作业流程管理新规制度.docx

步骤管理制度1、目标为建立企业级统一步骤管理方针，保障企业步骤体系建立、维护、优化、E化、日常运作由适宜组织在适宜时间和程序下做适宜事情，兼顾效率和风险，使步骤体系含有自我完善机制，并伴随内外部环境改变和业务发展而连续改善，特制订本制度。2、适用范围涵盖*集团（下称“企业”）全部业务系统和部门，适适用于全部业务步骤。“*集团”是指*控股、其隶属企业、及为会计而综合入账企业，包含但不限于*。3、定义和缩略语3.1 步骤管理制度指企业要求相关步骤管理需遵守统一标准，管理模式、职责和规范，是步骤规范化管理体系纲领性文件。3.2 高阶步骤指企业层面比较宏观步骤，实际是具体步骤集合，通常指一级步骤和二级步骤。3.3 低阶步骤低阶步骤指具体操作性步骤，活动流向性显著，通常指三级以下（包含3级）步骤。3.4域从企业整体视角形成最高层步骤框架称为企业系统级步骤，域是组成这个框架宏观要素，通常对应为一级步骤。能够通俗了解为一个业务或职能领域，比如，研发管理作为一级步骤，是一个域。3.5 域过程域过程是组成域关键过程，通常对应为二级步骤。比如，产品或服务开发作为研发管理域中二级步骤，是一个域过程。3.6 子步骤步骤含有层次性，组成步骤一些活动本身（或活动集合）也能够是一个步骤，它将继续分解为更具体活动，这么步骤叫子步骤。子步骤因其层级不一样，能够分为多个等级，如一级子步骤、二级子步骤等。3.7 步骤owner指步骤主人，是作为某步骤关键实施或控制主体业务部门或岗位。3.8 步骤责任矩阵是表示步骤关键责任者和其它参与者角色矩阵，它反应了步骤和组织结构对应关系。通常一个步骤有一个关键责任者，其它属于参与者。3.9 PMO是Process management office缩写,即步骤管理委员会，为企业级步骤管理部门。3.10 E化指步骤经过信息系统来实现和支持日常运作，和手工实施方法相对应。4、步骤管理标准4.1 业务步骤步骤作为贯穿组织架构工作流转过程，应有企业级统一业务步骤体系。步骤体系中应对步骤进行分类分级，且需要保持高阶步骤在企业层面统一。企业级统一制订公布低阶步骤在其适用范围内各业务系统必需遵守，不许可另行制订和实施本系统个性化步骤；对于企业级暂不统一要求步骤，需要建立和维护时由步骤owner提议，根据附录2步骤建立、维护步骤中相关要求进行审核，确定使用范围，并由步骤管理部门依据步骤建设计划考虑是否在其它系统试点或进行借鉴。对于统一步骤中，因业务性质不一样而更具体操作说明能够“操作手册”形式来作为步骤补充和细化。4.2 步骤管理步骤管理应以业务部门为主体，各级步骤管理部门在步骤建设过程中应起到组织、统筹、方法指导和推进作用，帮助业务部门发挥创新能力。落实业务部门主体作用，要求各级步骤均明确对应业务部门或岗位作为步骤owner，对步骤制订和实施负责。按步骤等级来分owner包含域owner、域过程owner、步骤owner和各级子步骤owner。域owner由PMO和企业管理层确定，域下属各级步骤owner以域owner为主确定。5、步骤管理模式依据步骤管理标准，为确保步骤建设有效推行，对步骤管理模式和组织明确以下：5.1 步骤管理模式实施三级管理模式，即企业级、系统级和部门级三级，其对应部门或岗位分别为PMO、业务系统办公室（或BU步骤经理）、部门步骤经理。5.2 步骤管理组织步骤管理组织包含企业各级管理者、各级步骤管理部门、步骤owner三部分，其对应职责详见第6条。6、步骤管理组织和职责企业步骤管理总负责为企业高层管理者；步骤体系总体计划、建设计划、步骤管理规范、培训/支持/指导等组织、统筹性工作由步骤管理部门PMO和各业务系统办公室（BU步骤经理）负责；而除企业级步骤总体框架外，各级业务步骤建立、维护、优化、E化等工作由业务部门步骤责任矩阵确定步骤Owner来负责。具体以下：6.1 各级管理者步骤管理职责各级管理者在其所管理层面和范围内，对步骤管理工作负有指导、推进、协调、落实对应工作权利和义务。当其同时还作为步骤责任矩阵中步骤owner角色时，应同时推行这两种职责。6.1.1 企业管理高层总体负责企业步骤规范化管理和连续改善工作，明确愿景和方向，审批步骤建设计划和方案，对阶段性结果提出指导和审批意见，提供和协调相关资源，总体负责关键业务步骤优化。6.1.2 业务系统责任人依据企业步骤管理标准，指导、推进、落实和本系统相关步骤管理工作。包含但不限于：参与企业级步骤框架、步骤规范化管理体系制订，发表意见和提议；参与步骤建设目标、计划确定，对阶段性结果发表意见和提议；授权指定人员组织、推进、落实、落实本系统相关步骤管理工作。6.1.3 部门责任人依据企业步骤管理标准，落实、落实和本部门相关步骤建立、优化和规范化管理工作。对本部门内、以本部门为owner业务步骤负责主导计划、建立和连续改善（优化、E化、实施、检验监控）工作；对本部门不是owner但参与实施步骤，应主动提供资源配合步骤建设，立即反馈意见和提议并落实推行。6.2 步骤管理部门职责6.2.1 PMO计划企业步骤体系，建立、维护企业级步骤框架；组织企业级关键步骤建设，建立、维护、推行步骤规范化管理体系；培训、支持和教导业务部门进行步骤管理；监控企业步骤体系运行情况，建立、实施步骤体系和步骤管理方法连续改善机制，使企业步骤管理水平得到连续提升。6.2.2 业务系统办公室（BU步骤经理）作为步骤管理二级管理者，和PMO配合，参与企业级关键步骤建设，实施和业务系统相关步骤管理工作，包含但不限于和本系统相关步骤建设组织、宣传，步骤建立、优化提议、审核，步骤推行、步骤检验、跨系统步骤协调等。6.2.3 部门步骤经理作为步骤管理三级管理者，在PMO、业务系统办公室（BU步骤经理）组织和指导下，参与企业级步骤建设，实施本系统跨部门步骤建设，组织本部门内步骤建设，包含但不限于实施对应范围内步骤建立、优化、培训、沟通、新步骤推行、定时检验等工作。6.3 步骤Owner依据步骤管理标准，各级业务步骤均需确定步骤owner，由其对步骤建立、日常运行、维护、优化、E化等工作自始至终担负主体责任，包含但不限于实施、协调、跟踪、监督、反馈、审核、调整等。步骤体系各级owner参见相关文件步骤责任矩阵。7、步骤管理规范步骤管理规范通指步骤建设和日常管理需遵照标准和标准，以下对规范做总体描述，具体实施步骤和标准请参见附件附录2：步骤建立、维护步骤（试行）、附录3：步骤描述规范（试行）。7.1 描述规范企业步骤体系应有统一描述规范，对各级步骤描述方法、模板和统一符号体系进行要求，以保障企业范围内对步骤统一表示方法，这是确保步骤得到清楚一致了解和有效实施前提。经过企业发文步骤描述规范，全企业范围内必需遵照实施，不许可私自采取其它描述规范，包含文件结构、模板、符号等。7.1.1 描述规范制订各级步骤描述方法，描述模板和规范，由PMO征求各业务系统意见后统一制订，经企业统一发文后实施。7.1.2 描述规范维护步骤描述规范由PMO定时（或不定时)检验维护，确保其可操作性。仅符号体系变动，更改后由PMO通知生效；描述文件结构、模板改变需经企业统一发文生效。7.2 内控规范l 步骤必需设相关键控制点，以规避业务风险、进行合理控制。关键控制点对步骤是否达成目标起决定性作用，在步骤制订中应仔细讨论其合理性，在步骤实施中应确保被遵照，并将作为步骤检验监控关键内容。l 步骤域须有对应KPI ，以衡量步骤实施绩效，并作为步骤改善关键依据。对关键低阶步骤，提议依据具体情况设置对应KPI，以保障高阶步骤KPI实现。7.3 步骤体系建立、维护7.3.1 步骤体系建立、维护步骤体系包含步骤总体框架、步骤清单、步骤关系总图。步骤体系应由企业步骤管理部门PMO提议，在关键业务部门资源参与下建立，并定时依据企业战略和业务改变来进行维护。步骤体系定时维护时间为1年，经企业发文生效；日常工作中可依据具体步骤改变或管理关键调整进行小版本维护，可不经企业发文程序直接在步骤管理相关平台公布。7.3.2 高阶步骤建立、维护步骤体系中高阶步骤包含一级步骤和二级步骤。高阶步骤通常随步骤体系建立而建立，日常发生变更不是很频繁。伴随业务发展，日常能够做部分小版本更新。高阶步骤建立、维护由PMO组织提议，由域步骤owner授权对应人员负责制订，域步骤owner审批，并得到高层管理者同意。7.3.3 低阶步骤建立、维护低阶步骤指三级以下（包含三级）步骤，是直接指导业务运作具体步骤，其建立、维护对步骤体系保持完备性、合理性很关键。低阶步骤建立、维护包含依据业务需要，新建立一个步骤，或对原有步骤进行部分内容修改甚至废除。因低阶步骤建立和维护相对高阶步骤比较频繁，在管理上须有规范控制步骤，保障该步骤和步骤体系、高阶步骤要求相符，制订、修改和公布程序合理。在低阶步骤建立和维护上，要求遵照以下标准：l 1）业务部门应增强步骤管理意识，日常工作中发觉符合步骤建立、维护情况a.步骤体系连续改善；b. 日常业务或管理上变更,具体说明见附录2：步骤建立、维护步骤（试行）6.2.1.1步骤触发事件，应该由该步骤owner（未建立应由步骤主导者）提议步骤建立或维护工作。2）为保障步骤严厉性和可实施性，新建或维护后步骤应首先公布进入试行状态。在试行期后，依据试行情况反馈，确定是否进入正式运行状态。通常试行期最少为1个月，但假如1个月中，该步骤没有运行过1次，或在此期间没有搜集到任何支持、反正确反馈意见，需延长试行期，具体延长时间依据情况由业务系统办公室（BU步骤经理）和PMO确定。l 3）步骤试运行和正式运行需经对应审批，基础程序以下（详见附录2：步骤建立、维护步骤）：步骤制订者提出试运行或正式运行申请，依据步骤等级和使用范围不一样经由不一样审批程序：单一部门内步骤：部门责任人审批，本系统办公室（BU步骤经理）审核，抄送PMO立案后公布；跨部门步骤：包含系统内跨部门和系统间步骤。3级步骤，由参与步骤各部门责任人会签后，经相关系统办公室（BU步骤经理）及PMO审核，最终由步骤域owner审批后公布。3级步骤以下各级子步骤，由参与步骤各部门会签、系统办公室（BU步骤经理）审核，抄送步骤域owner和PMO后公布；l 对于因一个步骤建立或维护而需要建立、修改其它步骤情况，步骤制订者应在制订步骤过程中和相关步骤owner明确步骤建立或修改方案，在试运行、正式运行申请中说明并提交会议纪要。假如影响相关步骤已经属于另外一个步骤域，在步骤试运行、正式运行审批程序中还需要受影响步骤域owner审批。PMO配合步骤owner进行部门间协调。PMO有权对已建立、维护步骤提出提议，相关岗位需对所提提议进行讨论、调整并反馈。本条具体要求详见附录2：步骤建立、维护步骤7.4 步骤下发和控制步骤下发和控制目标是保障全部步骤使用者能立即、便捷取得、查阅相关步骤部分或全部内容，并规避因为发放范围和权限等级未被有效控制带来多种风险。7.4.1 公布主体和公布范围依据步骤影响范围不一样，步骤公布主体和范围也由所不一样。以下给出是基础标准，具体步骤公布时以公布主体最终确定为准。如公布范围上有其它没有列示情况发生，由PMO和业务系统办公室（BU步骤经理）依据具体情况沟通确定。具体分发范围，在每个步骤建立、维护时需给出明确说明，在步骤建立、维护步骤中有所描述。7.4.2 企业级步骤体系和步骤由PMO负责统一保留和管理，并控制步骤分发名单，确保职员能够立即获取。业务系统步骤由业务系统办公室负责保留和管理，并控制步骤公布、查阅权限，确保需求职员立即获取。7.4.3 非经PMO事先同意，不得将本步骤分发给控制名单以外人员。非经企业总裁同意，不得将本步骤和手册分发给企业外人员。7.4.4 步骤和手册建立、维护如包含到部门职责、岗位职责变更，需报人力资源部进行对应调整。7.5 步骤体系监控、检验7.5.1 内容：本步骤体系监控、检验包含步骤完备性、有效性及遵照性。完备性指业务或职能领域关键步骤全部比较完善地被显性化表示，关键业务运作有书面化步骤为依据和指导。有效性指步骤能伴随业务改变而立即维护更新，保障步骤对业务实际指导作用。遵照性指业务运作实际遵守规则和过程和步骤描述保持连续一致。7.5.2 职责：步骤体系监控包含部门内、系统内步骤自我监控；系统间、部门间职能分工监控和业务系统办公室（BU步骤经理）、PMO定时不定时检验、监控：1）部门内步骤：由部门责任人负责部门内部步骤自我监控，部门步骤经理按业务系统办公室（BU步骤经理）要求组织定时或不定时检验。2）系统内部门间步骤：由责任矩阵指定责任人负责整体监控，部门间进行职能分工监控，业务系统办公室（BU步骤经理）组织定时不定时检验。3）系统间步骤：由责任矩阵指定责任人负责整体监控，系统间进行职能分工监控，PMO组织定时不定时检验。4）企业级步骤：由责任矩阵指定责任人负责整体监控，PMO组织定时不定时检验。7.5.3周期：企业级、系统间步骤统一步骤监控、检验，除日常指导外，六个月一次。系统内、部门内步骤每三个月进行步骤和业务变更情况检验，并将步骤检验情况和业务变更情况报备PMO。具体步骤监控和检验要求由步骤检验步骤要求。8、附则8.1 本制度自公布之日起实施。8.2 本制度由PMO负责制订并解释。9、附录附录1：企业级步骤框架（试行）附录2：步骤建立、维护步骤（试行）附录3：步骤描述规范（试行）