资源描述
工程企业总务管理要求
图2 会议管理工作步骤
步骤名称
会议管理工作步骤
任务概要
会议准备和会议管理
单位
总经理
行政部经理
行政部文员
各部门
节点
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
审批
审核
组织工作
开始
制订会议须知
搜集资料
会议准备
会议召开
会议协调
统计会议纪要
公布会议纪要
会议总结
督导
文件编号
结束
讨论
签收
接收
存档
实施
反馈
表2会议管理工作说明
任务名称
节点
任务程序、关键及标准
时限
相关资料
会议
筹备
工作
C2 D2
E2
D3
D4
程序
会议须知
☆行政经理在会议召开前开始组织工作，向文员下达开会通知，要求其做好会议相关安排
1个工作日
☆文员根据行政经理要求制订《会议须知》，并送至各部门，由相关责任人签收
1个工作日
☆文员开始搜集会议专题资料，并做好会议场地、时间、音像设备、席卡、茶具、茶水、人员安排
☆公布开会通知，会议准备就绪
关键
☆制订《会议须知》，并做好会议前一切相关准备工作，立即公布开会通知
标准
☆准备细致到位
会议
管理
D5
E6
D7
D8
C8
B8
A8
D9
D10
D11
E11
E12
D13
程序
1.会议纪要
2.会议总结
☆会议按时召开，安排人员引领入座、发放资料、备好茶水、文员负责和会者签到，并处理会议期间一切事宜
依据会议安排
☆各部门和会者在会上开展讨论，文员要做好会议协调工作，并对会议全程做好《会议纪要》
☆统计和会者讨论内容，并立即整理
☆将《会议纪要》上报行政经理审核；审核合格后，呈报总经理审批；审批经过后，连同领导审批意见和《会议纪要》一同公布
☆各部门接收《会议纪要》，并对文员已做编号处理纪要文件存档
☆文员督导各部门实施会议下达任务，各部门立即反馈实施情况；最终，文员搜集反馈，并综合整个会议过程做好《会议总结》
关键
☆会议期间协调，《会议纪要》编写并上报
☆将《会议纪要》领导指示下达实施，反馈信息汇总
标准
☆高效率，效果良好，方案可行
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