物流公司财务管理规定.doc

xxx物流有限公司财务管理规定:一、资金管理1、现金开支范围：根据现金管理暂行条例及其实施细则的规定，公司现金开支范围如下：（1）员工工资、奖金、各种工资性津贴；（2）出差人员随身携带的差旅费；（3）结算起点在1000元以下的零星采购和办公费等, 1000元以上开支，除差旅费外，原则上必须使用转账支票。2、备用金管理行政司机可借1000元、办公用品采购员可借2000元（其他人员原则上不借备用金，如因工作特殊需要报总裁特批），年终前由财务负责收回。备用现金不得私自挪用，不能白条抵账，不能私自外借，否则视同挪用公款。3、因业务的需要,需支付大额（一万元以上）现金的，应提前1天通知财务部。现金领用人与审批人不得为同一人。各项现金收支业务必须由两人以上参与，绝不允许一人办理现金收支业务的全过程（经总裁批准除外）。4、各经营单位收取的货币资金须在当日内送交财务部出纳处，并转、存入公司账户，不得开设非公司名义的账户收存款项，严禁公款私存，严禁坐支现金，否则视同挪用公款。5、收款人用于收款的收据、发票必须和财务部发票、收据管理人员，办理申领手续并加盖财务专用章，用完后用存根联办理注销手续，未办理收款凭证注销手续的收款人员视同违规，按制度规定处罚。6、总公司所有现金借支，经办人员凭借款审批单，由总公司财务负责人审核，总裁批准后，出纳方可办理支取现金手续。各分公司、子公司（以下简称下属公司）因工作人员出差、业务招待以及行政采购等杂费，金额1000元以内需要支取现金的，必须由经办人员凭借款审批单，由各下属公司财务负责人审核，下属公司负责人批准，出纳方可办理支取现金手续。7、各经营单位需要采用外埠存款、银行汇票存款办理结算时，须提出申请报告，附上项目或购物清单，经各经营单位负责人签字后，报总公司财务负责人、总裁签字批准后，方可交财务部门办理。8、各经营单位在使用外埠存款时，必须按项目计划掌握使用，并将使用情况清单和原始票据交回财务部。该项业务处理完毕，应将结余外埠存款与财务部门核对或及时汇回，不得挪作他用。9、借用支票，借用人不得改变支票用途。二、费用报销（一）报销规定1、所有费用单据原则上必须使用正式发票，印章齐全。特殊情况金额在100元以下的可使用收据（必须事先征得财务部同意），收据上要求收款人签名、印章齐全。支票报销，须在开出支票后7日内交回存根联，在规定还款日内报销。如实际支出超过限额，回来后应重新补齐手续。2、为考虑资源的综合利用和增加透明度，业务应酬办理时需二人以上参加（费用报销时参与人员需签字证明）。有额度开支权限的相关人员的额度内的费用开支时需知会总裁，其他应酬费用开支需先报总裁同意后方可执行。具体标准如下：（1）部门经理出面招待时，人均不得超过200元；部门总经理以上人员（不含部门经理）出面招待时，人均不得超过300元。超标准的特殊情况报总裁批准执行。（人数由财务部核对，我方人员减半计算金额）。（2）保税物流事业部总经理、广州市江利运输有限公司负责人、上海分公司负责人2000元以内的额度权限；各区域负责人1500元以内的额度权限；福保中心负责人1000元以内的额度权限；保税物流事业部项目部负责人500元以内的额度权限；国际货代深圳中心经理1000元以内额度权限。3、报销时间：每周四为费用报销时间（工作借款可以随时办理），其余时间不办理此项业务，出纳通知付款时间为周二。领导不在或经手人出差在外时此项业务顺延。下属公司可以根据行业特点参照执行。费用发生后,必须在一周内报销完毕（节假日顺延），由经手人填写费用报销单,并按下列程序办理报批手续。有借款的,报销时应先扣除借款，报销金额不足扣除借款的,应用补回现金。（二）报销流程总公司费用报销流程：1、员工报销：经部门负责人审核，财务人员审核,财务部负责人审核，报总裁审批；2、部门负责人报销：财务人员审核,财务部负责人审核，报总裁审批；3、财务部负责人报销：财务人员审核,由总裁办负责人审核，报总裁审批；4、总裁助理报销：财务人员审核,由财务部负责人审核，报总裁审批。下属公司费用报销流程资金计划内按下述流程执行，资金计划外的经下述流程后再报总裁批准。1、员工报销：经部门经理（负责人）证明，财务人员审核,财务部负责人审核，报总经理审批；2、部门负责人报销：财务人员审核,财务部负责人审核，报总经理审批；3、财务部负责人报销：由总办审核、财务人员审核，报总经理审批后报总裁批准；4、总经理报销：财务人员审核，财务部负责人审核，报总裁审批。(三)报销标准：（1）通讯费A、 通讯费，遵照总公司审批的各经营单位手机话费补贴标准和报销规定执行。B、出差人员可报销手机外地漫游费，经审批实报实销。 C、享受通讯费补贴的人员应保证在上午8：00至晚上11：00时保持开机，并接听所有工作电话，主管以上须保持24小时开机。D、公司办公用电话、传真，由总公司总办和各各经营单位对每月支出数额进行审查，发现异常情况及时查明原因，提出改进办法。E、因公司业务需要发生邮寄资料、函件、传真（指在公司所在地以外城市发生的传真业务）、电报、投递等业务，根据实际情况按费用报销审批规定执行。（2） 交通、差旅费遵照差旅费列支管理规定执行（3）行政车辆费用遵照车辆管理规定执行（4）水、电费办公水费、电费由总办负责管理，由总公司总办和各各经营单位对每月支出数额进行审查，发现异常情况及时查明原因，提出改进办法 （5） 其他费用报总裁批准执行,或根据总裁批示执行。三、公司物品的管理和采购。（一）总公司范围内的一切物品采购金额在1000元以内的，由申购部门填写报总办负责人审批采购;金额在1000元以上的,由总办负责人审核，总裁审批后采购。采购时由采购人员按照采购制度规定，报销时把作为附件附上，按规定审批流程报销。（有资金计划内审批支出权限的下属公司按授权审批规定执行。）（二）所有采购的物品金额在1000元以内必须货比两家;金额在1000元以上必须货比三家;金额在2000元以上的(含2000元),由公司审计部审核,报总裁批准;对长期供应商每年3月31日前由总办、审计及财务联合组织评审。采购实行计划、采购、验收分人办理原则。（三）每月二十五日为申请购买办公用品日，下属公司的办公用品采购计划随次月资金计划一并上报总公司批准后执行。总公司范围内的其他单位办公用品采购，由各部门申报，总办汇总审核，审计确认，总裁审批后由总办采购人员统一采购，本部区域之外的由总办委托采购。个人易耗办公用品控制在每月8元/人。（四）下属经营单位实行资金计划管理的，经总公司批准后的资金计划内单价2000元以下且总价5000元以下的采购金额，由下属经营单位经办部门申请，下属经营单位财务部审核，总经理审批后执行。四、具体业务规定（一）应收帐款管理1、财务部门应责成各经营单位建立客户信用档案，财务部门根据客户信用档案要经常跟踪，及时催款，防止呆死账的发生；2、财务部门要及时清理应收款项，本着“谁经办、谁负责”的原则，财务部清理出已到还款期的应收款项，由经办人员积极催收，财务部门配合。对于已催款三个月内未回款或没有还款行为发生的异常欠款要及时催收并纳入问题账款管理； 3、在发生问题账款时，财务部门除通知各经营单位继续催款外还须上报公司法务部门备案，在各经营单位和财务部门催收无效的情况下，下属公司财务部门应以正式报告的形式通知总公司财务部和法务部，纳入债务追索程序；4、未经批准擅自给客户赊销造成损失的，追究责任人责任，所产生的损失全额由责任人承担；对于财务人员不负责任，造成账目不清或长期不对账，以致应收款项无法收回的，追究财务人员责任，所造成的损失由相关财务人员承担；下属公司隐瞒或迟报应收款项所造成的损失，由经办人和主管领导承担。5、任何形式的还款行为，财务部门都应开出收款收据证明欠款清结；财务部门每月必须和债务单位或借款人对账一次，做好清收工作。属于公司内部个人借款的，必须月底前清收完毕；未归还的，在个人工资中扣除（按审批归还日期跨月的除外）。6、业务过程中签署个人担保责任的，在应收款未到帐前，停止发放个人工资。属于个人担保责任的应收款，财务应建立独立的帐务，实时监控。7、属于代垫应收费用的，应建立客户独立帐务，实时监控，每月底前由财务将代垫应收费用情况通报给相关各经营单位负责人。8、为明确应收账款管理责任，应严格执行应收账款管理办法（二）外汇收支管理具体操作指引详见外汇收支管理办法（三）财产管理1、各经营单位与财务部门应密切配合，详细记录存货收付及存放地点的转移接交工作，以防止存货的流失。2、低值易耗品统一采购、统一管理，管理部门建立实物台账，登记造册，由仓库管理人员办理有关申领手续，加强实物管理；（四）公司工薪按照公司工薪体系规定执行，下属公司薪资体系由下属公司呈报方案，经总公司董事会批准后由财务部门执行。具体办法见工资核算细则。（五）应付账款管理遵照xxx物流有限公司应付帐款管理办法执行。（六）对外发包项目1、对外发包项目包括包装、策划、推销、咨询、聘请顾问、研讨等业务外包项目、工程外包项目等。需由经办部门申请，报总裁批准，然后由经办部门或总裁组建招标小组，组织招标工作。2、项目金额在20000元以内的(含20000元)由公司审计部审核，总裁批准;20000元以上由招标小组组织招标提出建议，报公司总裁审批。五、附则：1、本管理规定解释权归总公司财务部；2、本管理规定由总公司财务部负责修订；3、本管理规定自发布之日起执行。xxx物流有限公司xx年1月1日9