人寿保险股份有限公司非IT资产管理办法模版.docx

人寿保险股份有限公司非IT资产管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为加强xx人寿保险股份有限公司（以下简称“公司”）非IT资产的管理和监督，优化资源配置，充分发挥资产效能，实现公司非IT资产统一规划、分级管理，特制定xx人寿保险股份有限公司非IT资产管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于总公司各部门、各分支机构（含筹）。第三条 本办法中所指的非IT资产为“非IT固定资产”（不含房屋）及“非IT低值易耗品”两大类，且以上资产所有权归属xx人寿。非IT固定资产及非IT低值易耗品目录由总公司计划财务部确定。第二章 非IT资产管理架构及工作职责第四条 总公司综合管理部为全系统的非IT资产统筹管理部门，设立物控室和总部资产管理岗。主要职责为： （一）根据公司有关规定，制订非IT资产管理制度，规范实物资产管理工作。（二）负责总公司各部门非IT资产的日常管理（资产申购、条形码粘贴、调拨、维修、报废等），保证资产实物的完整性、安全性和使用上的延续性，确保Oracle系统资产管理模块 (以下简称“EBS”)系统记录与资产实际使用状况一致。（三）收集、审核总公司各部门、各分支机构年度非IT资产预算和相关资产专项预算。（四）非IT资产管理类签报审批。（五）对机构非IT资产管理工作进行指导、检查和资产管理队伍的培训。（六）组织全系统非IT资产盘点。（七）对全系统非IT资产管理工作进行定期检视，并加以改善。（八）使用EBS系统并提出改进意见，对公司非IT资产实行动态管理。第五条 各机构人事行政部/综合部为本机构的非IT资产管理部门，设立机构资产管理员。主要职责为： （一）贯彻落实公司非IT资产管理制度，规范各部门和下辖机构的非IT资产管理工作。（二）建立责任制，将非IT资产管理落实到具体的使用人与使用部门。（三）本机构非IT资产的日常管理（资产申购、条形码粘贴、分发、调拨、回收、维修、报废等），保证资产实物的完整性、安全性和使用上的延续性。（四）本机构权限内非IT资产管理类签报审批。（五）在总公司规定的盘点时间内组织本机构盘点工作，将盘点结果上报上一级部门，并按要求处理异常资产。（六）本机构非IT资产管理队伍的培训和指导。（七）编制本机构年度资产预算。（八）对非IT资产管理工作进行定期检视，并加以改善。（九）根据实际情况，可在不违反本办法的前提下制定适合本机构的非IT资产管理操作细则。第六条 各机构财务部为本机构非IT资产的帐务管理部门，主要职责为： （一）权限内非IT资产的预算管理。（二）权限内非IT资产申购、调拨、维修、报废操作的帐务处理。（三）参与非IT资产盘点工作，审核盘点结果，并对盘盈、盘亏资产进行账务处理。第七条 各部门设立资产协管员，协助本部门负责人管理部门非IT资产。主要职责为：（一）负责本部门非IT资产的日常管理，根据实际情况，提交资产领用、调拨、维修、报废等申请。（二）配合机构资产管理员对本部门的非IT资产实物进行盘点。（三）督促资产使用人合理保管、爱护资产，及时上报资产损失情况。（四）负责本部门公共区域非IT资产的管理（例如：部门公共区域使用的打印机、饮水机等非IT资产）。第八条 机构负责人为本机构非IT资产管理的责任人，部门负责人为本部门非IT资产管理的责任人。资产管理的责任人需对其所保管的非IT资产安全、完整性负责。第九条 非IT资产使用人，是非IT资产的实际使用人，负责所使用资产的日常保管，保证其安全、完整性。第十条 非IT资产管理坚持责任人、使用人双负责制，原则上资产责任人、使用人不能为同一人（责任人自用资产除外）。第三章 非IT资产管理流程第十一条 资产申请（一）非IT资产原则上由总公司综合管理部统一申请特殊情况下也可授权由二级机构自行采购。（二）非IT资产申请审批同意后，应按照公司现行采购管理办法进行采购和验收。（三）非IT资产采用条形码的方式管理，条形码作为资产的唯一“身份证”。资产管理员根据系统对应生成的实物资产编号打印条码（条码需包含资产编号、资产类别、使用部门、采购时间等信息），原则上由资产管理员根据横平竖直、便于扫描、规范统一的原则，在到货后的十五个工作日内粘贴在对应资产实物的相应位置，对于外勤职场，资产管理员可授权资产协管员粘贴；外勤业务员配置的桌椅也可采用喷漆/粘贴部门名称等方式予以标识。第十二条 资产分发（一）总公司综合管理部需根据OA签报在资产到货后及时完成验收分发。（二）完成资产分发后，资产管理员应在五个工作日内完成EBS系统入库，制作入库单据，确保实物资产账实相符。（三）资产分发完成后，应要求资产责任人签订资产管理责任书。第十三条 资产费用报销非IT资产采购费用报销原则上应由总公司综合管理部统一操作，授权机构采购的资产应由二级机构人事行政部操作报销。报销人必须凭OA资产申请签报、核价单、原始发票、资产入库单、费用报销单、费用分摊表及计划财务部要求的其他材料办理报销。第十四条 资产调拨、调整（一）资产的调拨、调整应由资产实际使用部门向总公司综合管理部提出申请，后由综合管理部资产管理员在EBS系统进行调拨、调整操作，制作资产转移申请单并交由计划财务部完成资产转移确认。（二）资产责任人/使用人离职、调动前必须将其名下资产调拨至继任资产责任人/使用人名下，资产管理员对调拨情况进行核实，本机构人力资源部必须在资产管理员审批同意后方可办理异动手续。（三）本机构财务部在收到资产转移申请单后，应在当月完成账务处理。第十五条 资产维修（一）资产使用过程中出现问题后，资产使用人或资产协管员应及时向本机构资产管理员报告，资产管理员应根据资产故障情况出具评估报告报相关部门审批（评估报告应包含但不限于故障原因、故障类型、维修询价金额、拟选择维修商等信息），审批同意后方可到专业维修点或公司指定地点维修。（二）维修完成后，资产管理员凭维修申请签报、评估报告、原始发票、费用报销单等材料办理报销手续。（三）车辆维修应按照公司现行车辆管理办法规定执行。第十六条 资产报废（一）符合资产报废标准的非IT资产，由资产协管员或资产管理员在BPM系统中提交OA签报，经总公司计划财务部、综合管理部审批核准。（二）实物资产报废签报审批完成后，总公司计划财务部应在当月内完成账务处理。（三）虽已过报废期，但仍满足公司日常办公需要，能继续延用的实物资产，原则上不允许作报废处理直至出现故障无法修复时方可进行报废更新。第十七条 报废资产的处置（一）已批复报废的实物资产应在十个工作日内回收至本级人事行政部/综合部，由人事行政部/综合部、财务部、合规部拟定报废资产处置方案（需包含但不限于评估、变卖方式及价格的确定等）后通过OA签报报总公司计划财务部、综合管理部审批，审批通过后方可操作处置。处置后的收入应及时交财务部入帐，财务部应在五个工作日内完成帐务处理。处置结果需在机构内公示。报废资产的处置工作原则上需在三个月内完成，回收、处置与帐务处理工作禁止跨年度进行。（二）三级机构报废资产的处置原则上由二级机构人事行政部负责，根据实际情况，二级机构可授权三级机构处置，但处置结果必须报备二级机构人事行政部和财务部。（三）报废资产的处置原则上实行对外拍卖，坚持公平定价原则。对于单项资产的原值在5万元（含）以上的实物资产，处置前须请外部评估机构对其价值进行评估。对于原值低于5万元（不含）的实物资产，由二级机构人事行政部、财务部共同评估。如待处置资产损坏严重、经评估可回收价值小于拍卖处置的费用或处理资产数量较少时，经总公司计划财务部、综合管理部、风控合规部审批同意后，可采用公益捐赠或废品回收方式进行处理，不得以任何理由分发给公司内外勤员工。（四）已批复报废的资产原则上不得继续留用，未经审批留用报废资产属违规行为。第十八条 资产盘点、检查机构人事行政部/综合部应遵循总公司的总体盘点安排组织盘点工作，具体要求总公司综合管理部提前通知。如机构有特殊情况（如职场搬迁、撤并等）应提前上报总公司，另行安排盘点时间。年中/终盘点采用现场与非现场结合方式进行，盘点对象为所有机构。各级资产管理部门根据EBS系统数据进行盘点，各部门资产协管员配合资产管理员对本部门非IT资产实物进行扫描盘点。对于盘亏资产须详细列明资产盘亏时间、盘亏原因，盘亏责任人、追偿结果和机构处理意见。对于盘盈资产须详细列明盘盈实物资产的详细信息。盘点结果由二级机构汇总后，通过OA签报报分公司相关部门及总公司审批。盘点结果签报获批后，机构人事行政部/综合部需在十个工作日内完成EBS系统数据的处理工作。总公司将不定期对资产使用情况及盘点结果进行抽查，并组织机构间的互查，具体要求由总公司综合管理部另行通知。第十九条 资产保管及赔偿（一）保管1资产责任人/使用人承担资产的日常保管及赔偿的义务。2搬离办公职场的资产实物应由机构人事行政部/综合部出具放行条，职场保安人员核对资产实物与放行条一致后，方可放行并做好登记。3机构人事行政部/综合部有监督职能。无法明确归属的公共区域资产责任人为机构人事行政部/综合部负责人，使用人为机构资产管理员。4资产责任人/使用人、使用机构严禁擅自行使对公司实物资产的处分权（包括出租、出售、转让、赠与、抵押等）。凡涉及对公司实物资产处置的合同、协议，无论对内对外，一律需报本机构人事行政部/综合部、财务部、机构负责人、总公司计划财务部、综合管理部审批。三、四级机构上述处分权属二级机构人事行政部。（二）赔偿资产使用人/责任人须保证对资产的正确使用、妥善保管。因意外原因造成的资产损坏、丢失，应及时向所在机构资产管理员报告，并向当地公安机关、承保保险公司报案，公司视情节，事故责任人应按资产净损失赔偿；对于盘亏资产，责任人应按资产净值赔偿；对于不当使用或因损坏后未能及时申请维修所造成的损失，应由相关责任人全额承担。第二十条 资产借用（一）公用手提电脑、投影仪、数码相机等公共资产采用集中管理借用机制，由本级人事行政部/综合部负责保管并做好借用登记。（二）员工因出差、会议、借调需借用公用资产的，借用期限在十五个工作日以内的，可直接到本级人事行政部/综合部办理借用手续；借用期限超过十五个工作日的，须提交签报申请，凭签报办理借用手续。（三）借用人在借用时间到期后应及时归还借用资产，如需继续借用，必须办理续借手续。第二十一条 费用转资产以激励费、营运基金等业务费用采购的资产，应明确奖励对象为个人，实物不再纳入公司资产管理范围；资产维修、耗材等费用由使用人自行承担，不纳入公司资产进行盘点，到报废期不更新。第四章 附 则第二十二条 总公司综合管理部不定期组织实物资产管理制度执行情况自查和抽查，对发现的问题进行追踪和整改。第二十三条 如出现违反本办法的行为，将视情节轻重参照公司相关合规制度给予处罚或移交审计部门进行处理。第二十四条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。第二十五条 本办法自发布之日起执行。