专项招标业务资料档案管理详细规定.doc

招标业务资料档案管理要求第一章、总则第1条 为了规范本单位业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案归档内容、归档形式（或方法）、管理责任和其它档案管理工作中关键事项，依据中国档案法、河北省档案管理条例，结合本单位实际情况制订本要求。第2条 本单位开展全部含有独立项目编号招标业务适适用于本要求。第3条 业务档案是指按国家和地方相关部门及企业要求，需在项目结束后统一保留或移交项目资料，包含：招标（采购）类业务所包含业务文件、往来信函、传真、会议统计等文字、图纸、电子文档、影音资料等多种载体文件资料。第4条 项目经理应该依据其承接招投标（采购）业务活动程序，从项目接收委托开始，做好业务全部原始资料搜集、保留、整理，并按企业要求时间、方法移交给档案管理员。项目经理应该对所承接业务项目标归档过程和质量全方面负责，是该项目档案质量直接责任人。第5条 档案管理员负责档案资料接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。严格遵守国家相关档案管理相关要求及本单位要求，恪尽职守、认真负责, 严格保密，不得外传，不得丢失。第6条 档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务领导监交。交接手续办理完成后，移交人、接收人、监交人应该在业务档案移交表上签字。移交人必需办完移交手续后方可调离该岗位。第二章、档案整理及要求第7条 项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，立即将业务资料整理归档，填写归档资料记录表并向档案管理员办理移交手续。任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。第8条 全部正常立项含有独立项目编号招标（采购）业务项目须按归档资料记录表中所列需归档文件要求进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求还应按其要求立即将业务档案完整移交对应监管部门。第9条 业务档案应该包含以下内容：（一）委托协议及项目摘要（二）项目甲供资料及相关附件材料（三）项目实施全过程资料（四）招标全过程包含电子版资料第10条 业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。纸质归档，是指将含有独立项目编号招标（采购）类业务从项目立项至项目完结包含全部资料统一整理装入专用档案盒存档归档形式。电子归档，是指将含有独立项目编号招标（采购）类业务所包含全部资料以电子文件备份归档形式，电子档案需包含但不仅限于纸质档案中全部内容。第11条 业务档案应该根据业务步骤次序归档，有序存放专用档案盒，要求见档案盒标签制作要求，并附归档资料记录表和之一一对应作为归档项目清单。第12条 电子档案应该分项目以“项目编号+项目名称”为一级目录，下设“资料汇编”、“招标（采购）文件”、“投标文件”、“影音资料”、“其它”等五个二级目录，全部电子归档资料最终版本应该拷贝或扫描至对应目录并以U盘形式存档，档案管理员应该对电子档案进行统一备份。第13条 业务档案标准上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留，应该保留复印件。第14条 项目经理应该严格推行归档移交手续，经自查合格后将项目业务档案移交本单位档案管理人员，档案管理员审核验收合格后在归档资料记录表上签字确定。第15条 部分资料不能按时归档应该签报说明理由，由各业务单位经理及综合管理部经理签字确定，提交档案管理员立案并按缺项归档。不然视为未按要求归档，按第16条处理。第16条 未在要求时间内完成归档，又没有正当理由，集团企业根据项目经理相关考评要求实施，并和项目经理等级评定考评挂钩。第三章、档案保管第17条 综合管理部设存放档案专门库房和货架，档案管理员应该依据保留档案数量，设置存放档案货架及位置，而且做好档案保密工作，预防失密、失盗、和火灾事故。加强对档案管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。第18条 经确定需销毁档案，由档案管理员编制销毁清单，经企业领导及相关人员会审同意后销毁。销毁档案清单由综合管理部永久保留。第四章、档案查阅和借阅第19条 密级档案不得查阅和借阅，因工作需要必需查阅密级档案须经本单位领导同意后方可查阅，必需借阅密级档案须经集团领导同意后方可借阅。密级档案指法律法规要求应该保密或委托方签署过保密协议项目业务档案。第20条 通常档案查阅，须向档案管理员提交本业务单位经理审批后招标档案查（借）阅审批单，并做好招标档案查（借）阅台账登记。需查阅内容应该由档案管理员负责查找，其它任何人员未经许可不得在室内自行查找。第21条 通常档案借阅，须向档案管理员提交本单位领导审批后招标档案查（借）阅审批单，并做好招标档案查（借）阅台账登记。第22条 借阅档案时间不得超出7天，必需时能够续借，续借应该提交经业务单位经理签字招标档案续借申请单，续借时间不得超出7天，若续借后仍不能满足时间要求，应该重新办理借阅手续。第23条 档案查（借）阅人应该保持档案整齐，不得勾画、涂改、伪造、拆页、损毁和丢失，不得随意抄录、复制和外借，查（借）阅人应该负担保密责任，不得泄露项目标商业机密及其它应该保密信息。第24条 归还档案资料若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应该要求借阅人恢复原样，必需时填写业务档案毁损、丢失汇报单说明原因并由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并追究借阅人责任。第25条 档案借阅人若将档案丢失，应填写业务档案毁损、丢失汇报单，写清丢失原因，由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并保留追究相关责任人责任权利。第26条 业务人员办理离职手续时，应由档案管理员核查相关业务档案，并在其步骤表上签署意见。若存在有借阅业务档案未归还情况，档案管理员将不予签字，业务人员不得办理离职手续。如借阅业务档案已丢失，按档案丢失措施处理。第五章、其它第27条 企业将对业务档案资料每十二个月最少抽查一次或依据项目实施情况需要随时抽查，抽查措施参考招标项目内部抽查实施细则实施。第28条 本要求自公布之日起实施。附件：附件5-01：业务档案移交表附件5-02：归档资料记录表附件5-03：档案盒标签制作要求附件5-04：业务档案查（借）阅审批单附件5-05：业务档案查（借）阅台账附件5-06：业务档案续借申请单附件5-07：业务档案毁损、丢失汇报单