棉纺织企业行政制度样本.doc

鹤山市某棉纺织企业

文 件 名 称：文件控制程序

文 件 编 号：MY2-001

版 本 号：A

编 制： 审 批：
日 期：/7/1 日 期：/7/5

修订统计
页 号
页 版
修 改 内 容
批 准 人
修 改 日 期

1 目标
有效控制和企业质量管理体系相关文件，确保文件各使用处所使用文件为最新或有效版本。
2 范围
适适用于本企业和质量体系相关文件控制。
3 职责
3.1 各部门负责相关文件编制、使用和保管。
3.2 管理者代表负责组织质量手册编写和程序文件和三级文件审批。
3.3 总经理负责质量手册审批。
3.4 办公室文控员负责文件分发回收管理，负责质量体系文件正本保管。
3.5 管理者代表负责组织对现有体系文件定时评审。
3.6 各部门专（兼）资料员负责本部门和质量相关文件签收、管理。
4 工作内容
4.1 文件分类及保管
4.1.1 企业质量体系文件结构和类别以下：
a. 一级文件:质量手册。
b. 二级文件:程序文件。
c. 三级文件:作业指导书、操作规程、检验规范、管理制度等。
d. 四级文件:表格、汇报和质量统计等。
e. 外来文件:标准、上级文件、法律法规等。
4.1.2 质量管理体系文件“受控正本”由办公室文控员保留。
4.1.3 质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保留、使用。
4.1.4 企业管理性文件,如多种行政管理制度、外来管理性文件由办公室保留。和质量管理体系相关政策、法规等文件由办公室文控员保留。
4.2 文件编号和编写格式按《文件编号和编写格式要求》实施。
4.3 文件编写、审批
文件发放前应得到同意，以确保文件是适宜。
4.3.1 质量手册由管理者代表组织编写，经总经理同意后公布。
4.3.2 程序文件和三级文件由各职能部门编写，经管理者代表审批后公布。
4.4 文件受控情况
文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡和质量体系运行紧密相关文件应为受控文件。对“受控文件正本”由办公室文控员在文件每页后面加盖红色“受控文件正本”印章并保留。对全部副本在封面或每页正面合适位置加盖红色“受控文件副本”印章并注明发文号进行控制。未加盖“受控” 印章文稿只作为参阅资料。
4.5 文件发放和回收
4.5.1 文件发放前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由办公室文控员填写《文件分发表》进行管理。使用部门在《文件分发表》上签收。
4.5.2 为分辨文件最新版本情况，以预防过时或失效文件被误用，办公室文控员应按文件类别建立《文件总览表》，并在制订、变更文件时，更新为最新内容。
4.5.3 当文件修订、变更或作废时，由办公室文控员在《文件分发表》上签收过时无效文件。
4.6 文件补发申请
使用部门当文件因破损、遗失或其它原因需要申请补发时，必需填写《文件补发申请单》，经管理者代表同意，交办公室文控员按以下要求办理文件补发。
4.6.1 当补发申请原因为破损时，办公室文控员接到申请单后，必需在回收破损文件后补发新文件，发文号不变。
4.6.2 当补发申请原因为遗失时，办公室文控员接到申请单后在备注栏内注明原发文号失效。补发新文件，并给新文件以新发文号。
4.7 文件保留、作废和销毁
4.7.1 和质量管理体系相关文件全部必需分类存放在清洁、通风、干燥、安全室内。
4.7.2 各部门文件应指定专员保管。办公室文控员每三个月对各部门文件保管情况进行检验。
4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件清楚、易于识别和检索。
4.7.4 任何人不得将受控文件私自外借或复印。
4.7.5 全部失效或作废文件由办公室文控员立即从全部发放或使用场所收回。确保预防作废文件误用。
4.7.6 过时文件若因特殊原因，如法律要求或供以后参考用而需加以保留时，应由办公室文控员盖上 “作废留用”章后留存。并最少保留到下次文件更改时。
4.7.7 过时文件若不需加以保留时，由办公室文控员统一回收，立即销毁或盖“作废”章后给予处理。
4.8 文件更改
4.8.1 当发行文件有内容变更需求时，由提议人填写《文件变更申请单》，提出变更理由、文件项次编号、提议变更内容及变更方法，由原审批部门审批签字后，转办公室文控员。
4.8.2 当文件变更幅度包含文件内容三分之一以下时，由办公室文控员按文件变更申请单内容修订后，更改页版号，将新变更页发行并收回无效页，在原《文件分发表》上统计，并在修改页中注明修订日期和同意人。
4.8.3 文件经过一次或几次变更后，变更幅度达文件内容三分之一以上时，或管理者代表认为有必需改版时，应进行换版。原版本文件作废，换发新版本。换新版本时，应更改版本号，而页版号则从“01”开始。
4.9 文件借阅、复印
借阅、复制和质量管理体系相关文件，应填写《文件借阅、复印申请单》。经管理者代表审批后向办公室文控员借阅、复印。并在《文件借阅、复印统计》上登记。复印受控文件按非受控文件处理。
4.10 外来文件控制
4.10.1 收到外来文件部门，应识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.10.2 品管部负责搜集相关国际、国家、行业标准最新版本。交办公室文控员统一编号，加盖“受控文件”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.10.3 各部门要把上述标准及其它和质量管理体系相关外来文件填入《文件总览表》，并报办公室立案。
4.10.4 当外来文件需要转换成内部文件时应按《文件编号和编写格式要求》实施。
4.11 每十二个月3月由管理者代表组织对现行质量管理体系文件进行定时评审。各部门结合平时使用情况进行适时评审。必需时按4.8进行更改。
4.12 对承载媒体不是纸张文件控制，也应参考实施上述要求。
4.13 作为质量统计文件应实施《质量统计控制程序》。
5 相关文件
5.1 MY3-001 《文件编号和编写格式要求》
5.2 MY2-002 《质量统计控制程序》
6 质量统计
6.1 《文件总览表》
6.2 《文件分发表》
6.3 《文件补发申请单》
6.3 《文件变更申请单》
6.5 《文件借阅、复印申请单》
6.6 《文件借阅、复印统计》