证券股份有限公司资产托管部员工上岗、轮岗及人员后备管理制度.docx

证券股份有限公司资产托管部员工上岗、轮岗及人员后备管理制度 第一章 总则 第一条 为加强xx证券股份有限公司（以下简称“xx证券”或“公司”）资产托管部对从业人员的管理，提高工作质量和工作效率，完善资产托管部内部控制，有效防范和控制业务风险，依据证券法、证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、证券公司内部控制指引、基金业务外包服务指引（试行）及相关法律法规和公司相关制度的规定，制定本制度。 第二条 本制度适用资产托管部全体员工在部门内部进行合理上岗、轮岗和人员后备的管理。 第三条 上岗制度，是指资产托管部新进员工在经过一定的培训期之后，通过部门考核程序，独立、正式担任工作岗位的职责。 第四条 轮岗制度，是指在资产托管部内，对员工进行有计划地调换工作岗位。实行轮岗制度，要统筹兼顾工作的安排和人员的使用，既达到轮岗的目的和要求，又保证各项工作的连续性和人员的相对稳定性。轮岗的人员必须具备所轮换岗位的基本任职条件和要求。 第五条 人员后备计划，是指在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在不同岗位之间，实行互为备岗制度，即两个不同岗位互为AB岗，当A岗人员因故不在岗或因工作需要他人顶岗时，B岗人员自动顶岗，及时办理A岗各项工作，确保部门工作的正常有序开展。 第二章 组织与计划 第六条 资产托管部负责人：组织制定并实施上岗安排、岗位轮换与人员后备方案，做好沟通协调工作，了解轮岗情况，安排面谈了解员工需求，负责岗位轮换与人员后备的决策，监督，评估等重要工作。 第七条 稽核监控岗：负责审查上岗、轮岗及人员后备方案是否可能引起职责冲突，监督上岗、轮岗、人员备份的实施过程。 第三章 人员上岗程序的实施 第八条 资产托管部新进正式员工应当经历一定期间的培训期后才能正式上岗，原则上培训期为2个月，特殊情况下由内设部门负责人和资产托管部负责人同意可适当提前。 第九条 培训期内部门应当为新员工指定一名岗位导师，导师负责岗位业务知识培训，帮助新员工尽快进入角色。 第十条 新员工在完成正式上岗程序前，系统权限按照角色最小化原则设置，一般只提供查询权限。 第十一条 新员工掌握岗位技能后，可安排正式上岗。上岗由新员工通过运营管理平台或书面形式提交申请，由内设部门负责人组织考核，考核可通过书面试卷、书面报告、现场考试等方式进行。 第十二条 考核通过后，内设部门负责人批准通过该员工的上岗申请，资产托管部负责人审核通过。 第四章 轮岗制度的实施 第一节 人员选定 第十三条 轮换岗位分为建议轮换类和个人意愿轮换类。轮换形式分短期轮岗和调动性轮岗。 建议轮换类是指资产托管部负责人根据业务开展的需要，结合员工的自身情况，制定岗位轮换的安排，征询员工的同意即可实行。 个人意愿轮换类是指员工个人可根据自身职业生涯发展规划，结合公司业务发展需要，提出岗位轮换的申请。 短期轮岗指3个月以内的轮岗方案，目的在于锻炼轮岗人员对新岗位的熟悉性，以便将业务知识融汇贯通，对自己本岗位的工作有更好的理解，一般轮岗结束后，员工回到原岗位。 调动性轮岗指3个月以上的轮岗方案，是为新岗位的人员配备进行储备，如果员工能够经过该轮岗期适应新岗位的工作的话，可考虑正式换岗。 第十四条 资产托管部根据关键岗位人才梯队建设规划，对有发展潜质的人员进行系统的轮岗安排。 第十五条 资产托管部负责人根据岗位轮换的要求，对轮换人员进行考察、测评，确认其与要轮换岗位的匹配度，最终定出岗位轮换人员名单。 第二节 轮岗原则第十六条 实施轮岗遵循以下几点原则： （一） 不能对轮出和轮入岗位的工作产生负面影响，轮岗应当稳妥、审慎、逐步进行，降低轮岗带来的相关风险； （二） 轮岗员工不得同时兼任互相冲突的岗位； （三） 轮岗员工应当具备新岗位所必需的任职资格和专业技能； （四） 岗位对职业资格有特别规定的，轮至该岗位的员工应当符合要求； （五） 试用期员工不得轮岗。 第三节 施行流程 第十七条 轮岗按照需求产生、轮岗前工作移交与培训、轮岗期工作与考核、轮岗期结束的流程进行。 （一） 轮岗需求的产生 资产托管部负责人参考员工个人轮岗申请，根据个人申请状况及业务需要，统筹确定轮岗岗位和个人，编制部门岗位轮换计划。计划的内容须包括轮岗的岗位、原岗位责任人、计划接替人、时间安排等。如有新增或调整的轮岗计划时，需遵循相同的流程。 依据制定的轮岗计划，资产托管部负责人与轮岗者沟通，制定具体的岗位轮换操作方案，内容包括轮岗时间、岗前培训、轮岗导师、沟通计划、工作流程表、工作目标、定期考核评估等内容。 （二） 轮岗前工作移交与培训 轮岗人员在到新岗位前办理工作移交，包括： 1、 完整的工作文件移交； 2、 目前进展中工作移交，含目前进展程度、目标结果、相关人员工作分配等。 轮岗前的培训除常规的岗位业务知识培训外，还可以考虑设立轮岗岗位导师，帮助轮岗员工尽快进入角色，保证平稳过渡。需轮岗人员的工作交接要全面彻底，防止因交接不彻底而出现工作不能衔接或不连续的现象。 （三） 轮岗期工作考核与薪资 1、 轮岗期间薪资以原岗位薪资标准计发； 2、 工作考核参照岗位轮换方案内容，结合现岗位的考核标准进行，与绩效挂钩。 （四） 轮岗期结束 轮岗期结束前一个月由资产托管部负责人拟定和执行下一岗位轮换操作方案，或根据岗位工作和人员需求，办理部门内部人员变动手续。 第四节 监督与考核 第十八条 稽核监控岗对轮岗的流程进行全过程的跟进，轮岗结束后轮岗人员撰写工作总结，由直线领导进行评价，评价结果纳入员工年终绩效考核。 短期轮岗结束后，轮岗人员按计划回到原工作岗位。 第五章 人员备份计划的实施 第一节 人员备份计划制定 第十九条 资产托管部负责人对资产托管部各岗位工作进行科学分工，明确各岗位的A角和B角，A角（主办人）为主，B角（协办人）为辅，AB两角均能独立完成该岗位工作。 资产托管部负责人定期或部门人员出现较大变动时更新备份计划。 第二节 人员备份原则 第二十条 B 岗人员不得兼任与自身岗位冲突的岗位；只有备岗人员充分时，A岗人员才能暂时离开原岗位。 第三节 责任人的落实 第二十一条 人员备份计划应在责任明确的基础上进行。 （一） 责任人的职责 1、A 岗人员因休假、学习、公务外出等原因离岗时，必须提前向 B 岗人员做好工作交接； 2、B 岗责任人在顶岗期间，应同时做好本岗和 A 岗的主要工作，对顶岗期间A岗的工作结果负有相应责任； 3、在工作繁忙和重要工作任务的情况下，AB岗责任人要发扬团结协作的精神，相互支持，甘当助手，共同完成任务。 （二） 业务培训 资产托管部应根据工作需要明确AB岗责任人的相应职责，并有计划、有步骤地对备岗责任人进行业务指导。可采取部门集中学习和单独指导等方式进行，也可由A岗责任人和B岗责任人采取“结对子”方式，相互传授岗位业务知识、操作规程。 资产托管部应建立B岗操作练习机制，安排B岗至少每月一次在A岗的监督指导下实践业务操作，保证B岗熟悉掌握A岗的工作内容。 B岗在A岗人员不在岗期间代行A岗的岗位职责对相关业务及时办理。不得以经办人不在为由，拒绝为服务对象提供咨询和受理服务。 （三） 工作移交 A岗与B岗人员之间的工作交接与任务切换应当依照正式的工作移交手续进行。工作交接要全面彻底，防止因交接不彻底而出现工作不能衔接或不连续的现象，确保工作顺利进行。 （四） 工作考核 顶岗期间，B岗责任人对顶岗期间A岗的工作结果负有相应责任，顶岗期间的工作纳入绩效考核。 第六章 附则 第二十二条 本操作规程由资产托管部负责修订和解释，自发布之日起实施。