集团档案管理制度模版.docx

xx集团档案管理制度 第一章 总则第一条 为了加强集团档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法和有关文件精神，结合集团实际情况，制定如下档案管理制度。第二章 立卷归档第二条 归档范围凡记述反映本单位各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定执行。第三条 归档时间1、办理完毕的工作文件和应归档的报表，在月底或次月10日前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。2、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。3、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。第四条收集整理要求1、按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。第三章 档案室管理第五条 档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。第六条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。第七条档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。第四章 档案统计第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。第九条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报集团行政管理中心档案管理部。第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行中华人民共和国统计法，用科学的标准和方法使统计工作科学化。第五章 档案保管第十三条 对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。第十四条 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。第十五条 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记 第十六条 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。第十七条 对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过集团行政管理中心有关部门和集团行政负责人的批准，造具清册后进行销毁。第十八条 对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。第六章 档案保密第十九条 不该说的机密，绝对不说。 第二十条 不该问的机密，绝对不问。 第二十一条 不该记录的机密，绝对不记录。 第二十二条 不得在公共场所传播与机密有关的事项。 第二十三条 不得在不保密的地方存放机密文件。第二十四条 不得随意向他人提供机密材料。第二十五条 不准把档案资料带出档案室第二十六条 严格执行查阅规定和各种管理制度。第二十七条 复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。第二十八条 档案员调动工作时，应认真办好移交手续。第七章 档案利用 第二十九条 凡本单位各部门需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经主管档案领导签字同意后方可查阅。外单位外部门人员不得查阅档案。第三十条 未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。第三十一条 查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。 第三十二条 在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。 第三十三条 严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。第三十四条 档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。第三十五条 查阅档案者应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地开展各项工作服务。第八章 档案的鉴定和销毁第三十六条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。第三十七条 档案保管期限的鉴定工作需上报请示集团行政管理中心档案管理部，各档案室根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，对档案作出鉴定，提出销毁意见。 第三十八条 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由档案管理人员提出意见，编造销毁清册，经集团行政管理中心领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。 第三十九条 销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告集团行政管理中心，销毁清册列入档案保存。第九章 附 则第四十条 本制度由集团行政管理中心制定，本制度的解释权属集团公司。第四十一条 本制度自2014年9月1日起实施。附表1：单位档案建档登记表附表2：单位档案管理工作日报表附表3：单位档案管理工作月报表附表4：单位档案管理工作季报表附表5：单位档案管理工作年报表附表6：集团档案管理工作统计排名表 集团行政管理中心 2014年8月附表1（档）：单位档案建档登记表部门名称： NO. 档案名称 档案编号 建档岗位名称建档日期制表人： 部门负责人： 单位办公室负责人： 登记日期：注：所有办公文件及资料均应设立专夹保管，建档备案，该表一并建档备案。附表2（档）：单位档案管理工作日报表填报单位： NO. 档案增加数档案核销数档案存量数档案调阅数档案核销原因备 注 合计制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：注：各单位办公室每日下班后统计当日数据，上报集团行政管理中心企业宣传管理部。附表3（档）：单位档案管理工作 月报表填报单位： NO. 档案增加数档案核销数档案存量数档案调阅数档案核销原因备 注 合计制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：注：各单位办公室每月底统计当月数据，次月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。附表4（档）：单位档案管理工作 季报表填报单位： NO. 档案增加数档案核销数档案存量数档案调阅数档案核销原因备 注 合计制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：注：各单位办公室每季度底统计当季数据，次月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。附表5（档）：单位档案管理工作 年报表填报单位： NO. 档案增加数档案核销数档案存量数档案调阅数档案核销原因备 注 合计制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：注：各单位办公室每年底统计当年数据，1月5日前上报集团行政管理中心企业宣传管理部。附表6：集团档案管理工作统计排名 月报表填报日期：排名单位名称 建立档案数档案核销数档案调阅数档案存量数合计制表人： 复核人： 档案管理部负责人：