行政管理制度教材样本.doc

第二章行政管理制度 >

一、办公室管理制度
二、会议管理制度
三、资料管理制度
四、出差管理制度
五、公关事务管理制度
六、总务管理制度

一、办公室管理制度
工服胸牌管理制度
第一条 总则
为展现华品人精神面貌，统一企业形象，企业实施统一着装并佩戴胸牌要求。
第二条 管理内容
（一）管理归口
1、工作服由行政总务部统一订制，管理部登记立案、仓储部发放。
2、胸牌由管理部统一制作、发放。
3、管理部负责发放后管理工作。
（二）工服采购：
1、工作服颜色、款式由行政总务部确定方案，报分管副总经理核准。
2、工作服采购采取询价制。
3、采购程序和其它物品采购程序相同。
（三）胸牌制作
1、胸牌设计要和企业形象识别系统相统一，由管理部确定方案，报分管副总经理核准。
2、采购程序和其它物品采购程序相同。
（四）着装要求：
1、工作时间必需统一穿着工作服并佩戴胸牌（一线工人在车间内可不佩戴）。
2、如相关键领导、用户来访或有重大庆贺活动请自觉穿着统一工作服并佩戴胸牌。
3、职员必需确保工作服和胸牌洁净、整齐、无破损。
（五）发放措施：
1、一线工人工作服由各班组长提议，经管理部登记立案后，由仓储部给发放；办公室人员所在部门责任人核准后，报管理部登记立案，由仓储部给发放。
2、胸牌在职员正式报到后由管理部给予发放。
3、管理部建立工服发放登记台帐，标明发放日期，领用人签字。
4、在工作服更换周期内如因个人原因造成工作服不能继续使用，个人可按成本价购置新工作服。
（六）发放标准：
工种
领用周期
冬夏装数量
扣款措施
备注
办公室人员
十二个月
各两套
工作不满十二个月离职扣除成本价
工作十二个月以上者无须扣款
保安员
十二个月
各两套
工作不满十二个月退还给企业

工人
十二个月
各两套
工作不满十二个月离职扣除成本价
工作十二个月以上者无须扣款
第三条 检验和监督
管理部负责对职员着装、胸牌佩戴情况进行检验和监督。
计算机管理和使用制度
第一条 总则：
（一）为维护企业局域网正常秩序，提升办公效率，特制订本措施。
（二）本措施适适用于华品企业及分厂电脑及其隶属设备和各类软、硬件使用管理。
第二条 管理内容和要求：
（一）电脑及其隶属设备和各类软、硬件由企业管理部统一归口管理，配置应从严掌握。各部门及使用人无权进行硬件设备挪用、调剂、更换升级和淘汰、报废。
（二）各类电脑及其隶属设备和各类软、硬件系生产、经营管理工具，财产归企业全部（个人自带除外），使用者只负责使用和保管。
（三）各类电脑及其隶属设备和各类软、硬件采购、登记、发放、收回等管理程序应严格遵守企业相关物资管理制度实施。
（四）因工作需要，由企业给个人配置笔记本电脑，使用人应到管理部办理借用手续。使用人负责维护和保管。依据工作情况，使用人所在部门有权调配，用于工作之急需；使用人应主动给配合和支持；不得以其它借口给予拒绝。
（五）各部门所配置电脑只能用作生产、经营管理之用，严禁挪作她用。有以下行为者，一经查实，处30元罚款；
1、工作时间使用QQ、TM、MSN聊天系统；
2、工作时间使用BT下载、迅雷、酷狗等占用网络资源较大软件；
3、在企业访问不健康网站。
（七）电脑出现故障时，必需立即通知管理部网络维护人员进行维修、调度，不得私自拆卸维修，不然，所以造成一切后果，由当事人全权负责。
（八）Internet和企业局域网是为了方便查询资料、信息、公布生产工作进度信息、收发E—MAIL而接入，不得用于和工作无关事情。
（九）各部门使用人员应提升对黑客攻击和病毒感染方面防范意识，一旦觉察有病毒感染，请立即向管理部汇报，由网络维护人员给清毒。
办公设备使用管理要求
第一条 总则
（一）为加强企业各类办公设备规范管理，特制订本措施。
（二）本制度适适用于湛江华品木业复印、传真、通讯设备等管理。
第二条 管理内容和要求
（一）复印和传真：
1、企业复印、传真岗位属企业机密重地，严禁无关人员进入操作；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件材料；操作人员严禁向她人泄露关键文件材料内容。
2、对复印件、传真件要严格控制，严禁复印或传真和工作无关材料。包含企业重大利益或形象、关键图纸或资料等材料复印，必需经总经理同意。不然，其后果当事人负担。
3、为控制各部门复印用量，达成节省用纸目标，复印用纸统一由行政人事部文员按办公用具领用程序领用，并做好领土完整用登记手续。各部门需用纸时，到行政人事部领取。文员每个月统计各部门领取纸张数量，计入各部门办公费用。
4、使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸，不能操作等现象，一律停止复印，并立即请行政人事文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人为操作不妥或私自处理故障而产生复印机问题，将追究具体操作人责任。
5、企业各部门全部对外传真全部必需填写申请单，并经部门经理（主管）、分管经理同意后交行政总务文员操作发送。未经许可，不得自行操作传真。
6、严禁使用企业传真机发送和企业无关材料。
7、外来业务人员或来客使用企业复印、传真设备，必需经行政人事部、副总经理（视需要）同意后方可使用。
8、各部门应严格实施本措施。如有未按程序或违反本措施情节发生，将视形成后果轻重程度，参考企业相关制度对其进行处罚。
9、操作人员应掌握部分简单复印机、传真机日常维护工作，发觉问题应立即报相关领导立即组织维修。
（二）固定电话管理
1、电话系统分为总机系统和直线，各部门办公室装备一部电话机，供对外联络工作。
2、各部门要珍惜电话，拨号时不应用力按钮或把话筒乱扔。各部门电话机由各部门负责保管，如遇人为造成损坏或因保管不善丢失由所在部门负责。
3、各岗位或办公室应注意不要使电话搁空，由此造成总机损坏及影响通讯通畅后果，由所在部门及责任人负担。
4、办公电话只能用于公事联络，不得打和公事无关电话，每个月末由行政总务部将把每台电话计费清单打印，交企业领导审核。如发觉公话私用，将由个人全额负担，一再违反者，将处以50—200元罚款。
5、提倡长话短说，严禁利用电话聊天；任何偷打声讯电话行为，一经发觉，其当月产生全部电话费由当事人负担；情节严重，除赔偿电话费外，企业给予除名处理。
（三）移动电话管理
为确保工作需要，享受电话费补助人员必需确保手机二十四小时处于开通状态（包含节假日），如出现一次关停机现象，即取消下月电话费补助。
第三条 管理部负责对本制度检验和监督
车辆管理措施
第一条 为节省费用，加强本企业车辆保管及有效利用，特制订本措施。
第二条 本措施所指车辆系指企业面包车和小轿车车辆。
第三条 本企业车辆由行政人事部统一进行管理，并指派专员负责保养。
第四条 标准上车辆应由专职司机驾驶，因工作需要由她人驾驶时，驾车人须独立负担全部法律责任和民事责任。
第五条 车辆相关证件及保险资料由企管部专员负责保管，并负责一切规费、税费缴纳及维修、具体负责车辆年审工作。
第六条 各部门因公务需要使用车辆时，使用人必需逐项填妥《派车单》；无《派车单》出车者，企业大门当值保安员严禁该车辆出行。
第七条 企业厦门当值保安员应在《派车单》上做好离厂和回厂纪录和公里数据等。
第八条 派车标准、申请公务车程序及资格。
（一）派车标准：
1、节省为主，一车共用。
2、企业确保在任何时候有车在厂区内待命，以应付突发事件。
（二）申请公务车程序及资格：
1、各部门工作人员外出办理本部门业务（如联络通常业务、提取多种单据、票据等），企业不调派车辆。
2、内采人员、采购能拿得动小型物件及外取单据、票据，企业不调派车辆。
3、总经理、副总经理填写《派车单》后可自行用车。
4、出车申请人标准上必需是部门主管、经理以上干部方能申请调派（财务人员去银行取现金不在此列）。遇紧急突发事件时（如职员工伤等），不受职务等级限制。
5、外勤出差或其它关键公务，须使用公务车时，由申请人填写《派车单》，经申请人上一级主管核准后交行政总务部统一调派。
6、出车申请人应尽可能提前半个工作日知会行政总务部，行政总务部依据轻重缓急、行车方一直协调其它使用人统一出行，以节省路桥费、油费、时间等，从而提升车辆使用率。
7、车辆管理步骤图：

驾驶人到企管部或大门保安门岗逐项填写《派车单》。

驾驶人将《派车单》交大门保安。

大门保安凭《派车单》放行

驾驶人中途若将车辆转交至第三方，返回须在《派车单》上注明交接时间、接车人姓名、里程。

驾驶人回企业后,保安填写返回时间和里程数，次日转交行政文员

驾驶人将车钥匙交至行政文员。

行政文员每个月末上网查询全部车辆有没有违章统计，和《派车单》进行查对，明确责任人。
（三）车况检验：
驾驶人出发前，应先检验车况及外观，如发觉车辆外观异常，严禁该车辆离厂，不然，出现一切后果由驾驶人自负。现时，驾驶人在返回企业后应将车辆车况及外观新出现异常情况报行政总务部备查，不得隐瞒不报。
（四）驾驶人资格：
驾驶人必需有驾驶证且含有两年以上实际驾龄、事前经行政总务部专职司机认可，方能上路行驶。无照驾驶产生一切后果由驾驶人负担全部责任。
第九条 加因驾驶人个人原因造成车辆损坏（如违规违章操作），由驾驶人负责修复赔偿。驾驶人违反道路交通法规后产生一切罚款由驾驶人自行负担。
第十条 行政总务部文员应妥善保留《派车单》二个月时间，同时，每个月末上网查询企业全部车辆违章行驶情况；如网上出现违章纪录，行政总务文员查对《派车单》，经过比对出车时间、行驶路线、驾驶人等统计找出违章责任人而且督促其立即交纳交通违章罚款。
第十一条 公务车保养和检验：
一定时保养，每行驶5000公里后专职司机送企业指定维修厂进行维护。
二每星期由专职司机负责洗车一次。
三公务车一周未使用时专职司机发动一次，每次温车5分钟以上。
第十二条 节假日或星期天时车辆管理：
逢节假日、星期天，除备用车辆停放在企业驻地外，企业领导商务用车按“车辆使用步骤图”运作。
第十三 条本制度解释权归管理部，经企业领导核准后公布实施，修改时亦同。
附
派车单 随车联
申请人

需车时间
年 月 日 时 分
需车类型

估计返回
年 月 日 时 分
用车事由

沿途经： 目标地：
驾车人

部门经理或
分管副总核准

行政总务部核准：

随行部门

随行人员

出发时间
公里表数
起步（㎞）
月 日 时 分
门卫签字：
返回（㎞）
月 日 时 分
门卫签字：
中途车辆
移交情况
起步（㎞）
月 日 时 分
交车人：
返回（㎞）
月 日 时 分
接车人：
注：此表由驾驶人随车携带，返回后交大门保安留查；保安于次日早晨交行政总务文员务存
保险库管理要求
第一条 凡属本企业有价证券、全状、执照、协议、营业资金、支票、机密性或关键性物件等需统一保留者，需放置于保险库中。
第二条 总经理应指派专员负责经管保险库。
第三条 经管人应慎重保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工作亦同，如因违反要求而至企业遭受损失，将依情节轻重惩处或依法究办。
第四条 经管人应备签收薄，凡入库保留证件均需签收；出库、借出或移交时，亦应由接收人签收，以明权责。
第五条 经管人应将入库证件分企业或分类存档，并将企业、资料名称、数量、移交日期等记入“档案明细表”，以利查询。
第六条 签收薄及档案明细表应保留五年以上，不得丢弃或销毁。
第七条 保险库内物品如有遗失或失窃，应即呈报上级处理。
第八条 零星物件应装袋或装订，以免零乱。
第九条 盘点方法以下：
1、经管人得于盘点前将资料、清单备妥。
2、保险库应由总办指定人员进行盘点。
3、本措施经呈总经理核准后生效，修改时亦同。
行政办公规范管理制度
第一条 为提升企业办公管理及文化建设水平，特制订以下要求。
第二条 办公仪表规范：
1、办公时间一律需着企业制服（有外事活动除外）。
2、头发梳理整齐，衣饰熨烫挺括，鞋子洁净明亮。
第三条 办公室规范：
1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不许可放其它和办公无关物品；
2、辅桌：文件盒、少许工具书；
3、座椅：靠背、座椅一律不准放任何物品，人离开时椅子要调正；
4、电脑：电脑应放写字台左前角；
5、卡座屏风：内外侧不许可有任何张贴；
6、垃圾篓：罩塑料袋，放置在写字台下右前角；
7、饮水机：指定地点，不得随意移动；
8、报刊：必需放在报架上；
9、外衣手袋：持于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅或地柜上。
第四条 语言规范：
1、交往语言：您好，早上好，早，晚，再见，请问，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜等；
2、电话语言：您好，请问，谢谢，再见等；
3、接待语言：你好，请稍候，我去通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联络，打搅您一下，好，行，（切勿说“不”）。
第六条 行为规范：
1、坚守工作岗位，如非需要不要串岗；
2、上班时间不看报纸、玩游戏或做其它和工作无关事情；
3、办公桌上应保持整齐并注意办公室平静；
4、上班时间，不准在办公室化妆；
5、接待来访和业务洽谈客人请在接待室或会议室进行；
6、使用接待室和会议室要事先安排好，以免安排冲突；
7、不要因私事打企业长途电话，凡因私事打电话，发觉将被罚款；
8、不得随意使用其它部门电脑；私客未经总经理同意，不准使用企业电脑；
9、未经总经理同意和部门经理授意，不要索取、打印、复印其它部门资料；
10、严格遵守考勤制度；
11、不管任何原因，不得代人打卡；
12、吸烟请到吸烟室，不然罚款10元/次；
13、请假如无请假条，一律认同为旷工；
14、凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导同意出差单；
15、因故临时外出，必需请示部门经理；各部门全体外出，必需和总经理办公室打招呼；
16、如无工作需要，不要私自进入档案室、财务室、会议室、接待室；
17、不要将企业烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。
本规范从同意之日起实施，望全体职员自觉遵守。总经理办公室将实施监督和检验。
二、会议管理制度
企业会议管理制度
第一条 总则
1、为使企业会议管理规范化和有序化，提升会议质量和行政决议效率，特制订本制度。
2、会议应本着精减、高效标准进行；会议内容应简明扼要、切中专题，重视效果；切忌空洞无物，漫无边际，泛泛而谈。
3、本制度适适用于湛江华品会议管理。
第二条 管理内容和要求
1、每七天会议安排由管理部统一管理，如会议时间和出席人员有重合，由管理部负责协调。
2、各部门内召开会议由各部门自行安排，部门在安排时应避免和企业会议重合。
3、例会在正常情况下不再变动，特殊情况另行通知。参与会议人员应提前五分钟抵达会议室，因故不能参与会议者应事先向主持人请假。
4、企业办公楼二楼会议室由管理部负责管理，各部门需用会议室时，需提前一天和管理部联络。
第三条 例会安排
为了避免会议过多或反复，企业正常性会议一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容、组织召开。例会会议分为：企业部门主管会议、生产会议、职员大会、安全工作会、部门例会、班组例会、年底总结大会和外部会议；具体安排以下：
（一）企业部门经理会议
1、时间：每个月28日下午16：00—18：00（节日顺延）
2、地点：企业二楼会议室
3、主持：总经理
4、召集：行政人事部
5、和会者：各副总经理、各总监、厂长、部门经理及主管。
6、会议内容：
（1）研究落实落实董事会相关方针、政策及相关要求。
（2）总结评价企业各部门本月工作总结及下月工作计划。
（3）讨论生产、技术、管理、人事行政后勤等工作内容。
（4）协调各部门关系、处理部门之间在工作中碰到问题。
（5）必需由部门经理（主管）会议讨论、决定其它事项。
7、要求：
（1）每个月28日早晨，各部门经理及主管上交本月工作总结和下月工作计划至行政人事部（另发放标准范本填写），由行政人事部呈总经理批阅、行政人事部立案。
（2）部门经理（主管）会议决定事项，如已明确承接部门，由承接部门负责落实落实。行政人事部应按其职责范围，负责催办和了解落实情况，立即向企业领导汇报。
（二）生产工作会议
1、时间：每七天一次
2、地点：企业一楼生产办公室
3、主持：分管领导（或厂长）
4、召集：生产部
5、和会者：各车间主管、班组长、质检组、仓储部、油漆组（依据需要，可临时调整和会人）。
6、会议内容：
（1）研究、布署生产任务；分析各车间、班组计划实施情况和经营活动结果，评价各方面工作情况。
（2）汇报、总结、近期产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改善方法。
（3）调度、平衡生产进度、研究处理各车间班组不能自行处理重大问题；肯定成绩，暴露矛盾，提出改善方法。
7、要求：会后形成会议统计或会议纪要报分管副总经理、行政人事部立案。
（三）生产协调会
1、时间：每七天二下午15:00-17:00
2、地点：企业二楼会议室
3、主持：行政总监
4、召集：行政人事部
5、和会者：生产部、技术部、质量管理部、销售部（含国际业务和中国业务）、采购部、行政部等部门经理及主管。
6、会议理念：团结协作，加强沟通、主动配合
7、会有内容：处理相关部门在生产步骤中碰到问题，研究制订处理方案，确定任务完成日期。
8、要求：会后形成会议统计要上报分管领导及发放到各和会部门；各相关部门要认真推行职责，按时完成工作计划。
（四）职员大会
1、时间：每十二个月春节前（后）依据需要而定，下午18：30—21：30
2、地点：企业办公楼大门前（或另选址）
3、主持：总经理（或董事长）
4、召集：行政人事部
5、和会者：企业全体职员
6、会议内容：总结整年工作情况、布署下年度工作任务，表彰奖励优异集体、个人；职员队伍精神文明建设计划和方法。
7、要求：行政人事部会后形成会议纪录。
（五）安全工作会(含安全生产、治安、消防工作)
1、时间：3月30日、6月30日、9月30日、12月30日，16：00—18：00
2、地点：企业二楼会议室
3、主持：安全生产责任人
4、召集：行政人事部、生产部
5、和会者：厂长、厂办主任、车间主管，仓储部主管、行政人事部经理及保安队长
6、内容：汇报总结上月安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检验分析事故隐患，研究确定安全防范方法。
7、要求：会后由行政人事部形成会议纪要。
（六）部门例会
1、时间：每七天一08：30—09：00
2、地点：各部门办公室
3、主持：部门经理
4、和会者：本部门职员
5、例会内容：检验、总结、部署工作；对上周工作进行讲评,部署本周工作任务和注意事项。
（七）班组例会
1、时间：天天07：30—08：00（各班组可自行掌握时间）
2、地点：各班组工作场地周围
3、主持：班长或车间主管
4、和会者：本班组全体职员
5、例会内容：检验、总结部署工作；对昨天工作进行讲评,部署今天工作任务和注意事项。
（八）企业年底总结大会
1、时间：每十二个月春节前（具体时间另行通知）
2、地点：企业二楼会议室（或另选址）
3、主持：董事长或总经理
4、召集：行政人事部
5、和会者：企业领导、各部门经理及车间主管等管理人员。
6、会议内容：总结评价企业各部门、车间上年各部门工作任务完成情况，安排部署明年工作。
7、要求：元月底，各部门经理、车间主管、分别上交《201 年底工作总结》、《201 年工作计划》、《201 年 部门人力需求计划》、《201 年度 部人力资源预算》、《 部门201 年度资金预算》、《 部门年底考评表》至行政人事部（另发放标准范本填写），由行政人事部汇总后呈各分管副总经理、总经理、董事会批阅。
第四条 外部会议
（一）外部会议指企业和关联单位、政府相关部门、新闻单位召开项目或技术专题会议，统一由行政人事部安排，对需协调事宜，由其它部门配合按时完成。
（二）会议接待要求：有政府相关部门、新闻单位参与关键会议会议室要求有水果、餐巾、茶水、鲜花、欢迎牌，配置服务人员。横幅视情况而定，提供摄影、摄像。
（三）行政人事部于会前视需要提供新闻通稿，会后形成会议纪要。
第五条 其它会议安排：
凡包含多个部门（车间）责任人参与多种会议，均须于会议召开前一个工作日经部门或分管领导同意后，由会议召集部门汇总并由其统一安排。
第六条 凡本制度已列入会议计划会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新其它会议时，召集部门应提前一天报行政人事部调整会议计划，未经总经理办公室同意，任何部门和个人不得随便打乱正常会议计划。
第七条 对于参与人员相同、内容靠近、时间相适临时会议，可安排合并召开。
第八条 各部门会期必需服从全企业统一安排，各部门小会不应安排在全企业例会同期召开（和会人员不发生时间上冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体标准。
第九条 会议准备。
全部会议主持人和召集人、和会人员全部应分别作好相关准备工作，包含拟好安排会议议题、安排会议议程、日程和程序、准备会议文件、讲话关键点、确定会议规模、提出和会人员名单、会场部署、座次排列、会议签到、会议统计和会议录音、会议保密、发出会议通知、会场服务（茶具茶水）、奖品、纪念品等。
第十条 企业二楼会议室钥匙由行政人事部保管并对会议室各类设施进行添置和维护。
第十一条 会议纪律
（一）参与会议全部干部和职员一律将手机设置为振动模式；因紧急情况须拨打、接听手机，应临时离开会场；会议期间手机铃声响起，罚款10元1次。
（二）如和会人员未按本制度要求会议召开时间参会且未事前向会议主持人请假，违者罚款50元（主持人将违纪人员名单报行政人事部处理）。
（三）和会者如无特殊原因不得中途退出会场。违者罚款50元；遇紧急事件时，应向会议主持人请假。
（四）严禁和会人员大声喧哗、“开小会”、吃零食（会议安排除外）行为发生。
第十二条 本制度实施情况由行政人事部负责督导、检验。
三资料管理制度
档案管理制度
第一条 总则
（一）本制度依据《中国档案法》及相关部门要求，结合我企业实际制订。
（二）档案管理工作基础任务是做好档案搜集、整理、判定、保管、统计和利用工作。
（三）本制度适适用于湛江华品木业档案管理
第二条 档案管理体制
（一）管理部经理是企业档案工作直接责任人。
（二）管理部设置档案室，配置档案管理专职人员，统筹、协调和组织企业建档立卷工作，督促指导相关部门兼职档案员对档案资料搜集和管理归档工作，代表本企业对外联络相关档案业务。
（三）档案工作坚持集中统一管理标准。依据本企业管理体制要求，文书、科技、声像档案由档案室负责管理。
（四）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各部门兼职档案人员为为辅管理网络。档案管理应根据企业长远计划、发展要求来开展工作，开展档案业务培训，使档案实施规范、标准化管理。
第三条 档案管理
（一）文件材料归档要求
1、归档文件材料必需正确地反应本企业生产、基础技术和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。
2、在生产活动中形成文件材料，由总经办、各部门文员（兼职档案员）负责搜集、整理立卷，交档案室统一管理。
3、归档文件材料必需完整、系统、正确，各项签字手续完备，书写材料要益于长久保管，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。
4、文件材料归档范围和保管期分别以国家相关法规，即工矿企业、档案保管期限为标准。
5、凡本单位在各项业务中形成含有保留价值文件材料、包含声像材料全部必需移交档案室归档，任何部门和个人全部不得占为己有。
6、工作人员因工外出学习、考察及参与多种会议文件材料，应按文件归档范围要求交档案室归档。
（二）档案保管
1、接收档案要认真验收，并办理交接登记手续。
2、存放档案必需有专用档案室、专用柜。档案室应含有良好环境，含有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全方法。
3、定时检验档案室安全方法，库房温、湿度分别控制在14℃～24℃和45℃～60℃。
4、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。
5、档案室内案卷排列要科学，更于利用和保管。
6、定时进行库藏档案清理、校对，做好帐物相符。
7、凡离、退职人员全部必需向档案室交还所借档案，并由档案室责任人在离职单上签字。
8、档案管理人职员作调动，要办理档案数量和情况交接手续。
（三）档案判定和销毁
1、依据国家档案局相关部门要求，编制档案保管期限，档案保管期限分永久、长久（16～50年）、短期（以下）三种。
2、日常判定工作由档案室负责，对新入库档案应正确划分保管期限。
3、库存档案定时判定由总经办、管理部负责进行，判定小组由企业主管档案工作领导、档案人员和业务技术人员组成，对超出保管期限档案提出存毁意见，由档案部门写出判定汇报，在保管单位备考表中注明判定意见，由小组责任人署名，并注明判定日期。
4、销毁档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁汇报，经档案主管领导审批。销毁档案要严格实施保密要求，将作废档案送至指定地点监销。
5、档案销毁清册要永久保留。
（四）档案统计
1、档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始统计为依据，做到正确可知。
2、档案统计关键有档案管理基础情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。
（五）档案信息开发利用
1、档案信息开发利用是企业档案管理一项关键内容，要主动开展档案二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为企业各项工作服务。
2、企业档案开发和提供利用，必需严格实施保密制度。
3、依据档案机密程度，确定不一样利用范围，要求不一样利用审批手续。外单位人员查阅我企业档案，应持介绍信，经主管领导同意方予接待。未经许可不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出企业外。
4、利用档案均需办理登记手续，珍惜档案，不得折叠、折卷，随意更改和涂写，如发觉损坏、丢失和泄密，应追究责任。
5、正本档案均不犯错，一律在档案室查阅，情况特殊者需经领导同意。
6、档案利用后，利用人应按要求填写《档案利用效果记录表》。
（六）档案管理人员
1、档案工作人员要忠于职守，含有专业知识和档案管理知识，熟悉和了解企业各项管理活动。
2、档案管理人员工作安排要相对稳定，有利积累经验，开展工作。
第四条 文书档案管理
文书档案是记述和反应本企业在实施党和国家路线、方针政策、法律、法规和各项活动真实原始统计，是企业基础情况和历史面貌统计，是查考、研究和总结关键依据。
（一）基础任务
1、对本企业各部门文件材料进行归档
2、各部门兼职档案员或业务人员应搜集本部门每十二个月所形成文件材料，确保文件材料搜集齐全、完整。
3、文书档案案卷格式实施GB/T9705—88标准。
（二）文书档案归档范围和保管期限、表序号、归档范围、保管期限：
1、党和国家领导人、政府部门领导视察、检验本单位工作时形成题词、讲话照片等关键文件材料——永久。
2、企业召开会议：
企业办公会议统计、纪要、讨论经过文件——永久。
（2）企业召开工作会议和关键专业会议文件：通知、代表名单、日程、汇报、讲话、会议统计、决议、决定、纪要、总结、讨论经过文件、模范人物名册、奖励名单及关键声像材料——永久。
（3）经典材料、代表讲话、学术汇报、简报——长久。
（4）小组会议统计——短期。
（5）企业召开通常专业性会议文件：纪要、通知、总结、讲话、汇报、关键声像材料——长久。
（6）经典材料、代表讲话、简报——短期。
3、企业制发（包含和其它单位联合制发）多种文件材料、决定、决议、指示、要求、措施、通报、通知等：
（1）方针、政策法规性、关键——永久。
（2）通常——长久。
（3）事物性有参考价值——短期。
4、上级单位召开关键会议文件材料。
（1）关键有查考意义——长久。
（2）通常——短期。
5、上级单位颁发文件材料：
（1）针对企业业务并实施关键文件——永久。
（2）通常——长久。
（3）其它需要实施文件材料——短期。
6、本企业请示、汇报和上级机关批复：
（1）关键——永久。
（2）通常事务性——短期。
7、计划、计划、统计报表：
（1）企业及上级单位下达年度——长久。
（2）六个月、季度、月度——短期。
（3）下级单位报送：年度和年度以上——长久；年度以下——短期。
8、工作总结、汇报：
（1）年度、关键专题——永久。
（2）六个月、季度、通常专题——短期。
9、相关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制、启用印信文件材料——永久。
10、干部任免文件材料：
（1）企业董事会对企业领导人任免——永久。
（2）企业内部机构责任人任免——长久。
11、企业劳动模范、优异工作（生产者）等文件材料：
省、市级以上表彰、奖励文件材料——永久。
（2）本单位评选择表彰优异工作者通知决定及事迹材料——长久。
12、监察工作形成请求汇报、案件处理结论、通报等：
（1）影响大、问题严重——永久。
（2）通常——长久。
13、企业处理文件材料有省、市、区以上领导人关键指示和处理结果——永久；有上级机关或本单位领导人关键指示和处理结果——长久；其它——短期。
14、干部职员录用、转正、调动工作、职务聘用、劳动保护、劳保统筹、职员教育、技术考评及抚恤、死亡等文件材料——长久。
15、企业组织沿革、大事记——永久。
16、企业财产、物资档案等交接凭证——永久。
17、企业编辑反应关键职能活动出版物定稿和样本——永久。
18、党、团总支、工会形成文件：
（1）党、团代会、职代会等会议通知、名单、议程、汇报、总结、领导人讲话、决议、纪要、选举结果、关键声像材料——长久。
（2）年工作计划、总结、会议文件、团费会费管理——长久。
（3）简报和通常文件——短期。
第五条 财务会计档案管理
（一）财务档案归档范围及保管期限
1、财务管理方面文件：
（1）本企业相关财务工作和各项要求、制度；
（2）年度基建、生产财务计划、年度财务决算，年度外汇收支计划；
（3）申请外汇请示、批复、专题资金核定、提取分配、使用；
（4）电价管理；
（5）财税管理；
上述文件关键——长久；通常——短期。
2、财务档案整理、装订：
（1）每十二个月形成财务资料应立即聚集、整理、财务部门应分门类立卷装订成册。
（2）原始凭证大于记帐凭证，应将原始凭证逐张折齐于记帐凭证，预防原始凭证破碎损坏。
（3）依据记帐凭证编辑次序整理，用腊线装订成册，加盖贴封签，在封面上应写明凭证起迄号、装订日期、并由财务责任人盖章。
（4）装订成册、总帐、银行和现金日志帐全部应有编号，在年度终了后，必需检验，有没有缺页或漏页、错号和反复号。
（5）在年底了后，活页记帐必需另行装订，装订前由记帐人员认真检验有没有缺页，然后编号，加封面和封底，用腊线装订成册。
3、财务档案移交：
（1）当年财务档案在年底终了后临时由财务部门保管十二个月，至第二年第一月，由财务部门按归档要求，立卷成册，编制清册后移交档案室。
（2）财务部门和档案室交接档案时，必需认真查对，做到帐物相符，双方署名盖章，各留清单一份。
（3）财务部门必需按时将应归档全部档案移交档案室，不得自行封包保留。档案室必需按期点收，不得推诿拒绝。
（4）档案室接收保管会计档案，应保持原卷册封装，如特殊原因必需拆封或抽出附页时，需经财务部责任人同意后，会同原经办人共同拆封，以分清责任。
（二）会计档案内容和管理
1、会计档案是指会计凭证，会计帐簿，会计汇报和关键经济合相同会计资料。
2、会计档案年度终了按要求分类及编号，登记造册。包含：会计凭证和原始凭证（按年度编卷号）、银行存款余额调整表、工资表、现金日志帐、银行存款帐、总帐、明细分类帐报表类、年度会计报表、月报表及财务快报等。
（1）凭证类：
原始凭证和记帐凭证保管；银行存款余额调整表保管3年；工资表永久保管。
（2）帐簿类：
现金日志帐保管25年；银行存款帐保管25年；总帐保管25年；明细分类帐保管。
（3）报表类：
年度会计报表永久保留；月、季度报表保管5年。
（4）其它类：
会计档案移交清册保管；会计档案销毁清册保管25年；会计档案保管清册保管25年；包含外事及对私改造会计档案永久保留。
（三）会计档案销毁
会计档案保管期满后需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部共同判定，严格审查，编制“会计档案销毁清册”，报分管副总经理、总经理同意。对于到期未了结债权、债务原始凭证，应单独抽出，保管到结清债权、债甸时为止。
（四）会计档案交接
1、会计人员调动工作，必需办理交接手续。
2、会计人员办理交接手续，必需有监交人负责监匀会计档案保管清册。
3、会计档案由财务部指定由专员负责保管。
4、本部门人员调用会计档案，由专员负责登记，归还时查对销号。
5、本单位人员调阅会计档案，要经财务部责任人同意。外单位人员调阅会计档案，必需持有效证件、单位介绍信等正当后续，并经企业领导同意。
（五）会计档案保管期限
1、会计主管人员办理交接手续，由分管副总经理监交。
2、移交人员要编制移交清册，逐项移交，接替人员要逐项查对点收。
第六条 生产技术档案管理
（一）技术档案归档范围及保管期限
1、相关出国考察、友好往来、参与会议等工作中形成文件：
（1）重大活动关键文件——永久；
（2）审核手续、考察汇报——长久。
2、生产建设、出口贸易形成文件：
（1）协议、协议附件、谈判协议、议定书、各设计阶段相关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验统计、商检及索赔——永久。
（2）谈判过程中外商提交材料、出国考察搜集相关材料，技术问题来往信函：关键——永久；通常——短期。
3、生产技术管理方面文件：
（1）生产技术管理要求、措施——长久。
（2）检修、调度运行管理全厂性试验——长久。
（3）安全技术管理要求、通知、会议纪要、调查——短期。
（4）环境保护通知、要求、会议纪要、调查——短期。
（5）节能管理——长久。
（6）燃料管理——长久。
（二）技术档案利用
1、凡外单位来我企业进行技术档案咨询者，需持有单位介绍信，并经企业领导签字认可。
2、依据技术档案类别，需分别经主管领导同意后，方可提供利用。
第七条 声像档案管理
（一）归档范围
1、各级领导来厂指导工作或从事其它重大活动摄录所形成材料。
2、中国外来宾来厂参观访问，洽商所形成材料。
3、企业党政工团召开关键会议和组织各类活动所形成材料。
4、重大技术改造项目形成材料。
5、重大人身、设备事故、消防事故、设备缺点形成材料。
6、关键设备安装、检修形成材料。
（二）归档要求
1、冲洗后照片需立即整理、登记、编目、立卷、并编制检索工具，便于利用。
2、归档磁带装在密封盒里，远离磁场。
3、定时检验声像档案保管情况，录像带每六个月重绕一次，发觉污损立即修复。
4、摄影档案底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
5、声像档案保管期限均为永久保管期。
第八条 人事档案管理
人事档案管理是