研究生会会议、活动管理制度模版.docx

研究生会会议、活动管理制度
第一章 总 则
第一条 为规范会议程序，研究落实重大事项并寻求解决有关问题的方法，提高研究生会总体决策管理能力和办事效率，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成研究生会的各项工作，并最终促进研究生会制度化、规范化建设，特制定本制度。
第二条 本制度适用于研究生会各部门。
第二章 会议、活动类别
第三条 本制度所指的会议包括研究生会主席团会议、委员会会议、项目会议。本制度所指的活动包括各种讲座、晚会等。
第一节 主席团会议
第四条 主席团会议（含主席团扩大会议）是对研究生会运行和发展过程中面临的重大事项进行研究与决策的会议。
其具体内容包括分解落实研究生会年度计划、讨论确定研究生会的发展目标和对策；对研究生会工作中的重大事项进行分析、研究，就其重大活动进行工作部署，并对其中的关键环节提出指导性意见；讨论决定研究生会重要人事的任免、部门的设置以及制度的审议等。
第五条 主席团会议不定期召开，当主席认为有必要，或有五分之一以上的主席团成员提议时召开。主席团会议一般是为了解决特别重要的问题，研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。主席团扩大会议，每半个月召开一次，特殊情况下，可临时召开。主题团扩大会议出席成员包括主席、副主席、各部正部长。
第六条 主席团会议（含主席团扩大会议）由研究生会主席主持，副主席负责协助工作，与会人员应积极发言、明确表态。
第七条 主席团会议（含主席团扩大会议）由综合协调部负责通知、记录和纪要整理工作。
第二节 委员会会议
第八条 委员会会议是研究生会围绕战略发展、重大决策和重大事项等而适时召开的会议。
会议旨在传达研究生会的管理理念、落实重大决策、决定；通报各部门的活动开展情况，总结经验教训，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任；激发各部部长的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。
第九条 委员会会议由研究生会主席批准，并于每月月初的第一个星期日晚上8：00定期召开，会议出席成员包括主席、副主席、各部部长、副部长。委员会会议研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责干事列席。
第十条 委员会会议由综合协调部负责通知、记录和纪要整理工作。
第三节 项目会议
第十一条 项目会议是非常规会议，是在需要两个及以上部门联合完成任务的大型活动中启动的临时会议。其目的在于灵活处理事务，解决专项问题，明确分配任务，机动联合各部门。任务结束后，项目会议组成人员即告解散。
第十二条 项目会议的启动由负责该项活动的牵头部门分管副主席向主席提出书面或口头申请，主席决定是否批准，主席团批准后，由牵头部门的分管副主席召集会议，与会人员为主席、常务副主席、各部部长、各部副部长。必要时，各部门相关负责干事亦可与会。
第十三条 经主席团批准之后，组成的会议小组可自行决定其后的会议召集和次数。项目会议的记录、档案等由牵头部门负责整理，并发送至综合协调处进行归档。
第三章 会议、活动的组织与服务
第一节 会议的组织
第十四条 由研究生会多个部门共同举办并有有关团委领导参加的活动，由会议主要牵头部门与综合协调部联系，备案会议情况；需综合协调部协调安排的，由综合协调部人事处统一安排。
第十五条 会议组织的内容包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议纪要以及会议宣传等。【活动的组织同上】
第十六条 会议通知
（一）会议需提前通知，一般会议应至少提前1天以电话、短信、微信或其他方式通知，大型会议需至少提前3天下发正式通知。
（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。
第十七条 会议的准备
（一）做好会议通知，确保应到人员按时参会。
（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置、会场设施的检查、与会人员的服务用品等。
（三）做好参会人员的组织工作，维护会场秩序。
（四）重要接待会议应制定会议接待方案，方案内容包括但不限于餐饮、摄影摄像、公共活动等安排。
第二节 会议室的管理与服务
第十八条 会议室的管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设备调试、会议服务等。
第十九条 会议室要做到在会议召开前30分钟结束各项准备工作，会后30分钟结束会场清洁工作，如遇特殊情况则另行安排。
第二十条 会议室使用过程中，务必保持环境整洁和设施安全。
第四章 会议、活动资料管理
第一节 会议纪要的整理发送、活动通讯稿的撰写
第二十一条 会议纪要以及会议以其他形式公开的内容由会议组织部门负责拟写和下发。
（一）主席团会议、委员会会议、项目会议须整理会议纪要，会议纪要由主席审核后以邮件的形式发给主席团和各部部长。如果有必要可发给所有研究生会成员。
（二）部长会议、专题会议可视情况将整理后的会议纪要配上照片移交宣传部，公布于x院网站。
活动通讯稿应及时撰写并移交宣传部，宣传部审核后交主席审核。
第二十二条 会议纪要整理、印发以及通讯稿的撰写应在3个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要的相关事项涉及保密内容，应做好保密工作。
第二节 会议纪要的格式
第二十三条 各种会议纪要行文的印制格式原则上应按照研究生会统一要求制作，主要包含以下基本要点：
（一）文本全部使用A4型纸。
（二）文头用“研究生会（主席团/委员会/项目会/XX部）纪字【2012】XX号”的指定标题，标题用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。
（三）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空2行，用小四号宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识。其中，年份应标全称，用方括号“【】”括入，如【2011】12号。
（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。
（五）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，空白页不标识页码。
第二十四条 通讯稿的撰写参照宣传部的规定和x院网站上的样稿。
第三节 会议资料的存档
第二十五条 研究生会各类会议、活动资料必须于综合协调部档案信息处存档。
具体存档内容因会议、活动而异。会议主要包括会议纪要；活动主要包括策划、主持词、宣传资料（如海报）、影像录音资料、图片及通讯稿等内容。
第二十六条 研究生会所有部门必须保存完整的部门日常例会原始签到记录，保存期为一年，每学期汇总一次报综合协调部。
第二十七条 综合协调部对会议、活动材料进行分类整理及存档。每次在各部门办完会议于活动后，发送至邮箱 zxb_ruclaw@。
第五章 会议纪律和要求
第二十八条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应提前向会议主持人履行请假手续。
第二十九条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场者应向会议主持人请假。
第三十条 会议期间应将有关通讯工具关机或置于振动状态，如遇紧急事情在允许的情况下可到会场外接听。
第三十一条 会议发言要言简意赅，并控制在规定的时间内。
第三十二条 会议本身务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在60分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。
第三十三条 会议期间与会人员应注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。
第六章 附则
第三十四条 本制度自下发之日起执行。
第三十五条 本制度最终解释权归主席团。

xx院研究生会
二○一二年六月一日
附件一：常规会议组织流程表
附件二：大中型活动会务工作流程表
附件三：会议纪要格式
附件四：活动申报+教室申请流程
附件五：教室借用申请表
附件六：社团活动申报表
【附件请见第七编】