差旅费和市内交通费管理核心制度.docx

差旅费及市内交通费管理措施

第一条 为了确保企业正常经营活动，加强企业差旅费报销管理，在使之符合合理、节省标准下，同时保障出差人职员作和生活需要，结合企业实际情况，制订本措施。 
第二条 本措施要求了企业出差、审批、费用报销等工作管理和考评。
第三条 本措施适适用于企业各部门。
第四条：差旅费报销相关内容
1、 出差标准
（1） 出差人员要实事求是，出差任务明确，如发觉弄虚作假，一律按企业相关规章制度严厉处理。
（2） 因公务紧急，未能推行出差审批手续，出差前能够电话方法请示，出差归来后补办手续。
（3） 出差人员因特殊原因无法在预定时限返回销差而必需延长滞留，依据出差者申请，经调查无误后支给出差差旅费。
（4） 出差人员交通工具除可利用企业车辆外，以利用火车、汽车为标准。但因紧急情况经总经理核准者可乘坐飞机。
（5） 使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。
（6） 职员出差标准上以火车硬卧为关键交通工具，如任务急或路途远，经财务经理和常务副总同意后可乘坐其它工具。
（7） 在预算范围内合理节省开支。
2、 出差审批、借款及报销
（1） 职员出差前须填写《出差申请表》，作为考勤和借款、报销依据；
（2）《出差申请表》由部门经理、财务经理和总经理审批。

出 差 申 请 表
申报日期：
申报部门

出差人

出差日期
年 月 日 至 年 月 日： 共 天
出差省市和地域

出差事由

交通工具安排
飞机□ 火车□ 汽车□ 动车□ 其它□
申请费用
元
部门审核
财务
经理审核
董事长审核

审核费用
元
说明： 1、此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。
2、如出差途中变更行程计划需立即汇报。
3、出差申请表须在接到申请后48小时内批复。
3、 《出差申请表》审批下来后，可凭此到财务部预支差旅费借款。出差时借款，以“前账不清、后账不借”为标准，对各部门违反要求给借款而造成账务混乱，追究财务经办人及主管领导责任人责任。
4、 出差期间各项费用报销，须填写《差旅费报销单》，所附单据必需有税务部门正式发票，列明企业抬头，数字清楚，先由经办人署名，部门经理、系统总监和财务总监签字后，报总经理审批，给予报销。超审批金额外业务招待费，通常不予开支。
3、差旅费报销步骤

经办人将正当票据分类粘贴，填写差旅费报销单

实际出差是否按“出差申请单”实施

部门责任人审批

票据是否正当
是否超出预算

财务审核制单

总经理签字

扣回借支款
出纳报销
出纳报销

（1） 在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先取得主管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
（2） 出差人员回企业后，应形成出差完成情况书面汇报，并向主管领导汇报，由主管领导考评结果，签署考评意见。
（3） 凡和原出差申请表要求地点、天数、人数、交通工具不符差旅费不予报销，因特殊原因或情况改变需改变路线、天数、人数、交通工具，需经主管领导签署意见后方可报销。
（4） 出差回企业应在5个工作日内报账，超出期限报销差费，每一天按10元罚款，若迟报时间超出30天以上，每一张单据按每个月30元累积加罚（发票日期），并追究其部门担保人责任。
4、出差费用标准：实施限额标准内实报实销，具体标准见表1。
表1 出差费用标准要求
职务
费用标准
总经理
副总经理
各部门经理及主管
通常职员
交通费
实报
实报
软卧实报或飞机票价80%
硬卧实报
每日住宿费
实报
实报
1．A类地域250元以内
2．B类地域190元以内
3．C类地域150元以内
1．A类地域220元以内
2．B类地域170元以内
3．C类地域120元以内
每日餐费

60元以内
60元以内
每日杂费
实报
实报
50元以内
50元以内
业务必需开支
实报
实报
实报
实报
（1） 远途出差如利用夜间（午后9时以后，午前6时以前）车次，住宿费减半支给。
（2） 出差时招待费用
确因工作需要招待客人时，各企业、部门要依据不一样用户和人数，本着既节省又能办好事标准，对单笔支出人均超出_50_元以上招待费必需先请示部门经理并通知总经理；人均超出100元以上招待费必需先请示总经理同意，报销时按财务相关要求报销。
1) 随同高层人员出行一般职员，食宿随高层人员。
2) 如因工作需要超出标准，需在《出差申请单》上列明原因。
5、出差火车票订购退换
标准上企业职员出差火车票由办公室进行统一订票。假如因为业务不能根据之前订票时间返程，需提前通知办公室进行对应退票或换票处理，如因个人原因造成票据未进行处理，其对应责任由本人负担。
第五条：市内交通费用报销相关内容
1、   市内交通费定义
  本要求定义市内交通费（简称“交通费”）包含：
（1） 职员因业务需要，由企业安排在工作日加班至晚上9点后或法定假日发生出租车费和公交车费能够报销。加班范围包含加班完成企业指派工作、加班培训、企业会议和部门会议。
（2） 职员因公务需要，在办公室所在城市，从企业到用户或其它业务往来单位发生交通费。
（3） 职员在办公室所在城市以外出差期间发生市内交通费，和从办公室和机场之间往返交通费属于差旅费报销项目，不在本要求规范范围内。
2、具体要求
（1） 企业职员外出（北京市内及周围郊区）办事，本着节省标准，应尽可能乘坐市内一般公交车辆（公交车、地铁、城铁），除特殊情况外，标准上不许乘出租车；对于办急事特事、携带企业大额现金、危险（珍贵）品、随身携带5KG以上企业物品、偏远地点或市内交通工具无法抵达地点等情况经请示后可乘市内出租车或开自驾车。
（2） 职员外出办事，需事先向本部门领导或向直接上级主管领导请示，经同意后在企业《外出办事登记册》上进行登记，方可外出办事。
（3） 报销市内交通费时，按实际发生时间和金额如实填写“费用报销单”，并应注明事由，附正规发票，根据费用报销步骤进行报销。每个月只报销当月及上月交通费用，逾期未报，不予报销。
（4） 职员需要加班，应根据企业相关要求填报《加班申请单》报部门经理同意，同时报人事专员立案。企业报销工作日晚间22：00以后市内交通费，发票后面用铅笔注明旅程起始地点。
3、报销单填写规则
（1）根据票据日期和时间前后次序填写；
（2）注明每一张票据出发地和目标地；
（3）注明单次或往返外出具体公务内容；
（4）假如有合乘同事，请注明合乘同事姓名.

附则 （一）本制度依据实际情况定时进行修改调整；
（二）本制度由财务部负责解释；
（三）本制度经企业董事长签批后生效。