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集团有限公司档案管理制度

为加强本单位档案工作，规范档案管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。
第一条 档案的分类
本单位在各项工作中形成的具有保存查考价值的、或者上级下发和下级呈送的与本单位关系密切的文件材料均属收集归档范围。主要分为：文书档案、财务档案、声像档案、荣誉档案和专门档案（含人事档案、基建档案、纪检监察档案等）。
第二条 档案的管理
总经理办公室负责协调、组织档案的收集整理和存档、管理工作。专门档案由有关部门负责管理。
第三条 档案的收集和归档
（一）凡对外发出的文件，由总经理办公室负责收集归档。
（二）一项工作已完成时(包括一个会议已结束，一个问题已解决)，由各部门有关人员将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交总经理办公室归档。
（三）外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由总经理办公室归档。
（四）每年3月底之前进行一次全面、系统的归档工作，各部门要将上一年度应归档未归档的全部文件材料整理交总经理办公室归档。
第四条 归档要求
（一）各部门应归档的文件、材料应收集齐全。
（二）正文与底稿(签发稿)、主件与附件一起归档。
（三）归档文件材料时注意检查应盖公章是否盖了，文件标题、内容、摘要是否齐全，不全的应补齐。
（四）归档的文件材料应是原稿原件，不得使用复制件。
（五）归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
（六）凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按时间先后整理成册。
第五条 档案的借阅
（一）本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理规定办理借阅手续。
（二）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
（三）秘密、机密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
（四）查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经单位负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
（五）凡私自抄录、拍摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
第六条 档案的保管
（一）档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
（二）凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
（三）借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期归还，归还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
（四）不允许摘抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
（五）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护和查阅。
（六）切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
（七）按有关要求做好库房温、湿度控制及防尘、防火等工作，档案库房严禁吸烟和放置易燃易爆及有害物品。
（八）对字迹褪变和纸张破损的案卷，应及时进行修补、复制或做其他技术处理。所存重要档案应进行备份。
（九）接交进库的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还。
第七条 档案的统计
档案管理人员负责对档案的收集、移交、利用等情况进行统计，并编制检索目录。
第八条 档案的销毁
（一）档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
（二）档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。任何个人或部门非经允许不得销毁本单位档案资料。
（三）经过鉴定确需销毁的档案，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》，交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行。
（四）经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
（五）在销毁档案资料时，必须指定两人监督销毁。销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上签名盖章。
（六）档案销毁后,必须在《档案总登记簿》上注明“已销毁”。