房地产公司合同管理规定.docx

xx房地产（集团）股份有限公司合同管理规定第一章 总则第一条 为全面规范公司合同管理工作，提高合同拟定和签署效率，降低合同管理失误产生的损失，防范合同管理工作中的风险，充分保障公司合法权益，特制定本规定。 第二条 本规定适用于xx房地产（集团）股份有限公司（以下称“xx地产”）本级、各级子公司以及纳入xx地产经营管理体系内的其他主体（以下简称“公司”）对外与其他自然人、法人、及其他组织签订的合同；xx地产本级与各级子公司、xx地产体系内各级子公司之间签订的合同也遵照本办法。第三条 本规定所称的“合同”是指公司与自然人、法人、及其他组织平等主体之间设立、变更、终止各项经济行为的协议，具体形式包括但不限于协议、合约、契约、订单、确认书，以及与合同签订、履行、变更、解除和纠纷处理相关的法律性文件。第四条 以公司作为主体发生的经济行为，除费用类支出，其他的均需签订合同。费用类支出可根据不同的费用类型，结合各子公司实际运营情况在子公司合同管理制度中设定一个额度，超过额度的费用需要签订合同，在规定额度以下的可不用签订合同。第五条 合同需在经济事项发生前签署，禁止出现未签署合同即先行发生经济事项。第六条 合同一经签订，任何人不得擅自变更或解除。第二章 管理职责与分工第七条 投资管理中心是统一组织、实施公司合同管理工作的机构。投资管理中心主要负责本级合同的全过程管理、各级子公司合同管理工作的监督，并根据公司业务发展修订合同管理各环节流程与工作标准。第八条 各级子公司投资管理部门是负责组织、实施本公司合同管理的机构，部门内可配备专业法律人员。投资管理部门负责本公司合同的全过程管理，参照本规定细化本公司合同管理各环节流程与工作标准。第九条 业务部门应负责本专业范围内的合同前期调研、谈判组织及起草工作。合同的审批、反馈和修订跟进也由经办部门指派专人负责。第十条 合同内容涉及到相关专业的，对应业务部门应参与合同审批，并提出具体的书面审批意见。第十一条 合同整理、存档、借阅应由指定的具体部门（如办公室、资料室等）实行统一管理。第三章 合同的分类第十二条 合同根据其管理方式的不同，可分为标准合同、制式合同与常规合同。第十三条 标准合同是指由投资管理中心统一修订、管理的公司标准格式合同文本，分为固化类合同与示范类合同。第十四条 常规合同是指标准合同、制式合同以外的其他合同，其管理按照本规定第四章至第八章执行。第四章 合同的订立第十五条 合同订立工作主要分合同发起、合同审批、合同签署三个阶段。第十六条 合同发起主要由经办部门负责，合同签订前应完成前期调查、谈判组织、合同起草。1、 适用于公司招投标管理规定的业务，应遵照招投标管理规定及流程组织招标或询价工作后，直接进行合同起草。2、 除以上规定的情况外，经办部门应对合同其他当事人的主体资格、资信状况、履行能力等情况进行调查，确保合同其他当事人具备履约能力，降低公司合同执行风险。3、 经办部门应组织相关专业人员参与合同谈判。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以书面记录并妥善保存。4、 经办部门应负责合同起草。合同的拟定稿应明确双方权利义务与违约责任，条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。第十七条 公司合同审批实行会签制度。经办部门应指定专人跟进。1、 发起正式合同前，需要进行合同的预呈批，向相关主管领导书面汇报前期调查、谈判情况或招标、询价的结果，并就签订合同事宜取得主管领导的批复。预呈批由前期调研部门或招标责任部门经办，以呈批件或传阅单会签的形式进行。2、 合同审批须按合同呈批件格式提交相关专业部门、投资管理部门逐级审批，公司管理层根据各级审批意见对合同进行最终审定。3、 各级审批意见应明确、具体。审批应重点关注合同主体履约能力、内容与形式的合法性、是否符合公司经济利益，权利义务及违约责任是否明确等。4、 为提高合同审批效率，在公司股东会批准下，公司董事长、总经理的合同审批权可按照董事长、总经理工作细则，通过书面授权，由授权代表代为行使。授权代表应按照各级审批意见和公司相关制度行使合同审批权，授权人须对授权代表的审批行为负责。第十八条 投资管理部门完成合同审批后，应建立相应台账并负责管理。合同台账主要内容应包括：合同名称、合同编号、标的、金额、摘要、签署方、签署日期、经办人、履行情况等。合同台账信息应准确、及时、完整。合同台账属于公司机密文件，管理部门须遵循保密原则，台账信息对外提供须得到公司经营层授权。第十九条 合同审批完成后，经办部门根据各级审批意见拟定合同正稿，并报送投资管理部门复核，加盖合同审核章。第二十条 合同审核章加盖后，合同呈批材料原则上不允许作修改。确实需要修改的，经办部门应提交投资管理部门进行复核，并在修改处加盖合同审核章。第二十一条 未加盖合同审核章的合同，正稿不予签署和加盖公章。第二十二条 公司正式订立的合同，应由公司法定代表人签署并加盖公章。经办人也应签字确认并加具签署时间。1、 公司法定代表人因客观原因无法签署合同的，在公司股东会批准下，法定代表人可通过书面授权，由授权代表代为签署合同。在无明确书面授权的情况下，任何人不得擅自对外签署合同。授权代表应按照各级审批意见和公司相关制度签署合同，法定代表人须对授权代表的签署行为负责。2、 各级审批意见不齐备、不具体、不明确的，法定代表人或授权代表应拒绝签署。第二十三条 合同签署并加盖公章后，原则上不允许作任何修改。因业务需要修改的，应在合同呈批件上标注并由公司总经理、主管领导签字确认。修改处应加盖投资管理部门合同审核章以及公司公章。第五章 合同的履行第二十四条 合同生效后，经办部门需跟进履约情况，并督促相关部门、人员严格行使合同约定的权利，认真履行合同义务。经办部门发现合同不能履行或不能完全履行的，应及时采取补救措施，防范或减少损失。因对方责任造成的，应按法律规定和合同约定，追究对方违约责任。第二十五条 在履行合同过程中发生纠纷的，相关部门应按照规定权限与程序及时报告，由公司授权投资管理部门、相关部门或外聘专业机构处理。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出任何实质性答复或承诺。第二十六条 投资管理部门对本公司合同履行行使检查、监督、建议权。在监督过程中，投资管理部门与经办部门应重视风险防范，积极维护公司合法权益。第二十七条 公司投资管理部门应当建立合同履行情况评估制度，每年对合同履行总体情况进行分析评估。投资管理中心根据业务需要，可组织相关合同履行的专题调查、评估，各级子公司相关部门应予以协助。第六章 合同的变更第二十八条 合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允许变更合同的条件时，经双方共同协商后，在法律规定的合理期限内进行合同的变更。第二十九条 变更合同必须采取书面形式，须由双方法定代表人或授权代表签订变更协议书才可进行。如因合同变更使公司受到损失，双方应在协议书中明确规定各自应承担的经济与法律责任、重要事项的后续处理责任等。在协议书尚未签署前，原合同继续有效，仍应履行。第三十条 合同变更的流程应与合同签订一致。第七章 合同的解除第三十一条 合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允许解除合同的条件时，经双方共同协商后，在法律规定的合理期限内进行合同的解除。第三十二条 合同的解除原当事方应出具合同解除时合同履行情况的说明书，并明确同意合同解除。在合同解除后，与新的合同当事方应签订知晓合同签署前合同履行情况的说明书。第三十三条 如因合同解除使公司受到损失，双方应在协议书中明确规定各自应承担的经济与法律责任、重要事项的后续处理责任等。在协议书尚未签署前，原合同继续有效，仍应履行。第八章 合同的存档第三十四条 合同签订后，经办部门应根据合同台账编号，将合同谈判记录、合同呈批件连同合同审批过程稿、经投资管理部门核定的合同正本及附件、变更和解除协议书等资料一并交合同保管部门登记、存档。第三十五条 合同存档及借阅须遵循保密原则，公司内部人员借阅、复印要统一审批、登记；如需向其他合作单位提供合同资料，经办部门应对合同信息进行筛选，并得到公司经营层授权后才可提供。第三十六条 合同变更和解除后应及时销毁原合同；合同履行完毕后15年以上的，相关存档材料可予以销毁。第九章 重大合同管理第三十七条 重大合同是指其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同，涉及事项包括但不限于土地获取、公司股权变动、资产处理、重大投资、项目合作、大型物业租售（含楼栋整售）及重要经营事项等。第三十八条 投资管理部门应参与到重大合同的前期调研、谈判及草拟工作，应当对重大合同履行情况进行专门跟进与专题分析，并向股份公司报告。公司可邀请外聘专业机构参与上述工作。投资管理中心根据业务情况，有权参与各级公司重大合同的前期调研、谈判及草拟工作。第三十九条 重大合同完成各级子公司内部审批程序后，须提交投资管理中心审核。第四十条 子公司提交的重大合同经投资管理中心、财务管理中心、相关职能部门、本级主管副总、总经理、董事长审核后，由投资管理中心负责将审核意见反馈至子公司。第四十一条 各级子公司应按照股份公司意见对重大合同进行修改。合同签订后须提供复印件及扫描件至投资管理中心备案。投资管理中心对各级子公司重大合同的履行有指导、监督和检查权，在行使上述权利的过程中子公司相关部门应予以配合。第十章 标准合同管理第四十二条 本章适用标准合同的管理。第四十三条 “标准合同”是指由投资管理中心统一修订、管理的公司标准格式合同文本，分为固化类合同与示范类合同。第四十四条 固化类合同是由投资管理中心统一编制下发的标准格式文本，子公司结合实际情况对合同条款调整并通过投资管理中心审批后统一使用。各级子公司必须严格按照相关规定，使用固化类标准合同进行合同起草工作。第四十五条 示范类合同是投资管理中心制定下发的参考性合同文本，子公司可结合实际情况参考使用。第四十六条 使用标准合同拟定的合同，其管理程序与常规合同完全一致。第十一章 其他第四十七条 国土出让合同在签署前，投资管理部门应根据成交确认书核对合同要点，再根据第十七条的要求完成合同审批后直接与政府相关部门签订。第四十八条 商品房买卖合同在第一次发起时，其格式模板、附加条款要按照常规合同的审批流程进行审批。在完成审批后，当期签订合同在条款内容完全与模版相同的情况下，可直接签订。合同的附加条款内容需要调整时，须重新进行审批。第四十九条 涉及银行、税务、水电、燃气、供暖、电信、政府收费等业务合同签订的，若必须由对方提供格式合同，经办部门应就涉及公司重大利益条款进行审核，确保公司重大利益不受损害。此类合同根据第十七条的要求完成合同审批后签订。第十二章 罚则第五十条 所有合同的订立、审批与履行都必须依照本规定进行。任何违规违法活动都应追究有关机构或人员的责任。第五十一条 订立合同时，如经办人与对方当事人恶意串通损害公司利益，不论是否造成经济损失，对公司内部人员一律予以开除。情节严重的，可交司法机关依法追究其法律责任。第五十二条 重大合同管理出现严重失误，导致公司利益受损的，不论是否造成经济损失，对公司内部人员一律予以警告、处分。情节严重的，可交司法机关依法追究其法律责任。第五十三条 违反公司保密规定泄露公司合同资料者，视损失程度和情节轻重，分别予以通报批评、警告、开除、扣发薪资等处罚，并追索赔偿金。第十三章 附则第五十四条 本规定由投资管理中心负责修订和解释。第五十五条 本规定自下发之日起执行，各级子公司参照执行。第五十六条 各级子公司应根据本规定制定相应的合同管理规定、操作流程与格式文件。xx房地产（集团）股份有限公司xx年月日