证券股份有限公司融资融券客户档案资料管理办法模版.docx

证券股份有限公司融资融券客户档案资料管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司融资融券客户档案资料的管理，根据法律法规及证券监督管理机构的有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法所指融资融券客户是指依照法律法规的规定，与公司签署证券股份有限公司融资融券合同，并在公司开立融资融券账户进行融资融券交易的客户。第三条 本办法所指融资融券客户档案资料包括融资融券客户合同类档案资料和柜台业务类档案资料。其中，合同类档案资料是指客户申请融资融券业务时或重新征信时所填写的业务申请以及提交的征信材料、在公司开立融资融券账户时签署的证券股份有限公司融资融券合同风险揭示书及其他相关开户资料。柜台业务类档案资料是指账户开立后因账户维护、账户变更或根据经纪业务操作规程定义的其他有关非常规业务形成的书面档案资料。第四条 本办法所指融资融券客户档案资料的管理是指对融资融券客户档案资料进行的包括归档、复核、验收、移交、清理、使用、保管、安全保密等相关管理工作。第五条 本办法适用于公司涉及融资融券业务的各部门、公司所属各营业部。第二章 融资融券客户档案资料的管理方式第六条 信用业务总部负责融资融券客户合同类档案资料的综合管理，下设综合管理岗实行统一管理。信用业务总部按公司档案管理要求，定期将融资融券合同类档案移交公司档案库。第七条 各营业部负责本营业部融资融券客户柜台业务类档案资料的管理。营业部档案管理员实行统一管理。第三章 融资融券客户档案资料的归档、复核与移交第八条 营业部确保融资融券客户开户资料的真实性、完整性。信用业务总部及时对营业部交付的融资融券客户档案资料进行归档，并按信用资金账号顺序进行排列。融资融券客户档案资料应以单个客户为一个立卷单位进行组卷。第九条 融资融券客户档案资料应当按户立卷，并按要求在档案袋封面标明信用资金账户、客户代码、客户姓名、营业部名称、资料清单等重要信息。后续增补客户档案卷（指客户因业务变更等原因，需要后续补充客户材料的案卷）在信用资金账号后注明“增补”。第十条 营业部信用账户管理岗及复核岗对本营业部融资融券客户资料同时进行复核、验收。对于客户资料缺失、资料不实或无效，开户时客户资料输入不规范的，应在资料补齐、规范后方可由营业部档案管理员移交至信用业务总部。第十一条 对于在授信、开户过程中形成的相关客户资料，各营业部档案管理员对每个客户分别编制融资融券客户档案资料移交清单，连同档案资料原件一同封装，及时移交信用业务总部。对于融资融券客户发生追加担保物、合同到期未及时偿还债务等情形，信用业务总部将在系统中记录客户的违约行为，同时需将相关资料作为账户后续档案资料定期归档。补交账户资料、移交客户后续账户资料的，应注明增补，与已归档档案资料客户信用资金账号保持一致。信用业务总部对各营业部已移交的融资融券客户档案资料进行复核、验收，将符合融资融券客户档案管理要求的档案资料归档存放。第十二条 融资融券客户档案资料应根据本办法移交资料原件。为了不影响各营业部日常业务的开展，营业部在开户时可根据实际需要留存一份复印件。第十三条 按公司档案管理要求，信用业务总部应于每年年底将本年度融资融券合同类档案全部移交公司档案库统一保管存放。第四章 融资融券客户档案资料的保管第十四条 融资融券客户档案资料在移交公司档案库之前应存放于信用业务总部专门设置的档案柜。第十五条 档案柜安全由信用业务总部综合管理岗负责，未经许可，其他人员不得动用。第十六条 公司档案库具有防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防盗等措施，必须配备温湿度计，气候潮湿的地区应配备除湿设备，相对湿度保持40%-60%，温度保持1030。第十七条 电子档案材料应拷贝至可长期存贮数据、不可删改的载体上，并根据数据载体的保存期限定期进行数据载体的复制更新。第十八条 档案库管理员定期检视档案保管情况，发现档案有破损、霉变等情况，要及时采取补救措施。第十九条 融资融券客户档案资料保管期限最低年限必须满足证券法、反洗钱法等法律法规及公司相关规定要求的时限。保管年限自业务发生之日起，不少于20年，自客户终止业务关系起不少于5年。特殊资料档案保存期限不得少于监管部门的规定或法定保管期限。第五章 融资融券客户档案资料的查阅与调阅第二十条 调阅融资融券客户档案资料必须履行审批手续并进行记录。（一）内部调阅。（1）调阅本岗位工作范围档案，应填写调阅申请，经信用业务总部负责人同意并签字后，综合管理岗可予以调阅。（2）调阅非本岗位档案，应注明详实原因，经信用业务总部负责人审核认定有必要调阅的，方可同意办理调阅手续。（3）调阅档案资料，不得带出档案室。如需复印、拷贝，须经信用业务总部负责人同意，信用业务总部综合管理岗要对复印资料进行记录。（二）外部调阅。外部单位查阅融资融券客户档案资料，办理查阅手续必须持介绍信和相关证件，经信用业务总部负责人及经纪业务总部负责人批准，由综合管理岗协助查阅。档案资料不得带出档案室，特殊情况确需抄摘、复印、拷贝的，须经信用业务总部负责人批准，信用业务总部综合管理岗要留存复印资料的记录，报公司备案。第二十一条 信用业务总部综合管理岗对档案调阅过程进行监督，严禁档案查阅人在档案上涂改、勾划、剪裁、污损、抽换、折卷、标注，确保档案的安全与完整。第二十二条 因公司诉讼举证、协助执法等工作需要，必须将资料原件借出使用的，应填写融资融券客户档案资料调阅使用登记单，并经总裁办及信用业务总部负责人批准后，才能借出，调阅时间原则上不得超过一周。如确因工作需要，到期不能归还档案资料的，应办理续借手续。第六章 融资融券客户档案资料的保密第二十三条 公司融资融券客户档案资料属于公司秘密档案，由信用业务总部专人保管。移交公司档案库后，由公司总裁办档案管理员保管。信用业务总部及总裁办根据公司有关安全保密制度做好融资融券客户账户资料的保管和保密工作。第二十四条 总裁办、信用业务总部、营业部融资融券客户资料管理人员以及整理、保管客户资料相关人员必须承担相应保密责任，做好客户档案资料保密工作。相关岗位客户档案资料管理人员如有变动，应做好资料的交接工作，重新签订保密承诺书。第七章 罚 则第二十五条 公司在日常风险监控、检查及稽核检查中发现公司员工在档案管理相关工作中违反公司规定的，按照证券股份有限公司责任追究暂行办法及员工奖惩条例等相关公司制度予以追究。有下列行为之一且情节严重的，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依据公司规定给予处分：（一）将应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案管理、档案工作人员归档的；（二）档案管理员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案资料损失的；（三）不履行保密义务，导致客户档案资料信息泄露的；（四）不按照档案管理规定履行调阅手续，故意损坏档案资料的。第八章 附 则第二十六条 本办法由信用业务总部负责解释。第二十七条 本办法自颁布之日起实施。