物流有限公司采购付款管理制度模版.docx

物流有限公司采购付款管理制度第一章 总则第一条 为加强xx现代物流有限公司（以下简称“公司”）采购付款的内部控制，规范公司各类采购货物合同、付款及采购发票的管理，防范差错和资金风险，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 采购付款指公司采购所经营的商品发生的付款行为。公司各类采购业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）预付款业务（2）货到付款业务（3）欠款业务。第二章 合同规定第三条 合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在2000元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：（一） 合同的签订及审批1、 采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购部门采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购合同价格申报单进行。2、 工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。（二） 合同内容填写要求合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务、接受劳务业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，并注明出具时限收货后一个月内寄收）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。（三） 合同的报送及执行1、 合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部门留存，同时实施采购。2、 合同执行：所有供应合同业务均应由相关业务部门实施。财务部门将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。3、 采购部门对付款业务的真实性、合法性负责，财务部门不受理涂改及审批不完整的合同。 第三章 付款管理第四条 付款管理规定付款计划以年度合同或协议约定为依据，每月采购部门按规定格式分两次编制次月付款计划，分类汇总递交至财务部门。付款计划分为账期款、预付款和其他三种类型。付款计划需采购副总、财务总监、总经理审批并签字确认。付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：采购内勤编制OA供应商付款单采购经理审批采购副总审批财务部门采购会计核实财务总监审批总经理签批财务出纳员付款各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如属特殊情况，不能及时签批的，经财务负责人核实情况签批先付款，后履行补签手续。出纳员在接到签批完整的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。（一） 预付款业务：所有的预付款业务均需按照合同约定预付。由采购员填写付款申请单，并附采购合同，提出预付款申请。预付款业务流程图：采购内勤编制OA供应商付款单采购经理审批采购副总审批财务部采购会计核实财务总监审批总经理签批财务出纳员付款1、 预付款业务付款手续：采购内勤将已审批完的OA流程付款单交至财务，财务入账，出纳办理付款业务。采购员在预付款项支付后，应跟踪所采购药品的到货及到票情况。2、 对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。预付款超过合同期限, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。（二） 货到付款业务：必须先取得全额发票再付款。货到付款流程图：采购内勤编制OA供应商付款单采购经理审批采购副总审批财务部采购会计核实财务总监审批总经理签批财务出纳员付款第五条 付款时间（一） 以销定付客户付款日期等于药品出库日期加上合同或协议中所签账期之和，如遇以医院回款为付款依据的客户，具体以所签合同或协议为依据。（二） 厂家客户付款日期为发票日期起算付款时间，以合同或协议所签账期为依据。（三） 预付款依据所签合同及实际业务。第六条 付款方式及收据的取得要求 付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部门以现金打卡方式加急支付的，财务部门有权拒绝。对于特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。（一） 银行电汇付款：财务部门凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：1、 收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；2、 公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。3、 出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。4、 因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。（二） 承兑汇票付款：1、 对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取，经财务部门出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务章的收据交出纳员，且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。2、 如收款单位派人上门收款，且来人未带收款收据的，办理付款，由对方经办人开具收条注明承兑票号、金额并签字确认。此笔收据需在下一笔货款支付前送达。3、 如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的，由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件）。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至财务部门出纳员处。4、 票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。5、 对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。6、 对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致。7、 超过规定时限未取得付款业务收据的处理：对经办人进行处罚。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。第七条 关于预付款罚则：1、 预付款账期为1个月，如约定的到货时间超过1个月，财务部门于每月5日(遇节假日顺延)前将预付款滞纳金罚款月度统计表提供给采购部、分管副总、财务总监、总经理，采购部可以在2天内向分管副总、财务总监及总经理申请免责，对于免责申请的审批必须在1天内完成，财务部门将审批后的罚款明细及免责申请单报人力资源部门执行。2、 对于超期预付款自超期之日起根据超期金额按日万分之五计算罚息，分别由责任采购员、部门经理、公司分管副总分别按60%、30%、10%的比例承担；相关人员承担罚息的最高限额分别为500元、1000元、2000元。第八条 对于清户客户最后一笔货款的支付，采购员负责本部库存查询，商务专员负责医院库存查询，经确认均无库存后采购人员方可申请付款。若款项结清后发生采购退回业务，由采购部门负责在一个月内收回货款，若未收回视不同情况对责任人予以处罚。由责任人承担自采购退回发生后第31日起至收回货款之日止，按同期银行贷款利率按日计算的罚息。（一） 如采购员在与客户结款前已经通知销售部门在规定时间内退货，销售部门未按要求退回或在款项结清后退回的，责任由销售部门相关业务员承担；（二） 如销售部门已按要求在规定时间内退回，责任由采购人员承担。第四章 对账管理第九条 定期对帐制度为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，财务部门将实行定期对帐制度：与供应商对账周期为每月一次。核对范围为与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。不按此规定进行账目核对的不再办理付款业务。第五章 附则第十条 财务部门对付款流程的实施有监督的权利和义务。第十一条 本办法由xx财务管理中心负责解释。第十二条 本办法自发布之日起执行。