档案资料管理新规制度.doc

档案资料管理

为了更好地贯彻贯彻国家关于档案工作法规、政策和规定，规范档案管理，保证档案完整与安全，便于保管和运用，特制定学校档案管理制度。
本制度共分为《档案管理实行细则》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案记录、鉴定和销毁制度》、《档案人员岗位责任制度》和《分管领导职责》七项内容，但愿学校各职能科室关于人员认真执行。

平昌县泥龙初中

目 录

1.         档案管理实行细则―――――――――――――1
2.         归档制度―――――――――――――――――5
3.         档案保管制度―――――――――――――――7
4.         档案库房管理制度―――――――――――――9
5.         档案借阅制度―――――――――――――――10
6.         档案记录、鉴定和销毁制度――――――—――11
7.         档案人员岗位责任制度―――――――――――13
8.         档案员职责――――――――――――――――14
9. 分管领导职责———————————————15

档 案 管 理 实 施 细 则

1. 总则
1.1 为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，依照国家、省、市档案部门关于档案管理规定，制定本细则。
1.2 档案工作是学校工作重要构成某些，是提高学校工作效率和工作质量必要条件，是维护学校历史真实面貌一项重要工作。
1.3 学校在重要工作活动中形成所有档案均由学校档案室集中统一管理。
2.              档案管理体制
2.1 学校必要建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室寻常工作和各项详细档案工作事项。
2.2 档案人员必要忠于职守，严格遵守保密纪律，具备高中以上文化限度，具备档案专业知识。
2.3 档案室由学校领导分管，并纳入主管领导目的和岗位职责。
2.4 各科室应拟定兼职档案人员，负责本科室文献材料积累、整顿，并准时向档案室移送。
3.              文献材料形成与归档
3.1 学校在各项工作中形成具备保存价值文献材料（涉及党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成文献材料）都必要向档案室移送。归档详细范畴、时间和规定按归档制度规定执行。
3.2 依照学校档案种类、数量，制定归档制度，明确归档范畴、时间和规定。
3.3 文献材料形成和移送必要纳入各职能部门工作筹划和关于人员职责范畴。
4.              档案管理
4.1 档案分类。学校档案分为党群工作类、行政管理类、教诲教学类、设备仪器类、基本建设类、校办公司类、会计档案类、声像实物类、教师业务档案九种门类。
4.2 档案编目。学校档案室应编制室藏所有档案案卷目录、卷内文献目录。
4.3 档案鉴定。依照上级档案部门关于规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。
档案鉴定工作分两次进行：归档前对文献材料价值进行鉴定；归档后对保管期满档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值档案。
4.4 档案记录。建立档案记录工作，编制档案基本状况登记表，对档案数量、档案借阅人次、档案运用效果、档案编研状况进行记录。记录数据以原始记录为根据，做到精确无误。
4.5 档案库房管理。配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。
4.5.1 档案存储应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存储示意图。
4.5.2 对照片、胶片、磁带等特殊载体档案必要配备特制设备进行管理。
4.5.3 定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。
4.6 建立全宗卷，以积累存储学校立卷阐明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。
4.7 档案管理当代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。
5、开发档案信息
5.1 在学校内部可实行档案开架阅览。
5.2 学校档案室应依照需要编辑文献汇集和各种参照资料，积极积极地开展档案运用工作。
5.3 在档案信息开发与提供运用中，必要严格遵守保密制度。
6、附则
6.1 本细则依照工作需要可另行补充。
6.2 本细则由灌南县小窑中学档案室负责解释。
6.3 本细则自发布之日起执行。

归 档 制 度

为了完整系统地保存学校在工作中形成各种门类载体档案，提高归档文献质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。
1、文献材料归档范畴
1.1 凡是反映学校工作活动、具备参照价值文献材料，声像材料均属归档范畴（详细归档范畴按学校制定《文献材料归档范畴》执行）。
1.2 代管和学校关于撤销学校所有档案。
1.3 与学校业务工作关于资料。
2、文献材料归档规定
2.1 应归档文献材料必要齐全完整。
2.2 应归档文献材料必要笔迹清晰，工整，纸张及文献格式符合国家规定。禁止使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。
2.3 归档文献材料必要是原件。
2.4 归档文献必要保持其文献之间历史联系，区别不同价值，并进行科学分类、立卷、编目。
2.5 案卷题名应确切反映卷内文献内容。
2.6 文献材料归档必要办理移送手续。
3、文献材料归档时间
3.1 1—3大类档案在次年五月底前归档。
3.2 会计档案在会计年度终了后，由财会部门整顿立卷，保管一年后移送档案部门。
3.3 设备档案在设备开箱时必要会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文献材料一并整顿归档。
4、文献材料归档份数
4.1 各类文献材料普通归档一式一份。
4.2 重要和运用频繁文献材料可一式两份或恰当增长其归档份数。
5、学校档案室应对文献材料形成，积累，整顿和归档工作进行指引，监督和检查。

档 案 保 管 制 度

为了保护好学校档案，维护档案完整与安全，便于保管和运用，特制定本制度。
1.          接受档案必要认真验收，并办理交接手续。
2.  存储档案必要有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位顺序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和运用。
3.  存储照片、录音带、磁带、光盘需用特制密封盒和专用卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。
4.  定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质档案进行修复，发现问题及时解决。
5.  档案库房是集中保管档案基地，必要有铁门铁窗铁柜等防护设施。
6.  档案库房应配备调控温、湿度设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度，相对湿度45－60％之间。
7.  档案库房不应接近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体场合。
8.  档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。
9.  库房内要配备消防灭火器材，禁止吸烟和使用明火。
10.            应保持档案库房整洁干净，档案入库前必要严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。
11.            档案对接受、移出、外借必要履行登记手续，借出档案须在规定期间内归还。
档案库房管理制度

1. 档案库房是机要重地，为保证安全，防止泄密，非档案人员不得入内。
2. 档案库房是存储学校档案资料专用库房，库内禁止吸烟，禁止存储易燃、易爆及其他有损档案资料物品。
3. 库房内必要清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。
4. 库房里柜橱要按类、按序编号排列整洁，便于通风顺畅。
5.   档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采用办法，使库房温湿度控制在规定范畴之内。
6.   对库房里档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采用必要办法。

档 案 借 阅 制 度

为了维护档案完整与安全，服务于学校各项工作，特制定本制度。
1、学校所有工作人员均有保护档案、借阅档案权利和义务。
2、学校人员查阅档案必要办理登记手续。
3、在借阅档案时，应做到如下几点：
（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；
（2）应当爱护档案，不得遗失；
（3）所借档案不得随意折叠和拆散，禁止随意更改和涂写；
4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清晰。
5、档案如丢失、损坏或泄密，要及时追究当事者责任。
6、借阅者在归还档案时必要填写档案运用效果记录。
7、调离学校工作人员必要清理移送档案文献后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位简介信和本人有效证件，并办理关于手续。

档案记录、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案收进、移出可以做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值档案，结合学校实际状况，特制定本制度。
1.          档案记录
1.1 对档案收进、移出、保管和运用等状况进行记录，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本状况登记表。
1.2 记录工作应认真、求实、精确、及时。
2.          档案鉴定
2.1 档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作领导，档案员和关于业务管理人员构成。
2.2 鉴定小组任务：负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。
3.          拟定档案保管期限原则
3.1 对学校有长远运用价值并能反映学校职能活动和历史面貌档案应永久保存。
3.2 凡是在一定期期内有运用价值档案分别为长期或短期保存。
3.3 凡是介于两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。
4.          鉴定工作应定期进行。
5.  档案通过鉴定，规定达到划定保管期限精确，保管单位质量达到原则规定，鉴定中发现档案不精确、不完整，应及时责成关于部门和人员负责修改补充。
6.  销毁档案程序
6.1 鉴定小组应列出销毁档案清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告档案应保存。
6.2 销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校导致损失，将依照国家和单位关于规定进行解决。

档案员岗位责任制度

1.     热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。
2.  及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定关于档案工作各项方针、政策和业务规范。
3.  制定学校档案工作筹划和长远规划。
4.  制定各项档案管理制度。
5.  负责学校文献材料收集、分类、整顿和立卷归档工作，编制档案检索工具。
6.  参加学校设备开箱验收工作，保证归档文献材料齐全完整。
7.  做好档案记录工作，对档案收进、移出进行登记。
8.  认真开展档案运用工作，编写适应工作需要档案参照资料。
9.  做好档案记录鉴定工作。
10.            加强对档案库房管理，定期对库房档案进行检查。
11.            对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指引。
12.            加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档 案 员 职 责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实行办法》，并对学校形成各种门类和载体档案实行集中统一管理。
二、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，积极向领导请示报告，争取领导和各职能部门支持。
三、归档材料要做到精确、完整洁全，分类组卷合理，保证案卷质量符合规定。
四、充分发挥档案作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速精确。
五、做好档案记录工作，对库存案卷心中有数，出入有据。
六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文献要销毁应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。
七、严格遵守保密制度，保证档案安全，不擅自扩大档案运用范畴。
八、坚持做好库房“八防”工作，办法贯彻，发现问题及时报告解决。

档案工作分管领导职责

一、组织贯彻执行档案法律法规和上级关于档案工作
规定、规定。
二、组织制定本单位档案工作长期和短期目的、任务，
并加以贯彻贯彻。
三、组织召开本单位档案工作会议，听取报告，研究布置工作，及时协助解决存在问题，同步向重要负责人报告并提出建议。
四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。
五、组织开展对本系统和所属单位档案工作监督和
指引。
六、积极积极地与档案行政管理部门联系，解决本单位档案工作中存在业务问题。