房地产公司合同管理程序-集团适用模版.doc

合同管理程序（集团版）
1. 目的
加强公司的合同管理，维护公司利益。
2. 范围
适用于在集团范围内以公司法人名义对外签订的合同或协议（不包括《商品房买卖合同》，商品房买卖合同在销售过程控制程序中描述），本规定所指合同均采用书面形式，有关合同修改的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
3. 职责
3.1 各中心（办）按其职责范围负责本中心（办）的合同管理工作，填写《合同呈批件》送各相关部门审核。
3.2 投资管理中心是集团各中心（办）合同归口管理部门，负责合同的编号、签订前的审核，以及审查各类合同的执行情况。
3.3 投资管理中心法律事务部负责重要合同（土地合同、项目合作协议以及其他需要法律事务部提供意见的合同）的条款审核。
3.4 财务管理中心负责审核各类合同的付款情况，负责各类合同欠款的监控和催收。
3.5 资料室负责合同存档。
3.6 对于股权收购协议等重大合同，经办部门应在合同签署后一个工作日内将合同约定的付款计划通知财务管理中心，以便提前做好付款准备工作。
3.7 合同原件中应写明我方经办人及联系方式、签约日期等。
4. 工作程序
4.1 合同审核、签订、存档
4.1.1 各部门经办人员负责审定合作单位的资质，核对营业执照原件并起草合同,合同在部门初步会审后，填报《合同呈批件》；
4.1.2 《合同呈批件》由中心经理、投资管理中心、公司分管副总经理、总经理依次进行书面审核，经办人根据审核意见，对合同进行修改后，交还投资管理中心核对，加盖合同审核章；重大合同还需经董事长审批。如合同单位是通过招投标确定的，经办人应在《合同呈批件》中附上招投标有效的开标情况一览表复印件，确保合同签署单位与招投标结果一致。
4.1.3 如合同审核未能通过，经办人根据合同审核意见，重新修改合同稿，直到审核通过。
4.1.4 合同定稿后，交由合同对方再次确认，如无异议则签字盖章;有异议时，返回公司重新会审，直到双方意见一致。
4.1.5 合同最终确认后，公司总经理或其代理人签署合同，后由责任部门交资料室加盖公章并按《文件控制程序》保存合同及相关文件资料。
4.1.6 资料室把其中一份合同原件交经办人保管并办理后续相关手续，经办人在合同执行完毕后交回档案室存档。
4.2 合同修改
在合同履行中，如需对合同进行修改，应起草补充协议后按本程序4.1条重新审核。
4.3 合同中止
在合同签订和执行过程中，如合同双方同意中止合同，经办部门须对合同中止的原因和责任进行分析，妥善处理合同中止事项，报公司领导审批后告知投资管理中心和财务管理中心。
4.4 合同监控
4.4.1 付款监控
各部门应对本部门的合同的履行进行监控，经办人根据合同付款条件审核合同执行情况，如按合同履行，经办人填写《付款审批表》，并附上合同原件，由中心经理、投资管理中心、财务管理中心、公司分管副总经理、财务总监、总经理依次进行书面审核批准；重大付款申请还需董事长进行书面审核批准。如付款申请未能通过，经办人根据付款审核，重新检查合同执行情况，直到按合同履行后才可重新申请审核。具体按《付款控制程序》实施。
4.4.2 未履约情况控制
投资管理中心根据合同规定和实际完成情况审核《付款审批表》。如发现本方未按合同履行，经办部门应及时进行整改。如发现对方未按合同履行，经办部门应及时通知对方进行整改，如未及时整改或已对公司造成损失，根据合同规定追究违约责任，必要时可中止合同。如出现特殊原因，需中止原合同并重签，经办部门需把所有的合同收回交投资管理中心和资料室办理合同作废手续后，才能重新签署新的合同。
5. 相关文件
5.1 文件控制程序
5.2 付款控制程序
6. 质量记录
6.1 合同呈批件
6.2 付款审批表