高星级酒店财务部付款审批规定模板.doc

高星级假酒店
制度和标准作业程序 编号：FD/PRO/040
内容：付款审批要求
部门：财务部
生效日期：1月1日 同意：

目标：
使各项费用支付规范化并得以有效地控制
程序：
1.按采购程序支付货款：
1.1 收货部验收货物后，将一式五联（白、黄、绿、兰、红）《收货单/收货统计》（表格F004-ACF007）做以下处理：
白联：由成本部复核后交会计部应付账会计；
黄联：由成本部留做存货核实；
绿联：交供给商作结算凭据；
蓝联：交使用部门；
红联：交验收部。
1.2 财务部应付账会计复核请购条件及手续后确定可否付款，并依据和供给商约定付款期结账。
1.3 使用部门若发觉来货质量不符要求，须在结账前尽早以书面形式通知财务部，方便扣除货款或进行退货。
1.4 若财务部在结账前无收到任何通知，则视作使用部门已认可货物质量处理。
1.5 应付会计对已实施完成请购单上盖上“已完成”章。
2、有协议货款支付：
2.1签署协议后各签署部门将协议复印一份交财务应付会计立案；
2.2货物付款程序和上述1.1和1.4相同；
2.3服务使用部门收到供给商之发票后填妥《用款申请单》（表格ACF036），由部门经理签署，以证实该项服务已完成并达成使用部门要求，连同发票一起送交财务部应付款会计复核后给予付款。
3.无采购单和协议之款项支付：
3.1 由申请付款之部门经理提交《用款申请单》（表格ACF036），说明用途，连同相关单据资料交财务部办理；
申请付款部门负责事前或事后提供符合当地会计和税务机构认可之发票和凭证；
3.2 出差前暂支现金和支付公共机关之收费均属这类。

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2. 差旅费之报销
4.1 职员因公务发生之差旅费用，在符合本酒店出差申请手续及差旅费开支标准和报销手续要求之费用标准内，需填妥《差旅费报销单》（表格ACF037）并附上全部发票单据，由部门经理认可后交财务部办理；
4.2 如差旅费中包含外币支出，概以报销当日之银行牌价折算成人民币计算；
4.3 填写《差旅费报销单》时，实际报销金额为费用总额减去出差前之暂支款；
4.4 出差期间发生交际费支出时，按酒店交际款待之要求填妥现金报销单附总经理同意《款待申请单》发票单据，给予报销；
4.5 差旅费报销限于回程后七天内办理。
5、零用现金报销
5.1 凡金额在人民币壹佰元或以下现金支出，部门经理可授权属下职员支付后填具《现金报销单》（表格ACF038）并签字，交财务部申请报销；
5.2 财务总监对于不合理费用可拒绝报销，故各部门经理应严格审核其部门之支出。
6、审批程序
6.1 财务部收到各部门交来用款申请单，现金报销单或差旅费报销单，由会计主管验证是否含有下列条件：
a) 原始凭证是否有效、足够并符合税务机构之要求；
b) 测算全部单据上金额计算是否正确无误；
c) 原始凭证均为正本，复印件及月结单不可作为原始凭证使用；
d) 付款或报销凭证是否和原始凭证之内容和金额相符；
e) 全部原始凭证所属单位和付款对象均应和本企业立约单位相一致，不然不给予 付款，除非由立约单位开含有效之委托书委托第三者代收款项；
f) 如属应付款，金额须和账面金额查对无误；
g) 付款或报销凭证是否已获部门经理核准；
h) 付款期是否已过。
6.2 符合以上付款条件者，由会计部经理呈交财务总监和总经理审批；
6.3 审批后由现金出纳员依据申请之付款形式办理；
a) 现金报销单
通知申请人在现金报销单上签收金额，并在报销单及附带全部单据上盖上现金付讫章；
b) 差旅费报销单
通知出差人在《差旅费报销单》（表格ACF037）上签收，并在报销单及附带全部单据上盖上已付章；

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c) 用款申请单
依据申请单上要求以转账支票或汇款形式支付，并在申请单及附带全部单据上盖上已付章。
6.4 支票（或汇款单）填妥后，现金出纳员在支票登记本上登记支票号码（次序使用），签发日期，收款人及金额；
6.5 将支票（或汇款单）集中呈交财务主管审核盖章；
6.6 通知收款人或领用人在支票登记本上签收支票并注明签收日期。
7关键事项
7.1除必需情形外，金额在人民币五百元以上之支出均不得以现金支付；
7.2全部《用款申请单》或费用报销单据均须在财务总监和总经理审核后，按付款形式盖上现金付讫章或已付款章，以免反复付款；
7.3全部用款申请或费用报销单据均不得以铅笔填写，文字务求清楚，金额大小写必需一致及不得涂改；
7.4为便于结账工作，其它部门收到外单位之发票或对账单等，应立即送交财务部办理；
7.5费用报销须于七天内办理；
7.6领款人须签收款额；
7.7现金出纳员按支票次序使用，并在支票登记本上登记使用情形，作废支票须盖上作废章并保留方便审查。

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