证券有限责任公司代销金融产品业务资料档案管理办模版.docx

证券有限责任公司代销金融产品业务资料档案管理办法
第一条 为进一步规范金融产品代销业务的档案管理，特制定本办法。
第二条 代销金融产品业务档案是记录公司及客户开展代销金融产品业务的重要原始资料凭证，由公司总裁办统一管理，经纪业务事业部根据公司档案管理规定，负责对总部和证券营业部代销业务档案管理工作的指导、监督和检查。
第三条 业务档案管理要遵循以下原则：
（一）集中统一管理原则；
（二）及时完整、真实有效原则；
（三）规范管理原则；
（四）保密性原则。
第四条 金融产品代销业务资料归档与保管的范围
（一）公司与代销金融产品委托人签订的代销协议；
（二）代销金融产品委托人提供的资料；
（三） 评委会出具的金融机构鉴定报告、金融机构尽职调查报告、金融产品尽职调查报告、金融产品评价报告；
（四）代销金融产品评审会议决议；
（五）客户文本资料：业务风险揭示书、金融产品不适用提示及客户投资确认书、客户风险测评结果等；
（六）营业部金融产品代销业务资料
1.产品账户业务、交易业务以及其他业务的书面凭证或电子版本资料。
2.书面凭证或电子版本资料包括申请表格、业务凭证、协议书、授权委托书、有效身份证明复印件等营业部各类金融产品代销业务需留存的资料。
第五条 代销金融产品业务的档案归档要求
（一）经纪业务事业部要求
1.产品销售项目启动后一个月内，由经纪业务事业部专人负责对产品立项申请、金融机构鉴定报告、金融机构尽职调查报告、产品尽职调查报告、产品评价报告、评审会决议、产品销售协议文本以及代销金融产品委托人提供的所有资料归档整理，保存时间不少于自产品销售后的15年。同时，协议合同须通过OA系统进行电子文档留存。
2.金融产品代销协议文本必须通过OA系统进行电子文档留存并将签章后的协议原件交送公司总裁办保存。代销协议文本自签订起保存时间不少于15年。
3.产品项目归档规则是每个项目独立建档，专人填制《代销金融产品业务产品档案清单》置于档案袋封面，档案完整装订。
4.产品项目档案实行双人复核管理，档案袋封面的档案清单须由经办与复核的签章。其中经办人员为产品经理（产品开发岗），复核人员是经纪业务事业部财富管理部负责人。
5.经纪业务事业部定期对档案资料进行检查。
6.经纪业务事业部财富管理部专人负责对客户销售合同的发放、回收、统计、归档等工作，相关资料保存时间不少于自产品销售后的15年。
（二）证券营业部要求
1.每日营业结束，营业部销售服务人员应将当日形成的客户资料以客户为单位进行汇总整理，并按证券交易账户号码顺序进行排列后交专人，专人负责将同一客户的各项业务资料进行汇总，参照公司《营业部档案管理办法》的相关规定双方签字确认。代销业务客户资料自产品销售后保存时间不少于15年。同时，上述客户资料须通过公司CIF系统进行文档影印件留存。
2.根据销售管理规定以及代销金融产品委托人协议规定，经纪业务事业部将根据实际需要发放销售合同，并对合同编号进行管理。营业部须在销售合同签订完成后将客户销售合同（1份）寄送给经纪业务事业部或代销金融产品委托人，并与对方予以确认。
3.代销金融产品委托人要求将档案资料定期寄送投资者的，营业部必须指定专人负责寄送工作。
4.严格按照一户一档原则建档管理，以客户号为序归集存放。
5.营业部负责人及相关岗位应重视金融产品代销业务资料的管理工作，定期检查资料的归档和保管情况。
第六条 金融产品档案资料的借阅、登记、入库等管理事项按照公司颁布的《营业部档案管理办法》执行。
第七条 营业部金融产品代销业务资料的保管要求
1. 营业部应有专门的库房存放业务资料。业务资料应排放整齐，便于查找和利用。
2. 库房内应保持适宜的温度和湿度，采取有效的防火、防盗措施，并防止有害气体、灰尘、霉菌和虫害等对业务资料的损害。
3. 对于破损的业务资料，营业部应及时进行修补、复制，确保业务资料的完整和安全。
第八条 本办法自下发之日起执行，由经纪业务事业部负责解释、修订。