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研究生会档案管理制度
第一章 总则
第一条 为保障研究生会工作的完整性、连续性及系统性，为规范研究生会的档案管理工作，提高档案工作管理水平，使其对今后的工作产生积极的指导、借鉴作用，更好地为研究生会的各项工作服务，结合研究生会当前的实际情况，特制定本制度。
第二条 研究生会档案是指研究生会及其成员在活动过程中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。
第三条 研究生会档案实行统一领导、统一管理的原则，在主席团领导下由综合协调部负责具体工作。应建立健全各项规章制度，加强档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和利用，确保档案工作顺利、有序地进行。

第二章 领导体制及工作职责
第四条 研究生会档案工作小组接受主席团的领导，由主管综合协调部工作的分管副主席担任组长，负责领导、协调和监督档案工作，坚持定期召开研究生会档案工作会议，支持和指导档案工作的开展。同时负责对超过保管期限、需要销毁或封存的各类档案的鉴定、审批工作。
第五条 研究生会的档案工作由综合协调部主管，综合协调部部长担任工作组常务副组长，负责主持召开研究生会档案工作会议，及时对档案工作进行总结，对各部门的档案工作予以指导，并且在不涉嫌泄密的前提下，定期将研究生会所有部门在本周期内所交档案的相关统计数据（包括纸质档案中文件的份数总计和照片图册等的数量、CD/VCD等音像制品的数量、信（函）件数量、证书份数，电子档案中纯文本的文件类型及大小、图片的数量、音频及视频文件的数量及所记录的时间总长度等）发至各部门公共邮箱予以公开。
第六条 各部部长须树立建设研究生会档案的意识，对本部门的档案工作负责，有义务配合综合协调部档案管理人员的工作，每月10日—15日提交上一月份与本部门相关的档案资料（归档范围见本制度第十一条），如有特殊情况须由部长向工作小组常务副组长提出延期归档申请，工作小组常务副组长在两日之内做出是否允许延期的决定，延期上限为10天，自提出申请之日起计算。
第七条 各部门的档案工作作为每学期常规的工作绩效考核的标准之一。

量化考核的考核项目及标准见下表：(满分以百分计)
考核项目及标准分
考核标准及说明
是否按时提交档案（10分）
未向档案工作小组提出书面申请或提出申请未被允许时，迟交1次扣0.5分，缺交1次扣1分。
所提交纸质档案中的文件份数总计（15分）
五类档案均仅设置两个得分档次，以本学期研究生会所有部门同类档案提交数量与全部工作量配比为标准，如该部门本学期所提交档案与本学期工作量配比达到该标准，得15分；未达到，得10分。其中工作量用以下公式估算：

：工作量估算值
：每项工作或活动持续时间
：对应的工作或活动本部门人员参与工作人数
所提交纸质档案中照片图册等的数量（15分）
所提交电子档案中纯文本的文件类型及大小（15分）
所提交图片的数量（15分）
所提交音频及视频文件的数量及所记录的时间总长度等（15分）
档案质量及各部门主管档案提交状况（15分）
由档案工作小组全体成员在指定时间统一抽查档案完成情况后分别评分，汇总统计后计算平均分，在平均分基础上取整得到。

第八条  档案管理工作的基本任务包括：      
1、认真执行本制度及实施细则的要求；
2、规划、协调研究生会档案工作；
3、指导、督促研究生会各部门进行文件收集、整理及归档工作；
4、收集、整理、鉴定、保管、检索和利用研究生会的各类档案；
5、定期清查、优化档案材料，充分开发研究生会档案资源，为各部门的工作提供服务；
6、不断完善研究生会档案管理制度，改进实施细则，建立起完善、高效的档案管理制度；
7、完成上级部门安排的其他档案工作；
8、在现有条件下，努力实现档案管理工作的现代化。
9、根据档案材料，制作年鉴，总结经验教训，指导未来工作。
 第九条 档案管理工作由综合协调部部长负责，一名副部长作为工作组专员辅助执行。研究生会各部门指定一名副部长为小组成员专职负责本部门的档案工作。
 第十条 所有小组成员应该接受由综合协调部组织的不少与8学时的相关技术培训，掌握一定的专业知识，对工作认真负责，热爱本职工作，严格执行各项档案制度细则，保守秘密。
第三章  归档范围以及归档格式
第十一条
（一）上级会议文件
1、学校各级机关部门下发的文件及其它材料（综合协调部）；
2、主席团会议通过并发布的重要文件，包括通知、通报、机构调整与任免奖惩决定、规章制度等（综合协调部）；
（二）常规文件与专项规划类
3、研究生会组织建设的各项规章制度草案及改革方案草案（综合协调部）；
4、研究生会各级日常工作中形成的计划、总结、预算、决算、发言提纲各项统计资料等（各部）；
5、研究生会日常工作与专项活动的各次预算、决算；（各部）
6、研究生会各项专项活动的策划方案、立项文件、活动流程安排、工作总结、活动反馈，各项统计资料等（各部）；
7、研究生会各部门的活动场记、例会记录（各部）；
（三）出版刊物与重要影音材料
8、研究生会内部出版物及相关新闻等（宣传部）；
9、研究生会历届沿革、大事纪要、各项活动的简报、声音影像材料；
10、荣誉证书（含奖杯）、有纪念意义的凭证性实物及照片（含图）等材料（宣传部）；
（四）重要对外文件、函件
11、研究生会与校内外其他部门或单位签订的合同、协议证书等文件以及往来信（函）件（外联部）；
12、研究生会与其他兄弟院校的信（函）件及其它资料（外联部）；
（五）其他
13、研究生会各类报表、借据、收条、财务账簿等（综合协调部）；
14、研究生会人事档案及备忘任免决定、奖惩决定（综合协调部）；
 第十二条
 对于归档中格式要求如下：
（1）用纸幅面
  纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
（2）文件中图文的颜色
未作特殊说明文件中图文的颜色均为黑色。
（3）排版规格与印装要求
 3．1 排版规格
　　 正文用5号宋体字，文中如有小标题可用5号小标宋体字或黑体字，单倍行距。
　3．2 装订要求
文件应左侧装订，不掉页。
（4）行文要求
　　4．1标题
　　用小2号黑体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　4．2正文
　　标题下l行，每自然段左空2字，回行顶格。
　　4．3 附件
如有附件，在正文下空l行左空2字用5号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。
4．4 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。 

 第四章 档案的收集、管理和调阅
第十三条 档案收集
1、在学期初各个部门向档案工作小组提交本部门工作计划。综合协调部参考各部门计划，制定学期计划。
2、档案收集采用月结与活动项目结相结合的方式。各部门应当每月提交一次档案，学期初、学期末不足一月的按照一月计算。如该月某活动尚未结束，可在该活动结束后，负责该活动的部门再及时向档案小组提交该活动所有相关材料，若各部门未交活动档案，综合协调处档案小组应当主动索取档案资料。电子材料打包发送至zxb_ruclaw@。
档案小组电子材料保管方式：档案小组将收集到的所有相关电子材料提交至研会百度网盘zxb_ruclaw@中的研会档案收集箱文件夹，其中有各部门的文件夹，须将材料上传至对应部门的文件夹中。
由档案小组的同学负责收集、保管研会档案材料，并监督相应部门的档案提交工作。
3、各部门应当于每月的10号至15日将涉及到本部门的上一月份的档案资料一式两份交由综合协调部整理，不足一个月的按照一个月计算,学期最后一月的档案应于工作停止前一周提交，各部门须保障档案数量充分，内容齐全，工作组应在收到资料后的两个工作日内按照有关规定完成对档案的整理、归类和记录。
4、如有特殊原因未能按时归档的部门，须由部长向工作小组常务副组长提出延期归档申请，工作小组常务副组长在两日之内做出是否允许延期的决定，延期上限为10天，自提出申请之日起计算，工作组应当交延期申请备案。
5、如每月25日仍有未能完成归档工作的部门，由工作小组记录在案，并在下次的例会上指出。
 第十四条 档案调阅
1、档案借用：
（1）各部门调阅本部门归档的档案，经分管副主席批准，可以直接调阅；查阅非本部门的重要档案，须经归档部门负责人及分管副主席书面同意；外单位或个人查阅档案应持盖有本单位盖章经主管领导签字的介绍信或持本人身份证，经主管档案小组的副主席批准方可调阅。
（2）各类档案的调阅，调阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合调阅条件的办理手续，方可调阅。
（3）如摘抄、拍照、复制、下载所查档案内容，需经档案管理人员同意。
（4）借用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃处理。
（5）借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等，并在档案查阅批准单上签收。
 2、档案公开：
研究生会涉及秘密的档案应按不同的密级分级保存，分为绝密、机密、秘密三级，档案级别的鉴定由档案工作小组组长和常务副组长负责。
“绝密”是研究生会最重要的秘密，泄露会使研究生会的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是研究生会重要的秘密，泄露会使研究生会的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是研究生会一般的秘密，泄露会使研究生会的安全和利益遭受损害。
涉及绝密的档案仅对研究生会主席、档案小组组长及常务副组长公开，如研究生会明细账目等。
涉及机密的档案仅对主席团、档案小组组长及常务副组长和该档案形成部门负责人公开，如不宜公开内容的合作协议等。
涉及秘密的档案仅对主席团、档案小组组长及常务副组长和该档案形成部门成员公开，如尚未举行的活动的策划、活动流程，组织和参加活动人员的私人信息等。
不涉及秘密的档案可以向研究生会全体成员公开。
第五章 附则
第十五条 本制度中所指档案原则上均为原件，各部门应及时保留上交材料的副本。对于特殊材料，经主管档案工作副主席批准可以上交复制件。
第十六条  本制度未尽事宜，可在具体实施过程中根据实际工作情况及时修改，修改过程由综合协调部负责起草，并报主席团审批通过。
第十七条  本制度自公布之日起施行。
第十八条  本制度的最终解释权归xx院研究生会主席团所有。