公司公文处理实施细则与管理规定模板.doc

公文处理实施细则 总则第一条 为了使企业公文处理工作规范化、制度化，结合企业实际情况，特制订本实施细则。第二条 各部门公文，是传达落实党和国家方针政策、请示和回复问题、指导和商洽工作，汇报情况、交流经验关键工具，必需认真做好公文处理工作。第三条 各单位应发扬实事求是，认真负责工作作风，克服形式主义和文牍主义，提升公文处理效率和质量。第四条 公文处理必需做到立即、正确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条 各单位公文处理工作，必需实施严格保密制度，确保国家机密。 公文种类第六条 公文种类关键有：(一)请示请上级指示和同意，用请示。(二)汇报向上级机关汇报工作，反应情况，用汇报。(三)指示对下级机关部署工作，说明工作活动指导标准，用指示。(四)布告、公告、通告对公众公布应该遵守或周知事项，用布告。向中国外宣告重大事件，用公告。在一定范围内公布应该遵守或周知事件，用通告。(五)批复回复请示事项，用批复。(六)通知传达上级指示，要求下级办理或需要知道事项，批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位公文，用通知。(七)通报表彰好人好事，批评错误，传达关键情况和需要所属各单位知道事项，用通报。 (八)决定、决议对一些问题或重大行动作出安排，用决定。经过会议讨论经过，要求落实实施事项，用决议。(九)函平行或不相隶属单位之间相互商洽工作，向相关主管部门请示同意等问询和回复问题，用函。(十)会议纪要传达会议议定事项和关键精神，要求相关单位共同遵守实施，用会议纪要。 公文格式第七条 公文格式通常包含：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、专题词等。(一)公文标题应该正确、简明地概括公文关键内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题通常不加书名号和其它标点符号。(二)向上级请示公文，通常只写一个主送单位；假如需要上报另一个上级单位时，能够用抄报形式。(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最终单位签发日期为准。(四)公文字号通常包含单位代号、年号、次序号。多个单位联名发文，只标明主办单位公文编号。(五)公文如有附件，应该在正文以后、单位名称之前，注明附件名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 (七)文字一律从左至右横写横排。第八条 公文纸通常见16开，在左侧装订。通告等用纸大小，依据实际需要确定行文关系。第九条 对上级单位组织请示或汇报，用单位组织名义发文。第十条 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室请示或汇报， 和不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条 内部行文，可按问题种类和性质，用分企业或部门名义行文。分企业、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式处理通常性问题。第十二条 各单位通常不得越级行文。因特殊情况，必需越级行文，应该抄报越过单位。第十三条 向上级请示公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位关键行文，能够抄报直接上级单位。第十四条 根据一级抓一级管理标准，企业行文标准上只发到各分企业和各部门，不直接发到下属子企业。第十五条 发文应依据需要确定主、抄送单位，不得滥发。 公文处理程序第十六条 收文处理。通常包含登记、分办、拟办、批办、催办等程序。(一)上级发来文件及注有密级简报、电报、资料和平级发来文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不一样类别进行分类处理。其中内容关键急件，立即呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。(二)承接人应依据文件要求传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传输，以免积压或传失。(三)凡需办理公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给相关部门办理或送领导指示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批通常性公文，可依据公文内容和性质直接批相关部门阅办。 各单位收到急件时，应在3天内回复并退回文件，通常要办理文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超出15天。需要研究而不能立即处理，也要先书面或口头简明回复。(四)加强公文检验催办工作。文秘人员对有领导指示公文及本企业发出文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分企业、各部门对上级发出文件，需要汇报落实实施情况，要立即检验反馈。(五)领导参与关键会议带回文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。第十七条 发文处理。通常包含拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。(一)草拟公文要求：1.要符合国家方针、政策、法律、法令和上级相关要求。如提出新政策要求，应尽可能和原来相关政策相衔接，并加以说明。2.情况要确实，见解要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要努力争取简短。3.引用公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4.草拟公文必需使用统一格式公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整齐，通常文面凌乱不清，要重新清稿。5.数字写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必需用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写。6.章节序数写法。通常应按下列次序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，通常不要简称。(二)公文审核。企业文稿在送领导签发前，应由起草文件部门责任人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文，由董事会和分管领导审核。审核关键：1.是否需要行文。2.是否符合国家方针、政策、法律、法令；和本单位发过公文是否衔接。3.提出要求和方法是否明确具体、切实可行。4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合要求。5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发觉不妥之处，必需进行修改，属于关键标准性问题，应退回原承接单位修改，改动过大，要重新抄正。(三)公文签发。企业行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团通常性文件，由分管领导签发，关键文件，由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，严禁使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后公文不得再作任何修改。若确需修改，必需重新送签。(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢靠，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页左上方标明此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准，非承接人不得私自改动原文。校对未发觉差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有更正，由打字员负责。第十八条 公文办理完成后，要立即送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保留应存档文件。 文件管理第十九条 各单位要有专员负责文书处理管理工作，建立严格管理制度，加强对相关人员保密纪律教育，做好文件管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传输过程中，必需办理登记、签收、注销等手续，并根据收文薄检验归档，以防遗漏。第二十条 各单位工作中形成文书，包含文件、会议统计、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保留价值资料，全部必需由承接人搜集齐全，分类整理，移交文书或相关人员查对整理后，于第二年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档文件。第二十一条 没有存档价值和存查必需公文，由档案室判别、登记后销售。本细则从年月日起施行，过去相关公文处理要求和本细则不一致，以本细则为准。公文管理要求第一条 本企业公文，是传达落实上级指示精神、请示和回复问题，指导或商洽工作关键工具。第二条 本企业公文，实施统一管理。公文管理，要做到规范、正确、立即、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条各部室、各单位及各相关人员，对公文中包含国家、政府或本企业应保密事项，必需严守机密，不准随便向她人泄露。第四条 pnb0公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其它为通常文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容确定。第五条 企业发文程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(企业领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。第六条 企业收文处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。草拟公文应注意以下事项：(一)内容要符合党和国家路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。(二)反应情况要客观，实事求是。(三)文字要正确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。(四)人、地、物名、引文立即间要具体、正确。第七条 各级领导对送来公文要立即阅批，急件，当日批复；通常文件，三天内批复。第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要署名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见，要明确、具体。第九条 企业全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示，还应附批复件。第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件内容，分送相关领导阅示。阅示完成后，由总裁办收回归档。第十一条 全部文件发放，一定要有登记、签收手续。第十二条 企业发文，一定要由总裁办统一编号：(一)以企业名义对外发文，一律字(年)号；(二)企业党总支发文，用党字(年)号；(三)以工会、共青团、妇联名义发文，用政字(年)号；(四)企业监事会发文，用监字(年)号；(五)董事局发文，用董字(年)号；(六)董事局委员会发文，用董字(年号；(七)董事局委员会所属机构发文，用董字(年)号；(八)其它管理部门发文，用字(年)号。第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，通常不对外发文。第十四条 红头文件，只适适用于需遵照实施制度、要求、决定、决议、纪要、任命等，其它文件通常见企业信笺印发。企业报刊、邮件、函电收发制度(一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。(二)外发函、电要求。 1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于天天下午点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发记录表。2.天天下午点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。(三)外来邮件管理 1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3.通常公启函、电和厂内职员私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。5.不管公私邮件收发室应随到随清，立即分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发觉拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反应，查明原由。6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并立即去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。(四)报刊订购和收发。 1.报刊订购。(1)订购时间：上六个月 下六个月(2)订购手续：不管单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员查对算价，确定无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，具体写明多种报刊分发到哪些单位或领导。2.报刊收发。(1)收发员天天对邮局送来报刊应对照邮局分送清单分类清点，发觉有差错应立即登记并要求补缺退余。(2)收发员收到邮局送来报刊后应立即分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为小时，任何人不得进入收发室。(3)天天分发到各单位信报箱报刊应随附分发清单。(4)各单位应固定专员按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实署名，发觉差错，应该面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。(五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有些人值班，休星期日应采取换休形式。(六)收发室内外应常常保持整齐清洁。(七)收发室由部门负责管理，其工作质量由部门进行检验、考评，并负担责任。企业打字、油印工作制度第一条 凡以厂部或党委名义上报下发文件、报表工作计划、总结、请示、汇报、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，和厂领导同意翻印文件、材料均属打印范围。 第二条 由归口部门负责拟订、编写带有全局性指导意义全厂性月(季)生产、工作计划和一个时期全厂性工作安排和关键专题会议纪要等，也应安排打印。 第三条 不需上报各部门工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提要，非上报通常表格、通常技术资料和便函全部不属打印范围。 第四条 凡需打印文件、资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门责任人审查同意并经审核修改、统一编号，相关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。 第五条 打字员接稿后，应认真检验文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求文件，打字员有权拒绝打印。 第六条 打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按要求内容和要求统一登记。并依据厂办安排轻重缓急次序，进行打字。打字时要做到快速、正确、排版合理美观、用力均匀。第七条 打字员要严格遵守保密制度，不得将打字内容向外泄露，和工作无关人员不得进入打字室 、油印室。 第八条 打字员要珍惜打字、油印设备和物品，按要求做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。 第九条 文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。 第十条 通常以党委、厂部名义上报下发文件材料(见第一条范围)分别由两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达成字迹清楚、版面清洁、装订整齐。由两办机要员上报下发。以部门名义下发生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。 第十一条 两办秘书对文件差错情况，要进行登记考评。 第十二条 油印文件要严格根据审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页，余页应立即销毁。企业文件管理制度(一)总则 第一条 为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，依据中央相关文书处理相关要求，结合我厂实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发多种文件、资料。第三条 根据党政分工标准，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。(二)收文管理 第四条 公文签收1.凡来厂公启文件(除厂领导订启外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件、文号、机要编号四对口核定，假如其中一项不对口，应立即汇报上级机要部门，并登记差错文件文号。第五条公文编号保管1.两办机要秘书对上级来文拆封后应立即附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承接或归档厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。2.本厂外出人员开会带回文件及资料应立即分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保留。第六条 公文阅批和分转1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承接部门阅办，关键文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承接部门阅办。为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完，紧急文件要即阅即办。2.通常函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如包含多个单位会办文件，应同主办单位联络后再分转处理。3.为加速文件运转，机要秘书应在当日或第二天将文件送到厂领导和承接部门，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出两天(特殊情况例外)。第七条 文件传阅和催办。1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对还未传达文件不得向外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件通常不得超出两天，阅后应署名以示负责。如有领导指示、拟办意见两办应责成相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5.两办机要秘书对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得两办同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。6.根据阅文范围，离、退休干部，通常由相关部门定时组织学习相关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。(三)发文管理 第八条 发文要求1.全厂上报下发正式文件权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2.各群众团体、部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置和业务分工统一归口以党字、厂字发文。群众团体文件由党委批转。3.对全厂影响较大，包含两个以上厂领导分管范围文件，须由党委书记或厂长同意签发。其它文件均由分管厂领导同意签发。第九条 发文范围：1.通常以党委、厂部名义发出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。2.党委、厂部下发文件关键用于：(1)公布全厂规章制度；(2)转发上级文件或依据上级文件精神制订工厂文件；(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；(4)公布全厂性重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定；(5)公布相关奖惩决定和通报；(6)其它相关全厂重大事项；3.党委、厂部上行文、外发文关键用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示汇报、处理决定；(2)同弟兄单位联络相关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经分管厂领导同意后，由主管业务科室书面或口头通知实施，通常不用厂部文件公布。5.凡各业务科室如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考，能够科室名义用工作简讯发会议纪要。6.各业务科室和外单位发生通常业务联络，可用各科室名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。(四)发文程序和要求 第十条发文程序要求：1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3.草拟文稿必需从全厂角度出发，做到情况确实、见解鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位和拟稿人，并署名、盖章、标定日期和密级；5.两办应依据党委、厂部要求和上级相关指示精神，相关文件要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6.经两办审查修改后文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；7.对审核时修改较多，有碍打印和存档文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；8.需经会签文稿，应在交付打印前送会签部门会签；9.文稿审核会签后，按同意权限要求分别呈送党委、厂部领导审定同意签发；10.经领导同意签发后文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上署名；12.文件打字后，由两办派专员按数印刷，再由两办机要秘书分发并检验落实情况，对印刷质量不好文件，机要秘书应拒绝盖印分发。(五)文件借阅和清退 第十一条 各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，需经本部门责任人签写便条，对有密级文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条 借阅文件应严格推行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾划等。第十三条 两办机要秘书对承接公文应抓紧催办，应定时对事情已经办妥本厂文件和上级要求限期清退文件，进行收缴清退工作。(通常为月底一小清，季末一中清、年底一总清)。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向领导汇报。第十四条 各部门应指定一位责任心强同志负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。(六)文件立卷和归档 第十五条 文件归档范围：1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：(1)上级机关来文，包含上级对工厂汇报、申请批复；(2)党委、厂部发出汇报、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作各类计划统计、季度、年度报表等；(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会和多种专业例会统计；(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级党群组织召开代表大会所形成汇报、总结、决议、讲话、简报、会议统计等；(5)有保留价值人民来信来访统计及处理结果；(6)参与上级召开多种会议带回文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；(7)上级机关领导同志来厂检验视察工作汇报、指示统计，和本厂向上级进行汇报提要和材料；(8)反应本厂生产、经营活动、优异人物事迹及厂领导工作等音、像摄制品；(9)工厂日志和大事记；(10)工厂向上级请示批复文件及上报相关材料。2.业务科室，各群众团体日常工作中形成活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条 立卷要求1.文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。2.立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。3.要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。4.上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。(七)文件销毁 第十七条 对于多出、反复、过时和无保留价值文件，两办机要室应定时清理造册，并按上级相关要求，办理申请销毁手续。第十八条 经审核同意销毁文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定纸厂监视销毁。 文件收发要求(一)企业文件由办公室负责起草和审核，企业总经理签发；党支部文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；企业本部各部门文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由办公室分类归档，保留备查。 (四)属于秘密文件，核稿人应该注明秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密要求，由专员印制、报送。(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人汇报报送结果。秘密文件和由专员按核定范围报送。 (六)外来文件由办公室专员负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件要求报送给相关部门，不得积压迟误，属急件，应在接件后即时报送。 (七)传阅文件由办公室专员负责收回，对领导指示文件，办公室应立即组织传达和落实。文书管理规则 总则第一条 目标为使文书管理制度化，以促进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第二条 范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各企业(含事业部、业务实施部 门)和外界来往文书(包含电报)及关系企业(含企业内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理和控制。 承接部门第三条 总收发部门总企业各部门和外界来往文书收发由总管理处总务部门统一办理，各企业(工厂)所在地总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各企业以企业名义和外界来、往文书，以各企业总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门文书，得以各该业务部门最高主管部门为管理部门。(二)各企业(工厂)所在地和外界来往属地域性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各企业、部门间来往文书标准上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按要求处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所包含业务主办部门为该项文书主办部门，如有包含其它部门时，其它部门则为该项文书会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送主办、会办及提供部门。 行文第六条 行文类别(一)函：公布规章或临时性要求及对机关团体、企业行号、私人或关系企业各企业间及企业内各部门间行文使用。(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣告时使用。(三)便函：关系企业各企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或汇报时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关要求之表格式公文及企业人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其它：1.司法文书依据司法部门要求程序实施；诉讼文书，依政府相关部门诉讼审议 委员会要求程序实施。2.会议纪录及例行表报等发送无须行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文名义、署名及用印要求以下：1.以企业名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响企业重大权益行文。2.以企业名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以企业名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等行文。对当地市、县政府及其所属一级机构行文。对税务、金融机关行文。总管理处各部、室、中心代表各企业对外行文(但本款第六项另有要求者从其要求)。4.以企业名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外公家机构或公民营企业、法人团体行文。营业、资料、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人行文。7.应依本款第四项名义、署名及用印要求行文而该行文单位无经理者，得盖用企业公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行要求行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列要求签署、用印：1.正式行文者，以企业名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各企业行文油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其它部门行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘用书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖企业或业务专用章文件，均应盖章，并视业务需要依要求加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信文件从其要求。(五)需以对等身份签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各企业对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各企业总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以企业名义盖用企业公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用企业名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。(八)固定格式文书，应由署名主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类：含有专利性、独特技术性资料及特定列管业务机密文件，应依本要求第八章要求办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响企业权益文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(三)B类：通常文书及常常性业务往来文书。(四)C类：通常通知或参考性函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(五)其它类：和企业业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送相关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码次序装订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之前后次序整理，按日查对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之前后整理，以备随时稽催督导用。(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号制订管理(一)对外行文字号1.企业：X1X2(X3)总字第号。X1X2为企业简称；X3为地域分，不需分地域者省略；为企业收(发)文流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各企业总经理室制订管理)。3.营业部门：由各企业总经理室制订。(二)对关系企业行文字号1.由各企业总经理室统一制订管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制订管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最终收文号码为发文号码。3.主动发文号码和通常收复文号码采取同一编号次序。.和外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其它第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否回复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当日签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限日期前后给予整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之前后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要统计于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联步骤处理)，并填记预定保留期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期前后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，能够复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其它有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传输。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附收(发)文登记单一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保留年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿收(发)文登记单(一式五联)，立即发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期前后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，