案调阅数
档案存量数

合计

制表人： 复核人： 档案管理部负责人：