收发文处理程序和管理详细规定.docx

公文处理程序 发文程序：（电子文档、填写发文签）（部门）收文程序：拟稿 签收（电子文档，纸质文件扫描）（电子文档）（主任）（文书）审核 （文书）（打字室）（文书）（秘书）（总经理）（主管领导）（主管领导）（部门）（主任）（文书）签署 办理结果催办承接登记审核 分发拟办批办会签分发签发分发复核分发登记分发缮印分发（收文登记本）（发文登记本）（电子文档）（电子文档）（电子文档）（电子文档）（填写收文签）（文书）（印章）（文书）用印分发分发（部门）（文书、收发室）平时归档整理归档（档案室）二、公文管理程序公文管理指公文办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理通常包含收拆、登记、拟办、批办、承接、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理通常包含交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。1 管理内容行政公文收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。2 管理目标经过对行政公文科学、严格、程序化管理，确保企业信息渠道通畅。3 职责3.1 主管部门：总经理工作部。3.1.1 主任：总体负责企业收发文管理工作。3.1.2 秘书：负责企业综合性决定、请示、汇报、总结等关键文件拟稿和文件打印后校对工作。3.1.3 文书：负责企业收文收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作，并负责企业发文登记、编号、存档等工作。3.1.4 打字员：负责公文印制。3.1.5 协管部门及人员：相关职能部门。负责专业性或以专业为主决定、请示、汇报、总结等文件拟稿，内容包含其它部门时，以主办部门为主会同其它部门共同拟稿。4 管理方法和步骤4.1 公文管理基础要求4.1.1 公文管理工作，必需做到严格、正确、立即，努力提升公文处理质量。4.1.2 严格实施国家法律、法规和相关保密要求，确保公文秘密和安全。4.2 公文管理程序4.2.1 收文管理程序4.2.1.1 企业公文均由总经理工作部文书接收、处理。4.2.1.2 文书对收到各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸（陕秦电政字）或收文专用笺（通知）后送总经理工作部主任阅批，经批阅后公文送主管领导指示或承接部门处理。收到急件应立即签收、传阅。凡需多个部门联合承接文件，指示时要明确主办部门。经指示文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。4.2.1.3 承接部门收文后，应立即由部门领导阅批，不得拖延积压。对要求办文时限，应在要求时限内办理完成；未要求时限，应在1个工作日内办理完成；如需延长办理时间或采取其它路径办理时，应立即通知总经理工作部说明情况，总经理工作部立即向主管领导汇报。4.2.1.4 送领导指示及承接部门办理公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办，立即将办理情况向总经理工作部领导汇报。4.2.1.5 公文办理完成，注明处理结果后立即交还总经理工作部，由文书存档。4.2.1.6 对包含多个部门共同承接文件，主办部门应主动同其它部门共同办理，其它部门应主动配合。出现意见不一致时，主办部门应主动协调并立即向主管领导汇报，不能所以积压延误。4.2.1.7 公文收文处理步骤图见上图。4.2.2 发文管理程序4.2.2.1 拟稿、签发4.2.2.1.1 企业向上级领导机关请示、汇报和商洽工作，向相关单位联络、协商关键工作，和印发企业规章制度等规范性文件和转发上级领导机关相关文件，以华能陕西秦岭发电名义发文。4.2.2.1.2 职能部门代企业起草文件时，文稿起草完成，部门责任人需进行核稿。核稿关键是：是否确需行文，行文方法是否妥当。核稿后，部门责任人签字（需会签文件，应有会签部门责任人签字），统一用A4纸打印呈送总经理工作部审核，然后再呈送企业主管领导签发，关键文件需经总经理签发。未经总经理工作部核稿，不得直接将文件呈送企业领导签发。4.2.2.1.3 文稿经核稿后，如删改较多，拟稿部门必需重新打印。呈送企业领导签发文件，必需有拟稿部门、拟稿人、部门责任人签字及日期，方便明确责任。4.2.2.1.4 拟稿、修改、签发文件，必需用蓝黑墨水钢笔或黑色水性笔，不得用铅笔和圆珠笔。文稿第一页须用企业印制发文稿纸，第二页以后用A4纸打印件。4.2.2.1.5 公文行文日期以签发人签发日期为准，联合行文以最终签发机关责任人签发日期为准。4.2.2.1.6 已经核稿、签发了文稿，如需改动文意时，须重新请示原签发领导审定。4.2.2.1.7 签发后文件，应由总经理工作部主任或秘书负责填写专题词及打印份数；由文书统一登记、编号，并依据文件轻重缓急安排印制。4.2.2.2 公文印制、发送4.2.2.2.1 公文印制工作，由总经理工作部依据公文安排打印。4.2.2.2.2 行文具体要求由总经理工作部根据国家行政机关公文格式要求进行印制。非公文文件材料根据陕秦电司字113号企业外送材料格式印制。见附录B。4.2.2.2.3 需印制文稿，拟稿部门应以电子版形式送至总经理工作部打字室进行排版，以提升工作效率。4.2.2.2.4 正式印制前样稿校对由拟稿部门负责，校对过程中不得随意改动文意。如发觉行文有问题，确需改动，必需取得总经理工作部责任人同意。4.2.2.2.5 校对后样稿由总经理工作部秘书复核，复核关键是：审批、签发手续及附件材料是否齐全，行文格式是否规范，语句是否通顺等。经复核需要修改，应通知拟稿部门责任人并说明情况。 4.2.2.2.6 企业正式文件，须用统一印制发文纸进行印制。4.2.2.2.7 公文印制完成后，在上报和下发前，拟稿部门应将文件原稿、附件及印制好一份正式文件立即交总经理工作部文书加盖公章并归档。4.2.2.2.8 印制文件格式、用字、排版及装订等，应符合相关要求。4.2.2.2.9 印制正式文件，装订及下发由主办部门负责；对外发出公文须加盖公章，交总经理工作部通讯员登记后发出。4.2.2.3 公文立卷、归档和销毁4.2.2.3.1 公文办理完成，文书人员应立即将公文文稿、正本等相关资料归档。4.2.2.3.2 文书应定时整理立卷，确保归档材料齐全、完整，能够正确反应企业关键工作情况。4.2.2.3.3 归档保留应分类清楚，便于查找调阅，存放需安全，预防遗失、损坏。4.2.2.3.4 整理好文档，应该根据要求于每十二个月3月底以前完成上年度立卷文书移交归档工作。4.2.2.3.5 对没有存档价值和存查必需文件，经部门领导判定同意后，应定时销毁，不得混于废旧报纸中出售。销毁关键文件必需逐件登记，并有两人及以上进行销毁。4.2.2.4 打印管理4.2.2.4.1 文件资料打印，需经总经理工作部主任或秘书同意，并依据缓急安排打印。直接送打字室材料，不予受理。4.2.2.4.2 严格控制材料消耗，厉行节省，努力做到费用不超支。4.2.2.5 公文发文处理步骤图见上图三、技术要求：1、收文程序中，文件不得人为改动。2、发文程序中用印步骤，应该实现电子印章功效。3、整个收发文处理步骤，由文书进行实时监控，确保整个收发文步骤通畅。