门业制造公司行政办公制度样本.doc

福建福盛门业制造 行政办公制度二00三年十月颁 布 令依据企业战略目标及企业经营管理需要，现将企业行政办公制度给予同意颁布,自二三年十月二十七日起实施。 总经理：郭钦勇 年 10 月31 日讨论稿（请各部门认真讨论，并将意见集中反馈至行政部）目 录第一章企业行政办公管理制度一、企业职员行为准则二、企业规范化简称三、会议制度四、公文管理措施五、公文处理规程六、印章管理措施七、档案管理措施八、电脑打字管理措施九、办公器材使用管理措施十、公务车使用管理措施十一、办公财产管理措施十二、基建和装修工程项目管理措施第二章 协议管理措施一、总 则二、协议种类及审批签署程序三、签署协议权限四、行政部、承接人员及其职责五、签署协议监督和检验六、推行协议监督和检验七、处罚和奖励八、附 则第三章 企业安全管理制度一、安全管理组织模式二、门卫管理措施第一节 企业职员行为准则 第一条 严格遵守国家相关法令法规和企业各项规章制度。 第二条 按时出勤，不迟到、早退、不中途离岗；上班时间因公外出，须办理公务外出登记手续，未办理手续者，视同旷工；因私外出，应办理请假手续。 第三条 上班时间举止文明、着装整齐（或按要求着装）、佩戴识别证。 第四条 重视维持办公场所良好秩序，不得肆意串岗，高声谈笑、聚众聊天，影响她人正常工作。进入非开放性办公场所，做到先敲门，获准后进入。 第五条 负责维护本身办公区域整齐和室内绿化植物保养工作。注意维持办公桌面卫生清洁及陈设整齐，除个人杯具、笔座等办公用具，不得堆放和公务无关其它杂物；使用烟灰缸职员应随时清除缸内灰质，不得造成灰质四处散落；不得随地乱扔纸屑，对废弃关键文件应粉碎后扔入垃圾篓；保持办公桌椅摆放有序，不得私自移动办公场所内关键陈设及摆放物品；对办公室内绿化植物应定时保养或通知相关专业人员维护。 第六条 下班或离开座位时，应将公文、记事本等收藏妥当，并立即将椅子推回原位，下班离创办公室前应检验空调、电灯等电器及门窗是否关闭。第七条 接待外来访客，应在指定场所内接待，接待时面带微笑，热情迎送，有礼有节，不得私自带客参观，不得接待私人访客。第八条 不得在上班时间内使用企业通讯设施进行个人事务活动。每次使用电话应做到长话短说，通话时间尽可能不超出三分钟。 第九条 严禁在办公场所内打牌或进行赌博性活动。 第十条 各岗位人员应恪尽职守，非本部门文件、事务未经许可不得翻阅、过问或私下评议。 第十一条 参与会议或培训应视同正常上班，开会、上课时，全部些人员通讯工具必需拨置到非铃响状态，严禁在开会或培训时交头接耳，随意走动。第二节 企业规范化简称第一条 企业规范化简称以下：福建福盛门业制造：简称福盛企业（关键用于内部规范化称谓，下同）缩写福盛（关键用作发文机关代字号，下同）；简拼：FS，(关键用于档案管理，下同)；第二条 适用范围：一、以上简称、缩写适适用于企业各部门之间相互行文、称谓；企业对外行文时一律应按规范称谓给予全称。二、凡在落款签章时须标明企业名称应用全称。第三节 会议制度第一条 凡属企业召集各类会议统一规范为：福盛企业总经理办公会议；福盛企业行政办公会议；福盛企业专题会议。第二条 企业各类会议纪要关键用于记载和传达会议情况和议定事项。其具体名称规范为：福盛企业总经理办公会议纪要、福盛企业行政办公会议纪要、福盛企业专题会议纪要。第三条 总经理办公会议由行政部负责召集，总经理或总经理指定人员主持，企业领导、行政部经理参与。标准上每七天召开一次，会议纪要由行政部拟稿，行政部经理核稿，报总经理或分管领导签发。第四条 行政办公会议由行政部负责召集，行政部经理主持，企业领导、各部室责任人参与，不定时召开但每个月最少召开一次。会议纪要由行政部拟稿，行政部经理核稿，报总经理或分管领导签发。第五条 专题会议指上述两种以外会议。关键适适用于企业各部（室）确需以企业名义召开会议，会议由申请部门向行政部提出，依据部门责任人签发书面申请，经同意后由申请部门召集并主持，企业领导及相关部门人员参与，同时以企业专题会议纪要名义发文，会议纪要由经办单位拟稿，行政部核稿，报总经理或分管领导签发。第六条 会议纪要格式参考公文格式实施，并含有相同公文效力。会议纪要发文字号由年份和序号组成，放在横线之上居中。专题会议纪要通常要有反应会议内容标题，置于横线之下、正文之上，收文机关置于分送栏中。第七条 企业各类会议要本着精简高效标准，严格控制会议规模，缩短会议时间，降低和会人员，提升会议质量，严守会议机密，遵守会议纪律。第八条和会人员非经直接上级同意、会议主持部门同意，不得缺席会议，违者以旷工论处。第九条 专题会议如包含到会场部署、会务安排等内容，由申请部门提出，经核准后由申请部门负责，可商请行政部或其它相关部门帮助办理。附相关表单：1、 会议申请单；2、 会议签到表；3、 会议纪要公文样式。第四节公文管理措施第一条 企业对外发送公文，除签呈外，其它公文用纸一律采取国际标准A4型，左侧装订。印刷格式参考国家行政机关公文格式要求实施。第二条 以企业名义发出公文须经总经理签发，经授权，有公文能够由企业分管领导签发。但对外发送公文必需由总经理签发。第三条 企业公文种类要求以下：一、福盛：文种适适用于企业向外单位汇报工作、反应情况（即对外行文），要求同意或处理相关事项等内容发文，文种通常见请示、汇报、汇报、议案、情况说明；二、福盛文：适适用于企业向各部（室）发文，文种通常见通知、决定、通报、意见、批复；二、福盛人：适适用于企业向各部（室）相关人事任免、奖惩、岗位调整、机构设置等人事方面发文，文种通常见通知、决定、通报；四、福盛函：适适用于企业向和企业不相隶属机关、单位、企业之间商洽工作、问询和回复问题等内容公文；五、福盛办：适适用于经企业领导同意，以行政部名义向企业各部（室）、属下各企业部署工作、安排任务、转发行业部门公文，但文中应注明“经企业（或企业领导）同意”，文种通常见通报、批复、通知、意见、内部情况通报等；第四条 企业公文格式发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。具体举比如：“福盛文1号”。第五条 凡上行公文（包含签呈）要按格式要求，在公文要求位置标注“签发人”姓名，签发人应是公文制发机关关键负责或主持工作责任人。第六条 公文中人名、地名、数字、引文应正确，引用公文应该先引标题，后引发文字号。日期应该写具体年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、” 第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”。第七条 行文中如在文内使用简称，通常应该先用全称，并注明简称。第八条 公文专题词关键用途是便于计算机检索和管理公文，凡正式对外行文均应有专题词，专题词标引参考国务院公文专题词表（1997年12月修订版）。词表分为三个层次，第一层是对专题词区域职能分类，如“行政”、“人事”、“财务”类等。第二层是类别词，即对专题词具体分类，如“管理”、“经济”、 “任免”类等。最终一层是类属词，关键是由公文文种组成。但一份文件除类别词外最多不应超出5个专题词。第九条 企业行政部应参考国务院、省政府要求相关公文处理程序措施立即制订本企业公文处理规程或公文处理措施。附相关表单：1、 上行公文样式；2、 平行、下行公文样式；3、 公函公文样式；4、 签呈样式。第五节 公文处理规程第一条 公文处理标准(一)、公文是企业在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式公务文书。公文处理工作应根据国务院公布国家行政机关公文处理措施实施。(二)、企业管理公文处理工作职能部门是行政部，并负责具体指导企业各部门公文处理工作。(三)、全部进出企业正式公文由行政部统一负责传输、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。第二条 公文办理程序公文办理程序分为收文办理和发文办理。收文办理通常包含传输、签收、登记、分办、批办、承接、催办、查办等程序。发文处理通常包含拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）传输和签收1、凡属邮局送来各类信函、公文、资料等由接待室值班员进行清点，办理收进手续。同时负责公休日时各类外来文件资料收进工作，但值班员应于周一上班时立即和行政部收件员做好相关交接工作。2、收件员应对挂号信件及关键文件资料逐一登记；有急件，应通知相关人员立即前来领取。3、企业各部室、属下各企业报送企业领导审批、审阅各类文件，由行政部统一收发登记后，由行政部经理负责签署分办意见和分发。（二）拆封登记和编号1、行政部收件员对公文应随到随登记，同时分清阅件和办件。凡有明确指明部门通常性阅件（含传真件）直接分发给各部室；办件和关键阅件应分别加盖收文专用印章，编收文流水号，并逐件登记或录入计算机，然后由行政部经理签署分办意见。办件指企业给企业各部室指示，请示或需要办理公文，办件必需有回复件；关键阅件指行业主管部门或外单位公布和企业有亲密关系正式公文。2、凡各部室直接收到公文，拆封后应将其中办件、关键阅件先交至行政部统一登录编号，加盖收文印章后再按程序办理。未经编号和加盖收文印章公文，不得直接办理或呈批。3、除企业领导直接交办事项外，企业各部室和属下各企业不得直接将文件送至企业领导个人或向企业领导个人报送“签呈”、“请示”和“汇报”。4、凡不符合行文规则或制作不规范公文，经行政部审定后，一直文单位说明原因并退回来文单位。(三)、分办1、凡属关键阅件由行政部登录并粘贴文件传阅/阅办单，提出处理意见，报送企业领导阅批，并依据企业领导意见分送相关部室、人员阅办，最终呈行政部经理阅知，企业总经理审阅或审批。2、凡属办件由行政部按业务分工登录后提出分发意见，文件办理情况应立即登记或输入计算机，方便催办、查办。3、行政部应依据来文情况加盖“此件仅一份”、“用后请归档”印记公文，各部室要妥善保管，并按要求立即归档。 (四)、批办、承接、催办1、凡需要办理办件(关键以签呈形式呈报)，先由行政部立即提出拟办意见送领导批办，或转送相关部门办理。紧急公文，应该提出办理时限。2、主办部室在承接公文中，包含其它部室分管业务，应主动向相关部室或来文单位了解情况，征求意见或协商、会稿。应该十分注意企业对外发文内容衔接、协调，避免出现相互矛盾文件。4、对公文回复，通常由主办部室以书面形式草拟回复意见。如口头回复也应有文字统计。标准上不得把内部使用文件阅办单及企业领导、相关人员签署意见原原本本转给来文单位。5、相关部室应该抓紧办理公文，不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办，当日办结；通常性公文在一周内办结；关键计划性、包含各部室协调和法规性公文视情况合适宽限。(五)拟稿、审核、签发1、拟稿。由主办部室负责，要求经过计算机草拟公文，并应按要求填写公文处理单，明确主送、抄送单位和印制份数。2、审核：主办部室拟草公文，应经本部室责任人审核，负责审核文稿责任人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。3、签发(1)凡企业内部公文，属企业各部室下发，由各部室送行政部按收文规程受理后报有权审批人签发，各部门上报公文应有本部门责任人签发意见。(2)凡企业向行业主管部门或对外关键行文应报行政部经理审核并经分管领导或总经理签发。(3)签发公文，如有会签，会签人有不一样意见应该明确签署意见，并写上姓名和签署时间。如只署名，视为同意。(4)公文经签发后，付印前，如确需要作修改，应将修改后文稿及修改理由重新报送负责签发该文件领导同意。(六)核稿、编号1、经领导签发文稿先送至行政部，由行政部负责核查文稿审批和签发手续是否完备，发送单位是否正确，主、附件是否一致等，如有不符合要求文稿，应退回主办部室，补办相关手续。2、符合要求文稿由行政部依据领导签署意见或文稿内容，确定其公文文种、专题词，并核查确定标题、主送、抄送机关、密级、急缓程度、发文机关、成文时间等格式是否符合要求。符合要求要求，按要求印发。(六)印制、用印、分发、传输1、印制凡非批量公文一律由行政部负责印制。大批量需外送印刷，由主办部室负责监印和外送印制。2、分发(1)印成公文如系向企业各部室、属下各企业内部发放，由行政部按送印前制订发文表分发。(2)印成公文如系向企业外部单位发放，由行政部通知主办部室，由主办部室办理领用手续后自行分发。(3)行政部应立即将发文情况登记或登录计算机，提供查询、统计和归档。 (七)立卷、归档和销毁1、公文办结后，行政部应该依据企业档案管理要求立即将公文底稿、正本和相关材料一同归档。2、公文归档，应该依据其相互联络、特征和保留价值分类整理立卷，要确保档案齐全、完整，能正确反应企业关键工作情况，方便于保管和利用。3、联合办理公文，原件由主办单位立卷，其它单位保留复制件。4、公文复制件作为正式文件使用时，应该加盖复制机关证实章，视同正式文件妥善保管。5、凡归档案卷，应该确定保管期限。6、没有归档和存查价值公文，经过判定和主管领导同意，能够定时销毁。销毁秘密公文，应该进行登记，由二人监销，确保不丢失、不漏销。附相关表单：1. 收、发文登记本；2. 文件传阅单；3. 文件催单；4. 公文处理单；5. 档案收件单。第六节 印章管理措施第一条 本节所指“印章”包含有：一、企业法人章（注：日常称之为法人公章）；二、企业法定代表人章（注：日常称之为法人私章）；三、财务专用章；四、发票专用章；五、支票章；六、协议专用章；七、各类业务专用章；八、各职能部门章。第二条 印章使用程序：一、企业各部（室）印章，依据各自工作需要，报请企业法定代表人核准，由行政部或由企业法人指定专员办理刻章留存印模后，方可办理领用手续。 二、印章使用人（即领用人）和指定印章保管人，需和法定代表人签署含有法律效力印章领用责任书后，方可领取使用。 三、各部室在使用上述各类印章时，应依据印章领用责任书相关要求和企业责任人审批权限范围内规范使用。四、凡企业用章申请人在使用本企业印章时，应在用章记录表上登记署名，并经印章使用人同意方可盖章（财务类印章须经财务部经理、分管领导或总经理签字）。若印章使用人无法立即在用章记录表署名时，印章保管人可凭印章使用人在用印申请单上署名给予盖章，印章保管人应将用印申请单编号妥善保管。凡外单位要使用本企业印章，应填写用印申请单，经该单位总经理签字，报本企业印章使用人签字同意后，按本企业内部用印程序填写用章记录表，并由该企业经办人登记署名后方可盖章。印章保管人在每个月5日前将上月用章记录表经印章使用人签字确定后，复印件上报行政部经理审核。第三条 印章使用人和保管人变更工作岗位及职责时，应立即办理印章书面移交手续，由行政部指定专员监交，同时另行签署印章领用责任书，已使用用章记录表应立即存档。第四条 用印要求：一、对企业法人印章使用必需严格控制，凡能使用其它专用章不得使用企业法人章。 二、对政府部门、行业主管部门行文用印须凭经行政部经理签发文稿（定稿）。 三、外文函件用印，必需附上法定代表人签发译文。 四、多页协议、协议等关键文件应加盖骑缝章，以确保文件完整性。有存根二联介绍信、证件等应在落款和间缝处一并加盖印章。 五、需盖公章协议或关键公文应按公文书写规范行文，正文和落款之间仅需保留一行大小空格，如正文留有大部分空白应标明“此页无正文”或“以下空白”。 六、对外签订协议、协议等均应落款企业全称和法定代表人等字样，并须法定代表人亲笔署名后盖章，法定代表人有特殊授权除外。如属委托代理人，应具法定代表人亲笔委托书明确授权范围、授权事项、期限给予认可。 七、用印件内容有误或文理不通，打印字迹不清，书写潦草，有涂改，有错别字而产生歧义，不予用印。 八、经办人（印章使用人）不得指令印章保管人强制用印，任何人不得有意回避保管人审核或不实施印章使用审批程序；不然，印章保管人可拒绝用印或报法定代表人处理。 第五条 未经法定代表人书面授权，严禁在使用中将各类印章盖在空白纸和物品上，严禁将印章委托她人代管或代为盖印。第六条 外出公差人员需持企业介绍信应填好内容。特殊情况需带空白介绍信应报经法定代表人同意。出差人员返回后应立即汇报空白介绍信使用情况（若已经使用，应复印一份带回企业办理注销存档）。介绍信必需注明使用期限。 第七条 外出会印由印章保管人负责，印章保管人外出会印要确保印章安全。标准上须派小汽车，不得乘公共交通工具和自行车；会印途中不得停靠、出入公共场所及其它场所；会印时要在场监督，不得离开。第八条 印章使用人和保管人对印章使用和保管负有法律责任。其违规行为一经发觉将给行政处分，造成后果依法追究法律责任。附相关表单：1、 印章领用责任书；2、 用印记录表；3、 用印申请单；4、 介绍信；5、 授权委托书。第七节 档案管理措施第一条 企业档案由行政部统一管理，专业档案可由各部室负责，但档案清单须定时送行政部备存，并接收企业指导监督。第二条 企业档案按以下分类：音像资料、相册、表格、ISO文件、制度、公文、传真、通告、剪报、政府文件、备存资料、人事档案等。 第三条 档案资料搜集、整理、存档依据企业名称（规范化缩写）、文种、时间、编号、机密等级依次次序编排进行分类，格式为： （ ） （ ） - 企业名称 文种 时间 编号 机密等级（缩写）第四条 文件、材料归档范围一、政府部门文件材料（一）企业、行业主管部门、政府职能部门颁发或下达正式文件、材料和会议文件；（二）政府职能部门下发和企业业务相关行业管理规章制度、文件；（三）政府部门正处级以上领导来企业视察、检验工作所形成文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等)；（四）市级以上新闻媒体相关企业报道材料；（五）行业主管部门印发征求意见或传达讨论多种关键文件、材料。（六）经行政部经理以上领导审阅同意要求归档各类行业文件、材料、报道材料；（七）政府官员、著名人士题字和牌匾等。二、企业内部文件材料（一）企业股东会、董事会及对外投资企业所形成决议、纪要、统计、章程等全部权益证实材料；（二）企业向行业主管部门、政府职能部门请示、汇报、各类函件及上级批复件；（三）企业对外发送一切含有法律效力正式文电和法定代表人对外签署各类文本资料；（四）企业对外签署相关协议、协议、契约、意向书、基建图纸等；（五）各类资产类权证、工商证照等；（六）企业主持召开有企业以外企业、政府部门参与多种会议和企业主持召开各类关键会议文件、会议统计及有保留价值音像材料；（七）企业领导同志外出参与多种会议带回文件、材料及她们参与外事、外经活动等形成文件、剪报、照片等材料，经行政部经理审核须归档；（八）企业出版、编辑各类出版物，收到或发出关键贺电、贺信等；（九）企业年度工作计划、总结、多种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、关键文件登记本等；（十）企业成立、合并、撤消、变更、历史沿革；（十一）企业制发多种印章印模、用章登记本、印信启用；（十二）组织机构、人员编制、大事记、关键活动剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等；（十三）企业建设项目资料，包含政府批文、征地、计划、施工和完工图纸、文件、大中型设备资料；（十四）干部任免、调配、名册、报表；职员招聘、录用、定级调资、退职解聘开除、职员社保等文件资料；（十五）企业财产、物资、档案、印章等交接清单和责任书；（十六）经处理关键来信。第五条 密级：一、机密文件（A级文件）：企业章程、股东会、董事会纪要、决议，协议、各类证照、总经理会议纪要、级财务资料（财务报表、验资汇报、关键函件）、资产类权证、重大项目可行性汇报、政府关键批文、企业历史文件。二、一般文件（B级文件）：除级外文件均属级。第六条 文件、材料归档措施和时间 一、凡属企业A级档案，对外签署、发送A级材料，随时由行政部归档；二、企业其它会议纪要和行政部各类会议统计，由会议主办处每六个月向行政部归档一次；三、企业法人材料由行政部在当年第一季度归档上十二个月文件、资料、照片。四、企业和其它单位联合行文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保留复印件；五、各部（室）自行立卷归档档案，应在当年第一季度内向行政部移交上十二个月档案目录和案卷。第六条 归档资料必需正确做好文件索引，案卷按机构、年代排列，永久和长久（16-50年）、短期（以下）分别组卷，编上次序号及注明存放案卷年号和卷号；卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。因为企业系统成立才几年，无须分保管期限，按年度排列即可。第七条 标准上全部资料应以原件存档，当存档资料确因客观原因而不能存放原件时，可用复印件替换，但公文复制件作为正式文件使用时，应该加盖复制机关证实章，附页说明原件所在处及不能存留原件原因，并视同正式文件妥善保管。 第八条 案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料检验，如对破损或褪色材料，应该进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹材料,要用纸加衬边；纸面过大书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以识别材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切；用钢笔书写，字迹端正。 第九条 注意做好保密工作，存放档案门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等方法。 第十条 每十二个月定时对档案材料数量、保管等情况进行一次检验，发觉问题应立即采取补救方法，确保档案安全。 第十一条 借阅文件档案（包含资料），必需由借阅人填写借阅单，经各部室责任人，财务资料同时须经财务责任人签字后到行政部办理借阅手续。级档案须由企业法人或其授权人同意方能借阅；级档案由行政部责任人同意借阅。 第十二条 装订成册档案不出借,只供现场查阅,未立卷文件及资料可出借。 第十三条 查阅档案人员必需珍惜文件档案，不得随便携带或转借她人阅读。做好档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。不然，将追究当事人责任；如确需复印、摘抄等须经有权审批人同意后方可。 第十四条 查阅文件档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报领导处理。 第十五条 对摘抄卷内档案，应按档案等级经有权审批人同意，对摘抄材料应进行审查、签章。第十六条 档案销毁须在行政部责任人领导下，组织相关人员对档案进行判定，销毁失去保留价值档案须由参与判定人员提出意见，登记造册，经总经理同意后，由二人以上在指定地点监销，并在销毁档案统计上签字。附相关表单：1. 档案收件单；2. 档案借阅单；3. 档案销毁记录表。第八节 电脑打字管理措施第一条企业各部室电脑打字工作有条件，应实施专员负责制，非电脑使用工作人员，不得操作电脑。第二条行政部机要电脑关键负责企业领导和承接A级档案资料、协议和对外行文或以企业名义行文打字任务。第三条各部室日常打字工作应自行完成，确因工作特殊需配合完成，须经该部室责任人签字报行政部审核后，方可给予受理。第四条外单位如需在企业打字须经行政部经理同意，并按要求收费。第五条凡企业各部室发文，应按相关程序报相关领导审核同意后，交由行政部文印人员统一打印发送。第六条文印人员应在电脑系统中设置各部门专用文件名及独立密码。第七条电脑文档及打字后文稿应视同文字档案归档管理。并按档案管理要求做好电脑文档分类管理及拷贝存盘工作。第八条文印人员必需严格管理电脑中全部资料、报表、文件及电脑中存放企业各项数据,未经总经理或分管领导许可,不得私自接待任何参观人员。第九条电脑检修人员测试或修理电脑系统时，文印人员必需在场陪同，如发觉其查看文件内容、数据操作时，应给予阻止。第十条未经许可，不得私自安装软件及挎贝数据或上网。严禁安装及使用电脑游戏。附相关表单：电脑打印记录表第九节办公器材使用管理措施第一条传真机使用管理一、收传真：（一）接收传真件后，应做好登记工作，并依据传真件上收件人姓名、部室，立即送至收件人或部室责任人并做好签收工作。（二）没有明确收件人传真件一律先转至行政部经理处，由其签转收件人。二、发传真：（一）市内传真件，需各部室责任人签字后方可外传，长途传真视同长途电话要求进行管理。（二）凡外单位要在行政部发传真需经行政部经理签批后方可外传。（三）包含机要传真，按企业相关要求实施。三、传真机管理人员应立即做好当月传真发送数量统计和消费品补充及日常维修保养工作。第二条长途电话使用一、企业开通长途电话业务，由专员负责管理。二、凡因公务需要使用长途电话本部工作人员，需应依要求填写长途电话申请单，经本部室责任人同意后，方可使用。三、外单位因公务需要使用长途电话，须经行政部经理签批后方可由使用。四、拔打长途电话应用电信IP电话，以节省话费。五、长途电话请单应暂留存，待次月和电话费单据查对无误后，一并呈行政部经理核阅，如有误，所产生费用由各部室责任人负担。第三条复印机使用管理一、文件、资料复印工作实施专员负责制，非行政部工作人员，不得随意操作复印机。二、私自操作复印机，致使机器损坏，应照价赔偿。三、复印文件、资料要服从文印人员安排。四、复印文件、资料须办理登记手续。企业本部人员复印须由本人所在部室责任人签批份数，外单位如确需复印须经行政部经理审批。五、机密以上文件通常不复印。确因工作需要复印，须经行政部经理或总经理同意。六、复印件应视同原件一样管理。机密级以上文件，谁要求复印，谁负责分发和清退。七、超出50份批量文件标准上应送印刷厂印制，不予复印。八、文印人员应每个月统计当月复印机复印情况和使用情况，并呈报行政部经理核阅。九、复印机更新、珍贵配件添置应预制计划，报企业领导同意办理。消费品补充和日常维修费用由有权人同意办理。十、不得复印私人材料。附相关表单：1、 复印记录表；2、 长途电话申请单；3、 传真件记录表；4、 复印机使用情况记录表。第十节 公务车管理措施第一条 用车和派车 一、企业行政部是公务车管理部门，各级职员因公使用公务车,均须由行政部统一安排派车。三、各职能部门公务用车，必需填写派车记录表，经用车部门领导同意后，由行政部统筹安排。标准上各职能部门用车须提前壹天申请。用车部门若超出核定派车起始时间20分钟未出车，该车将另行安排。 四、外单位借用企业公务专用车辆，经企业总经理同意后，由行政部统一安排。 五、在职职员因重大公务用车，在没有车辆安排又无法改期办理情况下，经报备行政部后可乘坐公共汽车或出租车。事务完成后，须在一天内将票据送交行政部签注报备方可给予报销，逾期则以无效论处。十二、企业全部公务车辆在一天工作结束时，应全部进入指定停车场地停放，未经同意私自将公务车停放至非该车指定地点停放，追究专职司机责任，如发生意外事故，由该车专职司机负担。 第二条 车辆保养、维修、年检 一、公务车辆送修，由该公务车辆之专职司机填写送修申请单，送修项目经审核同意后，定点送修。修理期间专职司机除另有任务外，必需到送修点监修。二、修理结束后，专职司机必需将修理项目清单送行政部备档，检修更换下配件，必需交由行政部专员核验后统一处理。三、公务车辆年检时，由该公务车辆之专职司机或由行政部指定专员负责办理，年检结束后负责办理人须立即将相关票据核销。 第三条 行车油耗考评 各车辆行车公里数按以下措施考评： （一）要求专题任务按核定公里数考评。 （二）企业公务专用车辆，以车辆行驶表单和派车记录表考评公里数。 第四条 其它一、公务车所发生检修、保养、停车费用，在该事项结束或收车后，由专车司机把相关票据送交行政部确定。二、公务车辆保险费、养路费及其它各类规费统一由财务部指定专员负责办理。三、财务部设置单车台帐，对检修项目及相关费用进行单车考评。四、公务车辆车籍档案、每个月多种费用统计表由行政部指定专员负责。五、公务车辆之安全参见公务专用车辆驾驶员职责。附相关表单：1、公务车辆保险费、养路费一览表；2、公务车辆费用月份统计表；3、派车记录表；4、车辆行驶表单；5、公务车出车情况记录表；6、车籍档案记录表。第十一节 办公财产管理措施 第一条 办公财产管理范围：一、 固定资产：（一）公务车辆（含车上用具）；（二）通讯工具，包含电话机、程控交换机、手机、对讲机等；（三）办公家俱，包含办公桌、椅、柜、箱等，固定在墙壁除外；（四）办公设备，包含电脑、打印机、传真机、复印机等；（五）其它设备：电视机、空调机、开水机、摄影机、摄像机等。 二、工具书及其它关键书籍资料。三、低值用具：包含钉书机、计算器、文件架、文具盒、热水瓶等。 四、易耗品：包含名片、纸、笔芯、茶叶等。 第二条 办公财产管理部门： 行政部为办公财产使用管理部门，财务部为办公财产资产管理部门。企业行政部对各部门室财产管理实施指导、检验和监督。 第三条 办公财产申购 一、除办公车辆外，固定资产（含工具书）申购必需由使用部门提出，行政部审核后按要求程序上报审批。 二、低值易耗品由使用部门每个月25日汇总向行政部提出，行政部依据库存及定额标准集中申购。 第四条 购置 固定资产购置必需由使用部门会同财产管理部门在采购前对厂方材料质量、性能、供给商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，货比三家（特约厂家除外），以供选择参考。低值易耗品购置统一由行政部向指定供货商或超市购置。 第五条 进仓登帐 物品购置后必需立即办理进仓手续。进仓后保管员应立即登帐。须填写入库单，经仓管员验收后入库。相关购置发票应于48小时内报销结清。 第六条 领用 全部物品领用由领用人办理领用手续。凡属个人使用固定资产、低值用具，登入个人台帐；凡属消耗品登入消耗品领用帐。 第七条 低值用具和消耗品定额 总经理助理以上等级 8元/月 部门经理级 6元/月 通常职员 24元/月（公用部分不含在内，当月节余可跨月使用）第八条 保管责任 一、职员个人领用固定资产应妥善保管，不得损坏。低值用具、工具书，丢失或非正常损耗，须折价赔偿。标准上，领用之日起六个月内按80%赔偿，六个月后按50%赔偿。 二、职员个人领用固定资产、工具书，离职要退还，调职要移交。 第九条 建帐、借出、变卖、赠予和报废 办公财产中除固定资产按财务管理要求办理建帐、借出、变卖、赠予和报废外，行政部和财产管理部门应立即建立台帐。 第十条 盘点 固定资产类，每十二个月底由财务部牵头和行政部按财务管理要求盘点一次。其它低值用具由行政部负责每六个月盘点一次。附相关表单：1、 申购单；2、 入库单；3、 办公财产记录表；4、 易耗用具记录表；5、 个人办公用具领用记录表。第十二节 基建和装修工程项目管理措施第一条 企业基建和装修工程项目，统一由企业行政部负责。第二条工程由行政部立项、财务部审核，经企业领导审批后办理计划、设计、预算等相关手续。第三条 基建和装修工程项目，应设计施工图纸，经确定施工单位、签署工程施工协议并附工程预算书，经行政部审核后，报总经理审批后方可开工。第四条 造价超出1万元工程项目，应请2至3家工程企业（队）预算报价，采取公开投标或议标方法确定施工单位。应确定施工单位资质和信誉，对挂靠工程队伍应确定其施工能力。企业工程项目标投标或议标，应通知行政部和财务部参与，并由行政部和财务部审核后报总经理审批。第五条 工程施工过程中，由行政部派人对工程用料、工程数量、工期、施工质量等严格把关。施工中凡隐蔽工程应提前两天进行实地检验验收，和施工单位一同办理隐蔽工程签证手续。第六条 工程项目应严格按图纸施工，完工验收一律按协议及图纸、施工签证、内业资料等审核验收。行政部和财务部一起办理工程验收和决算。第七条 行政部在工程施工阶段，应加强对施工单位安全文明施工管理。第八条 未经同意，工程项目不得超计划、超标准、超预算施工，违者产生一切后果由直接责任者负担。第八条 行政部对工程审批手续、工程立项、施工协议及工程预决算书，应认真审核，严格把关。 第九条 财务部对已审批工程项目应列为财务开支范围，对工程预决算书进行认真审核。 第二章 协议管理措施第一节 总 则 第一条 为了加强企业协议管理工作，确保依法签署、推行、变更和解除协议，立即处理协议纠纷，维护企业正当权益，促进经营发展，依据中国协议法和其它相关法律、法规要求，结合本企业具体情况，制订本措施。 第二条 本措施适适用于企业及相关部门。第三条 中国协议，除即时清结者外，均应采取书面形式。中国技术协议和涉外协议，必需采取书面形式。第四条书面形式是指协议书、信件和数据电文（包含电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）。 第五条 企业总部对外签署经济协议，必需遵守国家法律、法规，必需符合企业利益和企业相关要求。第二节 协议种类及审批签署程序 第六条 企业对所签署协议分为三类： 一、通常协议：指企业日常业务反复使用范本协议（经审批后），和数额较小（在总经理授权范围之内）、争议不大，且协议约定权利义务关系比较简单协议。 二、关键协议：指企业开展业务所办理除通常协议之外全部协议。 三、机密协议：尤其关键、复杂，并含有商业机密关键协议。