企业举办会议策划方案模板.doc

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1、企业举行会议策划方案./n 更多资料请访问.(.)./举行会议策划书一、策划书名称尽可能具体写出策划名称,如”年月活动策划书”,置于页面中央,当然能够写出正标题后将此作为副标题写在下面。二、活动背景 : 这部分内容应依据策划书特点在以下项目中选择内容关键叙述;具体项目有:基础情况介绍、关键实施对象、近期情况、组织部门、活动开展原因、社会影响、和相关目标动机。其次应说明问题环境特征,关键考虑环境内在优势、弱点、机会及威胁等原因,对其作好全方面分析(SWOT分析),将内容关键放在环境分析各项原因上,对过去现在情况进行具体描述,并经过对情况估计制订计划。如环境不明,则应该经过调查研究等方法进行

2、分析加以补充。三、活动目标、意义和目标: 活动目标、意义应用简练明了语言将目标关键点表述清楚;在陈说目标关键点时,该活动关键组成或策划独到之处及由此产生意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)全部应该明确写出。活动目标要具体化,并需要满足关键性、可行性、时效性四、资源需要: 列出所需人力资源,物力资源,包含使用地方,如教室或使用活动中心全部具体列出。能够列为已经有资源和需要资源两部分。五、活动开展: 作为策划正文部分,表现方法要简练明了,使人轻易了解,但表述方面要努力争取详尽,写出每一点能设想到东西,没有遗漏。在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可合适加入统计图表等;对策划各工作项目,应根据

3、时间前后次序排列,绘制实施时间表有利于方案核查。人员组织配置、活动对象、对应权责立即间地点也应在这部分加以说明,实施应变程序也应该在这部分加以考虑。这里能够提供部分参考方面:会场部署、接待室、嘉宾座次、赞助方法、协议协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调整、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请依据实情自行调整。六、经费预算: 活动各项费用在依据实际情况进行具体、周密计算后,用清楚明了形式列出。七、活动中应注意问题及细节: 内外环境改变,不可避免会给方案实施带来

4、部分不确定性原因,所以,当环境改变时是否有应变方法,损失概率是多少,造成损失多大,应急方法等也应在策划中加以说明。八、活动责任人及关键参与者: 注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(假如是小组策划应注明小组名称、责任人)。备注: 1、本策划书提供基础参考方面,小型策划书能够直接填充;大型策划书能够不拘泥于表格,自行设计,努力争取内容详尽、页面美观; 2、能够专门给策划书制作封页,努力争取简单,凝重;策划书能够进行包装,如用设计徽标做页眉,图文并茂等; 3、如有附件能够附于策划书后面,也可单独装订; 4、策划书需从纸张长边装订;会场策划注意事项会场预约我们将依据你需要,为您具体分析多种情况

5、作出最完美策划;我们将依据会议等级,为您选择会议举行地;我们将依据会议对周围环境要求,为您确定具体举行地点;我们将依据会议具体情况,确定是否将会议划分为多个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。负责会场布局,设备安装调试我们将依据会议具体情况,为您设计并安排会场布局,细致周到地设计好全部细节;我们将依据您需要,为您提供会议所需要全部设备,并提前安放在指定位置;我们将依据您需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议顺利进行。印刷材料设计制作我们将为您会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将依据会议具体需求,设计印刷品样式、内容、选择图案;我们将会为您印刷品指定专门厂家生产和印刷;

6、我们将依据您需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.参会者接送我们将依据参与会议者具体情况和人数多少安排对应车辆;我们专车将会提前在指定位置等候参会人员,把参会人员快速、安全地送到会场或下榻酒店.参会者餐饮我们将依据参会人员喜好,为您预定多种形式餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将依据参会人员具体情况和会场和下榻酒店地点,为您推荐不一样用餐地点.参会者业余时间安排我们将依据参会人员喜好,为您设计不一样休闲方法;我们能够为您设计专门旅游线路,方便您出行;我们将为您介绍下榻酒店周围娱乐设施,供你选择。会前策划书一、会前策划第一步 - | 明确会议需要做些什么 | 第二步 - | 确定由谁计划

8、依据需要提供会议召开庆典服务。充气拱门、门前横幅、氢气球等 | 五 - | 提供会议中特殊要求视听设备 | 六 - | 提供会议人员胸卡制作 | 七 - | 依据会议性质和规模安排会议室部署 | 八 - | 为会议室提供会议口号、及多种指示牌 | 九 - | 邀请相关人员参与会议,并做好回执统计工作 | 九 - | 会议期间提供简单文具用具纸、白板等 | 十 - | 提供会议人员酒店房间分配、签到工作 | 十一 - | 会议期间提供茶水、矿泉水等饮料 | 十二 - | 会议期间提供简单文具用具纸、白板等 | 十三 - | 提供会议要求,提供礼仪小姐、翻译人员服务 | 十四 - | 安排和会议人

9、员餐饮 | 十五 - | 为会议安排活动 | 十六 - | 提供电脑、投影仪等紧急维修服务 | 十七 - | 安排记者招待会 | 十八 - | 搜集剪报 | 三、会议结束后一 - | 安排好会议人员返程票务预订及分发 | 二 - | 安排提供会后观光考察 | 三 - | 安排好会议人员送站工作 | 会议分工明确(一)会议分工明确会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组,关键会议可设专职服务员,并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。1、秘书组其关键任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料整理、报审及会议报道宣传工作,并帮助会务组做好对应工作。2、会务组其

10、关键任务是负责会议会务工作,包含:(1)下达会议通知;(2)负责报道登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料等;(3)迎送、接待主讲人,负责食宿安排;(4)支付各类费用;(5)财务结算。 3、保卫组组织人员对会场进行安全检验,疏通通道,开启安全门等,同时帮助会务组做好对应工作。4、后勤医疗组:做好会议期间人员应急医疗工作。在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职,但又需要默契配合,相互支援,形成一个整体,确保会议顺利进行。(二)会议通知1、通知应简明正确,关键包含会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联络人及电话等。2、通知发出后,应即落实相关责任人是否收到,并

11、统计好参会人数。若需报名单,则要注意统计姓名、性别、职务等项。3、大型会议应该印制会议指南。内容包含参会人员及会务人员姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点和其它注意事项等内容。(会议秩序册应在参会人员报到时发放) 4、需分组座谈,应指定座谈地点、召集人等。 (三)会议材料准备1、会议材料准备包含领导讲话、主持词、经典讲话、会议议程等。应注意材料数量、篇幅和会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知,会前送交讲话者本人。2、会务人员应对材料印刷、装订把好关,应注意是否齐全。如有可能,会务人员应和相关处室逐页查对。主持人、讲话人对材料纸张、字号大小等有特殊要求,均应尽可能满足其要求。(四)会

12、场部署会场部署应包含以下各项:落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。(要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排)1、会场部署形式会场部署形式可依据会议内容、讲话人及参会人员数量而定。会议内容关键为传达文件,而讲话人数量较少、参会人数又较多时,宜采取分排式就座。座谈或听取汇报会议,宜采取圆桌式就座。2、座次排列座位次序通常以座位面向为准,先中间,后左、右,依次向两边摆放。对人员座次排列、人员排序全部有严格要求。通常规律应是:(1)职能部门对排名有具体要求,以其排列次序为准。(2)相同职位,按任实职

13、时间为先;不在职同志,依据场所酌情排列。(3)上级来人参与会议时,应依据来人身份及在整个会议议程中位置(看谁做关键讲话)酌情排列。3、席签席签是和会人员身份标志。既充足表现对该座人员尊重,同时有清点人数作用。座签通常应该用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员姓名(核实无误)或单位名称。4、会场环境。依据不一样类型会议酌情部署会标、条幅、鲜花等物品,营造庄重、肃穆、热烈等不一样风格会场气氛。还应留心会场是否含有安全出入之通道。 5、灯光音响灯光亮度要适宜,台上光线通常要比台下亮部分。晚上开会要做好停电应急准备工作。音响是确保会议开好关键手段。话筒数量应依据会场座位摆放及讲话人多少而定。音响及话

14、筒应逐一调试,必需时要请音响人员专司此责。6、空调、通风设备适宜温度及清新空气是确保会议成功关键原因,会务人员应在开会之前调整好气温。夏季室内气温高时,应考虑准备折扇等物品。7、桌上摆放物品主席台摆放会议材料,必需由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检验。(必需时准备了统计用笔及笔记本等)准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小,可使用饮水机。会场空间大,可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高,参会人员较少,应由工作人员负责倒水。(五)新闻报道由宣传教育部门准备好录音、摄像、摄影设备,立即进行会议精神传达。(如有必需应事先联络新闻单位,并安排好记者接送工作) (六)车辆及食宿安排如需参观,

15、应指定车辆责任人,准备好车辆,并请参观人员按编号乘车。若无会议指南,可将食宿安排表提前交给会议主持人,在休会前通知参会人员。(七)其它事项1、会务人员要做好会议纪律宣读及其它事项咨询、提醒等工作。2、还应做好参会人员报到或签到工作,并分发会议材料。3、会务人员应依据签到情况掌握到会人数,并立即联络未到会人员,查明迟到或缺席原因,将相关情况汇报相关领4、会务人员应引导主席台人员或关键领导同志就座,并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。5、应注意参会人员就座情况,会场前排尽可能不要空座。6、视情况统一会务工作人员着装。二、会间组织和服务阶段1.会务人员提前1小时抵达会场,反复检验会场准备情况。2

16、.搞好会议签到、材料分发。3.落实主席台领导、讲话人是否到齐。会务人员应做好主持人或讲话人不能到会准备。主持人不能到会,可由适宜同志代为主持;讲话人不能到会,可视情况寻求替换人或取消其讲话。 4、按预定方案组织和会人员由前向后依次就座。5、维持好会场秩序。会议前5分钟,关闭会场大门,和会人员入座就绪,无关人员离开会场;会间关闭手机或调到振动,通常不许可找人,无关人员不准进入会场。6、安排专员做好话筒摆放、倒水等服务工作。7、会务人员须随时观察并领会主席台领导示意,做好临时安排各项工作。 8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议统计等工作。9、如有必需,为和会人员预定车票、机票等。三、会后1、会议

17、结束后,要检验会场,带回剩下材料、席签等物品。2、组织送站。依据和会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。3、做好会议文件清退、搜集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发,组织单位要拟好文稿,送企业办按公文处理措施印发。4、为严厉会议纪会风,对会议迟到、无故不参与会议单位和会人员进行通报。5、做好会议报道工作。会议成功关键-怎样策划会议会议成功关键-怎样策划会议不管是什麽行业企业或单位举行会议,不管计划此会议计划者经验是否丰富,单纯站在举行方立场和角度上看问题,全部见面临多种问题:1、需要做些什麽?会议有多种类型,不一样会议需要不一样环境,召开会议是要达成一定目标和目标。所以第一个关键步骤是搜

18、集方方面面信息,经过搜集这些信息能够制订出意在完成手头众多工作计划。2、谁来计划会议?从秘书到企业总裁,每个人多多少少全部可能会参与会议计划,只不过有些人是专职从事这项工作,有是兼任此职,另外还有其它职责。不管是专职还是兼职,最终止果,是使会议顺利完成。她们工作效率代表着主办单位或企业工作水平。3、会议计划者职责、会议计划者必备能力和素质:作为会议计划者,要负责去做多种多样工作。下列各项工作能反应会议计划者这一角色多面性。1、善于和人共事。2、善于注意小节。3、善于处理问题。4、善于和人协商。5、能够管理会议财务事宜。6、熟悉酒店运作。7、能够安排恰到好处菜单。8、能够熟练操作电脑。9、能够熟

19、练地和视听服务企业打交道。10、能妥善接待贵宾和外国客人。11、熟知多种礼仪。12、行事果断、执着。4、会议计划者任务:1、制订计划,确定必需要做事项以满足会议需要并达成会议确定目标。2、制订会议议程。3、了解可供使用场所和设施情况。4、选择或提议适宜场所。5、检验并比较各项设施。6、安排交通事宜。7、协调会务工作人员活动8、招收、培训会务人员和广告人员。9、制订可行预算或按既定预算安排相关工作。10、确定各项工作时间安排。11、视察选定场所和设施。12、和各相关方面进行接洽(运输企业、旅行社、视听服务企业)。13、确定印刷企业。14、安排食品、饮料相关事宜。15、讨价还价。16、同会议讲话人

20、和各位贵宾进行联络。5、关键会议类型:1、销售会议:通常是为了宣告开始销售某种产品或销售期限。比如季度销售会议,或是对前一个销售期间进行总结和表彰。2、年会:能够是企业股东大会,也可能是行业协会每十二个月一次会员大会。3、产品公布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。4、研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举行会议。研讨会通常让和会者相互交流并有意见反馈。5、专业会议:是就某个领域问题进行讨论、咨询和交流信息而召开会议。通常包含主会和讨论问题、处理问题小组会议。6、奖励会议:是为了职员分销商或用户出色工作表现进行表彰奖励。7、培训会议:通常要用最少一天,多则几周时间开展培训活动会议

21、。这类培训需要有特定场所,培训内容高度集中,由某个领域专业培训人员教授,而且经过培训要实现一些目标和目标。6、会议计划步骤:1、目标和目标:确定会议目标和目标、制订会议议程是会议重心所在。会议目标和目标有以下部分:2、培训、通知、教育、探讨问题、做决议3、引入新事物或介绍新人员4、激励、开发、展示、促进和改善、处理问题5、讨论怎样赢利7、在你计划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议目标和要求达成结果,假如你们意见相符,你就能够做下一步计划了:1、估计召开会议日期;2、会议估计召开几天;3、计划在什麽地方召开会议;4、会议形式或程序是什麽;5、需要多大场地;6、以前开过这么会议吗?结果怎样;7、将有多少人到会;8、会议预算是多少;9、和会者对费用开支很在意吗?10、计划选择什麽等级酒店和设施;11、计划选择最高级房间标准是什麽;12、谁来制作会议邀请函;13、会议需要向和会者打印相关资料吗?14、会议讲话人有哪些?15、会议需要什麽样视听设备;16、需要食品、饮料酒会、招待会有几次;17、和会者能够携带家眷吗?18、计划为和会者安排部分尤其活动吗?计划为和会者及其家眷安排部分尤其活动吗?是否计划为和会者家眷安排部分尤其活动吗?19、由谁来负担这些活动费用。

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