建筑工程综合项目施工有限公司合同管理作业流程.doc

*施工有限公司合同管理流程图合同起草01合同风险预控修改定稿发起审核02合同会签审核流程03合同谈判合同订立合同编码04合同发放交接05合同交底06合同归档建帐07合同信息化08*建筑施工有限公司合同管理控制程序1、目为了规范工程合同在草拟、谈判、会签、编号、用印及归档管理程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程合同审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同履行中风险及其他各类问题发生，特制定本程序。2、合用范畴公司工程范畴内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范畴各种经济合同等。3、职责 3.1 合约商务部为合同管理主管部门，负责各类施工合同草拟，组织评审会签，参加合同谈判及订立，并跟踪其实行执行状况。负责建立公司合同总台帐以及合同履行期间合同文献正本保管、为各部门和机构合同实行管理提供支持服务。3.2物资采购部负责建立合格供应商采购平台，负责组织授权范畴内A、B类物资采购招标、合同谈判、组织评审会签、合同订立、交底及实行、传递；负责全公司物资采购合同文献管理并建立合同台帐。3.3项目管理部负责建立合格分包商信息平台，组织授权范畴内分包合同招标；负责全公司分包合同文献管理并建立合同台帐。各项目部在项目管理部统一管理下详细负责施工合同履行，办理工程延期、停工、复工签证工作；负责对分包方管理。4、合同全面管理控制细则01 合同风险预控 合同风险预控一方面审核合同策划目的与公司战略目的和业务目的一致性； 合同文献以招标文献为基本形成，因而要认真编制好招标文献，客观分析项目基本条件，明确辨认、划分出也许预见到事件责任范畴和解决办法，以减少合同执行过程中纠纷。 对合同单位进行资信复查，重点核算该单位施工任务饱和限度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉予以过高评价风险，避免浮现履约期间必要依托业主合同商定外资金支持才干维持合同状况。要控制此类风险，重要是提高合同调查人员专业素质和责任心，在充分收集有关证据基本上做出恰当判断。 预算部门特别注意对报价文献综合评审，科学合理地分析中标价格，强调坚持“合理低价中标”原则，防止浮现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。 合同谈判过程中存在忽视了重大问题或在重大问题上做出不当让步风险以及本公司谈判方略泄密风险。因而一方面要组建素质构造合理谈判团队，涉及技术、财会、审计、法律等方面人员参加谈判，充分发挥团队智慧，研究拟定下一步谈判方略，另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。 合理转移或分散风险，运用履约保函、滞留金等经济手段，约束承包商在履行合同过程中行为。合理分解发包项目，将一种标金额大合同拆提成各种标金额较小合同，不同单位订立合同，将风险分散在不同空间，以减少公司遭受合同风险损失限度。02合同会签审核流程 参加合同会签评审部门及评审重点： 项目管理部：负责确认签约单位与否有履行合同能力；工期与否符合科学规律及项目规定；劳动力、机械配备及物料供应与否满足项目规定；技术原则及质量安全管理目的等与否满足公司及项目规定；物资设备供应合同负责审核供应数量、质量技术原则、供货时间周期等与否满足项目规定；违约责任与否有相应惩罚办法等。 合约商务部：负责确认承包范畴、承包方式、合同价款、结算办法、结算原则、变更确认及支付商定与否符合公司规定。 物资设备部：负责审核货品供应签约单位与否有履行合同能力，产品质量、技术原则、供应周期、售前售后维保服务等与否符合公司规定并满足项目规定。 法务人员：负责审核合同条款与否符合法律、法规，内容与否清晰合理，与否存在不明确或不利于我办法律责任，与否存在法律方面被索赔风险等。 财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理各项条款与公司有关规定符合性。 公司领导负责全面审核并督促、监督合同评审全过程。 依照设定好会签流程在内部网络上进行会签单传递，所有过程“全透明”传递，可随时跟踪其会签状态。会签评审顺序流程图按流程图所示：合约商务部/物资设备部发起常务副总经理财务资金部法务人员合约商务部项目管理部总经理合约商务部或物资设备部修改定稿03合同谈判公司成立合同谈判小组，分别由合约商务部、物资采购部牵头负责组织施工和材料设备合同谈判工作。对照各部门合同评审重点内容，派专人参加合同沟通及商洽。所有合同商务谈判由公司领导组织专人进行，谈判过程相对保密，成果由总经理或授权常务副总经理决策。04合同编码公司商务合约部为合同编号管理部门，由合同管理员依照合同类型分类编号、归档、管理。施工合同山西兴厦施字（ 年 ）第 号；材料、设备合同*材字（ 年 ）第 号。05合同发放交接合同发放交接实行登记制度，经办人必要签字，并注明发放交接合同名称、份数及时间。06合同交底 施工合同由公司合约商务部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应等关于人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范畴、合同目的、合同执行要点及特殊状况解决。材料设备物资供应合同由物资设备部负责组织项目交底工作。 项目经理负责组织向项目部关于人员进行合同交底，陈述合同基本状况、各岗位合同责任及执行要点、合同风险防范办法等。 各层次合同交底均要形成记录，并将交底状况反馈给项目部商务经理，由其负责对合同执行状况进行跟踪督察，浮现问题及时上报主管领导制定相应办法。 附表：工程施工合同交底表 工程施工合同交底表编号： 合同名称合同编号工程名称合同金额工程地点建筑面积合同对方名称l 合同背景；l 承包范畴；l 签约双方合同负责人、参加人职权范畴；l 合同造价条款缺陷；l 工程目的商定（工期，质量和创优目的等）；l 项目承诺l 合同变更方式商定；l 竣工验收与移送商定；l 合同结算期限与结算工程款支付商定；l 合同质量保证金返还商定；l 争议解决商定；l 经营方略；l 成本控制；l 法律风险(用印管理、风险防止)；l 其她合同缺陷商定等。注：本表内如有扩展某些，由交底人增长。接受交底人签名姓名部门岗位姓名部门岗位交底人： 交底日期： 07合同归档建帐 合同/合同经审批程序并正式订立后，由合约商务部合同管理员按如下程序办理合同归档事宜： 将合同/合同原件一份送财务资金部备案，另一份自留归档保存。 合同文档以年代结合项目性质进行分类编号，合同管理员按合同台帐格式规定内容进行登记。做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。 保存合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明因素，及时解决，并追究有关人员责任。 档案工作人员要变化以往“等待”归档意识，变被动为积极。在合同履行过程中档案工作人员要对合同进行全程动态管理，积极与经办人员沟通，及时掌握合同履行及变更状况，督促承办人员做好补充合同、合同收集、归档工作。08合同信息化管理合同管理员将合同/合同扫描制作成电子档案并编号存储于公司电子档案，运用微机实现建设工程合同动态管理。序号合同编号订立时间项目名称客户名称订立状况履行状况合同变更、解除标单位数量单价金额交货地点付款方式交货时间数量金额收款日期成果名称规格12345678*施工有限公司合同管理台帐（物资供应类）*施工有限公司合同管理台帐（施工类）序号合同编号订立时间项目名称客户名称承包方式承包范畴合同价款合同工期质量原则履行状况合同变更、解除